Jednoduché účetnictví skutečně ještě úplně nevymizelo, i když si to mnoho lidí myslí. Nejedná se ani o jiný název k často zaměňované „daňové evidenci“. Je stále legálně používanou podobou účetnictví vybranými formami nestátních neziskových organizací.
Jednoduché účetnictví - účetní relikt? - II. část
Ing.
Jan
Stejskal
Ph. D.
Univerzita Pardubice, Fakulta ekonomicko-správní
Kniha pomocné evidence a její charakteristika
Předpokládá se, že účetní jednotka v souladu s principy řádně vedeného účetnictví bude potřebovat evidovat i další skutečnosti, které se přímo netýkají pohybu peněžních prostředků nebo nejsou pohledávkou, resp. závazkem.
K těmto pomocným evidencím slouží tzv. pomocná kniha. Ta obsahuje informace o:
*
dlouhodobém nehmotném majetku,
*
dlouhodobém hmotném majetku,
*
finančním majetku,
*
ceninách,
*
zásobách,
*
oceňovacích rozdílech k nabytému majetku,
*
dalších složkách majetku jinde nevedených.
V praxi se pomocná kniha skládá z dílčích knih - karet jednotlivých druhů majetku, resp. specifických povinností účetní jednotky.
Pro obsahové vymezení složek majetku v účetních knihách použijí účetní jednotky přiměřeně příslušná ustanovení vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška č. 500/2002 Sb.“).
Mezi specifické povinnosti, jejichž splnění je třeba evidovat v pomocné knize, patří:
*
evidence opravných položek k úplatně nabytému majetku (v návaznosti na § 24 písm. i a násl. zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů [dále jen „ZDP“]),
*
vedení mzdové agendy (mzdové listy, rekapitulace mezd apod.),
*
evidence zákonných opravných položek dle zákona č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoR“), karty časového rozlišení výdajů (v návaznosti na ZDP),
*
evidence zákonných rezerv dle ZoR pro zjištění základu daně z příjmů.
Zcela specifickým případem je také často užívaná kniha jízd, která sice neeviduje majetek, závazek ani jiné povinnosti, nýbrž sleduje opotřebení automobilu ve vlastnictví účetní jednotky. Dalším případem může být evidence svěřených předmětů.
Pomocná kniha o ostatních složkách majetku obsahuje podle stavu zjištěného při uzavírání této knihy úhrny ocenění majetku uvedeného ve výčtu výše. Tyto informace se uvádějí v přehledu o majetku a závazcích.
Otevírání a uzavírání účetních knih
Otevřením účetních knih se rozumí otevření peněžního deníku s převodem počátečních zůstatků peněžních prostředků v hotovosti, prostředků na účtech v bankách a průběžných položek z minulého účetního období, dále otevření knih pohledávek a závazků a pomocných knih (karet) o ostatních složkách majetku a závazků.
Uzavírání účetních knih je činnost, při níž se k poslednímu dni účetního období
a)
zjišťují souhrnné částky údajů sledovaných v peněžním deníku, a to příjmů a výdajů v pokladnách, příjmů a výdajů na bankovních účtech, zůstatků na průběžných položkách (pokud nejsou ke dni uzavření účetnictví průběžné položky vyrovnány), celkových příjmů a výdajů a příjmů a výdajů v předepsaném členění,
b)
zjišťují stavy nevyrovnaných (neuhrazených) pohledávek a závazků,
c)
zjišťují stavy majetku v knihách (kartách) majetku,
d)
zjišťují stavy v ostatních účetních záznamech a pomocných knihách,
e)
zjišťují kurzové rozdíly u bankovních účtů vedených v cizích měnách a u valutových pokladen; kursový rozdíl se podle povahy zapíše jako „nepeněžní operace“ do příslušných příjmů nebo výdajů peněžního deníku jako poslední účetní zápis.
Výsledek hospodaření za účetní období dle zákona ke dni uzavření účetních knih účetní jednotka zjistí jako rozdíl součtu všech příjmů a součtu všech výdajů (včetně kursových rozdílů zjištěných v peněžním deníku k poslednímu dni účetního období) bez ohledu na ustanovení ZDP.
Způsob vypořádání dosaženého hospodářského výsledku (tj. zisku nebo vzniklé ztráty) je stanoven buď vlastním rozhodnutím nebo předpisy vyšších orgánů.
Sestavování ročních přehledů
Účetní jednotky na základě inventarizace majetku a závazků a údajů zjištěných při uzavírání účetních knih jsou povinny sestavit
Přehled o majetku a závazcích a Přehled o příjmech a výdajích.
Vzhled přehledů není stanoven, pouze je třeba dodržet obsahovou náplň, která odpovídá vymezení majetkových kategorií a druhů příjmů, resp. výdajů, v peněžním deníku. V Přehledu o příjmech a výdajích je třeba respektovat rozdělení sloupců peněžního deníku pro potřeby stanovení základu daně z příjmů právnických osob.
Přehledy musí být opatřeny podpisovým záznamem
osoby odpovědné za sestavení (účetní, hospodář, ekonom) a za účetnictví (statutární orgán). Připojením podpisu se považuje účetnictví za uzavřené. Účetní jednotky archivují přehledy spolu s účetními knihami a s účetními písemnostmi v souladu se ZU1).Praktické aspekty účtování v jednoduchém účetnictví
Účetní zápisy do peněžního deníku
Již bylo zmíněno, že veškeré zápisy do peněžního deníku musí být prováděny výhradně
na základě účetních dokladů.
Zápis podle jednoho účetního dokladu se provádí většinou na jeden řádek deníku. Do deníku se zapisuje:*
datum (vystavení účetního dokladu),
*
číslo účetního dokladu,
*
popis účetního případu,
*
zápis do příslušných sloupců pokladna (pokud jde o VPD2) nebo PPD3)) nebo běžný účet (pokud jde o Výpis z BU4)),
*
zápis do části Příjmy (pokud jde o PPD nebo příjmovou položku na Výpisu z BU),
*
zápis do příslušného sloupce v části Výdaje (pokud jde o VPD nebo výdajovou položku na Výpisu z BU).
Může se stát, že jsou na jednom výdajovém pokladním dokladu zachyceny různé druhy výdajů. Pak je nutné je rozúčtovat do několika sloupců. Tento postup je možné provést i účtování výpisu z běžného účtu (v praxi se však položky rozepisují podle potřeb účetního, a to kvůli snadnější dohledatelnosti a kontrole).
Po skončení účetního období, resp. jiného období, je vhodné sloupce podtrhnout a sečíst jednotlivé položky všech příjmových a výdajových sloupců. V této fázi je vhodné provést jednoduchou kontrolu - součet všech položek v příjmových sloupcích se musí rovnat součtu příjmů provedených pokladnou a účtem. U výdajů to platí analogicky.
Devizové a valutové prostředky a jejich účtování v peněžním deníku
Devizové prostředky a valuty v deníku se sledují v české měně. Účetní jednotka musí zajistit v účetnictví i přehled o stavu a pohybu devizových prostředků a valut.
Přepočet zahraniční měny na českou měnu se u peněžních prostředků v bance (devizové účty) a u peněžních prostředků v hotovosti (valutové pokladny) provádí takto:
a)
V průběhu účetního období
směnným kurzem devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou. Při přepočtu cizích měn, které nejsou obsaženy v kurzech devizového trhu vyhlašovaných Českou národní bankou, se pro přepočet použijí oficiální kurzy devizy střed EUR. Pro přepočet lze používat i pevné kurzy k určitému datu po období vymezené účetní jednotkou. V rámci téže účetní jednotky lze používat denní kurzy i pevné kurzy. Jejich použití pro příslušné účetní případy stanoví účetní jednotka ve svém předpisu. Při používání pevných kurzů může účetní jednotka změnit svým rozhodnutím pevný kurz i v průběhu vymezeného období. V případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k okamžiku ocenění použít kurzu, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány. b)
Při uzavírání peněžního deníku
se použije směnný kurz devizového trhu vyhlášený Českou národní bankou, platný ke dni uzavření účetnictví; kurzový rozdíl vyplývající z přepočtu se vyúčtuje v peněžním deníku (jako poslední operace).Průběžné položky
Průběžné položky jsou nezbytné při převodech finančních prostředků z pokladny na běžný účet, mezi účty a pokladnami. Slouží pro věrné zobrazení skutečnosti tak, jak to ukládá ZU.
Jejich užití je nutné z důvodu tzv. časového nesouladu mezi přijetím, resp. výdejem peněz, a z povinnosti účtovat výhradně na základě účetního dokladu.
Průběžné položky se člení na příjem a výdej. Na stranu příjmu účtuje účetní jednotka v případě zdokladovaného výdaje peněžních prostředků, u kterých není zdokladován jejich příjem (výpis z banky); na stranu výdaj v případě zdokladovaného příjmu peněžních prostředků, u kterých účetní jednotka nemá účetní doklady o jejich výdeji (výpis z BU).
Příklad
Došlo k výběru peněz z běžného účtu. Peníze byly vloženy do pokladny.
Postup:
a)
výběr peněz z banky (dokladem o výběru peněz je většinou potvrzení banky, resp. výběrní lístek; tento lístek však není účetním dokladem!),
b)
vložení peněz do pokladny na základě vystaveného PPD,
c)
účtování:
*
a základě PPD je zaúčtován příjem do pokladny (Pokladna příjem/Průběžná položka výdej),
*
na základě došlého výpisu z běžného účtu je zaúčtován výběr z banky (Bankovní účet výdej/Průběžná položka příjem).
Systém účtování o převodech peněz pomocí průběžných položek nesmí znamenat přírůstek ani úbytek majetku -ve své podstatě k němu nedošlo. Byla pouze změněna forma majetku, jeho hodnota zůstala stejná.
Ukázka účtování o převodech mezi pokladnou a účtem
Peněžní deník - 2011
+------------------------------------------------------------------------------+---------+ | Peněžní deník – 2011 | str. 10 | +----------------------------------+----------------+-----------------+--------+---------+ | | Pokladna | Běžný účet | Průběžné položky | +-----------+-------+--------------+--------+-------+--------+--------+--------+---------+ | Datum | Č. D. | TEXT | Příjem | Výdej | Příjem | Výdej | Příjem | Výdej | +-----------+-------+--------------+--------+-------+--------+--------+--------+---------+ | 10.3.2011 | P1 | Převod peněz | 10 000 | | | | | 10 000 | | 15.3.2011 | BU1 | Převod peněz | | | | 10 000 | 10 000 | | | | | Převod | | | | | 10 000 | 10 000 | +-----------+-------+--------------+--------+-------+--------+--------+--------+---------+
Vymezení majetkových kategorií v jednoduchém účetnictví
Ve vyhlášce č. 507/2002 Sb. v § 5 se uvádí, že pro obsahové vymezení složek majetku v účetních knihách použijí účetní jednotky přiměřeně příslušná ustanovení vyhlášky č. 500/2002 Sb.
Z uvedeného vyplývá, že je třeba nahlédnout do § 7 citované vyhlášky a vymezení majetku přiměřeně převzít. Praxe vybraných druhů nestátních neziskových organizací a podnikatelských subjektů je však natolik odlišná, že „přiměřené převzetí“ vymezení majetku není prakticky možné. Typickým příkladem je vymezení kategorie dlouhodobého majetku -
samostatné movité věci a soubory movitých věcí, kam patří položky s dobou použitelnosti delší než jeden rok a od výše ocenění určené účetní jednotkou, a to při splnění povinností stanovených ZU, zejména respektováním principu významnosti a věrného a poctivého zobrazení majetku.
Vzhledem k tomuto se ustálila u vybraných nestátních neziskových organizací praxe, jež byla dána právními předpisy před vzpomínaným 1. 1. 2008. Neziskové organizace, při respektování principu významnosti a věrného a pocitového zobrazení majetku, rozdělují a charakterizují majetkové druhy pro účely jednoduchého účetnictví takto:
*
dlouhodobý nehmotný majetek,
*
dlouhodobý hmotný majetek,
*
finanční majetek,
*
ceniny,
*
zásoby,
*
pohledávky.
Za
dlouhodobý nehmotný majetek
se považují nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software a ocenitelná práva, a to jak nabyté od jiných osob, tak vytvořené pro vlastní potřebu nebo pro obchodování s nimi, při ocenění u jedné položky od 7 tis. Kč včetně a době použitelnosti delší než jeden rok. Dlouhodobým nehmotným majetkem se stávají nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software a ocenitelná práva uvedené do užívání.Za
dlouhodobý hmotný majetek
se považují:a)
pozemky, stavby včetně budov, byty a nebytové prostory, kulturní památky, umělecká díla a předměty kulturní hodnoty, bez ohledu na jejich pořizovací cenu;
b)
samostatné movité věci, popřípadě soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění u jedné položky převyšuje částku stanovenou ZDP (v roce 2011 je to 40 tis. Kč);
c)
pěstitelské celky trvalých porostů s dobou plodnosti delší než tři roky;
d)
základní stádo a tažná zvířata;
e)
technické zhodnocení podle § 33 ZDP, pokud tyto položky nejsou součástí pořizovací ceny dlouhodobého hmotného majetku.
Dlouhodobým hmotným majetkem se stávají věci uvedené do užívání. Uvedením do užívání se rozumí zabezpečení všech technických funkcí potřebných k užívání a splnění všech povinností stanovených právními předpisy, např. stavebními, ekologickými, požárními, bezpečnostními a hygienickými. O uvedení do používání se rozhodne účetní jednotka sama a vyhotoví o tom účetní záznam.
Účetní jednotky účtující v soustavě jednoduchého účetnictví neúčtují o účetních odpisech.
Za
finanční majetek
se považují peníze a peněžní vklady, dluhopisy, depozitní certifikáty, cenné papíry, uložení prostředků do portfolia a finanční spoluúčasti na podnikání jiných účetních jednotek.Ceninami
jsou zejména poštovní známky, kolky, dálniční známky, stravenky do provozoven veřejného stravování, telefonní a ostatní karty, mají-li hodnotu apod.Za
zásoby
se považují:a)
materiál do okamžiku spotřeby,
b)
nedokončená výroba5), polotovary6), výrobky7), zvířata,
c)
zboží do okamžiku prodeje.
Zbožím
jsou movité věci nabyté za účelem prodeje, pokud s těmito věcmi účetní jednotka obchoduje. Zbožím jsou i výrobky vlastní výroby, které byly předány do vlastních prodejen. Vlastní jmění
je tvořeno součtem
stavu dlouhodobého nehmotného majetku a dlouhodobého hmotného majetku, zásob, pohledávek, finančního majetku a cenin po odečtení
stavu závazků včetně úvěrů, zákonných rezerv, u fyzických osob popř. i pasivní části opravné položky při úplatném nabytí majetku.Majetek a závazky účetní jednotky se oceňuje podle ZU (§ 25). Pro ocenění majetku existují různé druhy cen, které se používají v závislosti na druhu oceňovaného majetku.
Použitá literatura:
STEJSKAL, J.
Jednoduché účetnictví pro občanská sdružení.
Praha: Tiskové a distribuční centrum, 2008. ISBN 978-80-86825-37-3.1 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
2 výdajový pokladní doklad
3 příjmový pokladní doklad
4 výpis z běžného účtu
5 Nedokončená výroba jsou produkty, které již prošly jedním nebo několika výrobními stupni a nejsou již materiálem, ale také ještě ne hotovým výrobkem. Pod pojmem nedokončená výroba se zahrnují rovněž nedokončené výkony jiných činností, kde nevznikají hmotné produkty.
6 Polotovary vlastní výroby jsou odděleně sledované produkty, které ještě neprošly všechny výrobní stupně, a musí být proto dokončeny nebo zkompletovány do finálních výrobků v dalším výrobním procesu účetní jednotky.
7 Výrobky jsou předměty vlastní výroby určené k realizaci mimo účetní jednotku, popř. ke spotřebě uvnitř účetní jednotky.