Ředitelka odjíždí na dvoudenní pracovní cestu (která je stanovena na 9. až 10. 3. 2022 v Praze). Bude odjíždět dne 8. 3. v odpoledních hodinách a chce, aby jí byla proplacena náhrada i za nocležné (tj. 8. 3.) s tím, že jako zaměstnavatel si může určit, kdy začne pracovní cesta. Už v loňském roce jsme ředitelce neproplatili první noc za přespání v hotelu, kdy jí "školení, či porada" začaly až druhý den, rovněž se jednalo o dvoudenní pracovní cestu. Nyní nám sdělila, že jí to budeme muset proplatit, protože ostatní sociální zařízení to ostatním ředitelům proplácejí, jen ona tuto cestu nedostala plně uhrazenou.
Kolega ředitelku odváží služebním autem do Brna, kde by měla přestoupit do vozidla její kolegyně a společně s ní odjíždět do Prahy. Dne 10. 3. odpoledne kolega pro ředitelku zase pojede služebním vozidlem do Brna a odveze ji zpět.
Dle našeho názoru proplatíme ředitelce stravné za dobu, kdy bude na školení s tím, že se bude stravné krátit o bezplatně poskytnutá jídla. Nocležné dostane jen za jednu noc (ve směrnici máme uvedeno, že nocležné naše organizace proplatí jen do výše 1 200 Kč za noc) a cestovné jí nebude proplaceno. Je to tak?
Odpověď
Podmínky pro poskytování náhrad cestovních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců upravuje v zásadě sedmá část zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce.
V jeho ustanovení § 153 odst. 1 je jasně stanoveno, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel. Všechny podmínky schvaluje každému zaměstnanci zaměstnanec zaměstnavatelem oprávněný k povolení pracovní cesty. Vedoucímu organizace by měl povolovat pracovní cesty nadřízený orgán, pokud není tato problematika řešena jinak v příslušném právním předpisu organizace.
V daném případě byl počátek pracovní cesty určen na 9. 3. 2022 a není možné, aby ředitelka odjela již 8. 3. odpoledne s poskytováním cestovních náhrad za tento den. Výjimku by tvořila situace, kdy by bylo prokázáno, že by ředitelka nebyla schopna se veřejnou hromadnou dopravou včas 9. 3. dostavit na zahájení pracovních úkolů (např. zahájení školení nebo porady apod.), v takovém případě by ale musel být počátek pracovní cesty určen již na 8. 3. V tomto případě však tomu tak nebylo. Mimo toto řešení to ani není nutné, protože ředitelku v předmětném případě veze v souvislosti s pracovní cestou (do místa výkonu práce a zpět) kolega služebním vozidlem – tedy určitě není nutné, aby paní ředitelka vyjížděla na pracovní cestu den předem před určením začátku pracovní cesty (tj. 8. 3.).
V daném případě by ředitelka mohla odjet na předmětnou pracovní cestu již 8.3. pouze při aplikaci § 160 shora citovaného zákoníku práce, tj. při dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance. Toto musí být přesně formulované v podmínkách pracovní cesty na první straně cestovního příkazu.
Zmíněné ustanovení § 160 řeší výslovně pouze náhradu jízdních výdajů, to ovšem prakticky znamená, že po dobu přerušení pracovní cesty zaměstnanci nenáleží žádné cestovní náhrady, nárok na ně začíná nabíhat až zahájením pracovního výkonu po dohodnutém přerušení. V daném případě je to okamžik zahájením 9. 3. té činnosti, která byla předmětem vyslání na pracovní cestu. Náhradu jízdních výdajů nebude paní ředitelka účtovat, protože jí žádný výdaj nevznikl (jela služebním vozidlem) a přerušení by bylo její soukromou záležitostí. A je třeba také zvážit, zda při použití silničního motorového vozidla by nebylo hospodárné, aby ředitelka vyjížděla na pracovní cestu 9. 3. ráno.
Dále je nutné se ještě zmínit o použití služebního motorového vozidla při uvedené pracovní cestě. Především je třeba, aby byly splněny všechny stanovené a potřebné podmínky, které se váží k používanému služebnímu vozidlu a zaměstnanci, který ho řídí, protože i u tohoto zaměstnance se bude jednat o pracovní cesty – a to dvě, první, když paní ředitelku poveze do Prahy a druhou, když pro ní pojede. Podotýkám, že uvedeným služebním vozidlem mohou cestovat pouze zaměstnanci organizace, nikdo jiný.
Z uvedeného vyplývá, že ředitelce budou náležet náhrady cestovních výdajů jen za trvání pracovní cesty a výdaj za ubytování za jednu noc. Omezení ceny za ubytování ze strany zaměstnavatele je sice hospodárné, avšak, pokud by zaměstnanec nedokázal najít cenově omezené ubytování v místě přechodného pracoviště, musí zaměstnavatel proplatit prokázaný výdaj.
Argument ředitelky, že všem jejím kolegyním jejich organizace proplatily náhrady podle jejich vyúčtování, není právní argument, který by byl v souladu se zákoníkem práce.