Doručování a dokumentace ve správě daní

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 11/2024 ze dne 7. listopadu 2024, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-64 o umístění spisu na finančním úřadu.

Doručování písemností se v našem časopise pravidelně věnujeme, neboť má důležitý dopad na další osud příslušných řízení, např. na běh lhůt, právní moc, prokázání, že adresát se o písemnosti dozvěděl, apod. Judikatuře z této oblasti jsme se v našem časopise mnohokrát věnovali (např. v č. 6 a 7/2011, v č. 9/2015, č. 11/2018 a č. 9/2022. V úvodu tradičně shrneme východiska nejzajímavějších judikátů z těchto příspěvků.

Potvrzení dle § 81 odst. 4 písm. c) zákona o DPH není rozhodnutím ve smyslu § 65 s. ř. s. , ani ve smyslu § 9 správního řádu . Jedná o tzv. jiný úkon správního orgánu podle části čtvrté správního řádu a má charakter osvědčení. Proti jeho nevydání se tak lze po bezvýsledném vyčerpání prostředků ochrany bránit žalobou na ochranu proti nečinnosti.

OSVČ byla zřízena datová schránka, ale není moc zběhlá v jejím používát. Může podat daňové přiznání elektronicky z portálu daňové správy a pak zanést na podatelnu podepsaný e-tiskopis? Nebo musí poslat přiznání tou svojí datovou schránkou? 

Po přečtení skartačního řádu a mnoha článků o skartaci daňových dokladů si nejsem jistá zda jsem vše pochopila správně. Jde mi o účetní jednotku s. r. o., plátce DPH. Tato jednotka chce provést skartaci daňových dokladů z roku 2012, včetně účetní závěrky, bankovních výpisů, atd.. Daňové doklady a bankovní výpisy z tohoto roku předpokládám, že může nechat fyzicky zlikvidovat. Na to si sjedná společnost, která zajistí fyzickou likvidaci a vystaví doklad o provedení skartace. Jak to bude s účetní závěrkou s. r. o.? Může taktéž nechat fyzicky zlikvidovat, nebo se musí obrátit na místně příslušný archiv a tam nejprve zažádat, zda může i toto postoupit k fyzické likvidaci? Nebo lze již rovnou vše postoupit ke skartaci? U účetní jednotky proběhla v roce 2015 kontrola správce daně za rok 2013. Má i toto nějaký vliv, na archivaci a následnou skartaci?

S ohledem na argumentaci stěžovatele považuje Nejvyšší správní soud za nutné doplnit, že rozhodujícím hlediskem pro vyřazení určité písemnosti z vyhledávací části spisu ve smyslu § 65 odst. 2 daňového řádu je, zda tato písemnost v kontextu nynějšího daňového řízení „mohla být uplatněna jako důkaz“, tedy nikoliv zda jako důkaz skutečně uplatněna byla. Zdůrazňuje-li tedy stěžovatel opakovaně, že přeřadil všechny písemnosti, které byly v odvolacím řízení uplatněny jako důkaz, v anonymizované podobě do „nevyhledávací“ části spisu a že s těmito písemnostmi žalobce řádně seznámil, pomíjí zákonnou úpravu. Pro přeřazení písemností z vyhledávací části spisu není rozhodné, zda se o tyto písemnosti opírá stěžovatel ve svém rozhodnutí (využil je do své argumentace, jak uvádí v úředním záznamu na č. l. 10 odvolacího spisu), ale zda s ohledem na jejich obsah mají tyto písemnosti vypovídací hodnotu ve vztahu ke zjišťovanému skutkovému stavu. Jinými slovy, závěr, zda určitá písemnost „může být uplatněna jako důkaz“ ve smyslu § 65 odst. 1 písm. a) daňového řádu , má objektivní povahu. Pouze skutečnost, že stěžovatel dané písemnosti neosvědčil jako důkaz pro své rozhodnutí, neznamená, že tyto jsou „bez relevance ve vztahu k předmětnému odvolacímu řízení“, jak uvedl stěžovatel ve vyjádření k žalobě.

Městský soud měl tedy na základě obsahu správního spisu nejprve vyhodnotit, jaký žalobní typ měla stěžovatelka správně zvolit a také jaká právní úprava se v projednávané věci aplikuje. Následně měl posoudit, zda jsou splněny podmínky řízení o tomto žalobním typu. Pokud by městský soud dospěl k závěru, že podmínky řízení splněny byly, měl stěžovatelku poučit, že zvolila nesprávný žalobní typ (zde zásahovou žalobu), a poskytnout jí prostor k případné úpravě žaloby. Povinností městského soudu tedy bylo předestřít stěžovatelce, jak na povahu napadeného postupu (či nečinnosti) žalované nahlíží (včetně odkazu na právní úpravu či judikaturu), a umožnit jí upravit žalobní tvrzení a petit.

Daňový subjekt může správce daně požádat o doručování na jinou adresu v České republice a správce daně pak doručuje písemnosti na tuto adresu. V praxi však má přednost před doručováním formou pošty datová schránka, nicméně, daňový subjekt může zkusit požádat o doručování na jinou adresu formou této žádosti.

Daňový subjekt má právo u správce daně nahlédnout do částí spisu týkajících se jeho práv a povinností v zákonem vymezeném rozsahu. O sjednání osobního nahlížení do spisu může požádat daňový subjekt formou žádosti o nahlédnutí do spisu.

V řadě případů musí daňový subjekt prokazovat bezdlužnost, tedy že nemá nedoplatky vůči správci daně. Potvrzení o bezdlužnosti je pak vydáno na základě podané žádosti.

V řadě případů může daňový subjekt potřebovat znát situaci na svém osobním daňovém účtu a také může potřebovat formální potvrzení. Daňový subjekt obdrží potvrzení o stavu na osobním účtu na základě podané žádosti.

Adresát, který si ze závažného a předem nepředvídatelného důvodu nemohl uloženou písemnost ve stanovené lhůtě vyzvednout, může požádat správce daně, který písemnost doručil, o vyslovení neúčinnosti doručení. Toto řízení se pak zahajuje na žádost daňového subjektu.

Vyhotovení prostého překladu cizojazyčných listin tedy zpravidla dostojí požadavku na seznámení daňového subjektu s poklady pro vydání rozhodnutí v daňovém řízení v jazyce, kterému rozumí. K vyhotovení úředního překladu bude zpravidla nezbytné přistoupit tedy, pokud vznikne spor o obsah vyhotoveného prostého překladu. Takový spor však nemůže vyvolat pouhé obecné konstatování, že stěžovatelka má pochybnosti o správnosti obsahu prostého překladu ze strany žalovaného. Výklad opačným způsobem by totiž fakticky zpochybnil názor vyjádřený v již citovaném usnesení rozšířeného senátu, neboť již pouhé strohé konstatování, že daňový subjekt má pochybnosti o obsahu prostého překladu cizojazyčné listiny, by vyústilo v nezbytnost vyhotovit překlad úřední. To by v praxi znamenalo vyprázdnění možnosti vyhotovit prostý překlad listiny a dalo prostor pro obstrukční jednání v daňovém řízení, což by bylo v rozporu se zásadou rychlosti daňového řízení. Pokud tedy má ze skutkových okolností případu vyplynout nezbytnost úředního překladu cizojazyčné listiny, je povinností daňového subjektu předestřít alespoň základní skutečnosti, na kterých své pochybnosti staví. Takové skutečnosti mohou představovat například nesrovnalosti ve větné stavbě překladu, absence logické struktury vět nebo smysluplnosti překladu ve svém celku nebo jeho jednotlivých částech nebo odkaz na zpochybňující odborné vyjádření osoby specializující se v oblasti překladu z jazyka, ve kterém je listina pořízena, do jazyka, kterému účastník rozumí. Žádné takové skutečnosti stěžovatelka v nyní projednávané věci nepředestřela. Ohledně správnosti obsahu překladu cizojazyčných listin do českého jazyka tedy nejsou dány pochybnosti, na jejichž základě by vyvstala v daňovém řízení potřeba opatření úředního překladu. Námitka stěžovatelky tak není důvodná.

Na oficiálních webových stránkách finanční správy bylo (a stále je) zveřejněno „Upozornění pro registrované daňové subjekty žádající vrácení přeplatku na dani na účet neuvedený v registraci“, ve kterém je mimo jiné uvedeno: „Pokud nemáte jiný účet, který by splňoval podmínky pro registraci, nemáte tudíž po vynětí původního účtu z registrace u správce daně registrován žádný účet, v žádosti o vrácení přeplatku můžete tedy uvést jakýkoli účet a na ten vám bude přeplatek vrácen“ (https://archiv.financnisprava.cz, podtržení doplněno). Stěžovatel tedy postupoval v souladu s oficiálními pokyny finanční správy, když ve svojí žádosti o vrácení přeplatku na dani z příjmů fyzických osob označil číslo bankovního účtu, který neuvedl při registraci. Stěžovateli na základě této informace mohl důvodně očekávat, že jedná po právu, a že mu tak bude přeplatek na dani vrácen na jím uvedený účet.

Bankovní identita je prostředek pro vzdálenou distanční identifikaci fyzických osob v prostředí internetu. Její využití se v České republice poslední dobou značně rozšířilo, v první řadě díky zahrnutí tohoto prostředku do centrálního portálu Identita občana, který je vstupní branou pro identifikaci fyzických osob při používání informačních systémů veřejné správy. Počet přihlášení k portálu Identita občana přesáhl v průběhu roku 2022 20 milionů a výraznou měrou k tomu přispěla i bankovní identita s podílem 50 %. Srovnatelného počtu transakcí přitom bylo v roce 2023 dosaženo již během prvního pololetí a 10 milionů z nich proběhlo s využitím bankovní identity.

Na stránkách MF byl uveřejněn Finanční zpravodaj č. 8/2023 ze dne 20. června 2023, který obsahuje pokyn č. GFŘ-D-61 o umístění spisu na finančních úřadech.

Primárně je na účastníku řízení, aby sledoval, zda jeho advokát plní řádně své úkoly plynoucí ze zastoupení. Zanikne-li však zástupci účastníka oprávnění působit jako advokát, je třeba, aby měl účastník přiměřený prostor zvolit si advokáta jiného, anebo zůstat nadále bez zastoupení, je-li to podle procesního práva přípustné. V souvislosti s ukončením činnosti advokáta může vyvstat také otázka ustanovení či určení zástupce advokáta. Proto je třeba, aby soud, zjistí-li znepřístupnění datové schránky advokáta, učinil potřebné kroky k zjištění, zda a případně jak se postavení advokáta změnilo. Může tak učinit zejména nahlédnutím do evidence advokátů vedené Českou advokátní komoru či dotazem přímo u advokáta nebo jeho zástupce, je-li takový zástupce soudu znám. Na výsledky svého zjištění má soud adekvátně procesně reagovat. NSS proto v rozsudku čj. 2 Azs 258/2015-20 uzavřel, že pokud soud zjistí, že datová schránka advokáta je znepřístupněna, má vyvinout snahu ke zjištění důvodu znepřístupnění. Pokud tak neučiní a doručuje do sídla advokáta, dopustí se zásadního procesního pochybení, které může vést k nezákonnému rozhodnutí ve věci samé. Výše shrnuté závěry lze přitom užít také na řízení před správními orgány. Smysl a účel právní úpravy doručování je shodný v řízení před správním orgánem i před soudem. V obou typech řízení navíc doručování do datové schránky představuje rutinní záležitost. Shodně proto platí, že pokud účastníka řízení zastupuje osoba, která má ze zákona povinnost mít zřízenu profesní datovou schránku (advokát, daňový poradce a další osoby uvedené v § 4 odst. 3 zákona o elektronických úkonech), je znepřístupnění datové schránky varovným signálem pro správní orgán či soud. Znepřístupnění datové schránky advokáta proto mělo žalovaného přimět k ověření, zda zastoupení stěžovatele tímto advokátem nadále trvá a zda vůbec může trvat.

Pojem „vyhýbání se“ obsažený v § 88 odst. 5 daňového řádu je však třeba vykládat materiálně a při takovém výkladu je možno zohlednit veškerou prokázanou aktivitu správce daně a daňového subjektu. Z daňového spisu plyne, že správce daně zástupkyni stěžovatelky před 22. 12. 2017 opakovaně volal na mobilní telefon a poslal SMS, aniž by reagovala. Následně jí doručil sdělení o datu projednání zprávy, které bylo doručeno fikcí, protože si neotevřela datovou schránku. Následně se nedostavila na první termín projednání zprávy. Nejvyšší správní soud souhlasí se stěžovatelkou, že neměla prakticky žádný pracovní den na přípravu k tomuto jednání, na tuto skutečnost však mohla zareagovat domluvením jiného termínu či tím, že by se dostavila na druhý navržený termín projednání. Z něj se však přímo v den projednání také omluvila z důvodu tvrzené nemoci, přestože již následující den byla v zaměstnání. Takovou pasivitu zástupkyně stěžovatelky lze i podle názoru NSS, jakkoli je přihlédnuto ke zvláštnosti doby kolem Vánoc a konce roku, označit za „vyhýbání se“ projednání zprávy o daňové kontrole. Snaze vyhýbat se pak jasně nasvědčuje i její postup v následujících dnech. Poté, co jí pracovníci správce daně doručili zprávu o daňové kontrole do vlastních rukou, zásilku neotevřenou vrátila správci daně a v kasační stížnosti vysvětluje, že k převzetí zásilky došlo neplatně. Tento její postup, byť k němu došlo až poté, co byly podle správce daně naplněny podmínky § 88 odst. 5 daňového řádu , dokresluje její snahu vyhýbat se ukončení daňové kontroly. Sama ostatně v kasační stížnosti přiznává svou motivaci, když uvádí, že správce daně se snažil ukončit daňovou kontrolu tak, aby marně neuplynula prekluzivní lhůta. Opačná motivace, tedy aby prekluzivní lhůta marně uplynula, je naopak zjevným vysvětlením postupů zástupkyně stěžovatelky, kterou lze i podle názoru NSS kvalifikovat jako vyhýbání se projednání zprávy o daňové kontrole. Správce daně zprávu o daňové kontrole rovnou doručil způsobem podle § 39 odst. 2 písm. b). Nerespektoval tedy prioritu doručování způsoby podle odst. 1 (k této prioritě viz rozsudek NSS ze dne 28. 8. 2019, č. j. 2 Afs 138/2018 - 48, bod 54). Lze však přitakat krajskému soudu, že volba jiné formy doručování, než prioritní doručování do datové schránky, automaticky neznamená, že by takový jiný způsob doručování neměl žádné právní účinky. Jde ostatně o podobné nerespektování priority způsobů doručování, jako pokud by správce daně zapomněl, že daňový subjekt používá datovou schránku a písemnost mu doručil poštou; takový postup může být pro správce daně i daňový subjekt méně komfortní, není však důvod se bez dalšího domnívat, že by takové doručení bylo neúčinné. V nyní posuzovaném případě stěžovatelka neuvádí žádný konkrétní důvod, proč by zvolený způsob doručení měl mít za následek, že by doručení bylo neúčinné. Takovým důvodem by mohlo být, pokud by jí zvolený způsob doručování znemožnil se s doručovanou písemností seznámit; k tomu však v posuzovaném případě nedošlo, neboť pokud se stěžovatelka s doručenou písemností neseznámila, tak jedině v důsledku vlastního následného obstrukčního postupu, tedy bezdůvodného vrácení nepřečtené písemnosti správci daně.

Není pochyb o tom, že digitalizace celé společnosti se nevyhýbá ani oblasti komunikace s orgány Finanční správy. Počet podání v elektronické podobě adresovaných správci daně přesáhl v roce 2021 již 19 milionů1) a jejich podíl bude dále rapidně narůstat. V souvislosti se zřizováním datových schránek všem podnikajícím fyzickým osobám a všem právnickým osobám zapsaným v registru osob totiž bude uplatňováno ustanovení § 72 odst. 6 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, které daňovým subjektům s datovou schránkou zřízenou ex offo (a zpřístupněnou) klade za povinnost činit vymezená podání pouze elektronicky. Jedná se o podání, pro která je ukotven terminus technicus „formulářová“, a patří mezi ně veškerá daňová tvrzení (přiznání, hlášení, vyúčtování), a to jak řádná, tak i následná, opravná nebo dodatečná, dále pak přihláška k registraci a oznámení o změně registračních údajů. Ukládání povinností souvisejících s formulářovým podáním je právním úkonem vůči širokému okruhu daňových subjektů, a mělo by tedy odpovídat příslušným ústavním požadavkům. Bylo tomu tak ale v minulosti? A jak je to dnes? Pojďme se na tyto otázky podívat podrobně.