Elektronická komunikace v účtárně

Jedná se o operace, které vedou k výraznému zjednodušení náročné práce ve finanční účtárně každé firmy a k významné časové úspoře. Tato elektronická komunikace je ostatně dnes již ve většině zde zmíněných případů povinná. Existuje přitom vždy mnoho způsobů zasílání jednotlivých elektronických podání a je třeba hledat způsoby co nejefektivnější elektronické komunikace.

Podpis, který je založený na kvalifikovaném certifikátu, se nazývá uznávaný neboli zaručený elektronický podpis. Elektronický podpis potvrdí identitu osoby místo klasického podpisu. Jedná se o soubor unikátních dat, které se připojí k elektronickému dokumentu.

Kvalifikovaný certifikát lze získat u certifikačních autorit (První certifikační autorita, eIdentity, PostSignum QCA Česká pošta). Elektronicky se podpis instaluje do počítače, lze je uložit také na čipovou kartu nebo USB token (flashdisk). Jedná se o placenou službu. Elektronický podpis je platný zpravidla jeden rok, ode dne poskytnutí certifikátu, poté je třeba jeho platnost prodloužit.

Datová schránka je elektronické úložiště, které umožňuje přijímat a podávat úřední dokumenty elektronicky. Datová schránka funguje podobně jako ta e-mailová. Její technické řešení je ale jiné, bezpečnost datové schránky je nesrovnatelně vyšší. Datová schránka je povinná pro většinu podnikatelských subjektů. Vedení základní datové schránky je bezplatné.

V praxi se elektronická podání uskutečňují nejčastěji právě prostřednictvím datové schránky. Přístupové údaje získává statutární orgán právnické osoby či člen statutárního orgánu právnické osoby. Všechny úkony, které se pod tímto přístupem učiní, jsou zaznamenány jako úkony oprávněné osoby (např. jednatele s. r. o.). Pokud tyto přístupové údaje zná i účetní či asistentka, může nahlížet např. na osobní daňové účty jednatele jako fyzické osoby, na daňové účty dalších firem, ve kterých tato osoba figuruje jako oprávněná osoba, sledovat komunikaci (písemnosti) jeho firem s FÚ i soukromou atd., to si málokdo uvědomuje.

Uživatelské jméno obdrží uživatel při zřízení datové schránky či přidání pověřené osoby, heslo si vytvoří sám při prvním přihlášení ke schránce prostřednictvím přiděleného dočasného hesla. Jde o základní způsob přihlašování, avšak ne příliš bezpečný a doporučovaný. Vyšší bezpečnosti při vkládání lze dosáhnout použitím tzv. grafické klávesnice.

Přihlašování sejmutím QR kódu pomocí aplikace Mobilní klíč eGovernmentu z mobilního zařízení (Android, iOS).

Přihlašování pomocí některého kvalifikovaného prostředku, např. pomocí Mobilního klíče eGovernmentu, eObčanky, NIA ID, IIG – International ID Gateway, I.CA identita s kartou Starcos, MojeID, Bankovní identity (podrobněji viz níže). Po úspěšné aktivaci se zobrazí seznam všech datových schránek, které jsou v ISDS vedeny k osobě uživatele, tj. ke kterým má uživatel přístup (jako podnikající FO, oprávněná či pověřená osoba u PO atd.).

Zabezpečení přihlášení je posíleno jednorázovým kódem zaslaným na mobilní telefon, tato zpráva je zpoplatněna.

K posílení bezpečnosti přihlášení je využit osobní (komerční) certifikát uložený na hardwarovém prostředku (přenosném USB tokenu) nebo v úložišti operačního systému nebo prohlížeče.

Bezpečnost přihlášení je posílena tzv. bezpečnostním kódem.

Tato podání se uskutečňují prakticky vždy přímo z účetního SW, který obsahuje zpravidla veškeré údaje potřebné pro sestavení těchto podání. Pokud ne, lze zde tato podání zpravidla editovat. Odeslání lze provést několika způsoby:

Samozřejmě lze tato podání exportovat do XML souboru a odeslat jej jiné osobě k dalšímu zpracování (např. k odeslání datovou schránkou osobě s přístupem do této datovky).

Před zavedením a rozšířením datových schránek se elektronická podávání podávala nejčastěji pomocí kvalifikovaného certifikátu, kdy účetní vlastnil kvalifikovaný certifikát pro fyzickou osobu a měl plnou moc k podávání daňových přiznání. Nyní již převládají elektronická podávání prostřednictvím datových schránek, kdy oprávněné osoby předávají své přístupové údaje k datové schránce účetní a ta jejich prostřednictvím uskutečňuje elektronické podání.

Mnohem vhodnější je, aby účetní jednotky svou účetní ustanovili jako s vlastním přístupem do datové schránky účetní jednotky (viz výše). Využívá se také možnost, že účetní jednotka udělí své účetní plnou moc k podávání daňových přiznání. Účetní tato podání uskutečňuje prostřednictvím své podnikatelské datové schránky či prostřednictvím svého kvalifikovaného certifikátu. Svůj certifikát i datovku pak může využívat pro více účetních jednotek. Tento způsob může být náročný na administrativu spojenou se správou plných mocí u jednotlivých institucí (FÚ, OSSZ, zdravotní pojišťovny) v případě fluktuace účetních či fluktuace účetních jednotek v případě účetních společností.

V praxi tak účetní, které vedou účetnictví pro více účetních jednotek, mají u některých z nich plný přístup do jejich datových schránek, jinde k nim mají přístup jako pověřená osoba, do jiných přistupují na základě plné moci prostřednictvím své datovky či svého kvalifikovaného certifikátu, příp. používají i jiné způsoby elektronické komunikace.

Ostatní daňová přiznání (např. přiznání k dani z příjmů, přiznání k silniční dani, přiznání k dani z nemovitých věcí) se sestavují a elektronicky odesílají následujícím způsobem:

V aplikaci EPO lze vytvářet nová podání, lze také načíst z XML souboru již vytvořené podání (v účetním či daňovém SW, v minulém zdaňovacím období atd.). V aplikaci EPO se může toto podání dále zpracovávat (doplnění, úprava, kontrola, tisk). Odesílání a podpisování podání se provádí některým z těchto způsobů:

Uživatel se přihlásí do Daňové informační schránky (DIS+), formulář se odešle prostřednictvím DIS+ a uloží se zde mezi odeslané formuláře. Jsou zde také k dispozici informace o stavu podání (datum doručení a další detaily).

Do DIS+ je možné se přihlásit prostřednictvím:

K podepsání formuláře lze použít přihlašovací údaje k jedné z těchto možností:

Přihlašuje se načtením QR kódu zobrazeném na přihlašovací stránce prostřednictvím mobilní aplikace.

Při přihlašování (podepisování) prostřednictvím eObčanky lze použít občanský průkazu vydaný po 1. 7. 2018, který obsahuje čip a jeho elektronická funkcionalita byla aktivována. Pro přihlášení tímto občanským průkazem je zapotřebí čtečka dokladů a nainstalovaný příslušný software.

Přihlášení prostřednictvím uživatelského jména a hesla zadaného při založení identifikačního prostředku na portálu národního bodu. Přihlášení dokončíte zadáním ověřovacího kódu zaslaného ve formě SMS.

Mezinárodní brána, která slouží k tomu, aby se k českým službám dalo přihlašovat i s prostředky elektronické identifikace vydanými v jiných zemích.

Přihlášení prostřednictvím čipové karty Starcos společnosti První certifikační autorita, která byla použita pro generování a uložení privátního klíče identitního komerčního certifikátu.

Přihlášení prostřednictvím účtu MojeID, službu provozuje CZ.NIC.

Při podepisování prostřednictvím bankovní identity lze využít přístupy do internetového bankovnictví Air Bank, Bank Creditas, České spořitelny, ČSOB, Fio bank, Komerční banky, MONETA Money Bank, Raiffesenbank a UniCredit Bank.

Vyplněný formulář se odešle elektronicky (ovšem bez některého z výše uvedených způsobů autorizace), avšak aby se jednalo o plnohodnotné podání, je nutné vytisknout a doručit do 5 dnů na místně příslušný FÚ e-tiskopis podání opatřený vlastnoručním podpisem, tj. zaslat na FÚ vlastnoručně podepsané „Potvrzení podání učiněné datovou zprávou neopatřenou uznávaným elektronickým podpisem“ (běžná pošta, podatelna), to se zobrazí po odeslání datové zprávy neopatřené elektronickým podpisem. Nedojde-li v uvedené lhůtě k potvrzení podání, které je učiněno touto datovou zprávou, hledí se na něj, jako by vůbec nebylo podáno.

Pouze ve stručnosti k elektronickému zasílání základních tiskopisů pro příslušnou OSSZ/PSSZ/MSSZ a jednotlivé zdravotní pojišťovny při zpracování personální a mzdové agendy.

Zaměstnavatel je povinen zasílat předepsané tiskopisy: Evidenční list důchodového pojištění (ELDP), Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) – ONZ, Oznámení záměru uplatňovat slevu na pojistném za zaměstnance (OZUSPOJ), Přehled o výši pojistného (PVPOJ), Příloha k žádosti o dávku (NEMPRI), Hlášení zaměstnavatele při ukončení pracovní neschopnosti (HZUPN). Tyto tiskopisy je povinen zasílat výhradně v elektronické podobě (v datovém formátu XML). To lze provádět následujícími způsoby:

Samozřejmě je vhodné posílat veškeré tiskopisy (PVPOJ, ONZ, ELDP, NEMPRI atd.) přímo z účetního či mzdového SW bez nějakého mezičlánku typu přihlašování do ePortálu ČSSZ či do datové schránky, tj. mít nastavený přístup k datové schránce odesílatele i ID cílové datové schránky, příp. mít nastavený vlastní kvalifikovaný certifikát a adresu pro odeslání podání na VREP.

Export formuláře do datové věty ve formátu XML a zpracování elektronického formuláře v ePortálu ČSSZ lze využít v některých spíše výjimečných situacích, kdy dojde ke změně formuláře a není k dispozici aktualizovaný účetní či mzdový SW (např. změny v tiskopisu PVPOJ počátkem roku 2023).

Poněkud odlišná je situace v oblasti elektronické komunikace se zdravotními pojišťovnami, kterých je na pojistném trhu sedm a nemají jednotný systém pro příjem formulářů v elektronické podobě (v rámci Portálu ZP spolupracuje 5 zdravotních pojišťoven: ČPZP, OZP, RBP, VoZP ČR a ZPŠ). Elektronická komunikace se zdravotními pojišťovnami není pro zaměstnavatele povinná a zdravotní pojišťovny jsou v této oblasti spíše pozadu oproti finanční správě a ČSSZ. Možnosti elektronické komunikace se liší dle jednotlivých zdravotních pojišťoven. Zaměstnavatel je přitom povinen mimo jiné měsíčně zasílat Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele, dále pak Hromadné oznámení zaměstnavatele atd.

Je třeba najít si co nejméně pracný způsob odesílání formulářů do zdravotních pojišťoven – žádoucí je formuláře odesílat přímo ze mzdového či účetního SW, bez nutnosti použití další aplikace (přihlašování, export + import souboru), klidně i v PDF.

Je nutností si v účtárně zefektivňovat práci, tj. veškeré formuláře odesílat na několik kliknutí přímo z účetnictví, a přitom mít informace o odeslání a přijetí těchto formulářů příslušnou institucí, mít uložena tato elektronická podání, kontrolovat si pravidelně plnění povinnosti zasílání příslušných podání. Je třeba mít tyto procesy v účetním SW dobře nastaveny, aby byly co nejvíce zautomatizované a účetní se nemusel pořád přihlašovat, exportovat a importovat různé soubory a řešit nějaké technické záležitosti.