Zákon č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce “), ve svém § 312 dává zaměstnavateli právo vést osobní spis zaměstnance. Toto ustanovení současně uvádí, jaké písemnosti může spis obsahovat a kdo do něj může nahlížet. Osobní spis je základní dokumentací, která popisuje pracovněprávní vztah zaměstnance a jeho historii od vzniku tohoto vztahu až po jeho skončení. Často kladenou otázkou je, co všechno může osobní spis obsahovat, jak s ním nakládat v průběhu pracovněprávního vztahu a které dokumenty mohou zůstat součástí archivovaného spisu po skončení tohoto vztahu.
Nejčastější chyby při vedení osobního spisu zaměstnance
JUDr.
Eva
Janečková
Založení osobního spisu a jeho vedení
Osobní spis zaměstnance bývá založen současně s přijetím nového zaměstnance do pracovního poměru. O rozsahu a druhu materiálů v personální evidenci rozhoduje zaměstnavatel podle uvážení a s ohledem na své povinnosti. V souladu se zákoníkem práce však
spis může obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.
Zákoník práce nestanoví způsob vedení tohoto spisu.
Ten proto může být veden v listinné podobě nebo elektronicky nebo kombinací obojího, zcela dle uvážení a potřeb zaměstnavatele. Zaměstnavatel nemusí nutně vést jen jednu složku pro každého zaměstnance,
která obsahuje všechny dokumenty. Některé listiny může mít zaměstnavatel rozčleněny po agendách, ne přímo ve spisu u konkré