Digitalizace účetnictví je nevyhnutelná. Budoucnost účetnictví není v papírové formě a již dnes plno firem využívá zcela digitální řešení. Každá změna s sebou nese obavy. Ta digitální se dotýká většinou každého zaměstnance, který musí upravit své rutinní činnosti. Na začátku digitalizace jsou tak důležité nejen výběrové řízení na dodavatele, zabezpečení dat a vhodné programy, ale také komunikace a zapojení celého týmu do samotné implementace. Naslouchat a zodpovídat všechny dotazy je nutné pro hladký průběh i otevřenost týmu ke změně, novým nástrojům a jejich přijetí za vlastní. Díky urychlení procesů dostává vedení společnosti přístup k datům, které jim pomáhají rychleji reagovat na vývoj a trendy jejich podnikání. Mohou tak činit rozhodnutí ve velmi krátkém čase a s relevantními daty. Mění se také účetní profese, která již neodpovídá představě široké veřejnosti. Získává tak opět prestiž, kterou si bezesporu zaslouží.
Pět nejčastějších dotazů k digitalizaci účetních dokladů
Jitka
Zelená
Digitalizace se stala součástí našich životů. V účetnictví tento trend platí dvojnásob. Náš obor se za poslední léta hodně proměnil a další změny ho čekají. Firmy postupně začínají dokumenty digitalizovat, aby zjednodušily své procesy a snížily náklady, ale hlavně aby mohly lépe pracovat s informacemi, které jim pomáhají rychleji reagovat na změny a vývoj jejich činnosti. Management společností vítá možnost vyhodnocovat svá data v krátkém horizontu a velmi efektivně tak rozhodovat o případných opatřeních. Téměř aktuálně tak můžeme vyhodnocovat trendy na trhu, efektivitu nově zavedených technologií, produktivitu práce zaměstnanců nebo oblíbenost jednotlivých produktů či služeb. Tato data jsou lehce dostupná v přehledném formátu, často v aplikaci telefonu.
Umělá inteligence, digitální aplikace, roboti, všechny tyto nástroje jsou již dostupné a dají se rychle opatřit. Překážkou bývá obava majitelů, zaměstnanců, dodavatelů, zkrátka všech zúčastněných z nastávajících změn, jejich funkčnosti a úpravy zajetých činností.
Komunikace v týmu, plán jednotlivých kroků a důkladné promyšlení celé implementace jsou nezbytnou součástí procesu.
Žádná otázka není zbytečná a velmi často má podobné dotazy většina členů týmu. Jejich správná komunikace a otevřenost implementačního týmu tak může výrazně usnadnit a zefektivnit zavedení nových procesů nejen prakticky, ale ovlivňuje také přijetí a postoj všech uživatelů.
Zde jsou ty nejčastější otázky prolínající se napříč různými podniky a segmenty.
Co je to digitalizace účetních dokladů?
V praxi se často setkáváme s přístupem na půli cesty. Doklady jsou vyfoceny a uloženy do elektronické složky. Současně se však vytisknou a část schvalovacího procesu proběhne papírově s finální archivací dokladu v šanonu, a to včetně dokladů, které byly původně doručeny v elektronické formě. Tato polovičatost proces komplikuje, je náročnější na čas a celý tým ve vztahu k digitalizaci demotivuje.
Digitalizace účetních dokladů je převedení papírových objednávek, faktur, účtenek, smluv a další dokumentace do digitální formy, jejich uložení na jednotné místo, s dostupností kompetentních osob. Doklady jsou jednoduše vyhledatelné a snadno předložitelné. Celý schvalovací proces včetně finální úhrady dokladu probíhá z tohoto místa, plně elektronicky, bez jediného papíru, se zachováním auditní stopy.
Co je to auditní stopa?
Auditní stopa znamená spolehlivou vazbu, která dokumentuje tok plnění od zahájení případu, přes zdrojový dokument až po ukončení celé činnosti.
Popisuje tedy životní cyklus daného plnění i samotného dokladu, uchovává časový záznam o jeho vývoji, sleduje jednotlivé zdroje všech dokumentů, a to vše ve spolehlivé formě.
Tato povinnost platí nejen pro doklady uchovávané elektronicky, ale také pro ty, které se uchovávají papírově. Ukládání jednotlivých dokladů musí splňovat také lhůty pro jejich zákonnou archivaci.
Mohu doklady uchovávat elektronicky?
Nejčastější otázkou digitalizačního procesu je právě tato.
Legislativa
ukládání dokladů v elektronické podobě nezakazuje, naopak ji uvádí jako možnou.Stejně jako u papírové archivace je u té digitální potřeba dodržet zákonné náležitosti. Musí být prokázána věrohodnost, neporušenost a čitelnost dokladů. Věrohodnost je míněna jako prokázání totožnosti osoby, která uskutečnila plnění a vystavila doklad. Neporušenost obsahu zaručuje, že obsah nebyl na procesní cestě změněn, a čitelnost, že veškeré náležitosti jsou rozpoznatelné.
Aktuální vývoj digitálních nástrojů, umělé inteligence a jednotlivých aplikací nezastavitelně míří k úplnému opuštění papírových procesů. Digitalizace je nevyhnutelná. Již nyní běžně dokládáme podklady k daňovým kontrolám elektronicky bez výzvy správce daně doklady doložit papírově. V případě pochybností je také možná varianta požádat na začátku digitálního procesu správce daně o potvrzení, že v budoucnu bude možné doklady předkládat pouze elektronicky.
Na co si dát v první řadě pozor?
Prvním bodem je určitě bezpečnost. Měla by být jedním z prvních faktorů při výběru dodavatelů pro digitální cestu, která by měla řešit zálohování dat, ochranu před jejich únikem ven ze společnosti, ale i k nekompetentním zaměstnancům, a veškeré legislativní dopady, například GDPR.
V rámci celého procesu je důležité vnímání všech účastníků, na které by se nemělo zapomínat, jelikož je buď hnacím motorem (v případě pozitivního vnímání), nebo jednoznačnou brzdou (v případě negativních zkušeností). Nepostradatelná je tedy komunikace v celém týmu, sdílení a předávání informací, a především naslouchání všem pochybnostem a racionální řešení jednotlivých podnětů.
Neboli digitalizace s rozumem a citem!
A opravdu už to tak některé firmy dělají a funguje jim to?
ANO! Plno podniků, různých velikostí a z různých segmentů je již zcela digitální. Co to znamená? Společnost pracuje v interním SYSTÉMU, ve kterém zaeviduje potřebu materiálu či služby. Na jejím základě je plnění elektronicky objednáno. Při dodání objednaného zboží či služby je do stejného SYSTÉMU vložena došlá faktura a je jí přiřazen správný schvalovací režim. Dle naprogramovaného schvalovacího procesu je po jednotlivých účastnících vyžadována autorizace či doplnění informací typu středisko, činnost nebo zakázka, popřípadě dalších provozních dat. Po ukončení schvalovacího procesu se doklad vytěží a data se přenesou do účetního softwaru. Z účetního softwaru je vygenerovaný elektronický příkaz k úhradě, který se přenese do bankovní aplikace a faktura je zaplacena. Do účetního softwaru je stažen elektronický bankovní výpis, který dle dostupných informací automaticky spáruje platbu s dokladem. Posledním krokem je propsání faktury přijaté jako nákladu a výdaje do reportingu, který je napojený na účetní software. Reportovací program fungující elektronicky, často v mobilní aplikaci, následně ve velmi rychlém čase zrcadlí reálný stav a pomáhá tak vedení společnosti v jejím řízení. Majitel je tedy schopen dělat rozhodnutí na základě relevantních dat a jako nástroj mu postačí telefon a přístup k internetu. Podobně samozřejmě fungují i faktury vydané, účtenky a další druhy dokladů.
Také plno účetních firem přechází na digitalizaci. Zde je velké usnadnění v podobě předávání dokladů a jejich opakovaném sdílení s klientem, kdy s dokladem mohou dále pracovat obě strany. Také omezení lidské chybovosti a rychlá dostupnost dat, které opět klientovi pomáhají v řízení jeho financí a podnikání.
Mění se tak fungování účetní profese. Nástrojem již nejsou kalkulačky, děrovačky a bělící pásky, ale data, aplikace a programy. Díky opuštění rutinních činností můžeme více času věnovat analytickým výstupům a výkladu finančních ukazatelů, a být tak cennou oporou pro manažery, majitele nebo podnikatele.