Pracovní cesty jsou součástí práce mnohých jednotlivců. Abychom si usnadnili život, připravíme si přehledný návod, jak vyřídit všechny potřebné rituály. Tuto směrnici bychom (s trochou nadsázky) mohli nazvat „Průvodce šťastného cestovatele“. Žádné složitosti, jen rutina. Tato směrnice slouží jako praktický nástroj a poskytuje přehledný návod na to, jak správně vyřídit všechny potřebné formality a zajistit, aby byly výdaje v souladu s platnými zákony a vnitřními poměry v účetní jednotce. Klíčovými aspekty směrnice je definice pracovní cesty, schvalovací proces, typy náhrad, výpočet náhrad, dokladování výdajů.
Účetní směrnice: Pracovní cesta
Ing.
Petr
Lunga
Právní rámec
Pro tuto chvíli si zdůrazníme, že náhrady poskytované zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce řeší ustanovení § 151 a násl. zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), a pracovní cesty § 42 téhož zákona.
Další související předpisy jsou:
–
vyhláška č. 341/2023 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2024,
–
vyhláška č. 398/2023 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2024,
–
ale i Pokyn GFŘ D-59.
Dále již nebudeme teoretizovat a pustíme se do návrhu směrnice.
Příklad 1
Pracovní cesty a cestovní náhrady
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.
1. Podmínky pracovních cest
Schvalování a nařizování služebních cest spadá do kompetencí vedoucích jednotlivých oddělení. Pro schválení cesty je nutné, aby zaměstnanec předložil vedoucímu oddělení
příslušný formulář
s podrobným popisem účelu cesty a očekávaných výdajů. Vedoucí pracovník posoudí žádost a o schválení nebo zamítnutí cesty rozhodne.Pracovní cesty jsou realizovány služebními automobily. Jen ve výjimečných případech je dovoleno užití soukromého osobního automobilu. Schválení užití soukromého automobilu je v kompetenci jednotlivých vedoucích oddělení.
Pracovníkům je před nástupem na pracovní cestu poskytnuta zúčtovatelná záloha do výše předpokládaných výdajů.
Vyúčtování pracovních cest předkládá zaměstnanec ke schválení příslušnému vedoucímu oddělení, a to nejpozději do pěti pracovních dnů od ukončení pracovní cesty. Vyúčtování pracovních cest je realizováno za kalendářní měsíc.
2. Poskytované cestovní náhrady tuzemské
a) jízdní výdaje při použití soukromých osobních silničních motorových vozidel, které činí 5,60 Kč za 1 km jízdy,
Náhradou výdajů za spotřebované pohonné hmoty se rozumí částka stanovená v závislosti na počtu ujetých kilometrů, nákupní ceně pohonných hmot a na údaji o spotřebě pohonných hmot pro kombinovaný provoz uvedeném výrobcem nebo dovozcem v technickém průkazu motorového vozidla.
Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu
, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem
, a to ve výši:–
38,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
–
42,60 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
–
38,70 Kč za 1 litr motorové nafty,
b) náhrady jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši,
c) výdaje za ubytování – v prokázané výši,
–
d) zvýšené stravovací výdaje (stravné):
–
166 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
–
256 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
–
398 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (dále jen „bezplatné jídlo“), přísluší
zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu
:–
70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin (stravné činí 49,8 Kč),
–
35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin (stravné činí 166,4 Kč),
–
25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin (stravné činí 298,5 Kč).
Stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:
–
5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
–
déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.
e) nutné vedlejší výdaje (parkovné apod.).
Osoba zodpovědná za řádné dodržování výše uvedených pravidel – Ing. Jaroslav Nový