Přesun do digitálního prostředí přináší spoustu výhod nejen pro jednotlivce, ale i pro firmy a další instituce. Hlavním argumentem pro digitalizaci je zefektivnění některých procesů. Rutinní práce, jako je například ruční zadávání přijatých faktur do účetního systému, vytvářejí velký prostor pro chyby, které mohou mít negativní důsledky, a jejich náprava je často drahá a časově náročná. Díky moderním technologiím lze většinu těchto procesů zautomatizovat, čímž se eliminuje riziko lidské chyby a zkracuje čas potřebný k jejich zpracování. Se zaváděním moderních technologií je spojené nejen zvýšení efektivity, ale také snížení nákladů. Firmy, které investují své prostředky do automatizace a digitalizace účetních procesů, často dokážou významně ušetřit, protože sníží množství práce, kterou musí vykonávat zaměstnanci ručně. Automatizace umožňuje účetním zaměřit se na komplexnější práci, jako je analýza nebo poradenství, místo toho, aby trávili čas opakujícími se činnostmi. Digitalizace účetnictví usnadňuje splnění legislativních požadavků, které stále více směřují k elektronickému vykazování a transparentnosti. Digitalizace tedy modernizuje podnikové procesy a zároveň se stává i nevyhnutelnou podmínkou pro dlouhodobý úspěch v současném rychle se měnícím konkurenčním prostředí. V následujícím textu se zaměříme na podoby digitalizace a automatizace, se kterými se může finanční účtárna setkat v roce 2024.
Digitalizace a automatizace finanční účtárny v roce 2024
Vydáno:
12 minut čtení
Digitalizace a automatizace finanční účtárny v roce 2024
Tomáš
Vrána,
daňový poradce
Michal
Škrabiš,
manažer a daňový poradce
Automatizace zadávání dokladů
Mezi nejčastější procesy, které se firmy snaží automatizovat, patří právě zadávání dokladů. Moderní software dokáže rozpoznávat data z faktur, automaticky je přiřazovat do správných účetních kategorií a následně je archivovat v elektronické podobě. Tím se celý proces nejen urychlí, ale také se zlepší přístup k historickým datům, která jsou tak kdykoliv dostupná k analýze či ke kontrole. Prvním krokem při praktickém využití programu na vytěžování dat je jejich shromáždění. Data je potřeba nejprve nahrát do softwaru, což se dá udělat několika způsoby. Prostřednictvím sběrného e-mailu, vyfocením přes mobilní aplikaci nebo přímým nahráním dokumentu do softwaru. Nyní si blíže představíme několik způsobů, jak data vytěžovat.
Optical Character Recognition (dále jen „OCR“) je technologie, která umožňuje automatické rozpoznávání a převod tištěných nebo ručně psaných znaků z dokumentů do digitální podoby. Tento proce