Platební podmínka na přijatých fakturách ze zahraničí? Otestujme se, zda dokážeme vyjednat odpovídající platební podmínku a zda jí dokážeme rozumět na faktuře....

	Špatně platící vyzkoušený partner	Nový zákazník bez potenciálu dalších obchodů	Nový zákazník s více objednávkami	Dlouholetý vyzkoušený partner
Malá objednávka sériového typu	Záloha před dodáním kryjící přímé náklady a zbytek na fakturu	Záloha před dodáním kryjící přímé náklady a zbytek na fakturu	Na fakturu s tím, že doba splatnosti předchází následující dodávce	Na fakturu
Střední objednávka sériového typu	Záloha před dodáním kryjící přímé náklady a zbytek na fakturu	Stoprocentní záloha před dodáním	Polovina ceny jako záloha před nákupem materiálu a polovina před expedicí následující dodávky	Na fakturu
Velká objednávka sériového typu	Stoprocentní záloha před dodáním	Polovina ceny jako záloha před nákupem materiálu a polovina před expedicí	Polovina ceny jako záloha před nákupem materiálu a polovina před expedicí následující dodávky	Na fakturu
Malá objednávka zakázkového typu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Záloha kryjící cenu materiálu před jeho objednáním a zbytek na fakturu
Střední objednávka zakázkového typu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Několik záloh před dodáním – tj. na nákup materiálu, posléze na variabilní náklady na zakázku a nakonec cca 10 procent na fakturu	Záloha kryjící cenu materiálu před jeho objednáním a zbytek na fakturu
Velká objednávka zakázkového typu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Stoprocentní záloha před objednáním materiálu	Několik záloh před dodáním – tj. na nákup materiálu, posléze na variabilní náklady na zakázku a nakonec cca 10 procent na fakturu	Záloha kryjící cenu materiálu před jeho objednáním a zbytek na fakturu

Z výše uvedené tabulkyvyplývá několik zásad, které obě zúčastněné strany při jednání o budoucí zakázce musí vzít v potaz. Chtěl bych doplnit, že platební podmínka uvedená na faktuře je vždy výsledkem smluvního ujednání mezi dodavatelem a odběratelem a účtárna by o ní ve středních a větších společnostech vůbec neměla rozhodovat. Ujednaná platební podmínka je nějakým průsečíkem možného či akceptovatelného na obou stranách. Ideálem každého dodavatele je přirozeně platební podmínka v podobě stoprocentní zálohy po podpisu smlouvy (tj. před objednáním materiálu apod.), zatímco u odběratelů vypadá ideál jako splatnost jeden rok či více po realizaci dodání zboží či poskytnutí služby. S těmito teoretickými ideály jdou obě strany do jednání a výsledkem je nějaký kompromis reflektující parametry uvedené v tabulce.

Každý dodavatel si pro účely volby platební podmínky zařazuje zákazníka dle jeho předpokládané bonity, respektive finanční či platební důvěryhodnosti (viz horní lišta tabulky). Přirozeně platí, že nejlepší předpoklady mají dlouholetí zákazníci s dobrou platební historií z realizovaných zakázek. Na opačném stupni pomyslného žebříčku stojí buď úplně noví zákazníci, anebo ti s historií, ale špatnou.

Další neméně důležitou proměnnou na straně dodavatele je charakter zakázky jako takové. Mnohem křehčí a zranitelnější jsou objednávky zakázkového charakteru, kdy předmět dodání disponuje naprosto unikátními parametry a v případě úpadku zákazníka či nějaké jiné nepředvídatelné události jej jednoduše nelze nabídnout nikomu jinému než původnímu objednateli. Právě v takových případech si dodavatel snaží vyjednat nějakou část zálohy hned po uzavření objednávky, další část před nákupem přímých materiálových vstupů, další část následuje třeba při kompletaci výrobků atd.

To není samozřejmě vše a každý obchodník zahrnuje do vyjednávání v konkrétní zakázce celkovou finanční situaci firmy, kterou zastupuje. A to jak její krátkodobou likviditu, tak i dlouhodobější finanční stabilitu včetně zahrnutí přístupu k externímu financování (banky, financování v rámci holdingových struktur atd.)

Podobně nahlíží na obsah zakázky i odběratel, byť má přirozeně opačné zájmy ohledně platební podmínky. Nicméně z vlastních zkušeností vím, že pokud odběratel si je vědom jedinečnosti a výjimečnosti dané zakázky, tak je nápomocen s postupným financováním, což v konečném důsledku vede k jisté vyváženosti a kultivovanosti průběhu celé zakázky.

Závěrem pasáže týkající se vyjednávání o platebních podmínkách mi dovolte poznamenat, že v tabulce uvedené druhy platebních podmínek mají pouze orientační charakter a pravděpodobně žádná firma se v nich stoprocentně nenašla. Zkušený obchodník ví, že těch proměnných je podstatně více a nalézt nějakou dogmatickou šablonu jednoduše nelze.

Nyní se od vyjednávání platebních podmínek, které jsou následně přeneseny do uzavřené smlouvy či objednávky, přesuňme do finanční účtárny. Ta má na rozdíl od obchodníků na starosti platební styk. V návaznosti na uzavřenou smlouvu přijde od zahraničního dodavatele doklad, jehož součástí je i výzva uhradit nějakou částku. Pakliže přichází zálohová faktura, tak její označení se v angličtině dost často liší stát od státu, avšak zkusím uvést její nejčastější názvy v angličtině…. „payment advice, proforma invoice, payment note“ a další…

Právě takový dokument je používán v situacích, kdy si dodavatel vyjednal před vlastním dodáním zboží či poskytnutí služby jakési profinancování zakázky a nákladů s jejich realizací.

Pokud zahraniční dodavatel vystavuje daňový doklad, tak v záhlaví by se mělo objevit pouze slovo „invoice případně méně často tax document“. Tento doklad má již samozřejmě ryze daňový dopad do daně z přidané hodnoty a je nutné počítat s jeho zavedením do evidence DPH a doprovodných kontrolních systémů (např. souhrnné hlášení, kontrolní hlášení).

V této souvislosti bych chtěl upozornit na to, že zahraniční dodavatelé nejsou zvyklí vystavovat nám dobře známý „daňový doklad ke přijaté platbě“. Pokud jste jako jejich zákazník vyzváni k úhradě zálohy kryjící nějakou část realizované zakázky, tak za splnění podmínek uvedených v zákoně o DPH může dojít ke zdanitelnému plnění. Za takových podmínek je zahraniční dodavatel po přijetí platby od vás povinen vystavit daňový doklad. Opět konstatuji, že v hlavičce bude pravděpodobně stát pouze „invoice“ a bude tam vyčíslena přijatá částka včetně uvedení daňového režimu pro toto plnění.

V této souvislosti mi dovolte připomenout, že vaši dodavatelé z EU podléhají ve fakturačním styku stejným pravidlům jako my v ČR. Důvodem je fakt, že daň z přidané hodnoty je harmonizována pro všechny členské země EU. V návaznosti na to mi dovolte poznámku k fakturám ze třetích zemí (tj. ze zemí mimo EU). V jejich případě není moc co po formální stránce řešit a dbát na nějaké speciální náležitosti. Jde buď o dovoz zboží, anebo o službu přijatou ze třetí země.

Zahraniční fakturantky většinou nejsou zvyklé psát na faktury datum splatnosti a uvedení konkrétního data. V tomto ohledu se liší od našich fakturačních zvyklostí, kdy v tuzemském fakturačním styku jsme si navykli uvádět popisek ve formátu „Datum splatnosti: 15. 9. 2019“ apod. Správnou odpovědí je s ohledem na výše uvedené písmeno c) a zároveň připomínám, že částka by měla být na účtu příjemce nejpozději třicátý den této lhůty. Zda jde o třicátý den po expedici zboží nebo po vystavení faktury (tato data se mohou lišit), není možné zjistit a je nutné se podívat do smlouvy, která by měla toto vysvětlit.

S ohledem na výše uvedené se v tomto případě jedná o zálohový list či zálohovou fakturu, kterým si zahraniční dodavatel kryje rezervaci výrobních kapacit pro tuzemského odběratele. Tím pádem posílá zálohovou fakturu splatnou takřka okamžitě (7 dní). Lze očekávat, že po kontrole smlouvy C063 a konzultaci s odpovědným obchodníkem finanční účtárna tuto platbu uvolní. Správnou odpovědí je tedy písmeno c).

Poplatky za zahraniční platební styk se postupně mění k lepšímu, tj. jsou méně nákladné než dříve. V rámci Evropské Unie a několika přidružených zemí tvořících Evropský hospodářský prostor (např. sem patří Švýcarsko, Island, Norsko) lze využít systém SEPA. Vedle něj stojí systém S.W.I.F.T, který je použitelný u plateb do třetích zemí a EU. Nepochybuji o tom, že banky svým klientům principy zahraničních plateb rády vysvětlí, avšak jednu poznámku si přeci jen neodpustím.

Pokud zadáváte platbu do zahraničí (například na základě přijaté zálohové faktury či daňového dokladu), tak rozhodujete o struktuře bankovních poplatků. Zadání ve vašem internetovém bankovnictví režimu poplatků OUR znamená to, že poplatky jdou k tíži exekutora platby, při volbě SHA se poplatky rozúčtují oběma stranám a při poukázání platby zadáním BEN jdou všechny poplatky k tíži příjemce. Tím pádem doporučuji stanovit určení poplatků ve smlouvě a předejít jakýmkoli pozdějším dohadům.

Zdárný průběh obchodního případu by měl vycházet z dobrých informací a znalostí obchodníka a úzké spolupráce s finanční účtárnou. Obchodní smlouvy by měly být přístupné ekonomickému úseku. Jednak kvůli platebním podmínkám a souvislostem s nimi spojenými, ale také pro řádné vypořádání DPH včetně formálně správných daňových dokladů vstupujících do evidence pro účely DPH. Bohužel ne vždy obchodní a ekonomický úsek v praxi spolupracují, což často vede ke zbytečným nesrovnalostem.