Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví v peněžních jednotkách české měny. Je zřejmé, že snad v každé firmě jsou v pokladně i peněžní jednotky cizích měn. Kdy se provádí přepočet cizích měn na měnu českou, jaký kurs se pro přepočet použije a jak se postupuje při účtování pokladních dokladů v cizích měnách?
Pokladní doklady v cizí měně
Ing.
Zdenka
Cardová,
účetní poradkyně
Rozhodný den pro přepočet cizí měny na českou měnu (okamžik uskutečnění účetního případu)
V případě cizích měn v pokladně je rozhodný den pro přepočet cizí měny na českou měnu poměrně jednoznačný (v porovnání například s vymezením rozhodného dne u pohledávek a závazků), je to den, kdy dojde k příjmu cizí měny do pokladny či výdeji cizí měny z pokladny.
Kurs pro přepočet cizí měny na českou měnu k okamžiku uskutečnění účetního případu
Při přepočtech cizích měn na českou je třeba respektovat především pravidla, která stanoví zejména zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o účetnictví“), a navazující účetní předpisy. Zákon o účetnictví v případě cizích měn umožňuje v podstatě tři varianty použití kursů pro přepočet cizí měny na českou ke dni uskutečnění účetního případu:
–
aktuální kurs
devizového trhu vyhlášeného Českou národní bankou (dále jen „ČNB“),–
pevný kurs
, kterým se rozumí kurs stanovený vnitřním předpisem účetní jednotky na základě kursu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný účetní jednotkou po předem stanovenou dobu; stanovená doba nesmí přesáhnout účetní období, a dále jako kurs devizového trhu, na jehož základě se pevný kurs stanoví, použije účetní jednotka kurs devizového trhu vyhlášený ČNB k prvnímu dni období, pro které je pevný kurs používán,–
v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k okamžiku ocenění použít
kursu, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány
. Z uvedeného je zřejmé, že kromě aktuálního kursu ČNB ke dni uskutečnění účetního případu je možné vyhlásit
vnitřním předpisem
i pevný kurs za výše vymezených podmínek, případně kurs, za který byla cizí měna nakoupena či prodána.Kurs pro přepočet cizí měny na českou k okamžiku sestavení účetní závěrky
Na konci účetního období je rozhodným dnem pro přepočet cizí měny na českou rozvahový den (nebo jiný okamžik, k němuž se účetní závěrka sestavuje), k tomuto dni je třeba použít aktuální kurs devizového trhu vyhlášený ČNB (jiná varianta není).
Korunové a valutové pokladny
Korunovou pokladnu (případně korunové pokladny, pokud jich má firma více) je vždy nutno
oddělit
od pokladen v cizích měnách (valutových pokladen). Valutové pokladny se zásadně vedou odděleně podle jednotlivých měn.U valutových pokladen se prvotně vystavují pokladní doklady a sleduje se celá evidence v příslušné cizí měně a následně se provádí přepočet na měnu českou.
Účtování pokladních dokladů v cizí měně
V účtové skupině 21 – Peněžní prostředky v pokladně se účtuje o stavu a pohybu peněžních prostředků v hotovosti
na základě pokladních dokladů;
dále se zde účtuje i o stavu a pohybu šeků přijatých místo hotových peněz, poukázek k zúčtování (například poukázky na odběr zboží, služeb). Na analytických účtech
se vede stav a pohyb valut, šeků, poukázek k zúčtování znějících na cizí měnu odděleně podle jednotlivých měn
.PŘÍKLAD 1
Některé souvztažnosti převodu valut
| Účetní případ | MD | D |
| Převod (prodej) valut – výdej z valutové poklady | 261 | 211.2 |
| Příjem na korunový účet z valutové pokladny | 221.1 | 261 |
| Kursový rozdíl – kurs v pokladně vyšší než v bance | 563 | 261 |
| Kursový rozdíl – kurs v pokladně nižší než v bance | 261 | 663 |
| Převod (nákup) valut – výběr z korunového účtu | 261 | 221.1 |
| Příjem z korunového účtu do valutové pokladny | 211.2 | 261 |
| Kursový rozdíl – kurs v pokladně vyšší než v bance | 261 | 663 |
| Kursový rozdíl – kurs v pokladně nižší než v bance | 563 | 261 |
Účty: 261-Peníze na cestě, 211.2-Pokladna-EUR, 221.1-Peněžní prostředky na účtech-CZK.
Účtová skupina 26 – Převody mezi finančními účty se používá pro překlenutí časového nesouladu mezi vklady, výběry peněz, šeků a jiných hotovostí a přijetím příslušných výpisů účtů účetní jednotkou. Obdobně se zde účtuje o účetních případech, při kterých dochází k časovému nesouladu při převodech mezi účty účetní jednotky v bankách nebo spořitelních a úvěrních družstev. Na příslušných účtech účtové skupiny 26 – Převody mezi finančními účty se vklady nebo výběry peněz v hotovosti a šeků zaúčtují podle pokladních dokladů nebo výpisů účtů. Na těchto účtech je možné zaúčtovat i směnky na cestě.
Účtování kursových rozdílů
V průběhu účetního období
jsou v souladu s vnitřními pravidly
účtovány kursové rozdíly na vrub finančních nákladů (563-Kursové ztráty) nebo ve prospěch finančních výnosů (663-Kursové zisky), souvztažnými účty jsou příslušné účty peněz na cestě a při úhradách pohledávek a závazků.Na konci účetního období
jsou prostřednictvím aktuálních kursů
devizového trhu vyhlášených ČNB ke konci rozvahového dne účtovány kursové rozdíly na vrub nebo ve prospěch finančních nákladů nebo výnosů, souvztažnými účty jsou příslušné analytické účty valutových pokladen.PŘÍKLAD 2
Převod peněz z valutové pokladny na devizový účet: 1 000 EUR, v pokladně je používán
pevný měsíční kurs ČNB
k prvnímu pracovnímu dni daného kalendářního čtvrtletí: 25,105 Kč/EUR. Na devizovém účtu je používán aktuální kurs ČNB
ke dni příjmu/výdaje peněžních prostředků. V den převodu peněz na devizový účet byl aktuální kurs ČNB 25,490 Kč/EUR.| Účetní případ | EUR | Kurs | Kč | MD | D |
| Výdej z valutové poklady – pevný kurs | 1 000 | 25,105 | 25 105 | 261 | 211.2 |
| Příjem na devizový účet – aktuální kurs | 1 000 | 25,490 | 25 490 | 221.2 | 261 |
| Kursový rozdíl při převodu peněz | 385 | 261 | 663 |
PŘÍKLAD 3
Shodné zadání, pouze ve valutové pokladně i devizovém účtu je shodně používán
aktuální kurs ČNB
.| Účetní případ | EUR | Kurs | Kč | MD | D |
| Výdej z valutové poklady – pevný kurs | 1 000 | 25,490 | 25 490 | 261 | 211.2 |
| Příjem na devizový účet – aktuální kurs | 1 000 | 25,490 | 25 490 | 221.2 | 261 |
| Kursový rozdíl při převodu peněz | – | – |
PŘÍKLAD 4
Zůstatek valutové pokladny ve výši 100 EUR (2 525 Kč). Kurs k rozvahovému dni byl 25,000 Kč/EUR.
| Účetní případ | Kč | MD | D |
| Kursový rozdíl | 525 | 563 | 211.2 |
Výpočet: 2 500 – 2 525 = –525 Kč.
V pokladnách jsou účtovány i cestovní náhrady při pracovních cestách. Uveďme některé souvislosti při určení korunové hodnoty cestovních výdajů v cizích měnách, které vymezuje zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“).
Kursy pro přepočet nároků (závazků) zaměstnance při zahraničních pracovních cestách
–
Poskytnutí zálohy v cizí měně na cestovní výdaje (§ 183 odst. 2 zákoníku práce):
–
Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
–
Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné než v prováděcím právním předpisu*) stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně ČNB vyhlašován kurs. Při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu.
–
Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kursy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy.
*) Vyhláška č. 401/2017 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2018.
–
Vyúčtování zálohy
(§ 183 odst. 4 zákoníku práce): Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli:
–
ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo
–
ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo
–
v české měně.
doložený kurs,
kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a kursy uvedené v § 183 odst. 2 zákoníku práce (viz výše). –
Záloha nebyla poskytnuta (§ 184 zákoníku práce):
Při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije výše uvedeného § 183 zákoníku práce s tím, že pro přepočet měn se použijí kursy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.
Uvedené
kursy jsou určeny pro výpočty nároků (případně závazků) zaměstnance při zahraničních pracovních cestách
. Pro účtování se používá kursů dle vnitřního předpisu platného pro pokladní operace. Případné kursové rozdíly jsou zaúčtovány podle standardních pravidel. Součástí pokladní agendy je i ověřování výše plateb prováděných v hotovosti, a to i v cizích měnách.
Omezení plateb v hotovosti
Zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „zákon o omezení plateb v hotovosti“), byla zavedena povinnost pro poskytovatele platby, jejíž výše překračuje částku 270 000 Kč (dále jen „limit“) provést platbu bezhotovostně . Příjemce platby, jejíž výše překračuje limit, nesmí tuto platbu přijmout, jestliže nebyla provedena bezhotovostně.
Platba v cizí měně se přepočte na koruny české směnným
kursem devizového trhu vyhlášeným ČNB a platným ke dni provedení platby
.Do limitu se započítávají všechny platby v české i cizí měně, provedené týmž poskytovatelem platby témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne. Zákon o omezení plateb v hotovosti měnil v průběhu let výši uvedeného limitu:
| Období | Limit |
| Od 1. 7. 2004 do 26. 5. 2011 | 15 000 EUR |
| Od 27. 5. 2011 do 30. 11. 2014 | 350 000 Kč |
| Od 1. 12. 2014 | 270 000 Kč |
Zákon o omezení plateb v hotovosti specifikuje, na které platby se povinnost vztahuje a na které se tato povinnost nevztahuje (například se nevztahuje na platby daní).
Dohoda o odpovědnosti
Byla-li se zaměstnancem
uzavřena dohoda o odpovědnosti
k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (dohoda o odpovědnosti), za které se považují hotovost,
ceniny, ale i zboží, zásoby materiálu nebo jiné hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu, s nimiž má zaměstnanec
možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny, odpovídá za schodek vzniklý na těchto hodnotách
. Dohoda o odpovědnosti musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná
(§ 252 a násl. zákoníku práce vymezuje i další související pravidla).Závěr
Přepočet cizích měn na českou vymezují různé předpisy, zejména zákon o účetnictví a navazující účetní předpisy, ale také například zákoník práce (cestovní náhrady) a zákon o omezení plateb v hotovosti. Uvedená zákonná pravidla je nutné respektovat a v případě, že nabízejí variantní řešení, je třeba vhodnou variantu vybrat a vymezit ji vnitřním firemním předpisem.