Předávání informací a využívání informačních systémů

Zkusme se zamyslet, jaká data do účetních nebo jiných ekonomických systémů vkládáme a zda bychom tato data nemohli dále využít. Jednou z možností je zkvalitnit komunikaci mezi účetními jednotkami, protože co je důležité pro průkaznost účetního záznamu dle zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o účetnictví“)? Informace. Může se to zdát být jednoduché a jasné pravidlo, ale ruku na srdce, máme vždy dostatek informací k tomu, abychom mohli říct, že jsme účetní případ zaúčtovali správně? A v případě, že informaci máme, zamýšlel se někdo někdy nad tím, jak bylo náročné a drahé tuto informaci získat a zda by tuto informaci nemohla využít i jiná účetní jednotka, pro kterou její získání bude možná stejně obtížné a drahé? Žijeme přece v době plné informací a v době, kdy jsme všichni online, velké množství dat máme elektronicky, takže by neměl být velký problém tyto data sdílet i s jinými uživateli.

Zákon o účetnictví v paragrafu 33a odst. 1 považuje za průkazný pouze takový účetní záznam, který splňuje některou ze tří podmínek. V bodu a) tohoto odstavce je popisována situace porovnávající skutečný stav s účetním záznamem. Zde si určitě dovedeme představit situa­ce, u kterých nebude problém s informacemi. Porovnám přijatou fakturu se skutečně nakoupeným materiálem, majetkem nebo poskytnutou službou. U inventury chybí v pokladně finanční prostředky, mám podklad pro účtování o manku apod. U bodu b) je situace komplikovanější. Zákon zde předpokládá, že obsah účetního záznamu bude ověřen jiným účetním záznamem. Můžeme si to přiblížit na souhrnných účetních záznamech. Zde se tím myslí, že tyto souhrny jsou podloženy jednotlivými průkaznými účetními záznamy. Pro úplnost si jen připomeňme, že účetním záznamem jsou i souhrny účetních záznamů, jako jsou účetní knihy, odpisový plán, účetní rozvrh apod. ( § 4 odst. 10 a 11 zákona o účetnictví). Bod c) se věnuje skutečnostem uvnitř účetní jednotky, které prokazujeme interními účetními doklady, např. rekapitulace platů z mzdového programu pro předpis platů nebo výpočet odpisů z evidence majetku apod. Vidíme, že pojem účetní záznam je velmi široký. Základním účetním záznamem je účetní doklad. Pro zaúčtování hospodářské operace potřebujeme účetní doklad, který musí splňovat podmínky účetního záznamu, ten zaúčtujeme do účetní knihy účetním zápisem. Celé účetnictví můžeme považovat za souhrn jednotlivých účetních záznamů.

Rád bych se podrobněji věnoval situacím, kdy pro správné účtování budeme potřebovat externí doklad. Nejběžnějším příkladem bude faktura od dodavatele či pokladní doklad. Jakým dokladem ovšem disponujeme v případě přijatého transferu od poskytovatele , příspěvku na provoz od zřizovatele nebo při bezúplatném převodu majetku mezi vybranými účetními jednotkami? A na základě jakého podkladu provádíme v těchto případech předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů?

Největší finanční objemy se u většiny vybraných účetních jednotek bezesporu týkají transferů. Může se jednat o různé z evropských či národních zdrojů nebo příspěvků od zřizovatele pro příspěvkové organizace. Zde je potřeba být obzvláště opatrný a uvědomit si, že pokud nebudeme účtovat správně, oprava účtování bude velmi pravděpodobně významná dle § 26 odst. 1 písm. d) vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky (dále jen „vyhláška“). Což znamená účtování oprav přes účet 408-Opravy předchozích účetních období (samozřejmě pokud případnou chybu opravujeme v některém z následujících let po zaúčtování). Vyhláška zde totiž stanoví významnost na 0,3 % hodnoty netto aktiv za minulé účetní období nebo na částku 260 000 Kč. Takže je pro všechny příjemce či zprostředkovatele důležité mít včas veškeré informace, aby byli schopni účetní případ správně posoudit a zaúčtovat. V současnosti je však situace taková, že pokud obdržíme avízo o platbě, aby bylo možno určit alespoň poskytovatele , tak toto avízo v nejlepším případě obsahuje informace o rozpočtové skladbě, ale informace o způsobu účtování nikoliv. Že je takové avízo naprosto nedostačující, je zřejmé. Jaké informace ke správnému účtování příjemce potřebuje? Asi nejdůležitější je správné určení druhu transferu. Český účetní standard č. 703 určuje výrazně rozdílné způsoby účtování u transferu s povinností vypořádání a u transferu bez povinnosti vypořádání. Samozřejmě je nutné i správně identifikovat samotný účel transferu, projekt, ke kterému se váže, rozdělení na investiční či neinvestiční prostředky. Dalším důležitým údajem je poskytovatel a příjemce transferu. Zde se může zdát, že jsou to informace naprosto jasné, ale nemusí tomu tak být vždy. Je potřeba si uvědomit, že velké množství dotací na své cestě k příjemci mohou protéct i dvěma zprostředkovateli (ministerstvo zašle prostředky na kraj, ten na obec, která je zřizovatelem příjemce a teprve pak prostředky doputují na účet samotného příjemce).

Posledními údaji je samotná částka transferu (tu samozřejmě příjemce zjistí na výpisu z bankovního účtu) a případně datum uskutečnění účetního případu. Informace o datu uskutečnění účetního případu je hlavně v případě, že účtujeme na podrozvahové účty nebo u transferu bez povinnosti vypořádání. V tomto případě příjemce účtuje o vzniku pohledávky a poskytovatel o vzniku závazku. Jen pro doplnění, u transferů s povinností vypořádání, kde platby probíhají formou záloh, se o předpisu pohledávky/závazku účtuje většinou až k datu vypořádání. U záloh je rozhodným okamžikem uskutečnění účetního případu datum připsání finančních prostředků na účet příjemce (u poskytovatele datum odepsání peněžních prostředků z běžného účtu).

Pokud celou problematiku transferů shrneme, příjemce potřebuje znát tyto údaje:

Všechny tyto údaje by měl obsahovat účetní systém poskytovatele, takže by nemělo být až tak personálně ani jinak nákladné tyto informace ze systému získat a e-mailem zaslat příjemci. Je naprosto neefektivní a zbytečné, aby je příjemce musel znovu složitě zjišťovat. Dalším důležitým aspektem je včasnost. Pokud avízo poskytovatel zašle až po provedené úhradě, není možné tento doklad použít pro finanční kontrolu po vzniku nároku. Což znamená, že si musíme nějaký průkazný doklad udělat sami například v Excelu, Wordu nebo v jiném kreativním programu. A opět zde můžeme narazit na problém, kde získáme informace, abychom byli schopni takový interní doklad vystavit? A jak vlastně víme, že nějaký takový doklad potřebujeme, že se nám nějaký poskytovatel chystá nějaké prostředky zaslat?

V některých případech je možné pátrat v informačních systémech poskytovatele a potřebný doklad získat zde. Jedním z takových systémů je MS2014+, který využívají někteří poskytovatelé evropských dotací, např. Mi­ni­sterstvo pro místní rozvoj. Příjemce obdrží doklad Pokyn k platbě. Tento doklad obsahuje poskytovatele, příjemce, účel poskytnuté , částku a rozpočtové údaje, ale chybí informace o druhu transferu a o datu uskutečnění účetního případu. Tento doklad je dostupný již před odesláním finančních prostředků poskytovatelem příjemci, a pokud by správce systému mírně upravil obsah, tak by byl tento doklad plně vyhovující. V tomto případě je vyřešen i problém se zasíláním dokladů a poskytovatel nemusí disponovat adresářem příjemců. Do systému má přístup oprávněný uživatel příjemce a veškeré doklady zde najde v elektronické podobě. Jedná se nejen o Pokyn k platbě, ale je zde možné získat i právní akt, který přiznává příjemci dotaci a další důležité a rozhodné dokumenty.

Obdobný problém s informacemi může nastávat při bezúplatném převodu majetku mezi vybranými účetními jednotkami. Zde zákon o účetnictví v § 25 odst. 6 jasně říká, že účetní jednotka navazuje na ocenění v účetnictví té účetní jednotky, která o tomto majetku naposledy účtovala. Znamená to tedy, že účetní jednotce, která je nabyvatelem majetku, nestačí předávací protokol s uvedením názvu majetku a zůstatkovou cenou. Ke správnému zaúčtování dané účetní operace účetní jednotka potřebuje minimálně tyto údaje:

I v tomto případě je zřejmé, že veškeré potřebné údaje je možné vygenerovat z používaných informačních systémů.

Samozřejmě situací, ve kterých by mělo docházet ke komunikaci mezi účetními jednotkami, aby tyto jednotky byly schopny správně posoudit a zaúčtovat účetní případ, je mnohem více. Ne vždy by informace měly plynout pouze od poskytovatele plnění k jeho příjemci. Jsou i situace, kdy poskytovatel potřebuje znát údaje od příjemce. Klasickým příkladem je tvorba dohadných účtů aktivních u příjemců dotací. Jedná se vlastně o informaci, jak velkou část z příjemce v daném období využil. Zde vzniká účetní případ nejen příjemci (např. MD 388/D 672), ale i poskytovateli (např. MD 572/D 389). Tento příklad je naprosto ukázkový v tom, že poskytovatel nemá jinou možnost informaci o způsobu účtování získat, než že mu ji příjemce předá. Samozřejmě musíme posuzovat, zda takováto informace pro poskytovatele je významná a má o ní vůbec účtovat.

Význam takto předávaných informací dvojnásobně ocení účetní z organizací, které mají povinnost předávat pomocný analytický přehled (PAP). Zaslané výkazy musí obstát v křížových kontrolách, kde se zkoumá, zda účtovaly obě strany transakce shodně.

Úplně samostatnou kapitolou je předávání informací uvnitř účetní jednotky. Tento problém se týká především, ale ne výhradně, větších účetních jednotek typu organizační složky státu, kraje, statutární města, velké příspěvkové organizace apod. Představa některých zaměstnanců, že co se týká účetnictví, je vnitřní záležitostí účtárny, je značně rozšířená a samozřejmě mylná. Správné nastavení oběhu dokladů, a hlavně jeho dodržování je jistě základním předpokladem pro úplné vedení účetnictví. Klasickým příkladem je spolupráce majetkových či investičních odborů s finančními. Nejedná se pouze o informace typu zařazení majetku do evidence, vyřazení apod. Obtížněji uchopitelné mohou být pro některé zaměstnance dotazy na životnost majetku pro účely odepisovaní nebo na kvalifikovaný odhad pro ocenění reálnou hodnotou. V rámci účetní jednotky tedy nebude největším problémem v získávání informací nastavení cesty jejich předávání, ale lidský či spíše manažerský faktor. I v tomto případě nám ovšem mohou pomoci informační systémy. Manažerský systém přidělování úkolů a sledování jejich plnění může neochotné kolegy přimět k lepší spolupráci.

Další překážkou k plynulému a bezproblémovému předávání informací uvnitř účetní jednotky může být velká roztříštěnost pravomocí. Pokud zůstaneme stále u majetku, tak IT majetek mají ve správě informatici, služební vozidla správci autoprovozu, budovy správci budov atd. To by samo o sobě nemusel být takový problém, pokud by všichni ke své práci používali stejné softwarové nástroje a existovalo by v organizaci přesné nastavení všech procesů a povinností. Bez kvalitního facility managementu jsme na účtárně opět v situaci, že si musíme všechno vymyslet sami a na všechno vystavit doklady z jiných agend a programů, které k těmto účelům vůbec nejsou uzpůsobeny.

Takže pokusit se sjednotit postupy a nástroje, přimět vedoucí nebát se informatika a přikázat mu spolupráci s účtárnou a tuto spolupráci kontrolovat a vynucovat může být prvním impulsem ke kvalitnímu fungování interního přenosu dat.

Jsou ale i situace, že informace někde leží, jsou relativně snadno dostupné a nikdo je plnohodnotně nevyužívá. Příkladem mohou být knihy jízd. Všichni je vedeme, archivujeme, někteří provádí analýzy spotřeby, někteří se možná pouští do analýz celkových nákladů a srovnání nákladů na vozidlo v majetku proti vozidlu na operativní nebo jiný druh pronájmu. Ale používá někdo knihu jízd k výpočtu výše odpisů? Skoro jsem si jistý, že všichni odpovíme ne. Přitom stanovit životnost vozidla ne na počet let, ale na počet ujetých kilometrů je věcí logickou a poměrně přesnou. Pak už je snadné použít výkonový způsob odpisování podle ujetých kilometrů v daném období.

Na několika příkladech jsme si ukázali, jak jsou informace pro správné, úplné a průkazné, ale i srozumitelné a přehledné účetnictví potřebné, a to jak informace interní, pocházející zevnitř účetní jednotky, tak i informace externí, pocházející z ostatních účetních jednotek. Je možné spojovat kvalitu informací a jejich přenos s kvalitou informačních systémů? Když se zamyslíme nad tím, jaké činnosti velkou část pracovního dne vykonáváme, někteří z nás zjistí, že sedíme u klávesnice a vkládáme obrovské množství dat do nějakého informačního systému. Takže ano, pokud kvalitní data vložíme do kvalitního softwaru, pak můžeme mít kvalitní výstupy, které mohou být využity naší účetní jednotkou nebo i jinou organizací. Můžeme z našich dat vytvořit novou informaci. Pokud ale kvalitní data vložíme do nekvalitního softwaru, který neumí vstup přetransformovat v použitelný výstup, pak práce, kterou jsme strávili pořizováním vstupů do takového systému, byla neefektivní, možná dokonce zbytečná. A platí to i v případě vkládání nekvalitních dat do kvalitních systémů.

Takže využíváme naše softwarové vybavení opravdu plnohodnotně? Nebo možná by měla otázka znít: umíme naše rozpočtové, účetní, manažerské a podobné nástroje využívat naplno? Byli jsme dostatečně proškoleni o funkčnosti systémů a za pořizovací cenu a roční technickou podporu dostáváme servis, který odpovídá našim požadavkům? Nebo se v organizaci pouze kupí kvalitní ale i drahé informační systémy, které jsou jen velmi obtížně propojitelné a každý slouží pouze omezenému okruhu zaměstnanců a omezenému okruhu činností? Komunikujeme s ostatními kolegy v rámci účetní jednotky nebo si každé oddělení hraje na svém pískovišti a nezajímá se o svět okolo? A jak jsme na tom s kolegy z jiných účetních jednotek, kteří jsou na druhé straně některé mé hospodářské operace? Nemohl bych jim pomoct v rozhodování o účetním případu tím, že odešlu obyčejný e-mail s krátkou informací o tom, jak jsem účetní případ zaúčtoval já?

Praxe u některých účetních jednotek potvrzuje, že průběžná komunikace a kvalitně nastavené informační toky uvnitř i vně účetní jednotky ve výsledku snižují administrativní náročnost. Zjednodušuje se provádění inventury, vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků pro účely sestavení účetních výkazů za Českou republiku a minimalizují se chyby v křížových kontrolách výkazu PAP.