Modifikace členské schůze spolku

členské schůze vycházejí z předpokladu, že se na jednom místě a v jeden okamžik (na jednom zasedání) nesejdou všichni členové spolku, resp. většina členů schopna se platně usnášet a jednat, jak to předpokládá právní úprava členské schůze. upravují odlišně právě jak otázku počtu zasedání a účasti členů, tak problematiku usnášeníschopnosti. U spolků s rozsáhlou (tisíce či desetitisíce členů) či prostorově (na celém území republiky) členitou členskou základnou by nebylo reálně proveditelné uspořádat zasedání členské schůze, a to jak s ohledem na dostatečnou kapacitu prostor, tak z hlediska účasti většiny členů, či z pohledu finančních nákladů. Proto, aby činnost spolků nebyla paralyzována, zakotvil zákonodárce možnost, že stanovy mohou určit, který orgán je nejvyšším orgánem spolku, resp. v jakém formátu bude probíhat členská schůze.

Dle § 255 obč. zák.:

Zakotvení dílčí členské schůze bude praktické v případě velkých spolků s rozsáhlou regionálně členitou členskou základnou. Svolání členské základny v jeden okamžik na jedno místo by bylo časově i finančně náročné, ne-li vůbec nemožné (např. spolky s desítkami tisíc členů). Touto formou je však zachována zásada přímého rozhodování každého člena, koná se pouze v rámci dílčích jednání. Dílčí členské schůze nemají povahu samostatných orgánů spolku (nejsou orgánem spolku, který by samostatně plnil působnost členské schůze).²⁾ spočívá v tom, že člen spolku se účastní pouze jedné dílčí schůze, nekoná se „shromáždění“ všech členů spolku na zasedání členské schůze, tj. v jeden okamžik na jednom místě.

Na rozdíl od shromáždění delegátů se při dílčích členských schůzích uplatní přímá účast členů na jednání a rozhodování, která je však rozložena na účast členů spolku na jednotlivých dílčích členských schůzích, do nichž jsou podle stanov spolku zařazeni.

Dílčí členské schůze budou probíhat v určitém časovém intervalu zpravidla na územním principu (např. v rámci jedné obce, okresu či kraje). Je však žádoucí, aby tato dílčí jednání proběhla pokud možno ve stejné době, neboť hlasování jedné ze schůzí může být ovlivněno znalostí výsledků hlasování z jiných schůzí, které proběhly dříve.

Pro schopnost usnášet se a pro přijímání usnesení se členové účastní dílčích členských schůzí a odevzdané hlasy se sčítají. Není tedy rozhodující, kolik členů se dané dílčí členské schůze zúčastnilo. Nepočítá se tedy účast pro každou dílčí členskou schůzi samostatně, neboť, jak bylo výše uvedeno, dílčí členská schůze není samostatným orgánem spolku, proto z povahy věci nelze hovořit o schopnosti dílčí členské schůze usnášet se. Tím, že se posuzuje usnášeníschopnost členské schůze jako takové (tj. jako součet přítomných členů a počtu hlasů odevzdaných pro daná rozhodnutí na jednotlivých dílčích členských schůzích), zjišťuje se usnášeníschopnost a výsledky hlasování až po uskutečnění všech dílčích členských schůzí v rámci celého spolku. Tímto pravidlem se eliminuje možnost, aby neusnášeníschopnost jedné dílčí členské schůze mohla zabránit přijetí usnesení v případě, kdy součet hlasů všech přítomných členů na všech dílčích členských schůzích bude dostatečný k řádnému rozhodování a přijetí usnesení. Lze tedy konstatovat, že dílčí členská schůze se může konat, jednat a usnášet se za přítomnosti jakéhokoliv počtu členů spolku, kteří jsou v dané dílčí členské schůzi zařazeni.

Zásadním pravidlem je, že každý člen spolku se může účastnit a hlasovat pouze na jedné dílčí schůzi. Uplatní se zde tedy jedna ze základních zásad spolkového práva, tj. že každý člen má jeden hlas.

S ohledem na skutečnost, že jde o modifikaci „standardní“ členské schůze, tedy jde o zasedání a rozhodování nejvyššího orgánu spolku pouze ve formě více dílčích zasedání, je nutné, aby zasedání všech dílčích členských schůzí byla svolána stejným způsobem a se stejným programem, tedy aby každá dílčí členská schůze rozhodovala o totožných záležitostech. Při rozdílném pořadu jednání (např. některá dílčí členská schůze by vypustila určitý bod jednání či naopak by na jednání zařadila další, neplánovaný bod), by nebylo možné provádět součty hlasů. Z povahy věci tak nebude možné, aby kterýkoliv člen podával na dílčí členské schůzi návrh na zařazení nového bodu programu, který nebyl na pořad jednání zařazen svolavatelem, ani pozměňovací návrhy k návrhům předloženým zpravidla svolavatelem (statutárním, případně jiným orgánem spolku). V takovém případě by totiž nebylo zajištěno, že všechny dílčí členské schůze budou hlasovat o totožném návrhu. Pakliže by dílčí členská schůze hlasovala o pozměněném návrhu usnesení, platí, že usnesení není přijato.

Z každé dílčí členské schůze musí být pořízen zápis, který bude mít náležitosti zápisu ze zasedání členské schůze dle § 254 obč. zák. (kdo zasedání svolal, kdy se konalo, kdo je zahájil, kdo mu předsedal, jaké případné další činovníky dílčí členská schůze zvolila, jaká usnesení byla přijata a kdy byl zápis vyhotoven). Obzvláště důležité bude v zápise uvést počet přítomných a počet hlasů odevzdaných pro jednotlivá usnesení. Teprve po uskutečnění všech dílčích členských schůzí bude možno z těchto informací zjistit a konstatovat, zda byla členská schůze jako celek (tvořená jednotlivými dílčími členskými schůzemi) usnášeníschopná, a jaká usnesení byla přijata, a kolika hlasy. Teprve řádným uskutečněním všech dílčích členských schůzí dojde k řádnému konání členské schůze spolku. Přitom není nezbytné, aby na každé dílčí členské schůzi bylo usnesení přijato nadpoloviční většinou hlasů přítomných členů.

Občanský zákoník obsahuje pouze rámcovou úpravu a využití tohoto institutu si vyžádá značnou konkretizaci ve stanovách, resp. dalších vnitřních předpisech spolku (jednacích řádech apod.). Na průběh dílčích členských schůzí však bude možné analogicky aplikovat požadavky totožné s požadavky na průběh členských schůzí. Vhodné bude se inspirovat také právní úpravou dílčí členské schůze družstva, která je zakotvena v § 664–668 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOK“).

Stanovy spolku mohou zakotvit možnost konání členské schůze jak na standardním zasedání všech členů, tak formou dílčích členských schůzí, přičemž mohou stanovit, za jakých podmínek se ta která forma použije. Občanský zákoník předvídá možnost, že prostřednictvím dílčí členské schůze nebude možné rozhodovat o všech záležitostech, které spadají do působnosti členské schůze jako nejvyššího orgánu spolku. Stanovy tedy mohou vymezit působnost při rozhodování dílčí členské schůze, například takovým způsobem, že některé záležitosti budou výslovně vyloučeny z působnosti dílčích členských schůzí, a tyto záležitosti bude možné projednávat jedině na „standardním“ zasedání členské schůze, na kterou jsou pozváni, a které se mohou zúčastnit všichni členové spolku.

V případě zakotvení možnosti konání dílčích členských schůzí bude nutné ve stanovách upravit i další procedurální záležitosti s tím spojené. Stanovy určí pravidla pro zařazení všech členů spolku do jednotlivých dílčích členských schůzí. Základní princip spočívá v tom, že každý člen spolku se může účastnit pouze jedné dílčí členské schůze. Stanovám se ponechává možnost úpravy pravidel pro jejich zařazení. Dílčí členské schůze mohou být organizovány na územním principu podle místa bydliště členů (všichni členové z jedné obce, okresu, kraje), podle specializace v rámci činnosti spolku (sekce, útvary – například u sportovní organizace podle zařazení do jednotlivých typů sportovních odvětví), či podle příslušnosti k pobočným spolkům.

Dále bude nutné dle § 255 věty druhé obč. zák. určit období, v němž se jednotlivé dílčí členské schůze konají. V tomto případě se lze inspirovat právní úpravou dílčí členské schůze družstva v § 664 odst. 1 písm. b) ZOK, která stanoví: Ve stanovách spolku může být zakotvena podobně konstruovaná lhůta; nebude však v rozporu se zákonem, bude-li orgán, který je oprávněn dílčí členské schůze svolat, zmocněn, aby při jejich svolání zároveň stanovil lhůtu, do kdy se dílčí členské schůze mají konat, s tím, že stanovy určí lhůtu minimální (nejkratší možnou).

Z hlediska informovanosti členů bude nutné, aby stanovy zakotvily pravidla pro zveřejňování přijatých usnesení (formu i lhůtu počínající ode dne konání poslední dílčí členské schůze, ale například i pravidlo, že v období, ve kterém se konají dílčí členské schůze, se výsledky jejich hlasování oficiálně nezveřejňují).

Praktické a logické je zakotvení pravidla, že není-li stanoveno jinak, použijí se pro dílčí členské schůze obdobně ustanovení o členské schůzi.

Dle názoru autora by bylo vhodné právní úpravu dílčí členské schůze spolku rozšířit, některá dílčí pravidla výslovně zakotvit a inspirovat se při tom stávající regulací členské schůze družstva, například v těchto záležitostech:

Dle § 256 obč. zák.:

Druhou modifikací členské schůze je shromáždění delegátů. Tato forma je již dnes využívána velkými spolky s rozsáhlou regionálně členitou členskou základnou. Tento institut bude také využíván u svazů spolků (kdy delegát bude zastupovat spolek, který je členem svazu) a u spolků s pobočnými spolky (kdy delegát bude reprezentovat pobočný spolek na shromáždění delegátů vykonávající působnost nejvyššího orgánu hlavního spolku). Svolání členské základny spolku v jeden okamžik na jedno místo by bylo časově i finančně náročné, ne-li vůbec nemožné (např. spolky s desítkami tisíc členů). Proto jsou členové spolku reprezentováni zvolenými delegáty. Jedná se tak vlastně o „zmenšenou členskou schůzi“.³⁾

Charakteristický znak „standardní“ členské schůze spočívá v tom, že jde o orgán tvořený všemi členy spolku, kteří tak dostávají možnost demokraticky rozhodovat a podílet se na činnosti a směřování spolku. Shromáždění delegátů je naproti tomu voleným orgánem spolku plnící působnost nejvyššího orgánu. Při zakotvení shromáždění delegátů do stanov spolku dochází k omezení přímé participace členů na správě záležitostí spolku, neboť zaniká právo každého člena spolku účastnit se a rozhodovat v rámci nejvyššího orgánu spolku, a toto právo je nahrazeno principem zastupitelské demokracie, spočívající v tom, že členové rozhodují prostřednictvím delegátů, které si pro rozhodování nejvyššího orgánu spolku zvolí.

Podobně, jako u dílčí členské schůze, bude možné ve stanovách zakotvit kombinaci existence shromáždění delegátů a členské schůze. V úvahu tedy přichází varianta, že shromáždění delegátů bude vykonávat působnost členské schůze v plném rozsahu (členská schůze nebude vůbec svolávána), anebo shromáždění delegátů bude vykonávat působnost členské schůze pouze v určitém, stanovami přesně vymezeném rozsahu, a v ostatních záležitostech bude rozhodovat „standardní“ členská schůze. Stanovy spolku mohou působnost shromáždění delegátů vymezit negativním způsobem, tedy vyjmenováním záležitostí, kde shromáždění delegátů působnost nevykonává (a vykonává je členská schůze), nebo pozitivním způsobem, kdy stanovy taxativně vyjmenují, které záležitosti z působnosti členské schůze příslušejí k rozhodování shromáždění delegátů, přičemž všechny ostatní náleží k rozhodování členské schůzi. V tomto uvedeném případě se bude ve spolku svolávat jak členská schůze, tak i shromáždění delegátů.

Na právní postavení delegátů lze nahlížet několika různými způsoby:

Je třeba se přiklonit ke třetí variantě, neboť tomuto názoru koresponduje dikce odst. 2 v § 256 obč. zák., podle níž se delegáti volí.⁴⁾

Nikoliv bezvýznamnou je i otázka, zda mohou členové zavázat delegáta, aby hlasoval určitým způsobem (tzv. „imperativní mandát“). Podle všeho toto není možné, protože jednak o tom zákon nic nestanoví, jednak delegát není zmocněncem členů, nýbrž funkcionářem spolku, což má v praxi ten důsledek, že jej není možné zavazovat k tomu, aby hlasoval určitým způsobem.⁵⁾

Občanský zákoník požaduje (což je jediná konkretizace tohoto orgánu v zákoně), aby byli delegáti voleni stejným počtem hlasů, případně s rozumnou odchylkou (není-li to dobře možné). Nelze však tento požadavek brát jako absolutní; lze jej interpretovat tím způsobem, že nebude pro reprezentativnost mandátu delegáta rozhodný jen počet členů spolku (složky, kterou zastupuje) zapsaný v seznamu členů, ale zejména počet přítomných členů, resp. těch, kterými byl delegát zvolen.⁶⁾ Zákon neobsahuje definici či kritéria „rozumné odchylky“ či interpretaci podmínek, kdy volba stejným počtem hlasů není „dobře možná“. S ohledem na rozmanitost spolkového života bude naplnění těchto pojmů ponecháno na spolcích samotných, zjevně by však nemělo jít o zcela zjevně nepřiměřený nepoměr (například v situaci, kdy jednoho delegáta budou volit čtyři členové a jiného 250 členů).⁷⁾ Stanovy, případně vnitřní předpisy spolku, mohou systém volby delegátů a stanovení reprezentativnosti jejich mandátů modifikovat např. takto:

V každém případě bude nutné, aby stanovy určily pravidla pro zařazení členů spolku do jednotlivých volebních obvodů delegátů. Základní zásadou bude, že každý člen spolku se zařazuje do některého z volebních obvodů a nikdo nesmí být zařazen do více volebních obvodů.

V občanském zákoníku není žádným způsobem řešen institut náhradníků delegátů. S ohledem na dispozitivnost právní úpravy spolkového práva lze připustit, že stanovy mohou určit, že se spolu s delegátem volí též náhradník delegáta, přičemž stanoví další pravidla (nastupování náhradníka při rezignaci delegáta, neúčasti delegáta na shromáždění a nastupování náhradníka, počet náhradníků a pořadí jejich zastupování, případně volbu nového delegáta a náhradníka v průběhu funkčního období). Nepochybně lze inspirovat i rozhodovací praxi soudů, která, byť se jedná o problematiku družstev, je aplikovatelná i na institut shromáždění delegátů spolku: ⁸⁾

V rozporu s účelem právní úpravy (navíc v případě zakotvení možnosti zvolit náhradníky delegáta) by zřejmě bylo oprávnění delegáta zmocnit pro konkrétní shromáždění jiného delegáta, aby za něho při jeho účasti hlasoval, jak umožňuje § 159 odst. 2 obč. zák. u členů volených orgánů právnických osob, tj. v obecných ustanoveních o právnických osobách. Tímto pravidlem by byl popřen základní princip delegačního systému, tedy že určité seskupení členů (volební obvod) reprezentuje těmito členy zvolený delegát. Stanovy mohou pravidlo o zmocnění jiného delegáta výslovně vyloučit (tedy delegát vykonává svoji funkci osobně). I v tomto ohledu však platí pravidlo, že každý delegát má při hlasování na shromáždění delegátů jen jeden hlas, i když byli jednotliví delegáti zvoleni rozdílným počtem hlasů přítomných členů spolku ve stanovených volebních obvodech.

Stanovy spolku, případně další vnitřní předpisy, by měly stanovit délku funkčního období delegátů (a náhradníků), případně stanovit, že se delegáti volí na každé jednotlivé shromáždění delegátů. Toto řešení však nebude praktické, neboť v případě vyšší frekvence zasedání shromáždění delegátů by si tato úprava vyžádala časté svolávání členů zařazených v jednotlivých volebních obvodech. S ohledem na skutečnost, že delegáti jsou členy orgánu spolku, uplatní se pravidlo zakotvené v § 246 odst. 1 obč. zák., tedy neurčí-li stanovy funkční období, je volební období pětileté.

Úprava procedurálních otázek svolávání a jednání shromáždění delegátů je věcí stanov. V případě, že budou stanovy mlčet, plně se aplikují pravidla stanovená pro členskou schůzi.

Problém může vyvolat otázka, z jakého počtu delegátů se má vycházet při stanovení kvora pro usnášeníschopnost a pro přijetí usnesení v případě, kdy jeden či více delegátů v daném volebním obvodě nebyl zvolen (ať už z toho důvodu, že se shromáždění členů v daném volebním obvodě vůbec nesešlo, delegáta nezvolilo či delegát se funkce vzdal a nový nebyl zvolen, případně neexistoval či nebyl zvolen náhradník). Otázka vzniká, zda se má počítat ze všech delegátů (tedy z tabulkového počtu dle počtu volebních obvodů a stanovené kvóty, tj. ze zvolených i z těch, kteří měli být, avšak nakonec nebyli zvoleni), anebo jen ze skutečně zvolených delegátů. Může totiž nastat situace, že bude zvolena méně než polovina všech delegátů, shromáždění delegátů by nebylo schopno platně jednat a usnášet se, v důsledku čehož by byla činnost spolku naprosto paralyzována.

⁹⁾

Tento výklad, a i případnou úpravu této problematiky ve stanovách spolku, lze opřít také o pravidlo zakotvené pro shromáždění delegátů družstva v § 691 ZOK:

K otázce usnášeníschopnosti shromáždění delegátů družstva se v minulosti vyjádřil i Nejvyšší soud: ¹⁰⁾

Část odborné literatury institut shromáždění delegátů kritizuje a nedoporučuje jej ve stanovách zakotvit.¹¹⁾ S ohledem na zachování možnosti osobního zapojení každého člena při rozhodování nejvyššího orgánu spolku doporučuje využití hlasování , korespondenčního hlasování či hlasování prostředky komunikace na dálku (internet apod.). Dle mého názoru v mnoha případech není ani tato forma vždy vhodná (možná) z důvodu časové a finanční náročnosti. Princip zastoupení členů na schůzi nejvyšších orgánů delegáty s mandátem zastupovat je a prezentovat jejich názory se stal běžnou součástí spolkového života v ČR. Vždy však bude záležet na konkrétní situaci. Je logické, že institut shromáždění delegátů nevyužijí spolky s početně nízkou členskou základnou či lokální působností. Naopak pro spolky s rozsáhlou, regionálně členitou členskou základnou, či se složitou organizační strukturou, bude tento institut vhodným řešením pro efektivní řízení a rozhodování spolku.