Nejvyšší orgán spolku

Ustanovení § 247 obč. zák. vymezuje základní charakteristiku nejvyššího orgánu spolku: „Nebudou-li stanovy obsahovat výslovné ustanovení, který orgán je orgánem nejvyšším, nastupuje zákonná domněnka, že jím je členská schůze. Zákon demonstrativním výčtem podává základní nejvyššího orgánu. Z uvedeného vyplývá, že tato působnost při rozhodování nejvyššího orgánu může být rozšířena, ale na druhou stranu lze i tyto vyjmenované svěřit do rukou jiného spolkového orgánu.

Ustanovení § 247 odst. 3 obč. zák. v druhé části věty obsahuje pravidlo, že: Stanovy tak mohou vyloučit aplikaci zákonných pravidel vztahujících se k členské schůzi, což v konkrétním případě může ve svém důsledku vést k možnosti vyloučit řadové členy z jakéhokoliv reálného vlivu na chod spolku. ¹⁾

Označení „členská schůze“ je pouze označením druhovým. Spolku je ponechána volnost v tom, jak tento orgán pojmenuje. Nejvyšší orgán tak může nést označení valná hromada, sjezd, sněm, konference, shromáždění členů apod. Pro označení všech orgánů platí obecné pravidlo, že nemohou být označeny takovým způsobem, který by vzbuzoval klamný dojem o jejich povaze.

Obecné pravidlo stanoví povinnost zakotvit v organizační struktuře spolku dva orgány (statutární a nejvyšší). Při této struktuře však není vyloučeno, aby nejvyšší orgán byl současně i orgánem statutárním. Spolek může být založen na autokratické struktuře vůdcovského typu,²⁾kdy se pravomoci obou orgánů soustředí v rukou jedné osoby. Tato koncepce není v rozporu s demokratickým právním řádem ani spolkovou autonomií. Je naopak věcí stanov a v rámci svobody spolčování na rozhodnutí každého člena (zájemce o členství), zda v takto organizačně pojatém spolku bude mít zájem figurovat. Na tuto koncepci myslí § 247 odst. 2 obč. zák. (opět pravidlo, které lze ve stanovách upravit odlišně), který stanoví zvláštní způsob rozhodování spolku v případě, že statutární orgán (s kompetencemi nejvyššího orgánu) není schopen vykonávat funkci po dobu delší než jeden měsíc (např. zemře či zanikne jeho jediný člen, všichni členové odstoupí). Uvedené nouzové pravidlo má za cíl odblokování situace, kdy se spolek stal nefunkčním a není osoby, která by jej řídila. Shromáždění členů se v takovém případě nestává standardním trvalým orgánem spolku; jde o svolaný „orgán“, který rozhoduje o záležitostech, jež měl v daném období rozhodnout statutární orgán. Není vyloučeno, aby toto shromáždění, s ohledem na nefunkčnost kumulace pravomocí statutárního a nejvyššího orgánu, změnilo formou změny stanov organizační strukturu, která zakotví klasickou bipartici obligatorních orgánů spolku.

Občanský zákoník na několika místech upravuje členské schůze; tyto však mohou stanovy svěřit orgánům jiným. Do členské schůze tak může být svěřeno:

Členská schůze, byť je v postavení nejvyššího orgánu spolku, na sebe nemůže atrahovat pravomoc rozhodnout ve věci, ve které je rozhodnutí ze stanov jednoznačně svěřeno jinému orgánu spolku.³⁾ Pakliže by k nerespektování vnitřních spolkových pravidel došlo, je dána možnost soudní ochrany člena, případně by se na usnesení členské schůze pohlíželo jako by nebylo přijato (§ 245 obč. zák.).

Identifikační kritérium tohoto zastupitelského orgánu spočívá v tom, že jde o orgán tvořený všemi členy spolku, kteří tak dostávají možnost demokraticky rozhodovat a podílet se na činnosti a směřování spolku. Nicméně stanovy mohou určit, že funkci nejvyššího orgánu nebude plnit toto shromáždění všech členů, ale jiný orgán (např. shromáždění delegátů – zástupců zvolených a reprezentující členy spolku, zástupců vyslaných pobočnými spolky, předsedové vnitřních organizačních útvarů spolku, členové starší 18 let, výkonný výbor či správní rada apod.). Pakliže stanovy budou mlčet, je nejvyšším orgánem členská schůze a aplikují se zákonná (poměrně podrobná) pravidla pro jednání členské schůze.

V praxi se vyskytují případy, kdy se člen spolku nechá na zasedání členské schůze zastoupit jinou osobou, kterou pro tyto účely zmocní k účasti a hlasování. V zákoně není výslovně uveden požadavek osobní účasti člena na zasedání. S ohledem na mlčení zákona a dispozitivnost většiny ustanovení upravujících spolkové právo je tak možné tuto variantu připustit, nevyloučí-li ji stanovy (stanovy například mohou omezit možnost zastoupení člena na zasedání jiným členem spolku). Analogicky bude možné uplatnit ustanovení § 159 odst. 2 obč. zák., který říká:

Rovněž není vyloučeno kumulativní zmocnění pro účast a rozhodování na zasedání členské schůze, tedy případ, kdy více nepřítomných členů zmocní jednoho jiného člena, a tento člen tak pro dané zasedání disponuje více mandáty (hlasy). V extrémním případě se tak může stát, že tento člen bude na zasedání disponovat většinou či dokonce všemi hlasy. V takovém případě může ze strany tohoto člena dojít ke zneužití hlasovacího práva k újmě spolku, s důsledky předvídanými v § 212 odst. 2 obč. zák.⁴⁾

Členská schůze nemá postavení stálého orgánu se stabilní činností, jedná se o orgán svolávaný pro každé zasedání zvlášť. Zákon stanoví, že se členská schůze koná jedenkrát do roka. ⁵⁾ Z tohoto lze usuzovat, že jde o pravidlo, od kterého se nelze odchýlit. Pakliže by spolek chtěl periodicitu zasedání členské schůze vázat například na délku funkčního (volebního) období spolkových orgánů, může ve stanovách zakotvit odlišnou úpravu fungování nejvyššího orgánu, přičemž již nepůjde o členskou schůzi ve smyslu obč. zák.

Není-li určeno jinak, svolává členskou schůzi statutární orgán. Z podstaty spolkové demokracie a ochrany členských práv vyplývá právo členů na svolání členské schůze. Jedná se o pozitivní úpravu, jež směřuje k možnosti členů domoci se projednání určitých záležitostí na členské schůzi. Ust. § 248 odst. 2 obč. zák. konstruuje povinnost statutárního orgánu členskou schůzi svolat z podnětu alespoň třetiny členů nebo kontrolního orgánu spolku. Stanovy mohou povinnost svolání doplnit, resp. rozšířit. Nabízí se více modifikací:

Platnost usnesení členské schůze spolku předpokládá, že ji svolají ty jeho orgány, které jsou k tomu podle stanov povolány.⁶⁾ Znamená to, že rozhodnutí členské schůze svolané k tomu nekompetentním orgánem mohou mít za následek nicotnost všech přijatých rozhodnutí (§ 245 obč. zák.). ⁷⁾

Členská schůze se svolá vhodným způsobem ve lhůtě určené stanovami, jinak nejméně 30 dnů před jejím konáním. Stanovy mohou připustit svolání písemnou pozvánkou, prostředky elektronické komunikace (e-mail, webové stránky, sociální sítě, SMS), ale i jinými způsoby (např. vyvěšením na „úřední desku“ v sídle spolku). Doporučuje se však, aby k zamezení následných sporů o platnost usnesení členské schůze bylo její zasedání svoláno prokazatelným a nezpochybnitelným způsobem. Určí-li stanovy pravidla pro oznámení konání členské schůze (např. doručení písemné pozvánky každému členovi), nelze svolat členskou schůzi pouze uveřejněním pozvánky v sídle spolku či na webových stránkách. Uvedené porušení stanov by mohlo mít za následek možnost nezúčastněných členů domáhat se vyslovení neplatnosti rozhodnutí dané členské schůze prostřednictvím soudu. Soud by však neplatnost nevyslovil, jednalo-li by se o porušení stanov, nemající zásadní dopad na porušení práv členů, jež se domáhají soudní ochrany.⁸⁾

Občanský zákoník stanoví lhůtu ke svolání členské schůze, která je stanovena na třicet dnů. Bude samozřejmě záležet na spolku, kterak tuto lhůtu upraví. U větších spolků s mnoha členy či složitou organizační strukturou bude i tato lhůta krátká. Nicméně lze tuto lhůtu považovat za a spolek ji bude moci ve svých stanovách i zkrátit.⁹⁾ Rozhodným dnem pro počítání této lhůty je den konání členské schůze; tento den se do uvedené lhůty nezapočítává.¹⁰⁾

Vzhledem k tomu, že pozvánka k jednání členské schůze je považována za právní jednání, musí splňovat kritéria určitosti a srozumitelnosti (§ 545 obč. zák). Občanský zákoník stanoví minimální požadavky na obsah pozvánky, kterými jsou místo, čas a pořad zasedání. Pořad jednání nemusí být rozveden do všech podrobností; pozvánka nemusí obsahovat výčet procedurálních bodů programu (např. volba pracovních orgánů členské schůze), které se opakují na každé členské schůzi (a tato pravidla jsou zakotvena např. v jednacím řádu členské schůze). Jejich neuvedení v programu jednání nemá dopad na vymezení práv a povinností členů spolku do budoucna.¹¹⁾

Nebude vždy možné, aby se členské schůze zúčastnili všichni členové spolku. Jednání má být však svoláno tak, aby co nejméně omezovalo možnost členů se jej zúčastnit, což konvenuje s právem členů spolku podílet se na rozhodování spolku. Nebude tak vhodné svolat členskou schůzi na pracovní den dopoledne, je-li většina členů spolku pracujících a s ohledem na pracovní dobu by nebyli schopni se zasedání zúčastnit. Rovněž nebude vhodné zvolit jako místo konání členské schůze takovým způsobem, který by fakticky znemožnil účast členů na jednání (např. v zahraničí či na druhém konci republiky, než je jeho sídlo, resp. na kterémžto území vykonává spolek činnost). Co se týče místa konání členské schůze, není nutné, aby se vždy konala v sídle spolku (s ohledem na množství členů spolku to ani nebude kapacitně možné). Bude však nezbytné, aby místo konání bylo na pozvánce uvedeno dostatečně určitě (plná adresa, tj. ulice, číslo domu, obec, případně název místa, jenž bude jednoznačný a nevyvolá možnost záměny, např. „v sídle spolku“) a nevyvolalo mylnou představu. Dostatečné tak nebude uvedení pouze obce, ve kterém se má zasedání konat. Rozhodné však budou vždy konkrétní okolnosti toho kterého případu.¹²⁾

K ochraně zájmů toho, kdo zasedání členské schůze svolává, je upravena možnost měnit a doplňovat program členské schůze pouze s jeho souhlasem. Záležitost, která nebyla zařazena na pořad zasedání při jeho ohlášení, lze rozhodnout jen za účasti a se souhlasem všech členů spolku oprávněných hlasovat. Nebude tak moci dojít k situaci, kdy by členská schůze „nečekaně“ rozhodovala o otázkách, které nebyly předem ohlášeny a členové tak neměli možnost se s nimi seznámit.

Odložením se rozumí posunutí data zasedání na jiný termín. Zákon nevymezuje důvody, proč se tak může stát. Může jít např. o situace, kdy se velká část členů z jednání omluví, nejsou včas připraveny materiály k projednání, objevily se nové okolnosti, konat schůzi není možno s ohledem na nemožnost sejít se na původně ohlášeném místě, nastala určitá krizová situace (povodeň) apod. K ochraně členů zákon stanoví, že toto odvolání nebo odložení členské schůze je třeba sdělit stejným způsobem, jakým byla svolána. Odvolat nebo odložit členskou schůzi může zásadně jen ten, kdo ji svolal. Zároveň se stanoví ochranné pravidlo, je-li svolavatelem osoba podle § 248 odst. 2 obč. zák. V takovém případě může být členská schůze odvolána pouze k návrhu nebo se souhlasem osoby (orgánu), který členskou schůzi svolal. Je-li členská schůze odvolána nebo odložena méně než týden před oznámeným datem zasedání, nahradí spolek členům, kteří se na zasedání dostavili podle pozvánky, účelně vynaložené náklady (tj. zejména cestovné, náklady spojené s ubytováním).

Součástí souboru práv členů spolku jsou i práva související s účastí na členské schůzi. Ty lze vymezit následujícím způsobem:

Člen spolku právo na informace, resp. na vysvětlení záležitostí spolku, které se vztahují k předmětu zasedání členské schůze. Právě z důvodu, aby měl člen možnost se na jednání členské schůze připravit (formulovat dotazy), je třeba členskou schůzi svolat předem a v ohlášení vymezit pořad jednání. Předsedající schůze nemůže požadavek na dotaz odmítnout. Pakliže vznese člen dotaz k problematice, jenž je předmětem jednání členské schůze, je porušením práva člena spolku, odmítne-li předsedající podat požadované vysvětlení přímo na zasedání s tím, že na položené dotazy následně odpoví písemnou formou. Požaduje-li člen vysvětlení záležitostí týkajících se spolku, je-li takové vysvětlení potřebné pro posouzení předmětu jednání členské schůze, je předsedající (či jiný kompetentní orgán) povinen mu potřebná vysvětlení poskytnout přímo na jednání členské schůze. S takovými požadavky svolavatel musí počítat a jeho povinností je se na takové případné dotazy připravit, případně zajistit účast osob, které disponují informacemi potřebnými pro zodpovězení těchto dotazů¹³⁾ (lze si tak např. představit situaci, kdy bude projednáván rozpočet spolku; v takovém případě bude vhodná účast ekonoma spolku). Lze si představit situaci, že stanovy či vnitřní předpisy upraví situace, kdy informaci, která se nevztahuje bezprostředně k pořadu jednání členské schůze, a nebude ji možno poskytnout okamžitě, bude poskytnuta členovi v určité lhůtě. Za nepřiměřený nelze v takovém případě považovat požadavek písemné formy dotazu (a stejně tak písemné formy odpovědi s možností zveřejnění všem členům spolku).

Současně je stanoveno omezení práva na vysvětlení spočívající v nemožnosti poskytnout informaci, kterou zákon zakazuje uveřejnit (osobní údaje, utajované skutečnosti), či jejíž prozrazení by spolku způsobilo vážnou újmu.

Rozhodování členské schůze je postaveno na zásadě, že každý člen má jeden hlas. Členská schůze je schopna usnášet se za účasti většiny členů spolku. Usnášeníschopnost je vyjádřením přítomnosti takového počtu osob, který je dostačující pro to, aby členská schůze mohla platně jednat a přijímat rozhodnutí.¹⁴⁾ Usnesení přijímá členská schůze většinou hlasů členů přítomných v době usnášení. Nedodržení těchto pravidel je na základě návrhu člena důvodem k soudnímu vyslovení neplatnosti daného rozhodnutí.

Jelikož je členská schůze kolektivním orgánem, je třeba vnímat tato pravidla jako kogentní; je však možné se od nich odchýlit pouze směrem nahoru (stanovit vyšší kvora, tzv. kvalifikovanou většinu pro usnášeníschopnost i pro přijetí rozhodnutí).¹⁵⁾ Může jít například o dvoutřetinovou či tříčtvrtinovou většinu hlasů přítomných členů, či nadpoloviční většinu počítanou nikoliv z přítomných, ale ze všech členů spolku. Je však třeba mít při stanovení těchto kvor na paměti možné ochromení či výrazné ztížení rozhodovacích procesů ve spolku. Členská schůze nemůže být nikdy schopná usnášení bez ohledu na počet přítomných členů, takové pravidlo nemohou připustit ani stanovy.

V soudní praxi se řešilo mnoho případů návrhů na vyslovení neplatnosti rozhodnutí členské schůze spolku z důvodu toho, že dané rozhodnutí bylo přijato k tomu nezpůsobilými členy (například bylo sporné, zda určitý člen byl v době rozhodování vůbec členem spolku, zda byl delegát na členskou schůzi platně zvolen apod.). Nejvyšší soud k tomu zaujal následující stanovisko: ¹⁶⁾

Stanovy mohou upravit, že lze jednat s využitím technických prostředků (videokonference, telekonference, skype, telefon), a nebude tak nutné, aby se člen na zasedání fyzicky dostavil.

Zákon stanoví některá základní pravidla pro jednání členské schůze; ty lze shrnout následujícím výčtem:

V případě, že byla v průběhu zasedání členské schůze projednána a schválena dílčí usnesení, nemá žádný význam pro platnost těchto dílčích usnesení, je-li na závěr jednání hlasováno o usnesení jako celku; jedná se pouze o rekapitulaci předchozích dílčích usnesení.¹⁸⁾ Takováto praxe je spíše nevhodná a může vést k pochybnostem o platnosti dílčích usnesení členské schůze, např. v případě neschválení tohoto závěrečného usnesení, či v případě, že by některé návrhy na usnesení nebyly v průběhu jednání přijaty (usnesení by tedy nevzniklo), avšak v závěrečném (shrnujícím) usnesení by se objevily.

Pro případ, že členská schůze nebyla při svém zasedání schopná se usnášet, konstruuje § 257 obč. zák. institut náhradní členské schůze. Jedná se o nouzové řešení bránící naprostému ochromení činnosti spolku. Může jít o případy, kdy členská schůze není schopná se usnášet od samého počátku (při zahájení nebylo přítomno dostatečné množství členů) či se stala neusnášeníschopnou v průběhu jejího zasedání (určité množství přítomných členů jednání opustilo).

V tomto případě svolavatel svolá novou pozvánkou ve lhůtě patnácti dnů od předchozího zasedání členskou schůzi na náhradní zasedání. Z pozvánky musí být zřejmé, že se jedná o náhradní zasedání členské schůze. Náhradní zasedání členské schůze se musí konat nejpozději do šesti týdnů ode dne, na který bylo zasedání členské schůze předtím svoláno. Na náhradním zasedání může členská schůze jednat jen o záležitostech zařazených na pořad předchozího zasedání. V případě náhradní členské schůze je možné usnesení přijmout za účasti libovolného počtu členů, ledaže stanovy určí něco jiného, tj. stanoví hranici pro schopnost se usnášet.

Z dikce ustanovení § 257 odst. 1 obč. zák. vyplývá, že nebude možné, aby stanovy obsahovaly úpravu, kdy se náhradní členská schůze koná například po 30 minutách od zahájení „řádného“ zasedání členské schůze, na kterém bylo zjištěno a konstatováno, že není schopná usnášet se. V tomto případě by sice byla splněna lhůta pro svolání (15 dnů) i pro konání (6 týdnů) náhradní členské schůze, ovšem rozeslání pozvánky se stejným programem a s informací, že je svoláno náhradní zasedání členské schůze, by zřejmě bylo technicky nemožné provést, zejména vůči nepřítomným členům spolku. Navíc by účast na náhradním zasedání nebyla umožněna členům, kteří se neúčastnili řádného zasedání, neboť bezprostředním konáním náhradního zasedání (navazujícím na řádné zasedání členské schůze) by nebylo umožněno rozeslání pozvánky v dostatečném předstihu, a tito nepřítomní členové by se o konání náhradního zasedání vůbec nedozvěděli. Výše uvedená úprava sice umožňuje operativní rozhodování spolku při nedostatečném množství přítomných členů pro rozhodování řádného zasedání členské schůze, z hlediska ochrany práv členů spolku (na účast a rozhodování na zasedání členské schůze, a na informace) je třeba tuto úpravu shledat jako rozpornou s účelem a smyslem zákona, a takovéto ustanovení stanov by mělo být shledáno jako neplatné (§ 580 odst. 1 obč. zák.).

Výstupem z jednání členské schůze (dokumentem osvědčujícím její průběh a doklad o přijetí příslušných usnesení) je zápis. Zákon předpokládá prostou písemnou formu (arg. „nahlížet“), stanovy však mohou vyžadovat formu přísnější (úředně ověřené podpisy činovníků schůze či formu notářského zápisu, např. pro volbu orgánů spolku). Zápis slouží jako podklad pro činnost spolku, listina požadovaná k návrhu na zápis do spolkového rejstříku (v případě volby orgánů zapisovaných do rejstříku, rozhodování o změně stanov apod.), doklad pro možný soudní přezkum, a také aby se i nepřítomní členové dozvěděli o záležitostech, o kterých členská schůze rozhodovala.

Zákon klade povinnost zajistit vyhotovení zápisu statutárnímu orgánu do třiceti dnů od jejích ukončení. To však neznamená, že by bylo nezbytné, aby zápis fyzicky zpracovával on; v praxi spíše půjde buď o zapisovatele zvoleného členskou schůzí, nebo pracovníky sekretariátu či jiných útvarů spolku.

Zákon stanoví minimální obsahové náležitosti zápisu; ze zápisu musí být patrné:

Zákon dává právo členům spolku nahlížet do tohoto zápisu; podrobnosti určí stanovy. Toto právo však nelze omezit nebo úplně vyloučit, neboť právo na informace o spolkových záležitostech je jedním ze základních práv členů spolku. Povinnosti spolku může být učiněno zadost zasláním zápisu členům, zveřejnění na webových stránkách nebo ve spolkovém časopise, či uložením v sídle spolku.