Kontrolní komise spolku

Kontrolní komise je upravena v § 262 až 264 obč. zák. Zákon koncipuje kontrolní komisi jako nepovinný orgán spolku, je věcí stanov, zda bude zřízena. Zákon však v případě jejího zřízení stanoví pravidla pro ustavení členů a pro vymezení její působnosti. Zřídí-li tedy spolek kontrolní komisi, bude nutné respektovat minimální pravidla daná zákonem. Tato ustanovení jsou , lze se od nich odchýlit, ale pouze ve směru „přísnějším“. To se jeví jako nezbytné zejména z důvodu, že spolek dává zřízením tohoto orgánu najevo, že má upraven systém vnitřní kontroly.

Dle § 25 odst. 1 písm. h) zákona č. 340/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „rejstříkový zákon“), se do veřejného rejstříku zapíší údaje o kontrolním orgánu a jeho členech v tomto rozsahu:

Rejstříkový zákon se ve výše uvedeném ustanovení zmiňuje obecně o kontrolním orgánu jako o skutečnosti zapisované do veřejného rejstříku. Speciální ustanovení o spolkovém rejstříku problematiku zápisu kontrolní komise spolku neobsahují. Interaktivní formulář pro návrh na zápis skutečností do spolkového rejstříku dostupný na www.justice.cz však obsahuje v případě zápisu spolku u části „Kontrolní orgán“ tuto informaci:

Z výše uvedeného vyplývá, že do spolkového rejstříku lze zapsat pouze kontrolní komisi (resp. údaje o jejích členech), která je ustavena ve smyslu § 262 obč. zák. Pakliže spolek ustaví kontrolní orgán nesplňující základní požadavky zákona (například dvoučlennou kontrolní komisi, revizora jako individuální orgán apod.), nebudou členové těchto orgánů zapsáni do spolkového rejstříku. Není však vyloučeno, aby spolek požádal o zápis tohoto kontrolního orgánu v rámci zápisu dalších skutečností dle § 25 odst. 1 písm. k) rejstříkového zákona, má-li na tom spolek právní zájem.

Zápis členů kontrolní komise má pouze (osvědčující) charakter, což znamená, že funkce vzniká již okamžikem zvolení, leda že by stanovy či orgán oprávněný k volbě stanovil, že funkce vzniká až dnem zápisu do spolkového rejstříku; pak by měl tento zápis charakter.

Podobně jako u rozhodčí komise spolku vyvstává otázka, zda i kontrolní komise nezapsaná do spolkového rejstříku, byť splňující požadavky obč. zák., je kontrolní komisí spolku ve smyslu § 262 obč. zák. Za použití stejných argumentů jako v případě rozhodčí komise spolku¹⁾ lze konstatovat, že povahu kontrolní komise ve smyslu obč. zák. bude mít i orgán, který nebude zapsán do spolkového rejstříku.

Původní ideou zákonodárce bylo zakotvení povinnosti zřídit kontrolní orgán právnickými osobami se statusem veřejné prospěšnosti, resp. její zřízení mělo být podmínkou získání tohoto statusu. Snaha byla motivována skutečností, že právnická osoba se statusem veřejné prospěšnosti bude čerpat nadstandardní nepřímé výhody (typicky daňové úlevy). Záměr povinného zřízení kontrolního orgánu pro subjekty ucházející se o získání statusu veřejné prospěšnosti byl promítnut jak do vládního návrhu zákona o statusu veřejné prospěšnosti,²⁾ který byl však v září roku 2013 zamítnut Senátem Parlamentu ČR, tak i do vládního návrhu zákona o statusu veřejné prospěšnosti,³⁾ k němuž byl však v polovině roku 2017 přijat komplexní pozměňovací návrh. Zákon č. 303/2017 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti se zrušením statusu veřejné prospěšnosti, nabude účinnosti dnem 1. 1. 2018. Tento zákon zrušil v obč. zák. ustanovení týkající se možnosti zápisu statusu veřejné prospěšnosti do veřejného rejstříku. Reálně tak došlo k tomu, že vymezení kritérií pro veřejné prospěšné subjekty v § 146 obč. zák. zůstalo, ale již není stanoven předpoklad formálního získání statusu veřejné prospěšnosti a jeho zápis do veřejného rejstříku.

S ohledem na výše uvedený legislativní stav postrádají smysl diskuse o tom, zda v případě existence pobočných spolků v hlavním spolku se statusem veřejné prospěšnosti je nutné, aby každý pobočný spolek měl ustanovenu kontrolní komisi ve smyslu obč. zák.

Stanovy mohou určit, že i pobočné spolky budou mít ustaven kontrolní orgán, ať už kontrolní komisi ve smyslu obč. zák., nebo revizora jako individuální orgán. Půjde-li o kontrolní komisi pobočného spolku ve smyslu obč. zák., bude nutné dodržet zákonem stanovené podmínky (minimální počet členů, neslučitelnost funkcí, kreační pravomoc).

Stejně jako je kontrolní komise hlavního spolku fakultativním orgánem, záleží na spolku, zda zřídí kontrolní komise u pobočných spolků. Stanovy hlavního spolku mohou stanovit působnost kontrolní komise i ve vztahu k pobočným spolkům.

Pojmenování „kontrolní komise“ je druhovým označením, stanovy spolku mohou zvolit jiné označení (revizní komise, dozorčí komise, dozorčí rada), avšak takové, které nebude klamavé. Orgán kontrolního typu by tak například nemohl být pojmenován rozhodčí komise.

Zákon stanoví minimální počet členů na tři. Je věcí stanov, kterak (vyšším počtem) počet členů vymezí, pod tento zákonný limit však jít nelze. Obč. zák. neobsahuje ani ustanovení, že by počet členů kontrolní komise musel být nutně lichý.

Není vyloučeno, aby členy kontrolní komise byly právnické osoby,⁴⁾ stejně tak je přípustné, aby členem kontrolní komise byl nečlen spolku. Obecným požadavkem na členy volených orgánů spolku je plná svéprávnost. To platí jak pro fyzické osoby – členy orgánů, tak pro fyzické osoby, které zastupují ve funkci člena – právnickou osobu. Stanovy či vnitřní předpisy spolku mohou obsahovat další kvalifikační požadavky na členství v kontrolní komisi – minimální věk, vzdělání či praxi v určitém oboru nebo členství v určitém orgánu spolku po stanovenou minimální dobu.

S ohledem na skutečnost, že kontrolní komise není obligatorním orgánem, může spolek zřídit například funkci revizora či kontrolora jako individuální orgán spolku. V tomto směru však nepůjde o kontrolní komisi ve smyslu obč. zák. a jeho působnost bude nutné upravit v plném rozsahu ve stanovách.

Neurčí-li stanovy funkční období členů kontrolní komise spolku, je toto období pětileté, stejně jako u dalších orgánů spolku (§ 246 odst. 1 obč. zák.).

Zákon neurčuje, kdo kontrolní komisi řídí. Z toho lze soudit, že tato věc je plně v dispozici stanov, případně vnitřního předpisu. Jeví se praktickým předsedu, popřípadě místopředsedu kontrolní komise určit, neboť tak bude jasně vymezeno, kdo její činnost řídí, svolává zasedání apod. Předsedovi kontrolní komise může být například dána pravomoc účastnit se statutárních jednání či jednání výkonných orgánů s poradním hlasem.

Zákon nestanoví, jak mají být předseda a místopředseda kontrolní komise zvoleni a odvoláváni. Mohou být tedy voleni samotnou kontrolní komisí z řad jejich členů či orgánem, který je povolán k volbě „řadových“ členů kontrolní komise. Pokud jsou předseda a místopředseda voleni jiným orgánem, pak je z funkce může odvolat pouze tento orgán, nikoliv kontrolní komise.

I na fungování kontrolní komise může být aplikován institut kooptace dle § 246 odst. 2 obč. zák., neurčí-li stanovy jinak. Formou kooptace mohou členové volených orgánů spolku, jejichž počet neklesl pod polovinu, zvolit náhradní členy do nejbližšího zasedání orgánu příslušného k volbě. Není tak nutné v případě rezignace například jednoho člena kontrolní komise svolávat orgán příslušný k volbě (například členskou schůzi). Samotná kontrolní komise, za podmínky způsobilosti k usnášení, může zvolit chybějící členy. těchto náhradních členů bude vykonáván ve stejném rozsahu jako u ostatních členů kontrolní komise s tím, že trvá do nejbližšího zasedání orgánu příslušného k volbě. Zasedání tohoto orgánu může být svoláno za jiným účelem, než je volba všech členů kontrolní komise (těmto řádným členům ještě nemusí uplynout funkční období), v takovém případě by však byla na pořadu jednání obligatorně volba členů za odstoupivší členy, kteří byli nahrazeni náhradními členy v rámci procesu kooptace.

Vzhledem k postavení kontrolní komise v organizační struktuře spolku jako orgánu kompetentního k provádění vnitřní kontroly je nutné, aby komise byla nezávislá na statutárních a výkonných orgánech spolku a mohla je řádně a objektivně kontrolovat. V tomto pohledu je nepřípustné, aby její členy jmenoval statutární orgán spolku. K takovému ustanovení se ve stanovách nepřihlíží. V případě, že by členská schůze přijala text stanov v tomto duchu, jednalo by se co do této části o nicotné rozhodnutí členské schůze ve smyslu § 245 obč. zák. V takovém případě by platilo, že stanovy žádný jiný orgán s kreační pravomocí nezakotvily, tudíž členy kontrolní komise bude volit a odvolávat členská schůze.

Neurčí-li stanovy jinak, jmenuje a odvolává členy kontrolní komise členská schůze. Tento koncept je správný, neboť zaručuje nezávislost kontrolní komise na výkonných orgánech. Zákon však připouští, aby členové kontrolní komise byli jmenováni a odvolávání jiným orgánem než členskou schůzí, stanovy mohou tuto pravomoc vložit do rukou výboru (který ovšem nebude statutárním orgánem). Toto řešení je přípustné, avšak ne zcela vhodné, neboť má-li kreační pravomoc vůči kontrolnímu orgánu kontrolovaný (výbor), právě tato okolnost neposkytuje záruku provádění nezávislé kontroly a systém vnitřní kontroly se tak do jisté míry stává fakticky neúčinným.

V této souvislosti je však nutné poukázat na § 247 odst. 2 obč. zák., který zakotvuje možnost, aby statutární orgán byl i nejvyšším orgánem spolku s oprávněním dle § 247 odst. 1 obč. zák. (určit hlavní zaměření činnosti spolku, rozhodovat o změně stanov, schválit výsledek hospodaření spolku, hodnotit činnost dalších orgánů spolku i jejich členů a rozhodnout o zrušení spolku s likvidací nebo o jeho přeměně). Nezávislost kontrolní komise na statutárním orgánu tak může být pouze zdánlivá. Přestože statutární orgán nemá ze zákona možnost jmenovat a odvolávat kontrolní komisi, ve výše uvedeném případě tak může činit cestou změn stanov, a má tedy možnost kdykoliv prostřednictvím změny stanov kontrolní komisi jako takovou zrušit.

S ohledem na podstatu činnosti kontrolní komise a v návaznosti na předchozí pravidla obč. zák. stanoví neslučitelnost funkce člena kontrolní komise s členstvím ve statutárním orgánu a s funkcí likvidátora. Je tak zakotven požadavek, aby člen kontrolní komise nebyl ovlivněn při své kontrolní činnosti působením v řídicích orgánech spolku, které kontroluje. Zákon zároveň dává možnost ve stanovách upravit neslučitelnost funkce člena kontrolní komise s členstvím v dalších orgánech spolku, například s členstvím ve výboru (radě, předsednictvu) za předpokladu, že nejde o kolektivní statutární orgán, ale také s výkonem pracovněprávního vztahu vůči spolku. Stanovy mohou tuto neslučitelnost formulovat například tímto způsobem: „.“

Obecně lze doporučit, aby stanovy zakotvily neslučitelnost členství v kontrolní komisi s členstvím v jiných orgánech spolku, neboť jen tak bude zaručena nezávislost kontrolní komise na vnitřních poměrech spolku. V případě spolků s malým počtem členů, kde by toto „zdvojení“ funkcí mohlo nastat, se jeví racionálním kontrolní komisi nezřizovat, aby se její postavení nestalo pouze formálním.

Zákon vymezuje kontrolní komise pouze rámcově. Dle § 263 obč. zák.

Kontrolní komise není pouze orgánem, který vykonává kontrolní činnost ve vztahu k hospodaření spolku, ale její působnost je zaměřena na veškeré aktivity spolku. Kontrolní komise dohlíží na to, zda se činnost spolku odehrává v souladu se stanovami (a dalšími vnitřními předpisy spolku) a dalšími právními předpisy. Není vyloučeno, aby stanovy (případně k jejich provedení vnitřní předpis spolku, například kontrolní nebo revizní řád, jednací řád kontrolní komise či organizační řád spolku) působnost kontrolní komise ještě rozšířily či konkretizovaly náplň oprávnění uvedených v zákoně. Kontrolní komisí tak může být například založena působnost v oblasti projednávání a vyřizování stížností členů na činnost orgánů spolku. Mnohé spolky mají ve svých interních dokumentech například stanovenou povinnost, aby kontrolní komise provedla nejméně jednou za rok kontrolu hospodaření, čerpání dotací či nakládání s majetkem spolku, a podala o tom zprávu příslušnému orgánu. V případě ustavení pobočných spolků se budou oprávnění kontrolní komise vztahovat i na ně.

Zákon stanovuje kontrolní komisi informační povinnost vůči statutárnímu orgánu (případně dalším orgánům určených stanovami, typicky členské schůzi) týkající se zjištěných nedostatků. Je opět věcí stanov, jak konkrétně tyto záležitosti upraví. Mohou tak určit, že v případě nezjednání nápravy předloží kontrolní komise svá zjištění k projednání výkonnému orgánu či členské schůzi či oprávnění příslušný orgán sama svolat, vyžadují-li to zájmy spolku. V případě, že by v tomto ohledu byla kontrolní komise nečinná, mohlo by se jednat o porušení povinnosti výkonu funkce s péčí řádného hospodáře (§ 159 odst. 1 obč. zák.) s možností vzniku odpovědnosti za způsobenou škodu.

K realizaci své kontrolní činnosti musí mít členové kontrolní komise příslušné . Dle § 264 obč. zák. . Zákon tak předpokládá součinnost členů, orgánů a zaměstnanců spolku při kontrolní činnosti a zároveň dává právo členům kontrolní komise od výše uvedených osob vyžadovat doklady a vysvětlení k jednotlivým záležitostem. Zákon toto oprávnění dává konkrétně „pověřenému členovi“ kontrolní komise, aniž by stanovil podrobnosti. To bude věcí stanov či dalších interních dokumentů.

Kontrolní komise může kontrolní činnost provádět všemi svými členy. Není však vyloučeno, aby kontrolu v určité věci prováděla jen určenými členy (kontrolní skupinou). Vedoucí této kontrolní skupiny (případně doplněné i osoby mimo kontrolní komisi, umožňují-li to stanovy či vnitřní předpis spolku), pak může být oním „pověřeným členem“. Pověření člena kontrolní komise či ustavení kontrolní skupiny by mělo být zaznamenáno v zápise z jednání kontrolní komise či by pověření členové měli být vybaveni pověřením vydaným kontrolní komisí, resp. předsedou, avšak ze zákona neplyne povinnost písemné formy.

Jako praktické se jeví upravit otázky spojené s fungováním kontrolní komise ve vnitřním předpise spolku. Tento předpis by měl upravit alespoň následující otázky: