Dosud využíváme klasických obálek, sáčkujeme do nich výplatní pásky. Máme záměr tento postup zrušit a využít personálního portálu, který nám náš software umožňuje. Každý zaměstnanec má individuální přihlašovací heslo, kde každý měsíc může výplatní pásky tisknout nebo jen nahlížet, dívat se do historie atd. Musíme mít písemný souhlas, že výplatní pásky se budou předávat přes portál? Nebo to rozhodnutím můžeme jednostranně stanovit, že s účinností od tehdy budou výplatní pásky předávány výhradně přes portál?
Elektronická výplatní páska
JUDr.
Bořivoj
Šubrt,
ID 18891
Odpověď:
Podle ustanovení § 142 odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), je zaměstnavatel povinen při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. Umístění těchto dokladů na personálním portálu firmy je odchýlením se od zákona, které je možné, a to za podmínek stanovených v ustanovení § 1 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoníku (dále jen „OZ“), a v § 4a odst. 2 ZP. Ten požaduje, aby odchýlení se týkající se práv zaměstnanců bylo sjednáno smlouvou (kolektivní nebo individuální) nebo stanoveno vnitřním předpisem. Je tedy možné tento postup uvést i ve vnitřním předpisu zaměstnavatele a souhlas jednotlivých zaměstnanců je možný, ale není nutný. To platí tím spíše, že podle ustanovení § 562 odst. 1 OZ je písemná forma zachována při právním jednání, učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky, umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Předání potvrzení o zúčtování mzdy (mzdového lístku) není ani právním jednáním, jde vlastně o potvrzení faktických skutečností. Důležité je zajištění ochrany údajů uvedených v tomto potvrzení tak, aby k nim neměla přístup jiná osoba než příslušný zaměstnanec, což podle vašeho dotazu máte zajištěno prostřednictvím hesel.