Pomalu, ale jistě v datových schránkách

Než přistoupím k popisu změn, ke kterým od spuštění ISDS došlo, uvedu heslovitě několik parametrů a faktů, které se datových schránek týkají:

Základní legislativní rámec pro datové schránky představuje zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „ZOE“), se dvěma doprovodnými vyhláškami, konkrétně č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované dokumentů, a č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek.

Systémem datových schránek prošlo ke dni 30.4.2016 více než 352 milionů zpráv.¹⁾

Během ledna a února 2016 bylo podáno 14 tisíc, resp. 8 tisíc žádostí o zřízení datové schránky, počet držitelů tak již přesáhl 145 tisíc,²⁾ přičemž datových schránek je zřízeno než 730 tisíc.

Přibývají možnosti, jak využít datovou schránku nejen pro přijímání a odesílání písemností, ale i k ověření identity (autentizaci, identifikaci) podávajícího v jiných systémech státní správy, jakými jsou např. ePortál ČSSZ, ePortál GOV ad.

ISDS se vypořádal se všemi přídavnými komponentami () a k jeho používání dnes již žádné nejsou potřeba. Bez problémů lze k datovým schránkám přistupovat prostřednictvím běžných webových prohlížečů jako MS Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla anebo nový Microsoft Edge pro Windows 10.

Po uvedení ISDS do ostrého provozu v roce 2009 došlo postupně k několika změnám ve smyslu rozšíření funkcionality datových schránek. Doplněny byly možnosti načtení uložených datových zpráv, využívání kreditu a krátkodobé úložiště souborů.

Některé funkce jsou v datových schránkách nabízeny ve formě placených služeb. Jedná se o , které slouží ke komunikaci mezi fyzickými a právnickými osobami navzájem, a dále o České pošty, což je úložiště, kam mohou být přemístěny doručené zprávy, dříve než budou ve schránce smazány po uplynutí devadesátidenní lhůty. Tyto služby jsou poskytovány buď na základě smlouvy s Českou poštou s následným vyúčtováním, anebo může být použit předplacený kredit, který funguje podobným způsobem jako u mobilních telefonů. Dostupný je po přihlášení do datové schránky, kdy v pravé části najdete mezi doplňkovými službami také možnost . Použitím této volby získáte informaci o výši kreditu, případně jej můžete navýšit neboli dobít. K dispozici je přesměrování na Internetbanking řady bank, platba kartou VISA nebo MasterCard i platba prostřednictvím PaySec. Doručení dokladu o platbě si můžete vyžádat přímo do předmětné datové schránky.

V datové schránce si pak můžete zobrazit výpis transakcí, navíc s řadou výběrů, filtrů a také s možností exportu do formátů CSV či XLS, které lze dále zpracovat řadou běžných software.

V části si lze v zvolit systémové zprávy ve vztahu ke kreditu, které vám bude ISDS odesílat, konkrétně upozornění na nízký stav kreditu nebo vypršení jeho platnosti.

Jestliže uplyne od doručení datové zprávy devadesát dnů, je ze schránky vymazána, z toho důvodu musí být zprávy kopírovány a ukládány, ať již na lokální disk, USB flash disk či jiná úložiště. Takovou kopii zpráv vytvářejí (většinou automaticky) také obslužné software typu Datovka či Rekomando. V nich je později možné se ke zprávám vrátit, znovu je otevřít, prohlížet apod.

Pokud ale žádný takový software nevyužíváte nebo jej právě nemáte k dispozici, bude pro vás užitečná nová funkce , kterou najdete v datové schránce na liště spolu s dalšími volbami pro práci se zprávou.

Načíst můžete datovou zprávu uloženou kdekoli, tedy na vašem počítači, flash disku nebo vzdáleném serveru apod. Podmínkou úspěšného načtení je ale správný formát uložené zprávy, tedy s příponou ZFO,³⁾ je to další z důvodů, proč musí být datové zprávy ze schránky vždy ukládány kompletní, včetně obálky.

Po načtení můžete se zprávou pracovat takřka stejně, jako kdyby byla uložena v datové schránce, to znamená otevírat a prohlížet si její přílohy, procházet údaje z obálky a doručenky, přeposlat zprávu do jiné schránky, vytisknout ji anebo přerazítkovat novým časovým razítkem. Chybí pouze možnost odeslání k autorizované konverzi do listinné podoby.

Pro subjekty, které využívají datové schránky, se může jako velmi užitná funkce osvědčit ukládání souborů krátkodobě přímo v datové schránce. S určitou nadsázkou by se dalo říci, že se jedná o cloudovou službu zabezpečeného úložiště, do něhož mohou být vkládány soubory (písemnosti) určené k pozdějšímu použití.

Omezení, která jsou na takto vkládané soubory kladena, odpovídají požadavkům na přílohy datových zpráv, to znamená především maximální velikost 20 MB⁴⁾ v souladu se zněním § 5 vyhlášky č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. Dále je možné vkládat pouze soubory ve formátech uvedených v příloze č. 3 výše uvedené vyhlášky, v žádném případě nejsou povoleny spustitelné programy nebo ZIP či RAR soubory apod.

Při vkládání souboru (písemnosti) jej můžete vybrat v podstatě odkudkoli, tedy z lokálního disku, externího úložiště nebo vzdáleného serveru, dále můžete připojit stručný popis a určit, pro koho bude soubor viditelný. Na výběr jsou volby - , anebo .

Maximální množství souborů, které je možné do úložiště vložit, je omezeno na třicet a doba jejich uložení pak na patnáct dnů. Počet dnů zbývajících do vymazání souboru vidíte u každého z nich na přehledu, společně s názvem, popisem, uvedením osoby, která soubor do datové schránky vložila, datem a časem vložení a viditelností.

V přehledu souborů můžete použít funkci vyhledávání podle názvu, resp. části názvu, upravit popis a viditelnost, nahradit uložený soubor jiným anebo jej smazat.

Pokud později v datové schránce vytváříte novou datovou zprávu, máte v okamžiku, kdy vkládáte přílohu, na výběr ze dvou možností. výběrem např. z pevného disku anebo zvolit některý ze souborů nacházejících se v úložišti.

Výše uvedenou možnost úložiště souborů lze v datové schránce použít k dočasnému odložení nedokončených podání a velmi dobře také v situaci, kdy je výsledná datová zpráva (podání) výsledkem kooperativní činnosti několika zúčastněných osob. Stejně tak se osvědčí při přípravě většího množství podání, kdy si můžete uložit např. přílohy k přiznání, kopie písemností, které budete odesílat, ad.

Na dalších řádcích uvedu několik rozsudků či usnesení týkajících se datových schránek a jejich používání, nejedná se o vyčerpávající seznam, ale o výběr některých zajímavých rozhodnutí a stanovisek.

Usnesení Nejvyššího správního soudu (dále jen „NSS“) čj. dovozuje, že podání vůči orgánu veřejné moci je učiněno (doručeno) okamžikem dodání datové zprávy do datové schránky orgánu veřejné moci. Obdobné stanovisko vyjadřuje také sp. zn. II. ÚS 3518/11 z 10. ledna 2012.

Rozsudek NSS čj. je považován za jeden z , protože určil, že i podání dle § 37 zákona č. 150/2002 Sb., soudní řád správní, ve znění pozdějších předpisů, učiněné prostřednictvím datové schránky nemusí být opatřeno elektronickým podpisem a uplatní se písemného a podepsaného úkonu v souladu s § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. ZOE.

Usnesení Vrchního soudu v Praze sp. zn. obsahuje v právní větě konstatování, že přerušení dodávky elektřiny nezbavuje účastníka s aktivovanou datovou schránkou reálné možnosti učinit procesní úkon včas. Ustanovení § 18 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. ZOE dává právnické osobě možnost, nikoli povinnost provádět úkony vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky. A jestliže se tedy nejedná o jediný způsob, jak lze podání vůči orgánu veřejné moci platně učinit, nelze zmeškání úkonu zahladit poukázáním na nemožnost použití datové schránky.

Rozsudek NSS čj. patří mezi ty, které ukotvují zásadu materiální funkce doručení. Subjektu bylo během řízení o přestupcích doručováno poštou, přestože měl zpřístupněnu svou datovou schránku. Jestliže ale předmětné písemnosti nezpochybnitelně převzal, a dokonce na ně reagoval, nebyl dotčen na svých právech a marně poukazuje na nedodržení pořadí doručování ze strany orgánu veřejné moci.

Rozsudek NSS čj. dovodil, že k naplnění materiální funkce doručení došlo i v případě, kdy byly výzvy správce daně dodány do jiné datové schránky téže fyzické osoby (insolvenčního správce místo daňového poradce), do které se přihlásila pověřená osoba. Držitel datové schránky musí ale postupovat dle zásady , tedy „právo přeje bdělým“, a zodpovědně vybírat pověřené osoby stejně jako určovat rozsah jejich pověření ve všech svých datových schránkách.

V rozsudku čj. řešil NSS otázku, jak postupovat v situaci, kdy poslední den lhůty pro uplatnění doručovací podle § 17 odst. 4 ZOE připadne na sobotu, neděli anebo svátek. Došel k závěru, že se na tuto lhůtu nepoužije pravidlo pro počítání času uvedené v § 33 odst. 3 zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů, a dokument dodaný do datové schránky se považuje za doručený posledním dnem desetidenní lhůty, bez ohledu na to, zda je dnem pracovního klidu nebo státním svátkem.

Rozsudkem čj. NSS judikoval, že je vyloučeno uplatnění doručení při nesprávném způsobu doručování, v tomto případě při doručení poštou namísto do zpřístupněné datové schránky.

Rozsudek čj. plně odpovědným držitele datové schránky, zda kontroluje pravidelně existenci nových zpráv bez ohledu na to, zda mu byla doručena notifikační zpráva (prostřednictvím SMS nebo e-mailu). I kdyby došlo k nefunkčnosti či selhání , nelze z toho dovodit neplatnost nebo neúčinnost doručení, protože se jedná o doplňkovou službu, se kterou zákon nespojuje žádné účinky.

Systém datových schránek si během více než šestileté doby, kdy je v provozu, vydobyl pevné postavení jako nástroj elektronické komunikace s orgány veřejné moci. Na větší využití zatím čeká komunikace prostřednictvím datových schránek mezi právnickými a fyzickými osobami, jedním z důvodů může být (vedle ceny) právě nižší uživatelský komfort.

Vývoj je z pohledu nově nabízených funkcionalit a možností velmi pozvolný, jak dosvědčují předchozí řádky, ale přece jen k němu dochází. Ovšem hlavní přednosti při použití datové schránky lze spatřovat v bezpečném, bezchybném a průkazném přenosu písemností (dokumentů) mezi oběma účastníky. A tuto funkci plní, pokud je mi známo, naprosto spolehlivě a bez výkyvů. Drobná vylepšení pro uživatele, ke kterým v ISDS došlo, pak nicméně mohou zjednodušit a zefektivnit užití datové schránky v praxi. Nezbývá než doufat, že jich brzy bude tolik, aby vydala na pokračování tohoto článku.