Zapisujeme spolek do rejstříku, 2. část

Dle § 19 ZVR musí být návrh na zápis doložen listinami o skutečnostech, které mají být do veřejného rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do Sbírky listin v souvislosti s tímto zápisem. Listiny je třeba předkládat v originále nebo jako úředně ověřené kopie.

Spolků se bude týkat doložení následujících listin (mimo těch, které byly uvedeny výše v textu):

Žádný právní předpis neukládá spolkům, aby při jednání nejvyššího orgánu byla vyhotovována listina přítomných („prezenční listina“). Proto ji ani soud nemůže požadovat jako listinu, která dokládá údaje o zapisovaných skutečnostech. Navíc listina přítomných neobsahuje žádné údaje o zapisovaných skutečnostech. Pakliže je zápis z jednání daného orgánu určitý, srozumitelný, je podepsán oprávněnými činovníky spolku (předseda, zapisovatel, případně ověřovatel zápisu), je třeba tuto listinu pokládat za bezvadnou a vyhovující zápisu údajů tam obsažených do rejstříku a založení do Sbírky listin.

Spolky nemají povinnost zveřejňovat ve Sbírce listin účetní závěrky a výroční zprávy. Dle § 21a odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, z účetních jednotek jsou povinny účetní závěrku i výroční zprávu, vyžaduje-li jejich vyhotovení tento zákon nebo zvláštní právní předpis, zveřejnit ty, které jsou zapsány do obchodního rejstříku, nebo ty, kterým tuto povinnost stanoví zvláštní právní předpis. Spolky se však nezapisují do obchodního rejstříku. Podle § 66 písm. c) ZVR se do Sbírky listin zakládají i

U všech členů orgánů, které jsou zapisovány do spolkového rejstříku, ZVR vyžaduje, aby bylo doloženo čestné prohlášení člena orgánu o způsobilosti být členem tohoto orgánu; totéž platí, jestliže jde o zápis fyzické osoby, která jedná jménem člena tohoto orgánu - právnické osoby, a dále písemné prohlášení, z něhož plyne souhlas zapisované fyzické nebo právnické osoby se zápisem nebo změnou zápisu do spolkového rejstříku (podpis na prohlášení musí být úředně ověřen), nebo veřejná listina, z níž plyne souhlas této osoby s jejím zápisem do spolkového rejstříku. Tyto listiny se nezakládají do Sbírky listin spolkového rejstříku.

V této části má navrhovatel na výběr dvě možnosti: aby všechny výše uvedené skutečnosti byly zapsány do rejstříku v zákonem stanovené lhůtě, anebo aby byly zapsány ke dni uvedenému navrhovatelem, tedy ke konkrétnímu dni (např. ke konci či začátku kalendářního měsíce).

V závěrečné části formuláře jsou údaje osoby podávající (podepisující) návrh, tedy osoby jednající za navrhovatele (typicky statutární orgán) nebo zástupce navrhovatele (typicky advokáta). Z toho vyplývá, že existuje několik možností, kdo návrh na zápis podepíše. V každém případě je pak třeba v návrhu také uvést oprávnění jednat jménem navrhovatele. V případě založení spolku podepíší návrh všichni zakladatelé, případně jimi pověřená nebo zmocněná osoba (ať už jen některý ze zakladatelů nebo osoba stojící mimo založený spolek, např. advokát). Bude-li se jednat o již existující spolek, který navrhuje zapsat změnu skutečností, bude návrh podepisovat statutární orgán nebo jím pověřená osoba (člen spolku či jiného jeho orgánu, osoba stojící mimo spolek). V každém případě bude třeba oprávnění jednat jménem navrhovatele rejstříkovému soudu označit a doložit⁴⁾ (např. pověřením, plnou mocí).

Z toho vyplývá, že i návrh na zápis bude podepisovat statutární orgán hlavního spolku (případně jím pověřená osoba), nikoliv statutární orgán pobočného spolku, kterého se zápis týká. Není však vyloučeno, aby byl osobou jednající za navrhovatele na základě pověření statutárního orgánu hlavního spolku.

Dle položky 5 písm. a) přílohy zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o správních poplatcích“), je nebo otisku razítka na listině nebo na jejím stejnopisu 30 Kč za každý podpis nebo otisk razítka. Pro spolky je klíčový bod 2. u této položky:

S ohledem na § 3029 odst. 1 OZ, a jelikož dle § 3045 odst. 1 OZ

Otázkou je, koho (kterých osob) se bude při zpracování návrhu na zápis spolku do rejstříku (případně podkladových listin) osvobození od správního poplatku za ověření podpisu týkat. ⁵⁾ S tímto názorem lze částečně souhlasit. Autor dále zastává názor, že na případy, kdy zákon vyžaduje ověřené podpisy na jiných podkladových materiálech (např. souhlas vlastníka nemovitosti s umístě ním sídla nebo prohlášení zapisovaných osob), se osvobození nevztahuje, neboť podpis na listinách nelze kvalifikovat jako jednání zástupce spolku.

S tímto názorem se neztotožňuji. Podle mého soudu jde o nepřiměřeně zužující výklad předmětného osvobození. Zákon nehovoří o osvobození od poplatku za ověření podpisu pouze u osoby zastupující spolek, ale osvobození spolku, souvisí-li úkon s činností, pro niž byl založen. Ověření podpisu nebude osvobozeno od poplatku pouze v případech, kdy dochází k právnímu jednání, ale i při jiných úkonech, které souvisejí s činností spolku (např. ověření podpisů na zápise z členské schůze). Od poplatku tedy nebude osvobozeno jen ověření podpisu osoby zastupující spolek (ať už statutární orgán nebo jiná pověřená osoba), ale i kterékoliv další, která provádí úkon související s činností spolku, pro kterou byl založen (samozřejmě pokud odpovídá těm uvedeným v zákoně). Osvobozeno od poplatku tak bude i ověření podpisů členů orgánů spolků zapisovaných do rejstříku na prohlášení, kterými souhlasí s přijetím funkcí a se zápisem údajů do spolkového rejstříku. Podpis vlastníka nemovitosti na prohlášení, kterým souhlasí s umístěním sídla spolku v daném prostoru, však již osvobozen nebude, jelikož vlastník nemá žádný vztah vůči spolku a daný úkon již nebude souviset s činností spolku, pro kterou byl založen. Na druhou stranu je nutné přiznat, že praxe může k této záležitosti přistupovat rozdílně.

Je však třeba dodat, že výše uvedené osvobození se týká pouze správních úřadů, nikoliv služeb advokátů, notářů či pracovišť Czech POINT na pobočkách České pošty, s. p.

Dle § 22 odst. 1 ZVR lze návrh na zápis podat v listinné nebo elektronické podobě; to platí obdobně pro dokládání listin o skutečnostech uvedených v návrhu na zápis a listin zakládaných do sbírky listin. Bude-li podáván návrh v písemné podobě, musí být podpis navrhovatele (resp. osoby jednající za navrhovatele) úředně ověřen. Stejná podmínka platí pro podpis plné moci k podání návrhu. Návrh na zápis v listinné podobě je pak třeba doručit na adresu příslušného rejstříkového soudu.

Návrh na zápis v elektronické podobě musí být podepsán elektronickým podpisem podle příslušného zákona⁶⁾ nebo zaslán prostřednictvím datové schránky osoby, jež návrh na zápis podává.⁷⁾ Pakliže je tedy navrhovatel uživatelem datové schránky, nemusí být samotný návrh podepsán elektronickým podpisem. Elektronická podoba je splněna také zasláním formuláře a příloh prostřednictvím datového nosiče CD-R. Návrh na zápis je pak třeba doručit do datové schránky příslušného rejstříkového soudu, případně na adresu elektronické podatelny.

Jak bylo výše uvedeno v souvislosti s pobočnými spolky, vzhledem ke skutečnosti, že tyto jsou zapsány u rejstříkového soudu, u kterého je veden hlavní spolek, je třeba i návrh týkající se pobočného spolku podávat tomuto rejstříkovému soudu, nikoliv soudu dle sídla pobočného spolku.

Novelou zákona č. 54/1991 Sb., o soudních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, konkrétně zákonem č. 87/2015 Sb., byly s účinností od 1.5.2015 od soudního poplatku za řízení ve věcech veřejného rejstříku osvobozeny nevýdělečné organizace, tedy i spolky a pobočné spolky. Na rozdíl od předchozí právní úpravy není toto osvobození časově omezeno. Dle dřívější úpravy byly tyto subjekty evidovány u Ministerstva vnitra ČR, přičemž jejich evidence nebyla žádným způsobem zpoplatněna, aktuální právní úprava tak navazuje na dřívější stav.

V zájmu ulehčení rejstříkovým soudům a zrychlení zápisů do veřejných rejstříků umožnil ZVR, aby zápisy do rejstříků prováděli také notáři. Navrhovatel má tedy na výběr, zda bude podávat návrh na zápis standardní cestou přímo rejstříkovému soudu, anebo alternativně prostřednictvím notáře. Notář zápis provede za splnění podmínek uvedených v § 108 ZVR.⁸⁾

Je třeba však upozornit, že notář provádí svou činnost za úplatu, odměny se řídí vyhláškou č. 196/2001 Sb., o odměnách a náhradách notářů (notářský tarif), ve znění pozdějších předpisů. V takovém případě by tedy musel spolek dané právní jednání nechat osvědčit notářským zápisem, i když v případě spolků žádný právní předpis takovou povinnost neklade. Notář by tedy musel osvědčit notářským zápisem určitou skutečnost (např. založení spolku - stanovy, rozhodnutí členské schůze apod.), za tento notářský zápis by spolek zaplatil notáři odměnu, avšak od soudního poplatku za provedení zápisu do rejstříku by již byl osvobozen.

Je ovšem potřeba říci, že zápis provedený notářem je rychlejší než standardní rejstříkové řízení, neboť změny provedené tímto způsobem se ve veřejném rejstříku promítnou zpravidla již druhý den po jejich zapsání.

Návrh na zápis je třeba podat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti (založení spolku, volbě/odvolání členů orgánů spolků, změně názvu či sídla apod.). Účastníkem řízení je osoba, která podala návrh na zápis, k němuž je oprávněna podle ZVR nebo jiného zákona, a zapsaná osoba.

Nejsou-li předložené dokumenty v pořádku, rejstříkový soud vydá ve lhůtě tří pracovních dnů ode dne doručení návrhu soudu usnesení, kterým vyzve navrhovatele k odstranění vad návrhu nebo k doplnění chybějících listin. Pakliže půjde o vady návrhu, zpracovatel je může opravit přímo v inteligentním formuláři, neboť aplikace údaje v návrhu uchovává. Je však třeba znát tzv. návratový kód, který slouží pro návrat k dříve vytvořenému formuláři. Tento kód je také umístěn ve vygenerovaném formuláři návrhu, a to v pravém horním rohu první stránky v podobě čárového kódu.

Byly-li vady odstraněny nebo chybějící náležitosti doplněny či byl-li původní návrh bez vad, rejstříkový soud provede zápis ke dni uvedenému v návrhu, nejdříve však ke dni jeho provedení. Jestliže rejstříkový soud rozhodl o zápisu usnesením, provede se zápis po nabytí právní moci usnesení ke dni uvedenému v návrhu, nejdříve však ke dni jeho provedení.

OZ obsahuje v § 226 odst. 3 ustanovení obsahující tzv. fikci zápisu. Znamená to tedy, že zákon stanovuje lhůtu, ve které musí být nejenom o návrhu rozhodnuto, ale v této lhůtě musí také dojít k promítnutí zápisu do spolkového rejstříku tzn. v této lhůtě musí dojít ke vzniku právní osobnosti spolku.⁹⁾

Rejstříkový soud provede zápis nebo rozhodne o návrhu usnesením ve lhůtě stanovené jiným zákonem, jinak nejpozději do pěti pracovních dnů. Tato lhůta běží ode dne podání návrhu na zápis. Neprovede-li rejstříkový soud zápis ani o návrhu nerozhodne ve výše uvedené lhůtě, považuje se navrhovaný zápis za provedený dnem následujícím po uplynutí této lhůty. Rejstříkový soud promítne zápis do dvou pracovních dnů ode dne, kdy se takový zápis považuje za provedený. O zápisu rejstříkový soud vyrozumí účastníky řízení zasláním výpisu z veřejného rejstříku obsahujícího tento zápis, a to do tří dnů od zápisu.

S ohledem na zásadní změny v právní úpravě fungování spolků (resp. všech právnických osob soukromého práva) poskytl zákonodárce čas, aby tyto subjekty uvedly své poměry do souladu s novou právní úpravou.

Dle § 3041 odst. 2 OZ ustanovení stanov, která odporují donucujícím ustanovením OZ, pozbývají závaznosti dnem nabytí účinnosti OZ. Je třeba, aby spolky přizpůsobily do tří let ode dne nabytí účinnosti OZ stanovy úpravě tohoto zákona a doručily je rejstříkovému soudu, u něhož jsou zapsány. Neučiní-li tak, rejstříkový soud je k tomu vyzve a stanoví ve výzvě dodatečnou přiměřenou lhůtu ke splnění této povinnosti; uplyne-li dodatečná lhůta marně, soud spolek na návrh orgánu veřejné moci nebo osoby, která na tom osvědčí právní zájem, zruší a nařídí její likvidaci.

Dle § 3042 OZ, odporuje-li název právnické osoby ustanovením tohoto zákona, přizpůsobí právnická osoba svůj název požadavkům tohoto zákona do dvou let ode dne nabytí jeho účinnosti. Není povinna tak učinit tehdy, jsou-li pro to důležité důvody, zejména užívala-li právnická osoba svůj název dlouhodobě a je-li pro ni tak příznačný, že jeho zaměnitelnost nebo klamavost nelze rozumně předpokládat.

Dle § 122 odst. 2 ZVR osoba zapsaná do spolkového rejstříku přizpůsobí do tří let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona zapsaný stav stavu požadovanému tímto zákonem. Typicky se bude jednat o chybějící zápis skutečností, které se do evidence občanských sdružení vedené Ministerstvem vnitra ČR nezapisovaly, tj. účel spolku, členové statutárního orgánu apod.

Nepřizpůsobí-li zapsaná osoba zapsaný stav stavu požadovanému tímto zákonem ve stanovené lhůtě, rejstříkový soud ji k tomu vyzve a stanoví ve výzvě dodatečnou přiměřenou lhůtu ke splnění této povinnosti; uplyne-li dodatečná lhůta marně, soud na návrh rejstříkového soudu nebo osoby, která na tom osvědčí právní zájem, zapsanou osobu zruší a nařídí její likvidaci.

Z výše uvedeného tedy vyplývají spolkům tři základní povinnosti:

S ohledem na výše uvedené lze spolkům doporučit, aby co nejdříve zkontrolovaly aktuální údaje vedené ve spolkovém rejstříku a při nejbližší příležitosti provedly jejich změny tak, aby zapsaný stav uvedly do stavu požadovaného zákonem.