Zapisujeme spolek do rejstříku, 1. část

S účinností od 1.1.2014 jsou spolky zapsány ve spolkovém rejstříku namísto v dosavadní evidenci občanských sdružení, kterou vedlo Ministerstvo vnitra ČR. Konkrétní lhůty pro převedení dat a předání spisů na krajské soudy, které spolkový rejstřík vedou, stanovil zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (dále jen „ZVR“). Do nově vytvořeného spolkového rejstříku tak byla automaticky zapsána všechna občanská sdružení existující k 31.12.2013. Tyto subjekty se dle § 3045 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „OZ“), považují za spolky. podle tohoto zákona. Organizační jednotky občanských sdružení oprávněné jednat svým jménem se považují za pobočné spolky (§ 3045 odst. 2 OZ).

Vzhledem k tomu, že rejstříkové řízení je formalizované soudní řízení, návrh se vyplňuje na předepsaném formuláři a zapisované skutečnosti je třeba dokládat příslušnými listinami. V tomto ohledu přinesla změna právní úpravy komplikace a zvýšenou administrativu, a to zejména pro malé spolky. Naopak jako jednoznačné pozitivum lze uvést, že i spolky (resp. všechny subjekty soukromého práva) jsou nyní zapsány ve veřejném, tj. obecně přístupném rejstříku. Bude tedy existovat veřejně přístupný údaj o tom, že spolek existuje, kde sídlí a kdo je oprávněn ho zastupovat. Údaje jsou tak kdykoliv a komukoliv dostupné a ověřitelné, a to na adrese www.justice.cz, včetně možnosti pořizovat z rejstříku opisy a výpisy.

ZVR předpokládá formulářové soudní řízení, tedy povinnost podávat návrhy na zápis na formuláři. Náležitosti stanoví vyhláška Ministerstva spravedlnosti č. 323/2013 Sb., o náležitostech formulářů na podávání návrhů na zápis, změnu nebo výmaz údajů do veřejného rejstříku a o zrušení některých vyhlášek.

Návrh se podává prostřednictvím elektronicky vyplněného formuláře na internetových stánkách Ministerstva spravedlnosti, www.justice.cz. K vyplnění lze použít inteligentní formulář, který umožňuje částečnou kontrolu zadaných údajů. Z právních předpisů však nelze dovodit, že návrh lze podat (zpracovat, vyplnit) pouze elektronicky, pomocí inteligentního formuláře. Z toho lze usuzovat, že formulář zveřejněný na stránkách Ministerstva spravedlnosti může být vyplněn rukou, na psacím stroji nebo na počítači pomocí programu pracujícího s formátem PDF.¹⁾

Níže budou uvedeny a okomentovány jednotlivé rubriky návrhu.

Jak bylo zmíněno v úvodu, veřejné rejstříky, do kterých patří i spolkový rejstřík, vedou rejstříkové soudy, kterými jsou krajské soudy (mimo Krajský soud v Praze) a Městský soud v Praze. Z hlediska místní příslušnosti soudu je pro vedení rejstříkového řízení rozhodujícím kritériem sídlo zapisovaného subjektu. Obecným soudem spolku pro případ rejstříkového řízení je tedy krajský soud, v jehož územním obvodu působnosti má spolek své sídlo. Obvody (územní působnost) jednotlivých krajských soudů stanoví příloha č. 2 k zákonu č. 6/2002 Sb., o soudech, soudcích, přísedících a státní správě soudů a o změně některých dalších zákonů (zákon o soudech a soudcích), ve znění pozdějších předpisů. Adresy na jednotlivé rejstříkové soudy jsou pak k nalezení zde: https://or.justice.cz/ias/ui/soudy.

Vzhledem k tomu, že právní osobnost a vůbec existence pobočného spolku jsou odvozeny od spolku hlavního, jsou , u kterého je zapsán hlavní spolek, a to bez ohledu na to, kde se nachází sídlo pobočného spolku (§ 75 odst. 2 ZVR).

Navrhovatelem je osoba, jíž se zápis týká (spolek). V návrhu se uvedou údaje zakládaného spolku, tj. název a sídlo. U nově zakládaného spolku nebude uvedeno identifikační číslo (IČ), neboť ho předá rejstříkovému soudu Ministerstvo vnitra coby správce základního registru právnických osob. V případě již existujícího spolku budou uvedeny stávající údaje. V případě návrhu na zápis pobočného spolku nebo změnu zapsaných údajů bude navrhovatelem hlavní spolek (§ 229 odst. 2 OZ).

V této části budou uvedeny údaje, které se nacházejí v části II. návrhu (půjde-li o zápis pobočného spolku, budou zde uvedeny údaje o něm), a dále označení právní formy subjektu, rejstříkového soudu, u kterého je spolek zapsán, včetně spisové značky.

Při zpracování návrhu je třeba určit požadovanou akci (typ podávaného návrhu). U nově zapisovaného spolku se bude jednat o prvozápis, u již existujících spolků půjde o změnu zapsaných údajů.

Třetí část je stěžejní částí celého návrhu, neboť právě zde bude navrhovatel uvádět všechny skutečnosti určené k zápisu. Na úvod je třeba uvést, že celá tato část je rozdělena do dvou částí (údaj zapisovaný - vymazávaný). Toto rozlišení se týká již existujících spolků, u kterých jsou již některé údaje v rejstříku zapsány. V případě, že bude třeba některý ze zapsaných údajů změnit, v pravém sloupci bude dosavadní údaj (aktuálně zapsaný ve spolkovém rejstříku) navrhovaný k výmazu, v levém sloupci bude nový údaj, tedy navrhovaný k zápisu.

Je třeba podotknout, že v rámci převodu agendy spolků z Ministerstva vnitra ČR na rejstříkové soudy byly do spolkového rejstříku zapsány pouze základní údaje:

Půjde-li o zápis nově založeného spolku, nebude se jej pravý sloupec (vymazávaný údaj) týkat.

K jednotlivým skutečnostem uvedeným v návrhu a zapisovaným do rejstříku:²⁾

Spolek může mít statutární orgán, tedy osobu zastupující spolek navenek, a vykonávající veškerou působnost, která není svěřena jinému orgánu, určen jako ; záleží na vůli zakladatelů, jak určí ve stanovách (§ 244 OZ). Příslušné ustanovení zákona označuje kolektivní statutární orgán jako výbor a individuální jako předsedu. Jedná se však o možnost danou zákonem, přičemž označení může být libovolné; nesmí však vzbudit klamný dojem. Tato označení však automaticky obsahuje i inteligentní formulář návrhu na zápis, avšak v této části jde pouze o pomůcku pro určení toho či onoho typu statutárního orgánu.

Název je stěžejním prvkem a základním identifikačním znakem každé právnické osoby, tedy i spolku. K názvu lze stručně uvést, že je třeba, aby byl srozumitelný, odlišitelný, nebyl zaměnitelný s jiným subjektem zapsaným ve veřejném rejstříku. Název spolku musí obsahovat označení právní formy, konkrétně slova „spolek“ nebo „zapsaný spolek“ nebo zkratku „z. s.“ (§ 216 OZ).

Název pobočného spolku musí obsahovat příznačný prvek názvu hlavního spolku a musí vyjádřit vlastnost pobočného spolku (§ 228 odst. 2 OZ). Název je povinnou náležitostí stanov spolku.

Sídlo je důležitým identifikačním znakem spolku a je součástí jeho stanov. Plná adresa sídla (tj. obec, název ulice - je-li pojmenována, číslo popisné, popřípadě i orientační - bylo-li přiděleno, poštovní směrovací číslo) se uvádí v návrhu na zápis do spolkového rejstříku.

Veřejný rejstřík je součástí jednoho ze základních registrů tvořících informační systém veřejné správy. Tento systém tvoří také registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN). Uvedené systémy jsou navzájem propojené a jakákoliv změna v jedné evidenci se projeví ve všech základních registrech. Do spolkového rejstříku je tak možné zapsat pouze adresu, která je uvedena v katastru nemovitostí u příslušné budovy (nemovitosti). Není tak možné zapsat sídlo na adrese, která v katastru nemovitostí není vůbec vedena. Pro nalezení tuzemské adresy je možné zadat také RUIAN kód přidělený adresnímu místu základními registry na http://vdp.cuzk.cz/vdp/ruian/ overeniadresy/vyhledej.

Propojenost základních registrů a jednotnost údajů má důsledek v tom, že v případě změny údajů v různých základních registrech (např. z důvodů přečíslování domů, přejmenování ulice, sloučení či rozdělení obcí) se tato změna automaticky promítne i ve spolkovém rejstříku, a není tudíž nutné v důsledku této změny podávat návrh na zápis změny těchto údajů.

Součástí návrhu na zápis je doložení právního důvodu užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo spolku. Vzhledem k tomu, že zákon hovoří o „prostorách“, nebude možné zapsat jako sídlo spolku pouze např. poštovní schránku, P. O. BOX nebo informační vitrínu. Vždy se musí jednat o reálný prostor uvnitř budovy. Může se jednat o celou budovu, část budovy či jednotku.

Dokládat právní důvod užívání prostor není třeba, je-li právní důvod zjistitelný z informačního systému veřejné správy nebo jeho části, která je veřejnou evidencí, rejstříkem nebo seznamem. Typické bude, je-li právní důvod užívání zjistitelný z katastru nemovitostí (např. vlastnické právo, služebnost užívání, ale i nájemní právo, je-li zapsáno v katastru nemovitostí³⁾). Právním důvodem však není písemné prohlášení vlastníka nemovitosti, o němž hovoří § 14 odst. 2 ZVR.

Dalším způsobem doložení právního důvodu užívání prostor bude smlouva, typicky nájemní, podnájemní, smlouva o výpůjčce. V takovém případě nejsou potřeba na tomto dokumentu úředně ověřené podpisy. Není třeba, aby ve smlouvě bylo výslovně napsáno, že účelem smlouvy je umístění sídla spolku, případně že spolek může v daném prostoru zapsat své sídlo, a výslovný souhlas pronajímatele (půjčitele) s touto skutečností. Dle vyjádření Ministerstva spravedlnosti ČR je v případě doložení právního důvodu užívání prostor (např. nájemní smlouvy) již bezpředmětné, aby navrhovatel dokládal souhlas vlastníka nemovitosti. ⁴⁾ Navíc ZVR jasně hovoří o právním důvodu užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo. Implicitně se předpokládá, že má-li spolek právní důvod užívat dané prostory, vykonává-li zde svou činnost, může zde mít i své sídlo.

K doložení právního důvodu užívání prostor však postačí písemné prohlášení vlastníka nemovitosti nebo jednotky, kde jsou prostory umístěny, popřípadě prohlášení osoby oprávněné s nemovitostí, bytem nebo nebytovým prostorem jinak nakládat, že s umístěním sídla osoby souhlasí. Prohlášení nesmí být starší než tři měsíce a podpisy na něm musí být úředně ověřeny (§ 14 odst. 2 ZVR).

V případě spoluvlastnictví nemovitosti, kde má být umístěno sídlo spolku, je třeba vzít v úvahu a respektovat právní úpravu rozhodování spoluvlastníků o společné věci dle OZ. Spoluvlastníci o udělení souhlasu s umístěním sídla rozhodují zpravidla většinou hlasů podle jejich podílů, ve specifických případech dvoutřetinovou většinou, resp. jednohlasně. U nemovitostí patřících do společného jmění manželů je zpravidla třeba souhlas obou manželů, pokud nejde o běžnou záležitost.

Osobou oprávněnou nakládat s nemovitostí může být např. příspěvková organizace či organizační složka státu, kraje nebo obce, které její zřizovatel předal majetek k hospodaření. Jedná-li se o nemovitou věc zapsanou v katastru nemovitostí, bude tato skutečnost zapsána na listu vlastnictví v části „Právo hospodařit s majetkem státu“ nebo „Správa nemovitosti ve vlastnictví kraje/ obce“. V takovém případě by prohlášení o souhlasu s umístěním sídla spolku podepsala osoba oprávněná jednat za tuto organizační složku nebo příspěvkovou organizaci (vedoucí nebo ředitel).

Zapsaná osoba musí mít právní důvod užívání prostor po celou dobu, po kterou jsou tyto prostory zapsané ve veřejném rejstříku jako její sídlo. Samotným zánikem právního důvodu užívání prostor ke změně sídla nedochází. Bez náhrady nelze po odpadnutí právního důvodu ze spolkového rejstříku sídlo spolku vymazat.⁵⁾

Vedle hlavní činnosti může spolek vyvíjet též vedlejší hospodářskou činnost spočívající v podnikání nebo jiné výdělečné činnosti, je-li její účel v podpoře hlavní činnosti nebo v hospodárném využití spolkového majetku. Bude-li tedy spolek vykonávat vedlejší hospodářskou činnost [nejčastěji půjde o podnikání na základě zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „živnostenský zákon“)], zapíše se tato skutečnost do spolkového rejstříku [§ 29 odst. 1 písm. a) ZVR]. ⁶⁾

Do rejstříku se však nezapisují jednotlivé obory živností, nýbrž předmět podnikání jako takový. Bude-li např. spolek vykonávat vedlejší hospodářskou činnost spočívající v podnikání v oboru činnosti Mimoškolní výchova a vzdělávání, pořádání kurzů, školení, včetně lektorské činnosti, nebude se do rejstříku zapisovat tento obor činnosti, ale pouze předmět podnikání, kterým je Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona.

Oprávnění k provozování živnosti vzniká podle živnostenského zákona ohlášením živnosti (u živností volných a řemeslných) nebo nabytím právní moci rozhodnutí o udělení . Zapisuje-li se nově založený spolek do spolkového rejstříku, vzniká jeho oprávnění k podnikání až jeho vznikem, tj. zápisem (prvozápisem) do spolkového rejstříku.

Každá právnická osoba je založena za nějakým účelem. Účel (zájem) je důležitým pojmovým znakem každé právnické osoby a odůvodňuje smysl její existence. Účel je povinnou náležitostí stanov spolku. Účelem spolku bude určitý společný zájem jeho zakladatelů, k jehož naplňování je spolek založen. Praktické tedy bude do této části návrhu na zápis uvést přesné znění účelu spolku tak, jak je vymezen ve stanovách.

OZ ponechává ve stanovení vnitřní organizace volnost spolku; konstruuje pouze povinnou bipartici základních orgánů, kterými je statutární orgán a nejvyšší orgán. Oba tyto orgány se zapisují do spolkového rejstříku. V této části se tedy uvádí název nejvyššího orgánu, který vychází ze stanov spolku. Zákonné označení „členská schůze“ je pouze označením druhovým, spolku se ponechává volnost v tom, jak tento orgán pojmenuje. Může se jednat např. o valnou hromadu, sjezd, sněm, konferenci, shromáždění apod. Platí však obecné pravidlo, že název orgánu nesmí vzbuzovat klamný dojem o jeho povaze.

Zde platí obdobně, co bylo uvedeno výše. Nemusí být užity zákonem používané pojmy výbor nebo předseda. U kolektivního orgánu se může jednat o radu, grémium, předsednictvo, prezidium, představenstvo, správní radu; individuální orgán může být označen jako prezident, vedoucí, ředitel, jednatel, náčelník, starosta, prezident, manažer apod.

Dle § 25 odst. 1 písm. g) ZVR se členové statutárního orgánu zapisují do spolkového rejstříku. Je-li statutární orgán individuální, zapíše se pouze tento jeden „předseda“. Bude-li statutární orgán kolektivní, zapíší se do rejstříku všichni členové tohoto orgánu s uvedením funkce (např. předseda, místopředseda). Členem statutárního orgánu spolku může být i právnická osoba. Tu pak v tomto orgánu zastupuje konkrétní fyzická osoba, a to její statutární orgán, neurčí-li jiného zástupce (§ 232 odst. 2 OZ). Fyzická osoba, která při výkonu funkce právnickou osobu zastupuje, se zapisuje do spolkového rejstříku.

Spolkový rejstřík rozlišuje mezi členstvím a funkcí ve statutárním orgánu. Zvolením do funkce člena statutárního orgánu vzniká dané osobě toliko členství v statutárním orgánu. Ve formuláři návrhu na zápis je tudíž nutné vyplnit jen rubriku „den vzniku členství“. Funkce ve statutárním orgánu je vázána na existenci členství v tomto orgánu. Je-li zvolen některý z členů statutárního orgánu předsedou či místopředsedou tohoto orgánu, vznikla mu vedle členství navíc i funkce ve statutárním orgánu, a je proto třeba ve formuláři vyplnit u tohoto člena i rubriku „den vzniku funkce“ (funkce předsedy).⁷⁾ Den vzniku členství v orgánu však nemusí být totožný se dnem vzniku funkce v tomto orgánu, pokud se volba nekonala ve stejný den (např. 6.1.2016 zvolí členská schůze členy výboru spolku, 10.1.2016 pak výbor ze svých členů zvolí předsedu a místopředsedu).

V případě, že dojde ke změně ve složení statutárního orgánu, je třeba provést výmaz a zápis nově ustavené osoby. To se však týká i situace, kdy bude do funkce zvolena stejná osoba, která již tuto funkci vykonávala. Byť fakticky v personálním obsazení daného orgánu spolku ke změně nedošlo (funkci vykonává stále stejná osoba), zaniklo jí okamžikem volby původní členství v tomto orgánu. Je proto třeba tuto změnu do spolkového rejstříku promítnout. Je však nutno konstatovat, že výkonu funkce se tyto osoby ujímají dnem povolání do funkce (volbou, jmenováním); jde-li o zánik funkce, odvíjí se od různých právních skutečností (uplynutí funkčního období, úmrtí, rezignace, odvolání z funkce). Zápis v rejstříku má tak pouze (osvědčující) charakter.

V případě založení spolku třemi (popřípadě více) zakladateli, mohou být první členové statutárního orgánu spolku uvedeni přímo ve stanovách. Bude-li spolek zakládán na ustavující schůzi, tato zvolí členy těch orgánů, které podle určení zákona a stanov zvolit má (§ 224 odst. 2 OZ).

Bude-li statutární orgán individuální, bude zde vždy uvedena číslovka 1, bude-li statutární orgán kolektivní, bude zde uveden počet, kolik členů kolektivní statutární orgán tvoří.

Dle § 164 odst. 1 OZ člen statutárního orgánu může zastupovat právnickou osobu ve všech záležitostech. Dle § 164 odst. 2 OZ neurčí-li zakladatelské právní jednání, tedy jak jeho členové právnickou osobu zastupují, činí tak každý člen samostatně. Stanovy by tedy v případě kolektivního statutárního orgánu měly určit, jakým způsobem spolek se svým statutárním orgánem jedná navenek (kdo jedná jménem statutárního orgánu, tedy např. kdo - kolik osob - podepíše za spolek smlouvu). Stanovy spolku mohou určit některý ze způsobů jednání statutárního orgánu navenek:

Bude-li mít spolek ustaven individuální statutární orgán (např. předsedu), je situace jednoduchá: tento je oprávněn jednat za spolek navenek ve všech záležitostech.

Kontrolní komise je fakultativním orgánem spolku; záleží tedy na spolku (jeho zakladatelích), zda bude tento orgán součástí vnitřní struktury spolku. Bude-li tento orgán zřízen (a půjde-li o kontrolní komisi ve smyslu OZ), dle § 25 odst. 1 písm. h) ZVR se jeho členové zapisují do spolkového rejstříku. Kontrolní komise musí mít nejméně tři členy. Rozlišování mezi členstvím a funkcí v tomto orgánu platí obdobně jako u statutárního orgánu.

Rozhodčí komise je fakultativním orgánem spolku; záleží tedy na spolku (jeho zakladatelích), zda bude tento orgán součástí vnitřní struktury spolku. Bude-li tento orgán zřízen (a půjde-li o rozhodčí komisi ve smyslu OZ), dle § 29 odst. 1 písm. c) ZVR se jeho členové zapisují do spolkového rejstříku. Rozhodčí komise musí mít nejméně tři členy. Kromě výše uvedeného se do rejstříku zapisuje také adresa pro doručování podání v řízení před rozhodčí komisí. Rozlišování mezi členstvím a funkcí v tomto orgánu platí obdobně jako u statutárního orgánu.

Založí-li spolek pobočné spolky, taktéž i tyto se zapíší do spolkového rejstříku. V dané vložce hlavního spolku je poté uvedena informace o založených pobočných spolcích [§ 29 odst. 1 písm. d): název, sídlo, identifikační číslo]. U pobočného spolku se uvede název, sídlo a identifikační číslo hlavního spolku (byť v rejstříku je hlavní spolek uváděn pod nepříliš šťastným pojmem „zakladatel“), rozsah jeho práv a povinností podle stanov hlavního spolku, jakož i rozsah ručení hlavního spolku za dluhy pobočného spolku podle stanov hlavního spolku.

Dle § 25 odst. 1 písm. g) ZVR je možné do rejstříku zapsat další skutečnost, o které to stanoví tento nebo jiný zákon, nebo jinou důležitou skutečnost, o jejíž zápis požádá zapsaná osoba, má-li na takovém zápisu právní zájem. Konkrétní skutečnosti, které by bylo možno takto zapsat, zákon neuvádí. Praxe tak může být skutečně rozličná. K zajímavým rozdílům v praxi rejstříkových soudů dochází v otázce zápisu předmětu činnosti spolku do rejstříku.

Dle § 218 písm. b) OZ je součástí stanov účel spolku. Dle § 25 odst. 1 písm. b) ZVR se do rejstříku zapíše předmět činnosti nebo podnikání nebo vymezení účelu osoby, vyžaduje-li to jiný zákon. Z toho vyplývá, že předmět činnosti spolku nemusí být ve stanovách vůbec vymezen. Ovšem velká část spolků tyto skutečnosti učinila součástí stanov. Z mnoha důvodů může mít spolek zájem zapsat tuto skutečnost do rejstříku (např. z důvodu styku s veřejností, komunikace s úřady, účasti v dotačních řízeních apod.).

Jelikož inteligentní formulář návrhu na zápis položku „Předmět činnosti“ neobsahuje, může spolek nechat zapsat tuto informaci přímo v textu „Účel“ anebo pod „Ostatní skutečnosti“. Poznámka v inteligentním formuláři uvádí: „Vyplní se nově zapisovaná, případně vymazávaná libovolná ostatní skutečnost vztahující se k celé společnosti, která se má dle zákona zapisovat do veřejného rejstříku a ve formuláři není samostatně specifikována. Jejich počet není omezen.“ Městský soud v Praze neměl problém provést zápis předmětu činnosti ostatních skutečností, naopak Krajský soud v Ostravě návrh na zápis v této části zamítl s odůvodněním, že do rejstříku se zapisuje účel spolku, nikoliv předmět činnosti, a do ostatních skutečností se zapisují skutečnosti, na jejichž zápisu má spolek právní zájem.

Vzhledem k tomu, že rozsah ručení hlavního spolku za dluhy pobočného spolku je povinně zapisovanou skutečností a inteligentní formulář nemá na zápis této informace samostatnou kolonku, zapíše se rozsah rušení do rubriky „Ostatní skutečnosti“.

Praktický význam při jednání s třetími osobami a prokazování oprávnění za spolek jednat může mít zápis osob, které vykonávají funkce místopředsedů (zástupci statutárního orgánu), nejsou statutárními orgány, avšak jsou oprávněny vykonávat v nepřítomnosti předsedy vše, co přísluší statutárnímu orgánu spolku. Toto oprávnění pro místopředsedy bude prakticky vyplývat ze stanov spolku dle § 166 odst. 1 OZ.⁸⁾

Jelikož spolkový život může být rozličný, nelze zde popsat všechny skutečnosti, které by mohly být zapsány do rubriky „Ostatní skutečnosti“.