Klíčové ukazatele (KPI), ALE ČEHO?

Především je nutné zdůraznit, že „Klíčové analytické ukazatele“, jak jsou nazvány, nejsou KPI, tj. Key Performance Indicators. A už vůbec netvoří systémově ucelenou základnu hodnocení manažerské práce.

Ministerstvo financí ČR (dále jen „MF ČR“) to ovšem vyřešilo po svém. Z názvu prostě ona tři písmena „KPI“ vypustilo. Odpovědní úředníci jakoby se báli na byť jen trochu výkonové měření pomyslet. Před časem jsme v tomto časopise uveřejnili sérii článků³⁾, které se tomuto tématu věnovaly a dostatečně podrobně vysvětlily podstatu věci. Skutečně moderní management se ve své sféře „nepřímého řízení“ bez podobného postupu neobejde. To je vyzkoušené.

Nepřímé řízení není novinka a podobné (a skutečné) KPI používal již Henry Ford I. a další mnozí význační manažeři, i když používali jiné názvy (obecně ukazatele typu produktivita zdroje, využití kapacit apod.). Novým je na tom dnes hlavně rozměr, ve kterém se dá soustava KPI využívat. Možnosti zpracování a přenosu dat jsou dnes tak neomezené, že skutečně dávají nepřímému řízení pomocí KPI další a velmi produktivní dimenzi - . Hrát si na bezvýznamné „klíčové analytické ukazatele“ nemá smysl, rozhodně to nepomůže tomu, aby vznikl inteligentní systém. A změna v názvu je klukovina. Je potřeba změnit přístup a obsah a ne název, který byl správný. Nezbývá než konstatovat, že odbor 54, sekce 04 se neblíží k žádanému rozumnému cíli ani zdaleka.

Zadání je přeci jasné: . A ne sestavit „nějaké“ ukazatele a nazvat je jinak. Mezi navrhovanými Klíčovými analytickými ukazateli není ani jeden, který by se metodologii KPI alespoň vzdáleně blížil. A to, že se v názvu objevuje bližší specifikace odvolávající se na controlling, musí nutně u všech skutečně controllingových pracovníků vzbuzovat doslova odpor.

Není pochyb o tom, že cílem zavádění nepřímých nástrojů řízení a controllingu musí být skutečně korektně konstruované KPI, tedy „“. Bez jakýchkoliv dalších diskusí je potřeba vrátit se k původnímu názvu a skutečně takový systém zavést. Podrobněji nemá význam tuto tezi komentovat, uvedená série článků to již dokumentovala. Jen znovu připomínáme, že v této sérii bylo dostatečně vysvětleno, co to je ukazatel, jak se konstruuje a jak se má využívat. A také tam bylo mnoho ukazatelů navrženo, včetně samotného měření výkonnosti.

Můžeme se ale věnovat i tomu, jaké klíčové analytické ukazatele tedy MF ČR navrhuje, interpretuje a chce používat.

Proberme si Klíčové analytické ukazatele MF ČR podrobněji.

Definice: (citace z webu MF ČR)

Definici je třeba ocitovat celou, včetně měrné jednotky. Proč takové jednotky? Mzdové náklady se prakticky vždy uvádějí v měsíční a korunové hodnotě. Srovnejte „minimální mzdu“, „průměrnou mzdu“, „mzdu ústavních činitelů“ atd., ale hlavně srovnejme tu nejjednodušší otázku, kterou si položí každý člověk: Kolik budu brát? Odpovědí je výhradně měsíční hrubá mzda v korunách českých.

Celý stát tyto zvyklosti respektuje a MF ČR udává mzdovou náročnost v mil. Kč za rok. V zásadě se ve zpracování MF ČR jedná o průměrný plat, jen je potřeba si to spočítat.

MF ČR jde ovšem v práci s tímto ukazatelem ještě dále a nabízí interpretaci toho, kdo je nejlepší a kdo nejhorší. A stanovisko je primitivně jednoduché: „“. To je skutečně paradoxní. A velmi nebezpečná.

Podle MF ČR vyhrálo tuto „soutěž“ v roce 2013 Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR a na druhém místě se umístil Český ústav zeměměřický a katastrální. V předchozím roce si toto umístění vyměnily. Na opačném konci, tj. nehorší, jsou umístěny Kancelář prezidenta republiky, Grantová Agentura a Technologická agentura ČR, které si rovněž svá místa mění, ale zůstávají poslední tři.

Podle MF ČR je cílem dosáhnout mediánu, jinak řečeno, všechny OSS budou platit své lidi v průměru stejně. Je to vlastně absolutní rovnostářství, když cílem byl pravý opak.

A nyní se to pokusme interpretovat. Například Kancelář prezidenta republiky by musela snížit průměrné platy o třetinu (na méně než polovinu, pokud chce být nejlepší) současného stavu, aby mohla aspirovat na kladné hodnocení MF ČR. Problém je v tom, že by potom nemohla aspirovat na to, aby splnila prezidentovy požadavky. Husí kůže musí ovšem každému, zdravě uvažujícímu člověkovi naběhnout pří představě, že o finanční podpoře rozvoje vědy budou v Grantové agentuře rozhodovat lidé hodnocení ani ne s průměrným platem v České republice (podle MF ČR druhá nejhorší v roce 2013 a zdaleka nejhorší v roce 2012).

Použití tohoto Klíčového analytického ukazatele a jeho nabízené je tedy naprosto kontraproduktivní a vysloveně nebezpečné. Může sloužit jen k tomu, aby vzbuzoval závist (nebo soucit?).

Když už bychom vůbec takové číslo chtěli použít, tak jedině v dynamice, tj. ve srovnání meziročního vývoje. Náhle se nám vyhoupne na první místo právě Grantová agentura, ovšem s takovým číslem, že nemá fakticky smysl. Grantová agentura snížila v meziročním srovnání 2012/2013 průměrné platy o 32 583 Kč. Na zcela opačném konci je Technologická agentura ČR, která naopak zvýšila průměrný plat o 21 833 Kč. Obě agentury nám jistě prominou, nesměřujeme k hodnocení jejich práce a mzdové politiky, směřujeme k prokázání naprosto nevhodné volby analytických ukazatelů.

Tedy jakákoliv informace o produktivitě využitých mzdových prostředků. Dokonce ani byť jen zmínka o tom, jestli se zpracovávaná v obou analyzovaných letech alespoň přibližně nezměnila. Obě agentury mohly dělat více nebo také méně práce a hlavně lépe nebo špatně, ale to je v navrhované analýze MF ČR úplně jedno, hlavně že víme průměrní platy.

Pokusme se ještě o jednu interpretaci. Na prvním místě v roce 2013 je Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR, tj. tam se platí nejmenší průměrný plat. Ve světle toho, že se na začátku roku 2014 vůbec nepodařilo vyplatit včas důchody, by se možná dalo říci, že i tak jsou placeni až moc. A nakonec: dost vysoko je v obou zkoumaných letech samo MF ČR - je páté nejlepší, tj. pátý nejmenší průměrný plat. Nestálo by za uvážení, že potom práce odboru 54, sekce 04 (autoři systému Klíčových analytických ukazatelů) za nic nestojí? Jestliže tam pracují s typicky českou mentalitou „pouze do výše platu“, tak se už konstrukci a využití Klíčových analytických ukazatelů snad ani nelze divit.

Definice: (citace z webu MF ČR)

K definici platí stejné výhrady jako k předchozí. Ale zde si všimneme ještě formulace ... ... Některé orgány a jejich platy prostě odečteme, ale které, to už se nedovíme. Odečteme také odchodné, abychom zakryly zlaté padáky. Ukazatel tak ztrácí význam už v okamžiku konstrukce.

K využití a analytické vypovídací schopnosti platí úplně stejné argumenty jako k předchozímu. Dokonce ani pořadí OSS na prvních dvou místech se nemění.

Definice: (citace z webu MF ČR)

Zde si všimněme především úplného „kotrmelce“ ve zpracování. Náhle je zde jako měrná jednotka uvedeno procento z celkového objemu mzdových prostředků, který ovšem uveden není a není uvedena ani hodnota „Externích mzdových nákladů“. Takže informativní hodnota je prakticky nulová.

Za nejlepší OSS je označena ta, která má toto procento nejmenší. Proč, to ví už snad opravdu jen autor. Co je špatného na tom, že některý pracovník je v plném pracovním poměru a některý jiný zase tzv. na dohodu? A proč je druhý případ považován za špatný?

Průměrný plat je obecně ukazatel, který má smysl ve srovnávání s inflací (tzv. reálný plat), v odhadech tzv. ochoty ke spotřebě (utrácet), ve srovnání s ostatními státy apod. Je to ukazatel vysoce makroekonomický a na úrovni konkrétní jednotky nemá vůbec žádný smysl. A když už bychom chtěli nějakou informaci tohoto typu, je rozhodně lepší používat medián hrubého měsíčního platu v každé OSS. Ony ty odměny náměstkům přece jen mají nějaký vliv.

V komerční sféře se většinou používá zkrácený název „Náklady na lidi“ a dá se velmi přesně definovat. To je jediná skutečně analyzovatelná hodnota. Mechanismy a způsob odměňování lidí, kteří vykonávají svou činnost ve prospěch OSS, musí být naprosto v pravomoci každého manažera. Jakékoliv vměšování pomocí různých navrhovaných ukazatelů je a bude kontraproduktivní.

Pouze metodicky správně zjištěná hodnota „nákladů na lidi“ je potom informací k tomu, aby se dále zjišťovala produktivita všech těchto vynaložených finančních prostředků.

Chce-li tedy MF ČR opravdu pracovat s KPI (a chtít musí, je to cílem) není jiné cesty, než . Jedině tak lze správně konstruovat a využívat KPI. Znovu se můžeme odkázat na naše předchozí články, kde je řešení uvedeno.

Podívejme se nyní na další dva Klíčové analytické ukazatele.

Definice: (citace z webu MF ČR)

(poznámka: podtrženo autorem článku).

Cituji ještě vysvětlení, k čemu je ukazatel určen:

K danému ukazateli by bylo také dobré zveřejnit Přílohu č. 1 (a také k dalšímu ukazateli, viz níže). Předpokládejme ale, že „konkrétní syntetické účty“ vybral někdo, kdo účetnictví rozumí.

Otázkou tedy je, co to jsou neovlivnitelné náklady a kdo je tedy ovlivňuje (rozumějte řídí)? Nebo to jsou náklady neřízené? S formulací „neovlivnitelné náklady“ se prostě nelze smířit.

Skutečně závažný je ale jiný problém. OSS nepoužívají tzv. akruálního principu účetnictví, tj. nepoužívají informace o amortizaci majetku. Tím je jakákoliv další práce jak se samotnou hodnotou majetku, tak s náklady, které bezpochyby patří do nákladů „souvisejících s fixním majetkem organizace“, zmatená.

Proto je také podtržen v definici výpočtu ukazatele . Vyjádření hodnoty majetku v brutto hodnotách nemá vůbec žádnou rozumnou interpretaci. Snad jen v dějepisu, abychom věděli, co v kterém roce kolik stálo. Je sice pravda, že pomocí soustavy opravných položek by se dalo docílit toho, že by v účetnictví nakonec byla nějaká, alespoň trochu rozumná čísla, ale představte si jen na chvíli, že každá OSS bude pravidelně (nejlépe ročně) zpracovávat tržní odhad fixních aktiv (stačilo by nemovitostí, o SW ani nemluvě). To skutečně nejde.

A tak nám v brutto hodnotách zbydou zcela neprůhledná a nepoužitelná čísla. Ta se ovšem stanou základem (jmenovatelem) k hodnocení Klíčového analytického ukazatele. Nelze tím ovšem analyzovat vůbec nic, vypovídací schopnost je nulová.

I zde je využito hodnocení „ČÍM MÉNĚ, TÍM LÉPE“. Je to vysloveně kontraproduktivní, protože například náklady na údržbu klasicky rostou se stářím objektu, který ale ve vzdálenější minulosti mohl být pořízen výrazně levněji. Ukazatel bude tedy nejhorší tam, kde příslušné finanční prostředky mohou být využity i velmi efektivně.

Ale nejhorší důsledek má tento ukazatel v investiční činnosti. Cílem každého manažera OSS musí být nutně co nejdražší objekt a investiční vybavení, tj. jmenovatel příslušného zlomku. To je přeci nesmysl!

Na závěr ještě připomeneme, že procento jako měrná jednotka je v tomto případě možná trochu vypovídající v případě, že by se správně určila hodnota majetku. Ale zcela rozhodující je objem, tj. hodnota nákladů na provozování fixního majetku a zkoumání jeho produktivity.

Definice: (citace z webu MF ČR)

I zde doplníme vyjádření k čemu má ukazatel sloužit:

Pomineme opět odkaz na onu tajemnou Přílohu č. 1.

Tento ukazatel je prvním úsvitem KPI. Je to sice jen opravdu využití metodologie KPI, ale budiž. Dozvíme se, kolik nákladů a kterých (tedy až se dozvíme, které se tam započítávají) nás stojí jeden úředník příslušné OSS.

Radost nám kalí především absence informace o tom, jestli ten úředník také něco rozumného dělá. Další potíž spočívá v interpretaci, která je opět jednoznačně primitivní „ČÍM MÉNĚ, TÍM LÉPE“, cílem je alespoň medián. Třeba bychom jim mohli kupovat židle a stoly z bazaru a zakázat telefonovat. Nebo sebrat počítače. Nebo přestat topit a svítit. . Není ta poslední možnost nejlepší?

1) Neznám subordinaci na MF ČR. Z reakce odboru 54 sekce 04 je patrné, že jediný jejich přínos spočívá v přejmenování ukazatelů a tím už naprostý útěk od základního zadání. Asi by si toho měl všimnout někdo nadřízený. Já bych hlasoval přímo pro ministra, protože inteligentní soustava KPI a jejich využití pro řízení OSS je skutečně strategická záležitost.

2) Nejvyšší kontrolní úřad má Zatím ovšem dělá mrtvého brouka. Bude kontrolovat dosahování požadovaných hodnot Klíčových analytických ukazatelů? A co tím vlastně bude kontrolovat? NKÚ by měl do soustavy požadovaných KPI výrazněji zasáhnout. Vždyť by to byl velmi efektivní nástroj k tomu, aby

3) V názvu tohoto článku jsme použili otázku:

Tak si na ni odpovězme. Z hlediska moderního řízení jsou to ukazatele . Nic nám neřeknou, skutečné využívání finančních prostředků státu zamlžují. Manažeři, kteří se podle nich budou orientovat, budou rozhodovat kontraproduktivně.

Ale nebojte, nebudou. Ono totiž na dosažených hodnotách Klíčových analytických ukazatelů nebude vůbec záležet. MF ČR nemá žádný mechanismus k tomu, aby své mohlo uplatnit.