Veřejné rejstříky v soudobé spolkové praxi

Veřejné rejstříky hrají v existenci spolků nezastupitelnou roli. Spolky jsou právnickými osobami, mají svoji právní osobnost od vzniku do okamžiku zániku. K jejich vzniku však dochází až zápisem do veřejného rejstříku. Pro všechny spolky, tedy spolky zakládané už podle NOZ¹⁾ i pro původní občanská sdružení, která se ze zákona stala spolky od 1.1.2014, platí, že po dobu svého trvání musí být zapsány ve veřejném rejstříku vedeném krajským soudem příslušným podle sídla spolku.

Ministerstvo vnitra ČR předalo v prvních měsících letošního roku nashromážděné informace o spolcích příslušným veřejným rejstříkům a soudy tyto spolky ze zákona automaticky zapsaly do veřejného rejstříku. Všechny spolky si nyní mohou zkontrolovat, zda jsou ve veřejném rejstříku zapsány (například prostřednictvím internetových stránek www.justice.cz.). V případě, že by tomu tak nebylo - což se chybou při přenosu mimořádně rozsáhlého objemu údajů mohlo výjimečně stát - je třeba, aby spolek ve vlastním zájmu vyzval soud k nápravě (např. s použitím vyhotovení stanov opatřeného doložkou Ministerstva vnitra ČR, že občanské sdružení bylo ministerstvem ještě před 1.1.2014 zaregistrováno).

Je třeba upozornit na to, že automatické zapsání do veřejného rejstříku je složitější v případě bývalých organizačních jednotek občanských sdružení. Ty se podle ustanovení § 3045 NOZ považují za pobočné spolky a podle přechodných ustanovení zákona o veřejných rejstřících²⁾ měly být též do veřejného rejstříku zapsány automaticky, nicméně se tak stalo pouze tehdy, pokud občanské sdružení jejich existenci (před 1.1.2014) oznámilo ministerstvu. Pokud se tak nestalo - a to v praxi není výjimečné - nejsou tyto pobočné spolky ve veřejném rejstříku zapsány automaticky. V takovém případě platí (§ 3045 NOZ), že hlavní spolek, resp. jeho statutární orgán, musí nechat tyto pobočné spolky zapsat do rejstříku do 3 let, tedy nejpozději do 31.12.2016. Neučiní-li tak, tyto pobočné spolky k 1.1.2017 zaniknou!

Zapisování do veřejného rejstříku upravuje samostatný zákon o veřejných rejstřících. Ten také v § 25 a 29 vypočítává, co vše se do veřejného rejstříku zapisuje. Vždy to jsou tyto údaje:

Další údaje se zapíší jen tehdy, pokud jsou pro spolek předmětné. Myslí se tím například údaje o kontrolním orgánu, pokud jej spolek zřídil (pak se zapíše analogicky název kontrolního orgánu spolku, počet jeho členů a jejich identifikace, den vzniku/zániku jejich funkce). To stejné platí o nepovinně zřizované rozhodčí komisi spolku.

Již bylo připomenuto, že do veřejného rejstříku je třeba nechat zapsat i vlastní pobočné spolky, pro které se zapisují údaje obdobné, jako u spolku obecně. Rejstříkový soud pak každý pobočný spolek zapíše jako samostatnou právnickou osobu (s uvedením, že jde o pobočný spolek), přičemž u zápisu pobočného spolku se uvede, který spolek je jeho „mateřským“ hlavním spolkem a naopak u hlavního spolku se uvede seznam všech jeho pobočných spolků (to už soud učiní sám bez návrhu). Rejstříkovým soudem pro pobočné spolky je vždy rejstříkový soud hlavního spolku, bez ohledu na to, kde má pobočný spolek sídlo. S tím koresponduje i ustanovení zákona, které stanovuje, že návrh na zápis všech údajů ohledně pobočných spolků podává vždy hlavní spolek, což má přispět k vnitřní kontrole a odladění návrhu a nakonec i k odlehčení často malým a personálně méně vybaveným pobočným spolkům.

Pro hlavní spolek i pro pobočné spolky platí, že v případě, že spolek bude vykonávat vedlejší hospodářskou činnost nebo jinou obdobnou činnost, je povinen i tuto činnost zapsat do rejstříku. V budoucnu (v závislosti na vzniku zákona o veřejné prospěšnosti) se bude do rejstříku zapisovat i získání statutu veřejné prospěšnosti. Konečně mohou spolky nechat zapsat i další skutečnosti, o kterých by tak stanovil zvláštní zákon, nebo na jejichž zápisu má sám spolek právní zájem.

Všechny povinné údaje, které musí spolky zapsat do veřejného rejstříku, je třeba doložit listinnými přílohami. Ty musí být buď v originále, nebo úředně ověřené kopii, včetně ověřených podpisů na listinách.

Každý spolek do sbírky listin založí především:

Návrh na zápis spolku nebo návrh na zápis změn v zapsaných skutečnostech podává samotný spolek, za pobočné spolky spolek hlavní. Návrh podepisuje statutární orgán spolku nebo ten, kdo je k tomu vnitřním spolkovým právem (stanovami, popřípadě od stanov odvozenými vnitřními předpisy spolku) určen. Prakticky se návrhy na zápis, změnu nebo výmaz zápisu ve veřejném rejstříku vytvářejí výlučně prostřednictvím elektronicky vyplněného „inteligentního“ formuláře, který je k dispozici na www.justice.cz. Jeho podobu upravuje vyhláška Ministerstva spravedlnosti ČR o náležitostech formulářů na podávání návrhů na zápis, změnu nebo výmaz údajů do veřejného rejstříku³⁾, ze dne 2. října 2013. Návrh na zápis údajů do rejstříku a listiny, kterými se prokazují údaje navrhované k zapsání, lze soudu podat buď v tištěné formě (tj. originály, nebo jejich úředně ověřené kopie), nebo je lze podat elektronicky. Návrh na zápis skutečností do rejstříku i listiny, kterými se prokazují údaje navrhované k zapsání do rejstříku, musí být podepsané, a to návrh na zápis s úředním ověřením podpisu (v tištěné variantě) nebo se zaručeným elektronickým podpisem (při elektronické formě). Naopak listiny, které se pouze zakládají do sbírky listin, aniž by se jimi dokládal zapisovaný údaj (např. změna stanov, která nemá vliv na zapisované údaje), se soudu zakládají výlučně v elektronické podobě, avšak nemusí být podepsané elektronickým podpisem ani převedené autorizovanou konverzí. Jak návrh, tak listiny se - při variantě elektronického podání - podávají buď datovou schránkou, nebo emailem (ten vždy podepsaný zaručeným elektronickým podpisem) nebo na CD či USB-disku, přitom každý dokument musí být uložen jako samostatný soubor ve formátu PDF.

Zjistí-li příslušný krajský soud, který provádí zápisy do veřejného rejstříku, chyby v návrhu na zápis, vyzve navrhovatele ve lhůtě 3 pracovních dnů k jejich odstranění. V případě, že jsou návrh na zápis a k němu náležející listiny bezvadné, provede soud v rámci zahájeného řízení zápis do veřejného rejstříku. Zápis se provede nejpozději do 5 dnů od podání. Pokud rejstříkový soud nerozhodne v této lhůtě, má se za to, že je zápis provedený uplynutím této lhůty. Spolek je o provedených změnách vyrozuměn výpisem, který je zaslán do 3 dnů po zápisu. Dlužno poznamenat, že přinejmenším některé krajské soudy tyto zákonné lhůty ne vždy stíhají (autoři článku mají zkušenost, že doba od podání bezvadného návrhu do faktického promítnutí údajů do rejstříku může trvat i několik týdnů).

Závěrem této části je třeba připomenout, že spolky vzniklé před 1.1.2014 mají povinnost nechat zapsat do veřejného rejstříku ty skutečnosti, které zákon o veřejných rejstřících požaduje, a to nejpozději do 31.12.2016.

Podle zákona o soudních poplatcích⁴⁾ je zahájení řízení v rámci spolkového rejstříku zpoplatněno soudním poplatkem. V případě návrhu na první zápis spolku, rovněž při návrzích zápisu změn v rejstříku je to 1 000 Kč. Návrh na výmaz z rejstříku je od poplatku osvobozen.

Platná právní úprava soudních poplatků se dotýká vybraných nestátních NO zejména v situaci, kdy jsou zejména NOZ a zákonem o veřejných rejstřících nuceni nechat zapsat požadované údaje. Zejména u spolků se složitou a mnohastupňovou vnitřní strukturou to představuje náklady ve výši statisíců či milionů korun.

Aktivitou poslanců Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR byla připravena novela zákona o soudních poplatcích, která má za cíl osvobodit spolky (a další vybrané nestátní NO) od tisícikorunového poplatku. Novela zákona o soudních poplatcích je v současné době v Poslanecké sněmovně Parlamentu ČR, kde čeká na projednání ve druhém čtení. Nezbývá než doufat, že celý legislativní proces této změny proběhne co nejdříve a nestátní NO nebudou muset vynakládat své značně limitované prostředky na splnění státem nově uložených povinností.