Chybovat je lidské, někdy velmi drahé. Proto mi dovolte na základě desetileté praxe uvést některá upozornění. Článek je určen nestátní neziskovým organizacím - občanským sdružením, nadacím a nadačním fondům, obecně prospěšným společnostem, církvím a církevním organizacím, zájmovým sdružením právnických osob, školským právnickým osobám, společenství vlastníků).
Jak se vyvarovat chyb
Ing.
Dagmar
Beránková
auditor
a daňový poradce1. Založení neziskové organizace
Zakladatelskou listinou by měl sepsat právník.
Toto pravidlo je zachováno u politických stran, významných nadací, obecně prospěšných společností, avšak občanská sdružení, menší nadační fondy zejména fungující při školách místo dřívějších SRPŠ mají zakladatelskou listinu sepsanou podle „vzoru“ od známých nebo z internetu, což obvykle znamená otevření problému do budoucna.
Důležitá je i správná volba sídla organizace.
Byt budoucího statutárního zástupce není vhodnou adresou a ujednání „potom to změníme, až zbude čas“, končí obvykle tak, že se čas nenajde.
Zakládací listina, resp. stanovy, by měly být konzultovány s ekonomem.
Ekonomem, který se ekonomikou a účetnictvím neziskových organizací zabývá, jednou z možností je konzultace s auditorem. Chyby totiž mohou vzniknout z hlediska počátečního vkladu zakladatelů, úhrady zřizovacích výdajů, stanovení členských příspěvků atd.
Hlavní a hospodářská (doplňková, vedlejší) činnost
Pro účely budoucího stanovení správného základu daně z příjmů musí být do zakládací listiny, statutu či stanov zapsány jednotlivé činnosti tak, aby bylo možno jednoznačně evidovat náklady a výnosy vztahující se k těmto činnostem.
Pokud zakládací listina není prověřena ekonomem, činnosti jsou formulačně popsány tak, že nadchnou budoucí členy, nikoliv budoucího daňového poradce, a to zvlášť v případě, má-li sestavit přiznání za několik dnů, kdy stanovy zpětně změnit nelze.
Pokud účetní jednotka nemá zákonem podnikání zakázáno a hospodářskou činnost bude provádět opakovaně za účelem dosažení zisku, musí splnit taktéž podmínky 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), v platném znění.
2. Statutární orgány a jejich činnost
V zakládacím dokumentu, statutu, stanovách je nutno v souladu a v návaznosti se zákony přesně definovat činnost statutárního orgánu, kterým bývá správní rada, předseda, ředitel.
*
Dodržovat četnost zasedání kolektivního statutárního orgánu dle stanov, statutu.
*
Ze zasedání pořídit zápis, ten podepsat přítomnými a založit.
*
Mít jasná podpisová práva (nesprávná je formulace, např. „je oprávněn proplatit částku ve výši ... Kč“, protože důležité jsou pravomoci k uzavírání smluvních vztahů, zastupování účetní jednotky navenek a oprávnění k schvalování účetních dokladů).
*
Delimitace pravomocí a odpovědností na zaměstnance nebo dobrovolníky je nutno provádět písemně.
*
Nezatěžovat rozpočet odměnami činnost nevykonávajícími a pasivní členy správní rady.
*
Dbát na dodržování zákonných předpisů, které by měli statutární zástupci rámcově znát.
3. Rozpočet neziskové organizace
Chybou je, pokud rozpočet je připravován pouze na základě plánovaných příjmů a výdajů, nikoliv též nákladů a výnosů, a to bez součinnosti s ekonomem, resp. účetní.
Rozpočet je povinný u obecně prospěšných organizací, tato povinnost je uvedena v § 13 zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, v platném znění, jako povinnost správní rady rozpočet schválit, zákon č. 424/1991 Sb., o sdružování v politických stranách a v politických hnutích, v platném znění, požaduje uvést zásady hospodaření do stanov (organizačního řádu), do výlučné působnosti správní rady nadace a nadačního fondu dle § 10 odst. 2 písm. b) zákona č. 227/1997 Sb., nadacích a nadačních fondech a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů (zákon o nadacích a nadačních fondech), v platném znění, spadá schvalování rozpočtu a jeho změn, občanská sdružení musí mát ve stanovách zásady hospodaření (výslovná povinnost sestavit rozpočet zde není).
Některé zásady:
*
rozpočet by měl být vyrovnaný (výnosy = náklady),
*
pokud účetní jednotka dosáhne za několik let zisku ze své hlavní (prospěšné) činnosti, je otázkou, zda je existence neziskové organizace správná,
*
nejprve je vhodné stanovit výnosy, v návaznosti na tyto i náklady,
*
uvědomit si rozdíl mezi výnosy a příjmy, náklady a výdaji (v souvislosti s dotacemi, které váží na státní rozpočet, je nutno brát v úvahu i výdaje, zejména s vyúčtováním
dotace
), *
provázat jednotlivé výnosy s náklady prostřednictvím kalkulace, střediska či zakázky (zejména z hlediska
dotace
, která musí mít své číslo střediska nebo zakázky), *
uvědomit si, že některé položky nelze plánovat (kursové rozdíly, nákladové smluvní a nesmluvní pokuty, manka a škody ...),
*
uvědomit si, že určité položky rozpočtu nebudou provázány s finančním plněním (odpisy, opravné položky, rezervy ...),
*
pro účely stanovení základu daně z příjmů je potřeba stanovit již v rámci rozpočtu a účtového rozvrhu postup, který povede na konci roku k sestavení přiznání,
*
pro účely DPH je potřeba vzít v úvahu:
-
u neplátců budoucí nutnost registrace,
-
u plátců krácení DPH na vstupu a následné vyrovnání na konci roku, které může velmi nepříjemně ovlivnit náklady.
Roční rozpočet by měl být rozčleněn na čtvrtletní nebo měsíční (dle velikosti organizace, čím větší organizace z hlediska obratu, počtu zaměstnanců a majetku, tím by měla mít stanoven podrobnější rozpočet).
Roční, čtvrtletní a měsíční rozpočet by měl mít průběžné a závěreční hodnocení.
Závěr této práce za daný rok je vhodné včlenit do vyhodnocení rozboru hospodaření, který spolu se zdůvodněním výkyvů je podkladem pro rozpočet roku následujícího.
Že je tato práce pracná? Ano, ale máme EXCEL.
Protože některé organizace vůbec rozpočet nesestavují, resp. jejich vedoucí nebo statutární pracovníci, si vazbu na účetnictví neuvědomují, v níže uvedené tabulce je obecný
příklad účtové osnovy
(včetně analytických účtů) v návaznosti na možnost použití položek pro stanovení plánu.Vysvětlivky:
SU - syntetický účet
AU - analytický účet
ND - nedaňový náklad (nelze použít pro účely daně z příjmu pro testování výše příjmu a výdajů z hlavní činnosti za účelem vyčlenění činností, které jsou předmětem daně z příjmu právnických osob)
X položku nelze plánovat, * položku nutno vyloučit z plánu peněžního toku
+---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+ | | Účet SU.AU | Název účtu výnosů (položky plánu) | Plán Kč | Skutečnost Kč | Rozdíl Kč | +---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+ | | 601.100 | Tržby za vlastní výrobky | | | | | | 602.100 | Prodej služby 1 (nájemné např. nebytových prostor, | | | | | | | movitých předmětů, pozemku) | | | | | | 602.200 | Prodej služby 2 (např. reklamní činnost) | | | | | | 602.300 | Prodej služby 3 (např. vstupenky na ples) | | | | | | 604.100 | Prodej zboží (skladové zásoby) | | | | | | 604.200 | Prodej zboží (ostatního) | | | | | * | 61X.100 | Změna stavu (nedokončená výroba, polotovary, výrobky, zvířata) | | | | | * | 62X.100 | Aktivace (zásob, služeb, DDHIM, DDNIM) | | | | | | 641.100 | Smluvní pokuty a úroky z prodlení | | | | | | 643.100 | Úhrada odepsaných pohledávek | X | | | | * | 643.200 | Odepsané závazky | X | | | | | 644.100 | Úroky z běžného účtu | | | | | | 644.200 | Úroky z termínovaného vkladu | | | | | | 644.300 | Úroky z půjček třetím osobám | | | | | * | 645.100 | Kursové zisky | X | | | | * | 648.100 | Zúčtování fondů (odpisy dlouhodobého majetku - zdotace) | | | | | * | 649.100 | Náhrady za manka a škody | X | | | | * | 649.200 | Inventarizační rozdíl (přebytek) | X | | | | | 652.100 | Tržby za prodej DDHIM2) a DDNIM3) | | | | | | 653.100 | Tržby z prodeje cenných papírů a podílů | | | | | | 656.100 | Zúčtování rezerv (zákonných) | | | | | | 657.100 | Výnosy z dlouhodobého finančního majetku | | | | | * | 659.100 | Zúčtování opravných položek (zákonných) | | | | | | 681.100 | Přijaté příspěvky zúčtované mezi organizačními složkami | | | | | * | 682.100 | Přijaté dary z tuzemska - fyzické osoby | | | | | | 682.200 | Přijaté dary z tuzemska - právnické osoby | | | | | | 682.300 | Přijaté dary ze zahraničí | | | | | * | 682.400 | Přijaté dary - nepeněžní | | | | | | 682.500 | Přijaté nadační dary | | | | | | 682.600 | Přijaté ostatní příspěvky (např. školská právnická osoba) | | | | | | 684.100 | Přijaté členské příspěvky - FO4) | | | | | | 684.200 | Přijaté členské příspěvky - PO5) | | | | | | 691.100 | Provoznídotaceze státního rozpočtu ČR | | | | | | 691.200 | Provoznídotacez rozpočtu EU | | | | | | 691.300 | Provoznídotacez rozpočtu kraje | | | | | | 691.400 | Provoznídotacez rozpočtu obce | | | | +---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+ | | | Součet | | | | +---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+
+---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+ | | Účet SU.AU | Název účtu výnosů (položky plánu) | Plán Kč | Skutečnost Kč | Rozdíl Kč | +---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+ | | 501.100 | Spotřeba materiálu - režijní (kancelářský, publikace...) | | | | | | 501.200 | Spotřeba materiálu - výdej ze skladu | | | | | | 501.300 | Spotřeba materiálu - drobný majetek od 3 000 do 40 000 Kč | | | | | | 501.400 | Spotřeba materiálu - hrazený zdotace| | | | | | 501.500 | Spotřeba materiálu - potraviny pro účastníky akcí | | | | | | 501.600 | Spotřeba materiálu - ostatní | | | | | | 501.999 | Spotřeba materiálu - ND | X | | | | | 502.100 | Spotřeba elektrické energie | | | | | | 502.200 | Spotřeba plynu | | | | | | 502.300 | Spotřeba PHM (vlastní, najatá, vypůjčená vozidla) | | | | | | 502.400 | Spotřeba neskladovatelných dodávek hrazených zdotace| | | | | | 502.999 | Spotřeba neskladovatelných dodávek - ND | X | | | | | 504.100 | Prodané zboží (skladové zásoby) | | | | | | 504.200 | Prodané zboží (ostatní) | | | | | | 511.100 | Oprava a udržování techniky | | | | | | 511.200 | Oprava a udržování nemovitostí | | | | | | 511.400 | Opravy hrazené zdotace| | | | | | 512.100 | Cestovné do limitu | | | | | | 512.400 | Cestovné hrazené zdotace| | | | | | 512.999 | Cestovné nad limit - ND | X | | | | | 513.999 | Náklady na reprezentaci - ND | | | | | | 518.100 | Služby - drobné režijní | | | | | | 518.200 | Služby - nájemné (včetně vodného) | | | | | | 518.300 | Služby - drobný nehmotný majetek od 7 000 do 60 000 Kč | | | | | | 518.400 | Služby hrazené zdotace| | | | | | 518.500 | Služby - spoje (poštovné,internet,telefon,mobil) | | | | | | 518.600 | Služby - propagace činnosti účetní jednotky | | | | | | 518.700 | Služby - vzdělání, ubytování zaměstnanců | | | | | | 518.999 | Služby - ND | X | | | | | 521.100 | Mzdy - kmenoví zaměstnanci | | | | | | 521.200 | Dohody o provedení práce | | | | | | 521.300 | Dohody o pracovní činnosti | | | | | | 521.400 | Mzdy hrazené zdotace| | | | | | 523.100 | Odměny správní radě - ND (kolektivní statutární orgán) | | | | | | 523.200 | Odměny dozorčí radě - ND (dozorčí orgán) | | | | | | 524.100 | Zákonné sociální pojištění - zaměstnanci | | | | | | 524.200 | Zákonné zdravotní pojištění - zaměstnanci | | | | | | 524.300 | Zákonné zdravotní pojištění - statutární zástupci | | | | | | 524.400 | Sociální a zdravotní pojištění hrazené zdotace| | | | | | 527.100 | Zákonné sociální náklady | | | | | | 528.100 | Ostatní sociální náklady - ND | | | | | | 531.100 | Silniční daň | | | | | | 532.100 | Daň z nemovitosti | | | | | | 538.100 | Ostatní daně a poplatky (kolky,dálniční známky.) | | | | | | 541.100 | Dmluvní pokuty a úroky z prodlení | X | | | | | 542.100 | Ostatní pokuty a penále (státním orgánům) | X | | | | * | 543.100 | Odpis nedobytné pohledávky - ND (většina případů) | X | | | | | 544.100 | Úroky z úvěru bance | | | | | | 544.300 | Úroky z půjček od třetích osob | | | | | | 545.100 | Kursové ztráty | X | | | | | 546.100 | Dary poskytnuté PO (lze i nadační příspěvky) - peněžní | | | | | | 546.200 | Dary poskytnuté FO (lze i nadační příspěvky) - peněžní | | | | | | 546.300 | Ceny do veřejných soutěží - peněžní | | | | | * | 546.500 | Dary nepeněžní (např. zůstatková cena majetku) | | | | | | 548.100 | Manka a škody - daňově uznatelné | X | | | | | 548.200 | Manka a škody - ND | X | | | | | 549.100 | Poplatky bankám | | | | | | 549.200 | Pojištění zaměstnanců - Kooperativa | | | | | | 549.300 | Pojištění účetní jednotky | | | | | | 549.500 | Jiné ostatní náklady | | | | | * | 551.100 | Odpisy dlouhodobého nehmotného majetku | | | | | * | 551.200 | Odpisy dlouhodobého hmotného majetku | | | | | * | 552.100 | Zůstatková cena prodaného DD majetku | | | | | | 553.100 | Prodané cenné papíry a podíly | | | | | | 554.100 | Prodaný materiál | | | | | * | 556.100 | Tvorba rezerv | X | | | | * | 559.100 | Tvorba opravných položek | X | | | | | 581.100 | Poskytnuté příspěvky zúčtované mezi organizačními složkami | | | | | | 582.100 | Poskytnuté členské příspěvky | | | | | | 591.100 | Daň z příjmu | | | | | | 595.100 | Dodatečné odvody daně z příjmu | | | | +---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+ | | | Součet | | | | +---+------------+-----------------------------------------------------------------+---------+---------------+------------+
Výše uvedené tabulky vyjadřují položky účtové osnovy nákladů a výnosů jak o základní návod pro nestátní neziskové organizace. Protože každý typ těchto organizací se řídí odlišným zákonem a obvykle má specifickou činnost, zejména v kombinaci různých činností hlavních a hospodářských (někdy také nazývaných jako doplňkové), je nutný ze strany účetní jednotky specifický postup.
Teprve po sestavení plánu nákladů a výnosů lze sestavit peněžní tok. Ale o tom snad někdy příště.
1 lektorka a konzultantka vzdělávací a poradenské společnosti 1. VOX, a. s.;
auditor
a daňový poradce Daně a audit s.r.o. v Ostravě, specializující se na audity účetních závěrek a dotací a daňové poradenství nestátních neziskových organizací (občanská sdružení, obecně prospěšné společnosti, nadace, církve, zájmová sdružení právnických osob a SVJ) 2 drobný dlouhodobý hmotný majetek
3 drobný dlouhodobý nehmotný majetek
4 fyzická osoba
5 právnická osoba