Chyby při poskytování náhrad cestovních výdajů

Problematiku zaokrouhlování cestovních náhrad stále ovládají nejasnosti a pochybení. Především je třeba zdůraznit, že při vyúčtovávání cestovních náhrad se zaokrouhluje až konečná částka k vypořádání - nelze zaokrouhlovat žádné „mezivýpočty“, protože tato skutečnost by negativně ovlivňovala další výpočty (je tím míněno např. mezi účetními oblíbené zaokrouhlování výpočtu náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu za ujetý kilometr při použití soukromého silničního motorového vozidla při pracovní cestě, ani toto není doporučováno, neboť i při v takovémto případě nepatrných částkách po zaokrouhlení, může v konečném efektu takové zaokrouhlení znamenat nezanedbatelnou rozdílovou částku, všechny účetní mají nepochybně kalkulačky, a mohou tedy počítat i s celou řadou desetinných míst a skutečně zaokrouhlovat až konečnou částku k vypořádání).

Pokud se týká samotného zaokrouhlení vyúčtování v české měně, tj. tuzemských pracovních cest a zahraničních pracovních cest, pro které se zaměstnavatel dohodl se zaměstnancem podle § 183 odst. 2 druhé věty shora citovaného zákoníku práce na poskytnutí zálohy v české měně, je toto přesně upraveno přímo ve zmíněném právním předpise a stanovený postup je shodný jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. V jeho § 183 odst. 3 poslední větě je jednoznačně stanoveno, že částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně (tj. konečná částka po celkovém výpočtu), se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Obdobná je úprava pro zaměstnavatele v § 183 odst. 5 poslední větě, kde je také jasně stanoveno, že částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně (tj. opět až konečná částka po celkovém výpočtu), se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Z uvedeného samozřejmě vyplývá, že pokud je záloha na pracovní cestu (tuzemskou i zahraniční) poskytována v české měně, vyúčtování se počítá také v české měně. Pozor však na významnou a důležitou okolnost, totiž že zmíněné zaokrouhlování nelze v žádném případě provádět podle § 189 odst. 3 téhož zákoníku práce, neboť toto ustanovení platí pouze pro Ministerstvo práce a sociálních věcí. V tomto ustanovení je totiž stanoveno, že stravné se zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru, a dále, že sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru. K tomu je třeba si uvědomit, že stravné, sazbu základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot stanoví vždy každoročně výhradně Ministerstvo práce a sociálních věcí v příslušné vyhlášce, nikoliv zaměstnavatelé nebo zaměstnanci.

Pokud se týká zaokrouhlování zahraniční měny při vyúčtování zahraničních pracovních cest, toto není výslovně upravené v žádném obecně závazném platném právním předpise. Doporučuji zaokrouhlovat konečnou částku k vypořádání zahraničních pracovních cest v cizí měně na dvě desetinná místa, a to proto, že všechny měny, ve kterých Ministerstvo financí stanovilo základní sazby zahraničního stravného ve svých každoročních vyhláškách mají „setinky“, a jsou tedy při tomto způsobu zaokrouhlení vypořadatelné (ať jsou to eura, americké dolary nebo anglické libry či švýcarské franky).

Jestliže někteří zaměstnavatelé přesto budou neustále hledat nějaké ustanovení, pak se domnívám, že by je mohlo uspokojit ustanovení § 146 odst. 3 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu, kde je přesně stanoveno, že výpočet na základě daňové sazby, koeficientů, ukazatelů a výsledek přepočtu měny se provádí s přesností na dvě platná desetinná místa s tím, že postupné zaokrouhlování ve dvou nebo více stupních je nepřípustné. Je sice pravda, že se jedná o zaokrouhlování pro daňové účely, ale šířeji vzato výplata cestovních náhrad je pro zaměstnavatele i zaměstnance také nejvýznamnější z daňového hlediska.

Také kurzové přepočty při zahraničních pracovních cestách zaměstnanců se stále vyznačují celou řadou problémů a nejasností navzdory tomu, že tato otázka je poměrně jasně upravena přímo v zákoníku práce, a to v jeho § 183 odst. 2 a odst. 4 a § 184.

Pro správný výpočet vyúčtování zahraničních pracovních cest se zálohou v cizí měně je v úvodu nutno připomenout, že je třeba mít na zřeteli, že zákoník práce rozlišuje kurzový přepočet před výjezdem zaměstnance do zahraničí (na zahraniční pracovní cestu) a po návratu ze zahraničí (ze zahraniční pracovní cesty). V této souvislosti je třeba ještě připomenout, že podle § 183 odst. 2 věty první citovaného zákoníku práce může zaměstnavatel při zahraniční pracovní cestě poskytnout po dohodě se zaměstnancem zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Praxe prokázala, že šeky se fakticky vůbec nepoužívají. Naopak platební karty zaměstnavatele velice často. A nutno připojit skutečnost, že oblíbené je používání i vlastních platebních karet zaměstnanců.

Používání soukromých (vlastních) platebních karet zaměstnanců je podle citovaného zákoníku práce zcela zákonné, a to vzhledem k formulaci § 183 odst. 1 tohoto zákona, kde je totiž stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Toto zákonné znění je třeba chápat tak, že jestliže zaměstnavatel nemá striktně stanovenou povinnost vždy pro zahraniční pracovní cestu poskytnout zaměstnanci zálohu (což platilo za staré zrušené právní úpravy), pak mu také nemůže diktovat konkrétní způsob úhrady vznikajících výdajů v souvislosti s výkonem práce při pracovní cestě. Takže jestliže se zaměstnavatel se zaměstnancem při vysílání na pracovní cestu dohodne, že záloha nebude poskytována, pak může zaměstnanec bez problémů v průběhu pracovní cesty k platbám pracovních výdajů používat i soukromou platební kartu a platí to samozřejmě nejen pro zahraniční pracovní cesty, ale i tuzemské.

A nyní se vrátíme k přepočítacím kurzům. Před odjezdem do zahraničí se přepočítává podle § 183 odst. 2 věty druhé a násl. citovaného zákoníku práce, kde je stanoveno, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné než v prováděcím právním předpisu vydaném podle § 189 stanovené cizí měně pro příslušný stát (tj. příslušné každoročně vydávané vyhlášce Ministerstva financí), pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Dále je stanoveno, že při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Současně je ještě stanoveno, že pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Pokud není záloha poskytována, postupuje se podle zákoníkem práce stanovené výjimky v § 184, kde je také přesně stanoveno, že při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije § 183 s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty. Z celého tohoto kontextu je nepochybně jasné, že i když se v citovaném textu § 183 odst. 2 používá pouze výraz „zahraniční stravné“, je nutno i toto znění chápat v souvislosti zákonného textu následujícího i textu § 184, že uváděná záloha musí „pokrývat“ nejen zahraniční stravné, ale i ostatní případně vzniklé výdaje v souvislosti s výkonem práce. V textu pouze použitý pojem zahraničního stravného je proto, že má poukázat na Ministerstvem financí stanovenou měnu nejenom na zahraniční stravné, nýbrž celou poskytovanou zálohu. Ministerstvo financí totiž příslušnou vyhláškou o stanovení výše zahraničního stravného předpokládá, že zaměstnavatelé budou své zaměstnance při vysílání na zahraniční pracovní cesty vybavovat (tj. zálohou) výhradně ve volně směnitelných měnách.

Předpoklad pro poskytování záloh na zahraniční pracovní cesty výhradně ve volně směnitelných měnách souvisí bezpochyby s problémy, které přináší případné vyúčtovávání s volně nesměnitelnými měnami, neboť u nich velmi často dochází ke komplikacím právě v souvislosti se zjišťováním přepočítacích kurzů. Samozřejmě, že pokud zaměstnavatel vysílá zaměstnance na zahraniční pracovní cestu do země s národní měnou volně nesměnitelnou, má povinnost ho v podstatě vybavit volně směnitelnou měnou a zaměstnanec by ji měl postupně směňovat v té které zemi, ale pozor výhradně v bance nebo ve směnárně, aby byl schopen doložit směnečný kurz důležitý právě pro vyúčtování pracovní cesty. S touto skutečností souvisí i další zásada, kterou mnoho zaměstnanců porušuje a způsobuje tím další komplikace a často i sobě škodu. Jedná se o to, že by si všichni zaměstnanci, kteří jsou vysíláni na zahraniční pracovní cestu a dostávají zálohu, měli uvědomit, že tato záloha je skutečně určená ke krytí zvýšených výdajů v zahraničí, a proto ji musí zaměstnanec směňovat v případě potřeby až v zahraničí, nikoliv před výjezdem ještě v České republice. Tato zásada je také úzce spjata právě s přepočítacími kurzy, totiž s jejich výrazně rozdílnou výší u nás a v zahraničí.