Elektronická komunikace zaměstnavatelů s CSSZ

Podle mého názoru není třeba se této nové povinnosti obávat. Jde o operace, které mohou často vést k výraznému zjednodušení náročné práce v mzdové účtárně a k velké časové úspoře. ČSSZ podporuje elektronickou komunikaci již řadu let a jejím prostřednictvím bylo přeneseno již desítky milionů dokumentů (především ELDP). Naopak nevyužívání výhod elektronické komunikace může být v dnešní době haza-rdováním s časem pracovníků mzdových účtáren. Pravdou je, že problematická může být tato povinnost u těch nejmenších zaměstnavatelů. V tomto příspěvku se zmíním o možných způsobech elektronické komunikace s ČSSZ, podmínkách pro využívání tohoto způsobu komunikace, výhodách elektronické komunikace, zabezpečení procesu zasílání dat proti zneužití neoprávněnými osobami, podepisování zasílaných údajů atd.

Uvedená povinnost zasílání tiskopisů v elektronické podobě se týká jednak tiskopisů, které lze elektronicky zasílat pouze - jde o tzv. Podání, které se zasílají prostřednictvím Veřejného rozhraní pro Podání ČSSZ (VREP), či prostřednictvím datové schránky. Zaměstnavatelů se týkají následující tiskopisy:

Těchto 5 zmíněných tiskopisů označuji v tomto příspěvku jako Podání (podrobněji jsou popsány níže). Povinnost zasílání v elektronické podobě se však týká i které nelze v současnosti zasílat prostřednictvím Podání (tzn. neposílají se ve formátu XML). I ty bude nutné od 1. 1. 2014 zasílat elektronicky prostřednictvím datové schránky či elektronické podatelny v běžných formátech, tj. zpravidla U zaměstnavatelů jde o tyto tiskopisy:

Zmíněná povinnost se týká

tj. každého, kdo zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance. U OSVČ a lékařů sice došlo k odkladu povinné elektronické komunikace, tento odklad se ovšem týká pouze formulářů, které OSVČ a lékaři zasílají nikoliv za své zaměstnance. Takže OSVČ budou muset formuláře Přehled o příjmech a výdajích (e - Podání Přehled OSVČ), Oznámení o zahájení činnosti či přihlášky k účasti na důchodovém a nemocenském pojištění zasílat povinně elektronicky až od 1. 1. 2015 a lékaři tiskopisy týkající se neschopenek dokonce až od 1. 1. 2016. Tuto pro některé nemilou povinnost, pro jiné samozřejmost, stanovuje zákon č. 470/2011 Sb., kterým se mění zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, a některé dalšízákony ve znění pozdějších předpisů. Povinnost elektronické komunikace pro zaměstnavatele, OSVČ i ošetřující lékaře původně platila již od 1. 1. 2013 (týkalo se všech podání). ČSSZ však její zavedení odložila na 1.1. 2014, u některých podání OSVČ a lékařů ještě na pozdější datum (viz výše). Řada klientů ČSSZ totiž na zavedení povinné elektronické komunikace totiž nebyla dostatečně připravena.

Povinná elektronická komunikace zaměstnavatelů od 1.1. 2014 platí pro podání předepsaných tiskopisů, kde lhůta k jejich řádnému podání započne po 31. 12. 2013. Např. u tiskopisu Přehled o výši pojistného vznikne povinnost podat tento tiskopis výhradně elektronicky poprvé v případě jeho podání v lednu 2014 za období prosinec 2013. Obdobně vznikne povinnost podat výhradně elektronicky i tiskopis ELDP za rok 2013 atd.

Je dobré si uvědomit, že využívání elektronické komunikace přináší zaměstnavatelům a jejich mzdovým účetním mimo jiné následující

Elektronická komunikace přináší značnou úsporu rovněž samotným příjemcům elektronických podání (zde ČSSZ). Používají-li totiž jejich klienti tyto elektronické přenosy, znamená to pro příslušnou instituci podstatné ulehčení práce se zpracováním údajů (skenování či přepisování dat). Samozřejmě, že tyto instituce tak preferují tuto formu předávání údajů před předáváním formulářů v klasické papírové podobě.

jsou jisté počáteční problémy s nastavením počítače (pořízení a instalace kvalifikovaného certifikátu, šifrovacího klíče atd.) někdy i příslušného SW, který elektronickou komunikaci umožňuje (mzdový SW, příp. komunikátor). Jisté technické problémy mohou samozřejmě nastávat i v průběhu využívání elektronické komunikace (chybové hlášky). Užívání uznávaného kvalifikovaného certifikátu je placenou službou. Obecně elektronická komunikace při velmi malém počtu zaměstnanců (např. 1 či 2 zaměstnanci) nemusí být pro zaměstnavatele příliš efektivní.

Pro zaměstnavatele s větším počtem zaměstnanců by však tento způsob předkládání formulářů měl být již několik let naprostou samozřejmostí. Vyhotovení a zaslání např. 50 ks ELDP prostřednictvím Podání zabere např. půl hodiny času, zatímco při jejich ručním vyhotovování jde řádově spíše o dny.

Služba umožňuje elektronické podání vybraných formulářů při plnění povinností z oblasti sociálního zabezpečení podle příslušných právních předpisů. Základními předpoklady pro využívání služby Podání jsou:

Podání pro ČSSZ lze uskutečnit elektronicky následujícími způsoby (podrobněji viz níže):

e- Podání vyplněné pomocí zmíněného interaktivního elektronického formuláře se elektronicky odesílá prostřednictvím VREP (ad 1.) či datové schránky (ad 2.), podrobněji viz níže.

Konkrétní způsob zasílání jednotlivých druhů Podání ze mzdového SW na ČSSZ závisí na používaném SW. Základem samozřejmě je, aby příslušný mzdový SW, resp. jiný SW pro zasílání Podání byl správně nastaven. Nastavuje se např. VS organizace, vybírá elektronický podpis a šifrovací certifikát, příp. internetová adresa pro komunikaci s VREP atd. Ze mzdového SW se Podání exportují zpravidla prostřednictvím VREP, příp. je možné Podání uložit ve formátu *.xml a zaslat ho do ČSSZ prostřednictvím datové schránky. Z hlediska uživatele je nejefektivnější Podání prostřednictvím (do datových schránek mzdové účetní zpravidla přístup nemají). Předpokladem samozřejmě je vhodný mzdový SW, uznávaný elektronický podpis, oprávnění k podávání Podání atd.

Veřejné rozhraní pro Podání (VREP) je komunikační rozhraní (kanál) zřízený a provozovaný ČSSZ pro doručování Podání. Na VREP lze podání činit v elektronické podobě formou datové zprávy v datovém formátu XML (e - Podání) vyhovující specifikaci ČSSZ a publikovaným XSD schématům. K tomu založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Elektronickou adresu podatelny VREP nelze využívat pro datové zprávy, které nejsou ve formátu Podání ČSSZ (jiné formáty než XML). Pro elektronické podávání prostřednictvím VREP je třeba se u příslušné OSSZ (PSSZ, MSSZ) zaregistrovat a sdělit údaje o kvalifikovaném certifikátu (elektronickém podpisu) osoby, která bude Podání zasílat (u pověřené osoby je třeba doložit její pověření).

Při komunikaci prostřednictvím VREP obdrží podávající zpravidla ihned informaci o výsledku zpracování, tj. informaci o tom, zda podání bylo či nebylo přijato, příp. informaci o chybě, která způsobila nepřijetí podání. Podrobné informace o zpracovávání obdrží odesílatel obratem i e-mailem.

K uskutečňování elektronických podání prostřednictvím VREP je třeba mít k dispozici uznávaný elektronický podpis, kterým se tato podání podepisují. Jde o zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Kvalifikovaný certifikát slouží při elektronickém podání k identifikaci a autorizaci klienta.

(certifikáty pro ověření elektronického podpisu) ve smyslu zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, vydávají v současné době 3 akreditované certifikační autority:

Získání certifikátu je poměrně jednoduchou záležitostí. Přesný postup získání certifikátu je závislý na typu žadatele (zástupce zaměstnavatele, OSVČ, občan - nepodnikatel) zvoleném vydavateli, typu certifikátu atd. Kvalifikovaný certifikát lze samozřejmě použít i pro komunikaci s jinými institucemi (FÚ, zdravotní pojišťovny, elektronická fakturace atd.). Kvalifikovaný certifikát se vydává na dobu 12 měsíců. Poté se musí u akreditovaného poskytovatele obnovit, nebo vystavit nový. Pro zasílání Podání za více zaměstnavatelů a více služeb Podání postačí pouze jeden kvalifikovaný certifikát. Při zpracování Podání je platnost kvalifikovaného certifikátu kontrolována proti údajům v databázi pověřených pracovníků vedené na OSSZ (PSSZ, MSSZ). Tzn., že příjemce dat kontroluje, zda Podání zaslala oprávněná osoba. Zástupce zaměstnavatele proto musí příslušné OSSZ (PSSZ, MSSZ) při registraci předložit veřejnou část kvalifikovaného certifikátu, aby mohl být při zaslání Podání identifikován (viz níže). Kontaktnímu pracovišti je tedy třeba sdělovat i případnou změnu podpisového certifikátu zejména při vystavení nového certifikátu. Pokud dojde k zaslání dokumentu podepsaným sice platným kvalifikovaným certifikátem, jehož identifikátory však ČSSZ nesdělil, podání bude odmítnuto. Uživatelé Podání ČSSZ, kteří mají registrovaný platný kvalifikovaný certifikát, mohou oznámení o novém kvalifikovaném certifikátu (připraveném pro další rok) odeslat elektronicky prostřednictvím servisní služby Oznámení kvalifikovaného certifikátu (e - Podání USRCER). To je třeba provést před vypršením platnosti dosud používaného kvalifikovaného certifikátu.

Na základě předložených podkladů příslušná správa zaregistruje pověřeného pracovníka k elektronickému podání za zaměstnavatele, za kterého je oprávněn uskutečnit podání, a přidělí mu Bude pak zaregistrován do informačního systému ČSSZ pro e - Podání.

e - Podání lze zasílat prostřednictvím Informačního systému datových schránek (ISDS), Podání se zasílá do

(ID: 5ffu6xk). Lze uskutečnit podání v elektronické podobě formou datové zprávy v datovém formátu XML (e - Podání) vyhovující specifikaci ČSSZ a publikovaným XSD schématům. Je tedy třeba mít k dispozici mzdový či jiný SW, který je chopen vyexportovat příslušné podání v požadovaném XML formátu, příp. je možné příslušný formulář vyplnit pomocí interaktivního elektronického formuláře, který je k dispozici na inter-netových stránkách ČSSZ. Datovou schránku e-podani CSSZ nelze využívat pro datové zprávy, které nejsou ve formátu Podání ČSSZ (jiné formáty než XML). Podání se nezasílají do datové schránky místně příslušné OSSZ (PSSZ, MSSZ), ale pouze do centrální datové schránky ČSSZ. Při komunikaci prostřednictvím datových schránek obdrží podávající informaci o výsledku zpracování s časovou prodlevou, protokol o výsledku zpracování e-mailem zasílán není. Klíčové v tomto případě je také to, zda má mzdová účetní přístup do datové schránky zaměstnavatele, aby mohla jejím prostřednictvím Podání odeslat. Příp. bude muset k pravidelnému odesílání pověřit osobu, která přístup do datové schránky zaměstnavatele má. To samozřejmě nemusí být vždy nejspolehlivější řešení.

Některé datové zprávy lze zasílat rovněž do elektronických podatelen či tzn. ne do centrální datové schránky ČSSZ, kam se zasílají standardní e - Podání. Tento způsob je určen pro zasílání tiskopisů Přihláška do registru zaměstnavatelů, Odhláška z registru zaměstnavatelů atd. (viz výše) v uživatelsky čitelných formátech (zpravidla v PDF, příp. v JPG atd.). Takto zaslané dokumenty jsou pak plnohodnotné s dokumenty zaslanými v papírové podobě, přičemž od 1. 1. 2014 zmíněné dokumenty v papírové podobě již zasílat možné nebude.

Kromě datové schránky lze využít i tzv. Jde o běžnou e-mailovou adresu příslušné OSSZ (PSSZ, MSSZ), na kterou lze zaslat e-mail s přílohou ve formátu *.doc, *.txt, *.rtf, *.pdf, *.htm, *.xml, *.txt. Aby se jednalo o elektronické podání, je třeba e-mail se zmíněnými tiskopisy odeslaný do elektronické podatelny podepsat uznávaným elektronickým podpisem. Adresy elektronických podatelen jednotlivých OSSZ (PSSZ, MSSZ) jsou k dispozici na intemetových stránkách ČSSZ. Není úplně jasné, jakým směrem se bude u elektronického zasílání těchto tiskopisů ubírat po 1. 1. 2014 praxe (zavedení Podání těchto tiskopisů atd.).

ČSSZ přijímá od zaměstnavatelů tato Podání, které lze zasílat (viz výše):

Jak již bylo zmíněno, elektronicky je třeba zasílat i tiskopisy Přihláška do registru zaměstnavatelů, Odhláška z registru zaměstnavatelů, Potvrzení pro účely výplaty vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství. Tyto tiskopisy se však nezasílají prostřednictvím Podání (tato možnost zatím neexistuje), ale bude třeba je zasílat (např. v PDF).

Pokud mzdový SW či jiný SW zaměstnavatele nepodporuje službu Podání, je možné příslušný tiskopis vyplnit pomocí Při instalaci, vyplňování a odeslání interaktivních formulářů pro jednotlivá Podání na ČSSZ se postupuje v následujících krocích:

Velmi důležitým faktorem v oblasti elektronické komunikace s ČSSZ je při přenosu citlivých dat, která mohou obsahovat např. rodná čísla, údaje o pohlaví, adresy a údaje o mzdách zaměstnanců. Je proto třeba zajistit, aby exportovaná data nemohla být zneužita neoprávněnou osobou. Mezi nástroje k zajištění bezpečnosti patří především tzv. tj. ověření identity (totožnosti) klienta při přihlašování k uskutečnění podání a také podepisování odesílaných dat. To se provádí především prostřednictvím kvalifikovaných certifikátů, přístupových hesel u datových schránek atd. Bezpečnost samotného přenosu dat (integrita zprávy utajení údajů) z počítače uživatele na příslušný server je pak zajišťována Údaje Podání uskutečněná prostřednictvím VREP se u podávajícího automaticky šifrují pomocí šifrovacího certifikátu ČSSZ (DIS.CSSZ.2013). V případě šifrování dokumentu dochází k zašifrování informace pomocí veřejného klíče, který je součástí šifrovacího certifikátu (šifrovacího klíče) ČSSZ. Dešifrovat (přečíst) data může pouze příjemce zprávy, tj. pouze ČSSZ.

Přes všechny výhody část mzdových účtáren možností Podání pro ČSSZ nevyužívá a spoustu údajů, které lze přenášet mnohem efektivněji elektronicky pořizují ručně. Připojení k intemetu a především internetová a počítačová gramotnost zatím všude není samozřejmostí. Některé uživatele mohou rovněž odrazovat i obavy z nedostatečného zabezpečení přenosu citlivých údajů. Troufám si však tvrdit, že skutečnou překážkou většinou je nechuť mzdových účetních učit se něco nového. Nicméně od 1. 1. 2014 bude nutné výše zmíněné tiskopisy podávat pouze elektronicky, takže je nezbytné se této skutečnosti přizpůsobit. Pokud tyto přenosy dat neumožňuje mzdový systém, je třeba se obrátit na jeho dodavatele s žádostí o umožnění provádění těchto přenosů a o spolupráci při jejich nastavení. Pokud to nebude možné, je vhodné uvažovat o změně mzdového systému. Příp. lze příslušné tiskopisy vyplňovat a odesílat pomocí interaktivního elektronického formuláře na intemetových stránkách ČSSZ. Jestliže pracovníci mzdové účtárny nejsou natolik počítačově vyspělí, aby sami zvládli nastavení (instalace kvalifikovaného certifikátu, šifrovacího klíče atd.), je vhodné se obrátit na správce sítě, IT pracovníka, jiné osoby, které mají na starosti výpočetní techniku u příslušného zaměstnavatele, dodavatele mzdového SW či jinou odbornou firmu. Počáteční nastavení potřebné pro provádění zmíněných elektronických přenosů nemusí být totiž vždy úplně jednoduchou záležitostí. V případě problémů je také k dispozici Call centrum ČSSZ pro Podání, které poskytuje informace elektronicky podávajícím klientům, a to zejména informace technického rázu, jako jsou dotazy a informace k Podání ČSSZ, poradenství s certifikáty (elektronické podpisové klíče a šifrovací certifikáty), dále např. problémy s komunikací systémů, s instalací programu pro Podání (Software602 Form Filler), informace o stavu zpracování Podání a řešení technických chyb v případech zamítnutí formulářů či informace k jiným formám elektronického podávání - doručování okem čitelných formátů do datových schránek a na e-podatelny. Tato pomoc je k dispozici na tel. 585 708 290. Podrobné informace o elektronickém podání jsou dostupné také na webových stránkách ČSSZ ().