Chování většiny firem je motivováno ekonomicky. Výrazným nástrojem k cestě za efektivitou je snižování výdajů a automatizace procesů. To se nevyhýbá ani administrativě a účetnictví. Firmy využívají účetní software, případně za jeho používání platí externímu dodavateli. Trendem posledních let se v oblasti administrativního chodu firmy stalo hledání optimálního řešení přenosu faktur či jiných dokumentů v elektronické podobě v podstatě bez zásahu lidské ruky. To přináší firmám mnohé výhody, například eliminaci možné chyby, která může lehce nastat při ručním přenosu dat do vlastního systému, rychlejší získávání potřebných informací pro rozhodování firmy (aktuální stav závazků, skladového hospodářství apod.) či snížení režijních nákladů na počet osob zpracovávajících administrativu.
Náležitosti e-faktur z pohledu daně z přidané hodnoty a souvisejících zákonů
Ing.
Milan
Mareš,
daňový poradce,
Rödl & Partner
Jak se vyměňují data elektronicky?
Elektronická výměna dat v oblasti faktur mezi obchodními partnery v denní praxi probíhá následujícími způsoby:
1.
Vystavení dokladu v listinné podobě (výtisk dokladu z účetního softwaru), naskenování (zpravidla po podpisu odpovědné osoby a zaslání elektronickým způsobem, například e-mailem, datovou schránkou). Vystavený doklad se zakládá do šanonu, kde se archivuje po zákonem stanovenou dobu.
Ve svém důsledku jde o administrativně náročnější způsob zpracování než standardní zaslání dokladu v listinné podobě poštou. Úspora je tak realizována jako snížení výdajů za poštovné.
2.
Generování dokladu přímo z účetního softwaru, uložení do vhodného formátu (zpravidla PDF) a zaslání elektronicky obchodnímu partnerovi (bez fyzického tisku). Účetní jsou zvyklí však takovýto doklad vytisknout a opět založit do šanonu.
Úspora je tak realizována jako snížení výdajů za poštovné.
3.
Využití systému Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat, dále jen „EDI“) znamená, že systémy si mezi obchodními partnery vyměňují pouze data.
EDI je tak náročné na zavedení, nicméně běžné provozní náklady jsou ve srovnání s výše uvedenými možnostmi v bodu 1) a 2) výrazně nižší.
Pravidla elektronické fakturace
Evropská unie reagovala na technologický rozvoj přijetím směrnice Rady 2010/45/EU ze 13. 7. 2010, kterou se mění směrnice 2006/112/ES o společném systému daně z přidané hodnoty, pokud jde o pravidla fakturace.
K zajištění řádného fungování vnitřního trhu stanoví směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. 11. 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty podmínky a pravidla týkající se daně z přidané hodnoty, pokud jde o faktury. V souladu s článkem 237 uvedené směrnice Komise předložila zprávu, která v souvislosti s technologickým vývojem shledává určité potíže s elektronickou fakturací a která mimoto vymezuje některé další oblasti, v nichž by bylo možné zjednodušit pravidla týkající se daně v zájmu lepšího fungování vnitřního trhu. Níže uvádíme zásady elektronické faktury stanovené tímto předpisem.
Jelikož elektronická fakturace může napomoci podnikům snižovat náklady a zvyšovat konkurenceschopnost, stávající požadavky v oblasti daně z přidané hodnoty na elektronickou fakturaci by měly být revidovány s cílem odstranit stávající zatížení a překážky, které brání většímu využívání elektronické fakturace. S papírovými i elektronickými fakturami by se mělo zacházet stejným způsobem a administrativní zátěž spojená s papírovou fakturací by neměla narůstat.
Rovné zacházení by se mělo rovněž uplatňovat, pokud jde o pravomoci správce daně. Jeho kontrolní pravomoci i práva a povinnosti osob povinných k dani by se měly uplatňovat stejným způsobem bez ohledu na to, zda si osoba povinná k dani zvolí vystavování faktur papírových nebo elektronických.
Faktury mají zachycovat skutečná dodání zboží a poskytnutí služeb, a proto by měla být zajištěna jejich věrohodnost, neporušenost a čitelnost. Za účelem zajištění spolehlivých auditních stop spojujících faktury s příslušným dodáním zboží či poskytnutím služby lze použít kontrolní mechanismy podnikových procesů a tím zabezpečit soulad veškerých faktur (ať už v papírové, nebo elektronické podobě) s těmito požadavky.
Věrohodnost a neporušenost elektronických faktur je možné rovněž zajistit použitím určitých existujících technologií, jako jsou EDI nebo zaručené elektronické podpisy. Avšak vzhledem k tomu, že existují i další technologie, nemělo by být od osob povinných k dani vyžadováno, aby pro elektronickou fakturaci používaly určitou konkrétní technologii.
Pokud osoba povinná k dani uchovává vystavené nebo obdržené faktury online, měl by mít k těmto fakturám přístup za účelem kontroly kromě členského státu, v němž je osoba povinná k dani usazená, i členský stát, v němž je daň splatná.
Implementace v České republice proběhla v rámci novely zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDPH“), s účinností k 1. 1. 2013.
Nadále trvá nesoulad pojmosloví, kdy česká
legislativa
pojem faktura nahrazuje pojmem doklad, ať již mluví o účetním, anebo o daňovém pro účely ZDPH.Daňový doklad
Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení ve stanovené lhůtě odpovídá vždy osoba, která plnění uskutečňuje.
U daňového dokladu v listinné i v elektronické podobě musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost obsahu a čitelnost.
Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. Osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, musí souhlasit s použitím daňového dokladu v elektronické podobě.
Pokud tato osoba s použitím daňového dokladu v elektronické podobě nesouhlasí, nelze daňový doklad v této podobě používat. Souhlas osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje, je nutný pro veškerá použití daňového dokladu v elektronické podobě, což zahrnuje nejen vystavení daňového dokladu, ale i jeho předání nebo zpřístupnění, včetně jeho uchování po celou zákonem stanovenou dobu.
Zaúčtuje-li příjemce dokladu elektronicky obdržený doklad, souhlasí s jeho obsahem, a tímto konkludentně souhlasí s použitím daňového dokladu v elektronické podobě. Dalším uděleným souhlasem může být i jeho úhrada. Příjemce dokladu je tedy jediná správná osoba, která může režim dokladu jednostranně ovlivnit.
Osoba, které povinnost vystavit doklad ukládá zákon, však může k tomuto zmocnit osobu třetí. Pokud je toto zmocnění v elektronické podobě, je platné pouze při podpisu uznávaným elektronickým podpisem.
I elektronický doklad však musí splňovat veškeré předepsané náležitosti, aby bylo možné ho využít v účetnictví a aby ho za dostatečný považoval i správce daně. Problematiku náležitostí dokladů řeší dva zákony:
1.
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZÚ“),
2.
ZDPH.
–
označení účetního dokladu,
–
obsah účetního případu a jeho účastníci,
–
peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
–
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
–
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
–
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Dle § 29 ZDPH musí daňový doklad obsahovat:
–
označení osoby, která uskutečňuje plnění (tzn. obchodní firma nebo jméno, dodatek ke jménu a sídlo),
–
daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,
–
označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
–
daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,
–
evidenční číslo daňového dokladu,
–
rozsah a předmět plnění,
–
den vystavení daňového dokladu,
–
den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,
–
jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,
–
základ daně,
–
sazbu daně,
–
výši daně v české měně,
–
odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,
–
„vystaveno zákazníkem“, je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,
–
„daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.
Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů
Problém s elektronickými fakturami však nastává u splnění § 34 ZDPH. Dle tohoto paragrafu musí být od okamžiku vystavení a po celou dobu uchování dokladu (10 let po konci zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo) zajištěny tři vlastnosti dokladu:
1.
věrohodnost původu,
2.
neporušenost obsahu,
3.
čitelnost.
Věrohodností je myšleno zaručení totožnosti osoby, která uskutečnila zdanitelné plnění nebo která doklad vystavila. Neporušitelnost obsahu znamená ujištění, že údaje na dokladu nebyly později změněny. Čitelnost dokladu pak může být zajištěna buď přímo, anebo s využitím techniky, avšak bez dalších činností nutných k vygenerování dokladu.
V rámci elektronických dokladů je věrohodnost a neporušenost obsahu nutné zajistit buď pomocí elektronického podpisu, elektronickou pečetí nebo právě využitím EDI (kde však musí být smluvně řešeny tyto tři požadavky na doklad).
Lze doporučit využít digitalizovaný doklad ve formátu PDF, ke kterému je připojen elektronický podpis nebo podpisová značka, založený na kvalifikovaném certifikátu. Aby byla zajištěna věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu, je potřeba tento podpis doplnit ještě časovým razítkem certifikační autority, který zajistí veškeré náležitosti vyžadované daňovým systémem. Pokud jsou splněny veškeré tyto požadavky, je možné původní listinný doklad skartovat, avšak ponechání současně i listinné podoby dokladu neznamená pro poplatníka takové riziko.
Jestliže nelze prokázat věrohodnost, neporušenost a čitelnost dokladu výše zmíněnými způsoby, je možné tyto vlastnosti dokladu taktéž prokázat tzv. auditní stopou, kdy se vše dokládá ostatními doklady z účetnictví. Příkladem může být příjemka s přesnou částkou, která je na zpochybněném dokladu, dodací list s přesně specifikovanými obchodními stranami nebo položka ve výpisu z bankovního účtu, kde je příslušná částka faktury uhrazena, včetně uvedení stejného variabilního symbolu. Vždy je však lepší jít tou jednodušší cestou a zajistit veškeré požadavky správce daně hned při zpracování dokladu, a to jím požadovanými formami bez nutnosti dalšího dohledávání auditní stopy.
Rozvoj elektronické výměny dat se stále více rozšiřuje také ve státní správě. Nutí je k tomu také směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/55/EU o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek. Termín splnění směrnice je 27. 11. 2018. Do té doby musí všechny členské státy Evropské unie zajistit, aby zadavatel zakázky (stát, kraj, obec atd.) mohl přijmout elektronickou fakturu od dodavatele. Dle Svazu průmyslu a dopravy České republiky (2017) však státní správa ještě nemá zcela nastavené procesy pro zpracování elektronických faktur. Částečné předávání faktur v elektronické podobě probíhá, avšak spíše přeposíláním dokumentů v PDF podobě s případným následným tiskem. I tak se však elektronizace státní sféry rozvíjí. Tento rozvoj elektronických služeb zajišťuje eGovernment. V současné době tak již plně elektronicky můžeme využívat například výstupy z registrů, rejstříků, služby elektronické podatelny, elektronické správní řízení či veřejné zakázky (Ministerstvo vnitra České republiky, 2008). Vize dalšího rozvoje v elektronizaci státní správy je pozitivní.
Jak tedy faktury v elektronické podobě zasílat?
V ideálním případě je výměna těchto dokladů sjednána mezi obchodními partnery písemně. Výměna dat při použití formátu EDI je při splnění veškerých doporučení nejméně problematická pro zajištění zákonných požadavků na daňové doklady.
Při zasílání dokladů datovou schránkou platí, že datové schránky samy o sobě mohou zajistit identifikaci osoby, která do schránky daňový doklad vložila. Pokud je obsahem datové zprávy daňový doklad vystavený osobou, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila, může být věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu zabezpečena v okamžiku odeslání nebo příjmu datové zprávy. Z pohledu příjemce daňového dokladu může být daňový doklad po celou dobu své „životnosti“ považován za takto věrohodný a neporušený v případě, že období po vyjmutí daňového dokladu z datové zprávy je zajištěné pomocí spolehlivé auditní stopy, která vytvoří jednoznačnou a spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a původní datovou zprávou. Pro použití datových schránek finanční správa doporučuje ukládání celých datových zpráv, nikoli pouze samotného daňového dokladu, čímž zůstane zajištěna věrohodnost odesílatele daňového dokladu. V případě využití funkce reautorizace datových zpráv pomocí časových razítek je navíc zajištěna neměnnost daňového dokladu po celou dobu uchování.
Při zasílání e-mailem nelze jednoznačně zajistit věrohodnost původu a neporušenosti obsahu zaslaného daňového dokladu. Tento způsob komunikace mezi obchodními partnery nelze sám o sobě považovat za věrohodný, přičemž u daňového dokladu zaslaného touto cestou nemůže být bez dalšího zajištěna věrohodnost jeho původu. Při zaslání daňového dokladu e-mailem je tak nezbytné zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu dostatečně vhodným a průkazným kontrolním mechanismem, pomocí kterého bude vytvořena dostatečně průkazná auditní stopa vytvářející jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem zaslaným prostřednictvím e-mailu a předmětným plněním.
Závěrem
Elektronizace faktur a ostatních dokumentů je do budoucna nevyhnutelná. Pro velké společnosti, které pravidelně zpracovávají obrovské množství dokladů, je využití EDI významným pomocníkem, který šetří náklady, lidský faktor tak může být využit na jiné, efektivnější činnosti. Jde o téma, které musí vyřešit všechny firmy, aby byly schopny obstát ve stále se vyvíjejícím konkurenčním prostředí.
Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2018.