Nejasnosti v souvislosti se zahraničními pracovními cestami

V tomto článku bude věnována pozornost především zahraničním pracovním cestám. Je proto nezbytné začít definicí zahraniční pracovní cesty, kterou velmi stručně stanoví § 154 věta první zákoníku práce. Zde je formulace taková, že zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Prakticky to znamená, že zahraniční pracovní cestou se rozumí každá pracovní cesta, při které zaměstnanec překročí českou státní hranici směrem z České republiky. Druhá věta téhož ustanovení je ještě důležitější, protože stanoví okamžik, od kterého je zaměstnavatel povinen poskytovat náhrady cestovních výdajů v cizí měně. Zde je jednoznačně stanoveno, že dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě.

K uvedené druhé větě je třeba uvést několik významných poznámek. Především je nutno zdůraznit, že toto zákonné znění pokrývá pouze zahraniční pracovní cesty do sousedních států. Jen v tomto případě bude stačit, když zaměstnanec uvede do vyúčtování pracovní cesty doby překročení české státní hranice. Ale v případě, kdy je zaměstnanec vyslán do vzdálenějších teritorií, například do Velké Británie přes Německo a Francii autem, autobusem nebo vlakem, a neuvede do vyúčtování této zahraniční pracovní cesty doby překročení všech hraničních přechodů, nemůže zaměstnavatel rozhodnout o konkrétní výši zahraničního stravného pro tohoto zaměstnance vzhledem k ustanovení § 170 odst. 2 poslední věty zákoníku práce. Zde je totiž jasně stanoveno, že výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Tato zákonná formulace znamená, že aby zaměstnavatel mohl správně rozhodnout, ve kterém projížděném státě během jednoho kalendářního dne setrvával zaměstnanec nejdéle, musí znát doby jeho překračování všech hraničních přechodů. Z uvedeného tedy vyplývá, že předmětné zákonné znění je neúplné, a tedy současně nepřesné. Zaměstnavatel musí požadovat, aby mu zaměstnanci při takovýchto zahraničních pracovních cestách opravdu do vyúčtování předmětných pracovních cest uváděli přesně doby všech svých hraničních přechodů.

Poněkud jiný problém se vyskytuje při letecké přepravě. Na tomto úseku se objevila další nezdůvodnitelná chyba. Podstata této chyby se týká letů na delší vzdálenosti s mezipřistáním, například let z Prahy do USA s mezipřistáním v Paříži. Hrubý nedostatek spočívá v tom, že neznámý autor začal vykládat, že v případě mezipřistání se pro účely poskytování zahraničního stravného nepřihlíží k době pobytu ve státě mezipřistání. Jedná se o nesmyslný výklad. Jak by se k této době nemohlo přihlížet, tedy ji neakceptovat, když všichni cestující musí opustit letadlo, projít všemi kontrolami a na letišti státu mezipřistání skutečně stráví určitou dobu – někdy dvě hodiny, někdy deset hodin, podle toho, jak použitá letecká linka pokračuje nebo další navazuje. Kde je v zákoníku práce přesně stanoveno, že se k předmětné době nepřihlíží, když cestující (zaměstnanci) v tomto státě skutečně stráví určitou dobu v kalendářním dni trvání pracovní cesty. Samozřejmě, že zákoník práce nic takového nestanoví, a tento výklad je tedy nezákonný. Pro účely výpočtu konkrétního zahraničního stravného musí být akceptována i přesná doba pobytu ve státě mezipřistání.

Další hrubou chybou, která se vyskytuje u zaměstnanců při zahraničních pracovních cestách, je to, že pokud jsou vybaveni zaměstnavatelem zálohou v cizí měně, směňují tuto zálohu ještě před výjezdem do zahraničí v bankách na našem státním území. Takový postup je nesprávný, protože jednak je záloha poskytnuta na výdaje v zahraničí, a jednak přinese poměrně značné částky v kurzových rozdílech v neprospěch zaměstnanců, které pak zaměstnavatel musí odmítnout proplatit. A tyto kurzové rozdíly mohou činit i částky ve výši několika tisíc podle toho, o jakou destinaci se jedná a v jakém trvání je zahraniční pracovní cesta.

Jiným problémem často se vyskytujícím v souvislosti se zahraničními pracovními cestami je námitka mnohých podniků a organizací, že zaměstnavatel nemůže poskytovat svým zaměstnancům zálohy při zahraniční pracovní cestě v příslušné cizí měně, protože nemá tzv. devizovou pokladnu. K této námitce je třeba zdůraznit, že již od 1. 10. 1995 (podle devizového zákona) může mít každý zaměstnavatel v České republice ve své pokladně, aniž by to byla tzv. skutečná devizová pokladna, všechny měny světa ve všech nominálních hodnotách. Totiž skutečnou devizovou pokladnou, kterou má pouze taková instituce, která má živnostenské nebo obdobné oprávnění k nákupu a prodeji devizových prostředků, je v České republice výhradně a pouze pokladna směnárny a banky.

Z uvedeného tedy současně vyplývá, že všichni zaměstnavatelé v České republice jsou povinni přijímat zpět v rámci vyúčtování zahraničních pracovních cest zaměstnanců volně nesměnitelné (národní) měny, i když je od zaměstnavatele žádná banka nepřijme zpět – zaměstnavatel předmětné měny tedy musí přijmout a bude je mít nepochybně ve své pokladně (v evidenci) do té doby, než znovu vyšle do uvažovaného státu či země dalšího zaměstnance, kterého ovšem musí v zásadě vybavit opět Ministerstvem financí (v příslušné vyhlášce stanovenou měnou) stanovenou cizí měnou a tu volně nesměnitelnou měnu, kterou má zaměstnavatel ve své pokladně z minulých pracovních cest jiných zaměstnanců, vyslanému zaměstnanci na pracovní cestu připojí k záloze ve volně směnitelné měně a určí mu v rámci podmínek pracovní cesty vymezených podle § 153 odst. 1 zákoníku práce, že předmětnou volně nesměnitelnou měnu musí tento zaměstnanec přednostně používat při pracovní cestě a teprve po její spotřebě bude postupně směňovat regulérně přiznanou zálohu ve volně směnitelné měně.

Časté dotazy se také týkají zaokrouhlování vyúčtování zahraničních pracovních cest v cizích měnách. Je tomu tak nepochybně proto, že tento úkon není nikde upraven (na rozdíl od vyúčtovávání v české měně – to je upraveno přesně v § 183 odst. 3 a 5 poslední věty zákoníku práce, toto zaokrouhlení je stanoveno pro zaměstnavatele i zaměstnance na celé koruny směrem nahoru, samozřejmě že se zaokrouhluje až konečná částka k vypořádání). Pro vyúčtování zahraniční pracovní cesty v cizí měně lze doporučit zaokrouhlování konečné částky k vypořádání na dvě desetinná místa, protože všechny měny, ve kterých Ministerstvo financí ve své vyhlášce stanovilo základní sazby zahraničního stravného, mají setinky – ať jsou to americké dolary, anglické libry, švýcarské franky nebo eura – a to prakticky znamená, že při zaokrouhlení na dvě desetinná místa bude možno každý cestovní příkaz vypořádat.

Další problém často v praxi způsobují přepočítací kurzy. Platná právní úprava je taková, že před výjezdem do zahraničí je nutno přepočítávat podle § 183 odst. 2 zákoníku práce, tj. přepočítává se při poskytnutí zálohy v cizí měně kurzy vyhlášenými Českou národní bankou a platnými v den vyplacení zálohy nebo v případě, že není poskytována záloha, tak podle § 184 zákoníku práce, tj. kurzy vyhlášenými Českou národní bankou a platnými v den nástupu zahraniční pracovní cesty. Po návratu ze zahraniční pracovní cesty je však nutno postupovat podle § 183 odst. 4 poslední věty zákoníku práce, kde je výslovně stanoveno, že při vyúčtování zálohy (a samozřejmě i pracovní cesty bez zálohy) použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a kurzy uvedené v § 183 odst. 2 zákoníku práce. Prakticky to znamená, že po návratu zaměstnance ze zahraniční pracovní cesty se při vyúčtování přepočítává shodně jako před výjezdem, jenom s tím rozdílem, že po návratu má vždy přednost kurz doložený – tedy položky, ke kterým má zaměstnanec kurz doložený, se přepočítávají kurzem doloženým, a položky, ke kterým kurz doložený nemá, se přepočítávají opět kurzy vyhlášenými Českou národní bankou a platnými v den vyplacení zálohy, a pokud záloha není vyplacena v den nástupu zahraniční pracovní cesty. Pozor ještě na to, že záloha na jednu zahraniční pracovní cestu může být pouze jedna (i když někdy bývá vyplacena v několika částech).

K častým dotazům patří i otázka, zda zaměstnanci při zahraničních pracovních cestách (a samozřejmě i při tuzemských pracovních cestách) mohou v průběhu pracovní cesty platit také soukromou (svou) platební kartou. Podle platné právní úpravy je možné, aby zaměstnanci při všech svých pracovních cestách při platbách používali své platební karty, protože v zákoníku práce není striktně stanoveno, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zálohu (a podobně to platí i pro tuzemské pracovní cesty), a proto mu také nemůže určovat, jakým způsobem má zaměstnanec platit. Striktní úprava byla naposledy obsažena ve zrušeném zákonu č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách. Pokud však zaměstnanci budou při své pracovní cestě (zahraniční i tuzemské) platit svou platební kartou, je třeba zdůraznit, že jsou pak současně povinni zaměstnavateli předložit k vyúčtování této pracovní cesty výpis z bankovního účtu (položky, které nemají souvislost s pracovní cestou, může zaměstnanec na výpisu zakrýt).

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2018.