Oznamování změn registračních údajů

Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „daňový řád“), obsahuje pravidla pro postup při plnění oznamovací povinnosti pro daňové subjekty. Některá další pravidla jsou také obsažena v informacích Generálního finančního ředitelství (dále jen „GFŘ“). Daňový subjekt je povinen tato pravidla respektovat, jinak čelí potenciální pokutě ze strany správce daně, případně může neoznámení změny registračních údajů vést k negativním důsledkům, jako může být nedoručení písemností od správce daně či až k prohlášení nespolehlivosti pro účely DPH.

Prakticky nejdůležitějším identifikátorem pro každý daňový subjekt je daňové identifikační číslo (dále jen „DIČ“), které je přiděleno po registraci každému daňovému subjektu. Úpravu formátu a využívání DIČ obsahuje také daňový řád, ale jsou i další předpisy, jako je zejména zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o DPH“). V případě nesprávného postupu ohledně používání DIČ (například při úhradě daňové povinnosti) může daňový subjekt také čelit negativním dopadům, a proto je v praxi nezbytné tato pravidla využívání DIČ respektovat.

Mezi registrační povinnosti každého daňového subjektu patří i povinnost oznamovat změny všech údajů, které je povinen daňový subjekt uvádět v přihlášce k registraci. V přihlášce k registraci je přitom daňový subjekt povinen uvádět předepsané údaje potřebné pro správu daní.

Oznámení změn se povinně provádí prostřednictvím tiskopisu „Oznámení o změně registračních údajů“ vydaném Ministerstvem financí České republiky nebo na tiskovém výstupu z počítačové tiskárny, který má údaje, obsah i uspořádání údajů shodné s tímto tiskopisem. Do tiskopisu se přitom vyplňují pouze údaje, u nichž došlo ke změně.

Pokud má daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, pak je takový daňový subjekt povinen tento tiskopis podat kvalifikovaným elektronickým způsobem (tj. z datové schránky ve formátu „.xml“ či formou aplikace „EPO“ spolu s příslušným podpisem). Pokud není dodržena elektronická forma podání, tak správce daně udělí automaticky pokutu ve výši 2 000 Kč, protože daňový subjekt učinil podání jinak než elektronicky, ačkoli byl povinen jej učinit elektronicky.

Podle vymezeného tiskopisu „Oznámení o změně registračních údajů“ se oznamuje změna těchto údajů:

V rámci tiskopisu jsou obsaženy i pokyny k vyplnění, které stanoví, že všechny údaje, na něž není dostatek místa na formuláři, a všechny další údaje, které daňový subjekt považuje za závažné, se uvedou na zvláštní příloze tiskopisu.

Některé stanovené údaje není daňový subjekt povinen oznamovat, protože si dané údaje může správce daně zjistit automatizovaně z různých rejstříků či evidence. Tento přístup odpovídá v podstatě zásadě hospodárnosti. V souladu s daňovým řádem správce daně vymezuje tyto údaje formou uveřejnění na úřední desce. Toto osvobození od oznamovací povinnosti se však nevztahuje na osoby, které nemají v tuzemsku trvalý pobyt, přechodný pobyt na dobu delší než 90 dnů ani sídlo, a tyto daňové subjekty musí oznamovat všechny změny údajů.

Mezi údaje, které se nemusí oznamovat, patří:

Změnu registračních údajů je daňový subjekt povinen oznámit do 15 dnů ode dne, kdy příslušná změna nastala. Případně je daňový subjekt povinen požádat o zrušení registrace, pokud jsou pro zrušení registrace dány důvody (například odejmutí živnostenského oprávnění).

Oznamované změny je vhodné prokázat důkazními prostředky, pokud k těmto důkazním prostředkům nemá správce daně automatický přístup, přičemž některé důkazní prostředky je dokonce daňový subjekt povinen správci daně poskytnout. Všechny důkazní prostředky by měly být přeloženy do českého jazyka. Navíc platí, že pokud si správce daně vyžádá oficiální překlad do českého jazyka, tak je daňový subjekt povinen tento oficiální překlad doložit. Například se může jednat o tyto důkazní prostředky:

Daňový subjekt je povinen navíc předložit správci daně příslušnou listinu prokazující jeho zrušení, popřípadě další listinu, podle které dojde k rozhodnutí o zániku povolení nebo oprávnění, na jehož základě byl daňový subjekt registrován, a to ve lhůtě 15 dnů ode dne, kdy mu tato listina byla doručena, nebo kdy ji potvrdil, dále rozhodnutí orgánu veřejné moci o jeho zrušení, popřípadě rozhodnutí o zániku povolení nebo oprávnění, na jehož základě byl daňový subjekt registrován, a to ve lhůtě 15 dnů ode dne, kdy mu toto rozhodnutí bylo doručeno, a smlouvu o koupi obchodního závodu nebo jeho části, a to 15 dnů od jejího uzavření.

Změnu registračních údajů provádí správce daně na základě podaného oznámení o změně registračních údajů, případně na základě vlastního zjištění při vyhledávací činnosti, a to pouze formou úředního záznamu. Pokud by daňový subjekt potřeboval potvrzení, že danou změnu správce daně zaregistroval, tak si může daňový subjekt požádat o výpis z daňového spisu prokazující danou skutečnost. Správce daně na žádost daňového subjektu vydá z veřejné části spisu doslovné opisy, kopie, výpisy nebo potvrzení o skutečnostech obsažených ve spisu a na žádost daňového subjektu správce daně také ověří za poplatek shodu s obsahem spisu a o pořízení listiny a vydání ověřovací doložky provede úřední záznam. V některých případech se po oznámení změny vydává i rozhodnutí, které správce daně nemusí odůvodnit, pokud správce daně rozhodne zcela v souladu s tiskopisem oznámení o změně registračních údajů. Zaevidování změny si může daňový subjekt zjistit také ve své daňové informační schránce či v registru plátců DPH, kde však informace mají pouze informativní charakter.

Daňový řád obsahuje i speciální pravidlo týkající se odstraňování obsahových vad v tiskopise oznámení o změně registračních údajů. Správce daně prověří údaje uvedené daňovým subjektem v tomto oznámení a v případě pochybností o jejich správnosti nebo úplnosti vyzve daňový subjekt, aby údaje vysvětlil, doložil, popřípadě doplnil nebo změnil, a zároveň stanoví lhůtu, v níž je daňový subjekt povinen tak učinit. Pokud daňový subjekt vyhoví výzvě ve stanovené lhůtě, tak se hledí na oznámení o změně registračních údajů, jako by bylo podáno bez vady v den původního podání. Pokud je výzvě vyhověno až po uplynutí lhůty, považuje se oznámení o změně registračních údajů za podané tímto pozdějším dnem. Pro odstraňování ostatních vad podání platí obecná pravidla zakotvená v daňovém řádu.

Za nesplnění registrační, ohlašovací či jiné oznamovací povinnosti nebo nesplnění záznamní nebo jiné evidenční povinnosti stanovené daňovým zákonem nebo správcem daně může správce daně uložit pokutu za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy až do výše 500 000 Kč. Tato pokuta přitom může být uložena, pokud daňový subjekt nesplní svoji oznamovací povinnost vůbec, anebo ji splní pouze částečně anebo ji splní pozdě. Správce daně přitom nezasílá daňovému subjektu žádnou výzvu ke splnění oznamovací povinnosti, protože tato povinnost plyne daňovému subjektu přímo ze zákona. Podle statistiky „Informace o činnosti Finanční správy České republiky za rok 2016 č.j.: 79455/17/7500-10202-110033“¹⁾ bylo v roce 2016 uděleno 156 pokut za nesplnění registrační, ohlašovací či jiné oznamovací povinnosti v celkové výši 1 568 800 Kč (tj. průměrná výše pokuty tedy činí přibližně 10 000 Kč). Dalšími negativními konsekvencemi neoznámení změn registračních údajů mohou být různé praktické komplikace například při doručování na nesprávnou adresu či neexistující email a následné ignorování výzev, což může být vyhodnoceno jako stav, kdy daňový subjekt je nekontaktní. Dále například při neoznámení změny bankovního účtu mohou nastat komplikace při vrácení přeplatku na dani na nesprávný účet.

V případě, že se změna registračního údaje týká změny sídla společnosti či bydliště fyzické osoby, tak následuje ze strany správce daně příslušná změna místní příslušnosti, která se právě podle tohoto kritéria určuje. Pokud dojde ke změně podmínek pro určení místní příslušnosti, tak dosavadní příslušný správce daně stanoví rozhodnutím den, k němuž přechází místní příslušnost na nového správce daně. Podstatné je, že místní příslušnost se nemění ke dni změny daného sídla či pobytu, ale až dnem, který určí správce daně formou rozhodnutí. Až do dne uvedeného v rozhodnutí zasílá daňový subjekt veškerá podání na původní finanční úřad.

Ve vztahu k místní příslušnosti by zvláštní pozornost měla být věnována povinnosti oznámit správci daně tzv. skutečné sídlo. Podle zákona o DPH se skutečným sídlem u právnické osoby rozumí adresa místa vedení osoby povinné k dani, kterým se rozumí místo, kde jsou přijímána zásadní rozhodnutí týkající se jejího řízení, popřípadě místo, kde se schází její vedení, a v případě fyzické osoby, pokud tato nemá místo svého vedení, tak se rozumí sídlem místo jejího pobytu. Tento údaj je již obsažen v tiskopise registrace pro účely DPH, a proto platí i povinnost hlásit změnu tohoto skutečného sídla. K tomuto registračnímu údaji vydalo GFŘ speciální informaci „Upozornění GFŘ – k registračnímu údaji „skutečné sídlo“ č.j.: 5636/15-7100-20116-012287²⁾. Podle informace platí, že v případě nenahlášení skutečného sídla osoby povinné k dani nebo neoznámení jeho změny může správce daně přistoupit k uložení sankce za porušení povinností při správě daní (tj. až do výše 500 000 Kč), nebo v případě plátce DPH může správce daně rozhodnout o jeho nespolehlivosti podle zákona o DPH. Podle tohoto materiálu GFŘ by měla být osoba povinná k dani ve svém sídle pro správce daně plynule kontaktní, dohledatelná, poskytovat z tohoto místa požadovanou součinnost za účelem výkonu řádné správy daní a umožnit výkon zákonných pravomocí (tj. například odpovídající reakce na výzvy správce daně, umožnění průběhu daňové kontroly a požadovaných šetření včetně dostupnosti záznamů a prověřování ekonomické činnosti osoby povinné k dani, buď dílčí, nebo jako celku apod.). Podle skutečného sídla může správce daně navíc v rámci institutu určit i místně příslušného správce daně, protože podle daňového řádu platí, že na žádost daňového subjektu nebo z podnětu správce daně může nejblíže společně nadřízený správce daně delegovat místní příslušnost k výkonu správy daní na jiného věcně příslušného správce daně, jestliže je to účelné nebo jsou-li pro výkon správy daní potřebné mimořádné odborné znalosti.

Ohledně místní příslušnosti kvůli skutečnému sídlu existuje i soudní rozhodnutí prozatím krajského soudu (čj. 29 Af 69/2015-31). V tomto případě byla daňovému subjektu na základě aplikace institutu změněna místní příslušnost z Prahy do Zlína. Daňový subjekt s takovým rozhodnutím nesouhlasil a brojil argumenty pro zachování místní příslušnosti v Praze. Podle rozsudku lze konstatovat, že podle názoru soudu svá tvrzení, že se v Praze schází vedení společnosti, daňový subjekt neprokázal (například fotodokumentací předmětného nebytového prostoru), ačkoli k tomu měl příležitost, a naopak zjištění orgánů finanční správy se mají za skutkově podložená (správce daně totiž provedl místní šetření a v daný okamžik na dané adrese nikoho nezastihl). Rozsudek se mimo jiné zabývá i pojmem „účelnost“, který je obsažen právě v právní úpravě institutu . Podle krajského soudu Zajímavé je také konstatování krajského soudu, že

Pokud daňový subjekt zvažuje změnu zdaňovacího období a naplňuje pro takovou změnu zákonné podmínky, tak je povinen takovou změnu zdaňovacího období včas oznámit správci daně.

V případě DPH se plátce DPH může rozhodnout, že jeho zdaňovacím obdobím pro příslušný kalendářní rok bude kalendářní čtvrtletí, pokud jeho obrat pro účely DPH za bezprostředně předcházející kalendářní rok nepřesáhl 10 mil. Kč, není nespolehlivým plátcem DPH, není skupinou pro účely DPH a změnu zdaňovacího období oznámí správci daně do konce měsíce ledna příslušného kalendářního roku. Pokud by nebyla změna z měsíčního zdaňovacího období na kalendářní čtvrtletí včas oznámena, tak plátci DPH zůstane měsíční zdaňovací období. V praxi se změna oznamuje podle pokynů k přiznání k DPH v příslušné kolonce tak, že se vyplní kolonka kód zdaňovacího období následujícího roku, a to v řádném přiznání za poslední zdaňovací období kalendářního roku. V této kolonce se uvede „Q”, pokud je zdaňovacím obdobím kalendářní měsíc a pokud se plátce DPH rozhodl, že jeho zdaňovacím obdobím pro příslušný kalendářní rok bude kalendářní čtvrtletí. V kolonce se uvede „M”, pokud zdaňovacím obdobím je kalendářní čtvrtletí a plátce se rozhodl, že jeho zdaňovacím obdobím pro příslušný kalendářní rok bude kalendářní měsíc, nebo již nesplňuje podmínky pro čtvrtletní zdaňovací období. Plátce, kterému se zdaňovací období v následujícím kalendářním roce nemění, kód zdaňovacího období nevyplňuje. Uvedení kódu v přiznání k DPH se za poslední zdaňovací období kalendářního roku nahrazuje oznámením o změně zdaňovacího období. Pokud však není přiznání k DPH podáno do 31. 1. příslušného kalendářního roku, tak plátce DPH změnu zdaňovacího období oznámí správci daně jiným způsobem (například osobně do protokolu či oficiální písemností). Změnu zdaňovacího období přitom ale nelze provést pro kalendářní rok, v němž byl plátce DPH registrován, ani pro bezprostředně následující kalendářní rok. Z důvodů hodných zvláštního zřetele může správce daně na žádost plátce DPH podanou do konce měsíce října roku, v němž byl plátce DPH registrován, rozhodnout, že změnu zdaňovacího období lze učinit pro bezprostředně následující kalendářní rok, a takto podaná žádost se považuje za oznámení.

Zdaňovací období lze také změnit u daně z příjmů právnických osob, a to podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Účetní jednotky (kromě organizační složky státu, územního samosprávního celku nebo účetní jednotky vzniklé nebo zřízené zvláštním zákonem), totiž mohou obecně uplatnit hospodářský rok. Podmínkou pro uplatnění hospodářského roku je oznámení záměru změny účetního období místně příslušnému správci daně z příjmů nejméně tři měsíce před plánovanou změnou účetního období nebo před koncem běžného účetního období, a to podle toho, který z termínů nastává dříve, jinak účetní období zůstává nezměněno. Takovouto změnu účetního období může účetní jednotka v běžném účetním období provést pouze jednou. Obdobně postupují účetní jednotky i při přechodu z hospodářského roku na kalendářní rok. Uplatnit hospodářský rok za stejných podmínek může také účetní jednotka do 30 dnů ode dne vzniku účetní jednotky, nebo nástupnická účetní jednotka, nebo rozdělovaná účetní jednotka do 30 dnů ode dne zápisu přeměny do veřejného rejstříku.

Každému daňovému subjektu přiděluje správce daně po provedení registrace DIČ, které slouží pro řádnou identifikaci daňového subjektu. DIČ obsahuje vždy kód „CZ“ a kmenovou část tvořenou obecným či přiděleným identifikátorem. DIČ je daňový subjekt povinen uvádět ve všech případech, které se týkají daně, ke které byl pod tímto DIČ registrován, při styku se správcem daně a dále v případech stanovených zákonem. Z důvodové zprávy k daňovému řádu lze citovat, že existuje: Prakticky se DIČ uvádí v každém tvrzení či podání podávaném správci daně, při telefonické komunikaci se správcem daně či při úhradě, kde se DIČ (bez kódu „CZ“) uvádí jako variabilní symbol pro platbu daňové povinnosti. Platnost a předání DIČ také může představovat kritérium, které určí režim uplatnění DPH (například aplikace režimu přenesení daňové povinnosti, pokud nakupuje vstup subjekt vykonávající zároveň ekonomickou a neekonomickou činnost).

Pro DIČ platí tato pravidla:

Zejména pro účely DPH je vhodné či až nezbytné si platnost DIČ obchodního partnera prověřit jakožto jeden z několika kontrolních mechanismů například v databázi registru plátců DPH³⁾, který spravuje Ministerstvo financí České republiky, či v databázi VIES⁴⁾, kterou spravuje Evropská komise, a opatřit se tak důkazním prostředkem, že v době příslušné transakce bylo DIČ protistrany platné a plátce DPH si toto prověřil a nezaznamenal ani informaci o nespolehlivém plátci DPH. Platnost DIČ je totiž nezbytnou podmínkou pro účely aplikace osvobození od DPH při dodání zboží do EU a je také nezbytnou náležitostí řádného daňového dokladu, na základě kterého se uplatňuje nárok na odpočet DPH. Předání DIČ může také ovlivnit režim DPH při zvláštním režimu přenesení daňové povinnosti či pro volbu režimu DPH u nájmu nemovité věci.

Používání rodného čísla u fyzické osoby jakožto DIČ se může jevit jako poměrně kontroverzní téma z hlediska možnosti zneužití tohoto osobního údaje a ochrany osobních údajů. Každá podnikající fyzická osoba je totiž dohledatelná v Administrativním registru ekonomických subjektů⁵⁾, a pokud je daná fyzická osoba plátcem DPH, tak je prostřednictvím možnosti „prokliknutí“ dohledatelná právě registrace k DPH v registru plátců DPH, kde je uvedeno DIČ fyzické osoby, tj. její rodné číslo.

Daňový subjekt by neměl opomíjet svoji oznamovací povinnost týkající se oznamování změn registračních údajů, aby se vyhnul potenciálním sankcím či jiným případným negativním důsledkům. Většina změn se oznamuje prostřednictvím speciálního tiskopisu, nicméně, existují i údaje, které se oznamovat nemusí nebo se oznamují jiným způsobem. Daňový subjekt by měl také respektovat pravidla pro využívání DIČ, protože pomocí DIČ se daňový subjekt před správcem daně identifikuje a dále DIČ může hrát klíčovou roli v některých případech při rozhodování ohledně uplatnění zdanění (zejména u DPH).

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2018.