Účetnictví efektivně

Klíčové pro vedení kvalitního účetnictví je nastavení Mimo jiné je třeba jednotlivé účty nastavit tak, aby pohledávky a závazky byly rozčleněny na krátkodobé a dlouhodobé, opravné položky byly rozčleněny podle druhů aktiv, ke kterým jsou tvořeny. Především nákladové účty je třeba členit tak, aby bylo možné získávat požadované informace pro potřeby řízení účetní jednotky (především účty 501, 518 atd.). Je samozřejmě vhodné náklady a výnosy členit pokud možno na daňově účinné a daňové neúčinné, usnadní se tím výrazně zjišťování daňového základu apod. Je třeba velmi pečlivě nastavit, do kterého řádku příslušného výkazu se mají zůstatky jednotlivých účtů zahrnovat. Tato nastavení je třeba upravovat v každém účetním období v závislosti na legislativních změnách a potřebách účetní jednotky.

Je třeba si postupně nastavit ve všech agendách pro jednotlivé účetní případy (včetně „analytik“), aby se co nejvíce účetních případů účtovalo automatizovaně a účetní ručně účtoval či upravoval zaúčtování pouze některých specifických účetních případů (používaných spíše jen výjimečně). Mnohdy se však spousta účetních operací účtuje zbytečně ručně, i když lze nastavit automatizované zaúčtování daného typu účetních případů (například přijaté faktury za materiál MD 111, 343/D 321, bankovní poplatky MD 568/D 221).

Důležité je i vhodné nastavení tak, aby se správně a jednoduše sestavilo Přiznání k DPH. To je důležité hlavně v současnosti, kdy je problematika DPH rok od roku složitější – viz přenesení daňové povinnosti u obchodování s partnery z Evropské unie, stavební a montážní práce, zdaňování přijatých a poskytnutých záloh atd.

Je vhodné si v účetním softwaru nadefinovat různé z dat, umět vyhledávat požadované položky atd. pro usnadnění práce (například faktury jednoho odběratele, nevyčerpané zálohy, nedaňové náklady atd.). Umět si používané filtry uložit s možností provádět příslušný výběr jedním kliknutím.

Každodenní praxí je dnes využívání různých z účetnictví, například zasílání dokladů a dat ve formátu PDF či XLS (zasílání vydaných faktur v PDF, informace pro vedení, pro obchodní partnery). Je třeba dobře ovládat způsoby exportu do PDF či XLS tvaru, tj. být schopen vyexportovat prakticky cokoliv z účetnictví do PDF dokumentu či do excelového souboru pro další editaci.

Je vhodné si v účetním softwaru nastavit a používat vydaných faktur, výplatních pásek, upomínek a jiných dokumentů například prostřednictvím e-mailu v PDF tvaru.

V případě potřeby je vhodné si i upravit či nadefinovat své z účetnictví na míru, tj. faktury, jiné doklady, sestavy (například vlastní formuláře vydaných faktur, upomínek – se stupňováním důrazu upomínání, zápočtů – dohody či jednostranné zápočty, členění pohledávek a závazků podle splatnosti atd.).

Většina účetních softwarů umožňuje po zadání identifikačního čísla osoby (IČO) odběratele či dodavatele do v účetním softwaru automaticky natahovat údaje o této firmě z internetu z informačního systému ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) a bankovní spojení z registru DPH. Není pak třeba u daného obchodního partnera zadávat jeho název, adresu, bankovní spojení atd. Dále je možné si takto ověřovat platnost daňového identifikačního čísla (DIČ), zda jde o nespolehlivého plátce DPH z registru DPH, záznamy o obchodních partnerech v insolvenčním rejstříku apod.

Účetní firma by při účtování více účetních jednotek měla pokud možno používat u všech účetních jednotek číselných řad, účtových rozvrhů, předkontací, členění DPH a účetní postupy vůbec, aby mohla využívat výhod obdobného účtování těchto účetních jednotek (určitá jednotnost, obdobné postupy).

Při zahájení účtování je vhodné jako základní databázi použít (zkopírovat) již využívanou, a tím i dobře nastavenou účetní databázi, samozřejmě je třeba vymazat veškeré doklady a zaúčtování, které se netýkají nové firmy.

Velmi užitečnou službou pro účetní fungující již několik let je tzv. (DIS). Tato služba umožňuje získávat informace ze spisů vedených daňovou správou týkajících se daného poplatníka. Umožňuje poplatníkovi zjišťovat on-line přes internet například informace o stavech a obratech daňových účtů poplatníka, a dávat tak do souladu s tímto stavem i stav daňových účtů v účetnictví. Tento stav lze zjišťovat i zpětně, například k rozvahovému dni pro účely inventarizace vztahů s finančními úřady.

kdy se k přenosu faktur mezi obchodními partnery nevyužívá papír, ale faktury se přenáší elektronicky (e-fakturace). Využívá se mnoho způsobů elektronické fakturace (formáty EDI, ISDOC, XML atd.) se zaručeným elektronickým podpisem či elektronickou značkou. Na straně odběratele se pak přijatá faktura nemusí pořizovat ručně, není ji třeba ani tisknout a archivovat v listinné podobě.

Účetní software by měl umožňovat (Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty), které se jako vybrané údaje z účetnictví přikládají jako povinná příloha přiznání k dani z příjmů, které je zpravidla třeba podávat elektronicky.

V praxi nemusí být celá účtárna na jednom místě, některé účetní agendy se mohou zpracovávat z více oddělení či provozoven, je pak třeba zajistit vzájemné propojení těchto míst. To lze řešit například kdy uživatelé mohou pracovat s účetními daty on-line (pořizovat doklady, vystavovat a tisknout faktury, účtovat) umístěnými na serveru například v sídle firmy ze vzdáleného místa (z domova, z provozovny, od zákazníka). Těchto možností lze s výhodou využít mimo jiné při vedení účetnictví účetní firmou pro klienty. pak může zpracovávat například pouze základní prvotní doklady (faktury, pokladnu, sklady), či si data pouze prohlíží, účetní firma pak provádí účtování, uzávěrkové práce atd. Účetní i pak mají k dispozici kompletní účetní databázi a má úplný přehled o hospodaření své firmy.

Je vhodné využívat různých možností vystavování všeho druhu, například kopírováním z předchozích období či jejich automatické generování ze vzorových dokladů. Například u přijatých faktur opakujících se každý měsíc stačí zkopírovat předchozí fakturu, upravit datum, variabilní symbol (VS), příp. částku, a faktura je pořízena během několika vteřin. Některé aplikace umožňují například hromadně vygenerovat pravidelně se opakující vydané faktury za nájem na počátku měsíce. To znamená, že je vhodné maximálně „zautomatizovat“ pořizování dokladů.

Při hromadném vystavování faktur na základě podkladů k fakturaci (fakturace spotřeby energie, nájmů, služeb atd.) je vhodné vyžádat si i všech položek, které mají být vyfakturovány, a tento součet si pak odsouhlasit na součet vystavených faktur. Jde o velmi rychlou kontrolu správnosti a úplnosti provedené fakturace.

Pokud je to možné, je rychlejší a méně časově náročné provádět operace například bankovní výpisy stahovat jedenkrát za měsíc (samozřejmě pouze u menších účetních jednotek), u větších účetních jednotek častěji, ale není příliš efektivní stahovat bankovní výpisy denně při dvou až třech pohybech za den. Ze stejných důvodů je vhodné pořizovat hromadně i přijaté faktury, pokladnu apod. To znamená, neskákat v průběhu dne stále z jednoho typu činností na druhý (tzv. úspory z rozsahu).

Zbytečně se nezatěžovat například u nevýznamných částek (pojistné, předplatné novin a časopisů, telekomunikační služby, drobné nákupy atd. na přelomu roku), kdy v souladu s bodem 6.4. Českého účetního standardu pro podnikatele č. 019 – Náklady a výnosy a s vytvořenou vnitřní účetní směrnicí není nutné časové rozlišení používat. To znamená, že náklady na telefony, pojistné na přelomu účetního období je zpravidla možné účtovat v plné výši do nákladů. Někteří účetní časově rozlišují každou drobnou položku, a naopak neúčtují či účtují nesprávně o jiných daleko významnějších operacích, jejichž cílem je rovněž zajistit věrné zobrazení skutečnosti (nedokončená výroba, dohadné položky, opravné položky, odpisy, rezervy atd.).

Při zpracování bankovních výpisů je vhodné dosud na bankovním účtu účtovat na nějaký účet plateb k dohledání (například na účet 378, 379 či 395), aby byl v účetnictví i v průběhu účetního období správně zachycen stav bankovního účtu. Položky z tohoto účtu se pak postupně vyjasňují a jejich účtování se upravuje dodatečně.

K vyrovnání vzájemných závazků a pohledávek je vhodné provádět i jednostranné Samozřejmě je nutné druhou stranu o provedeném zápočtu informovat. Takto je vhodné řešit i jen velmi těžko vymahatelné pohledávky. Nelze však započíst jakýkoliv závazkový vztah, je třeba respektovat platnou právní úpravu a neprovádět zápočty například promlčených pohledávek.

V každém případě je vhodné udržovat účetnictví v dobré kondici i během roku (čištění saldokonta, provádění vlastních kontrol atd.). Je třeba účtovat průběžně v průběhu celého roku, pravidelně a veškeré práce provádět s dostatečným předstihem, například práce související s účetní závěrkou pokud možno aby těsně před sestavením účetní závěrky či před uplynutím lhůty pro podání daňového přiznání nedocházelo k časové tísni, a tím ke stresům z velkého množství nakumulovaných uzávěrkových prací. To se týká i jiných prací, například vyhotovování přiznání k DPH atd. Spěch a s ním spojený stres může vést k výraznému zvýšení rizika chyb a omylů, tomu je přece jen vhodnější se vyhnout.

Výsadou účetních je mimo jiné i nepůsobí dobře, pokud jsou u názvů účtů v účtovém rozvrhu a v textech účetních položek překlepy a pravopisné chyby. Tyto texty by měly být stručné a výstižné, není zpravidla důvod nepoužívat diakritiku. Jde o celkem nepodstatný detail, ale o kvalitě účetnictví (ale i účetního) může prozradit hodně.

Někdy je také nutné, aby účetní poněkud zkorigoval požadavky uživatelů účetních informací. Například vedení účetní jednotky či pracovníci z provozu vyžadují z účetnictví výstupy (různé sestavy, ekonomickou analýzu, doklady atd.) v podobě, která se z účetnictví získává jen velmi nesnadným a časově náročným způsobem. Je proto třeba jim nabídnout požadované informace v jiné podobě, které jdou získat efektivnějším způsobem, prostě si je do určité míry vychovávat.

Je vhodné účty členit tak, aby byla usnadněna kontrola zůstatků účtů na analytickou evidenci, tj. aby šlo zůstatky (účty z účtové třídy 0) kontrolovat na stav majetku v evidenci majetku (například analytické členění dle umístění majetku, dle druhu majetku). To jest například, aby souhrn vstupních cen, odpisů, oprávek a zůstatkových cen budov v účetnictví (účty 021, 081) seděl na tytéž údaje z modulu evidence majetku. Účetní si často nastavením účtů v účtovém rozvrhu tuto kontrolu znemožní či ji velmi znesnadní.

Obdobně by zůstatky na účtech jednotlivých (například 211) měly souhlasit se zůstatky jednotlivých pokladních knih a samozřejmě se skutečným stavem hotovosti v příslušné pokladně. Totéž platí i pro zůstatky na účtech tzn. zůstatky na účtech jednotlivých bankovních účtů (například 221) by měly souhlasit na výpis z příslušného bankovního účtu.

Zůstatky na účtech (112, 132) by pak měly souhlasit se stavem zásob ve skladové evidenci, k rozvahovému dni pak samozřejmě i se skutečným stavem zjištěným při inventarizaci atd., mělo by být možné ze skladové evidence zjistit, z jakých položek se skládá zůstatek například na účtu 112 atd.

U plátců je vhodné provádět kontrolu stavu účtu 343 na Přiznání k DPH. Při provádění této kontroly je samozřejmě třeba brát v úvahu skutečnost, že přijatá zdanitelná plnění jsou účtována do jiného účetního období (například květen), než ve kterém je uplatněn odpočet DPH (například červen), což není zase až takový problém. Takto zkorigovaný zůstatek účtu 343 by měl odpovídat výši závazku z titulu DPH vůči finančnímu úřadu (příp. pohledávky při nadměrném odpočtu DPH) za poslední zdaňovací období. Tyto údaje by pak měly být v souladu se stavem daňového účtu DPH, který lze zjistit z Daňové informační schránky.

Při kontrole správnosti účtování je třeba brát v úvahu i skutečnost, že pohybům na některých nákladových účtech by měl odpovídat i pohyb na výnosových účtech. Například je-li pohyb na účtu 504-Prodané zboží, měl by být i pohyb na účtu 604-Tržby za zboží, rozdíl těchto účtů by měl vypovídat o obchodní marži z prodeje zboží. Podobný vztah je i mezi účty 541 a 641 (prodej dlouhodobého majetku), 542 a 642 (prodej materiálu), 546 a 646 (prodej pohledávek), 561 a 661 (prodej cenných papírů a podílů) atd. Mnohdy tyto účty (resp. příslušné řádky ve Výkazu zisku a ztráty) vzájemně nekorespondují, například prodaný materiál se účtuje místo na účet 542 na účet 501 apod.

O chybách při vedení účetnictví či špatném nastavení výkazů svědčí i nerovnost aktiv a pasiv v Rozvaze, či nesoulad hodnot v řádku Výsledek hospodaření běžného účetního období v Rozvaze a v řádku Výsledek hospodaření za účetní období ve Výkazu zisku a ztráty a výsledek hospodaření z výsledovky.

Zůstatky saldokonta pohledávkových a závazkových účtů (například 311 a 321) by měly souhlasit se stavem neuhrazených vydaných, resp. přijatých, faktur z knih analytické evidence (kniha vydaných, resp. přijatých, faktur) a samozřejmě také se stavem příslušných účtů (311 a 321).

V saldokontu je vhodné sledovat i zůstatky jiných účtů než zmíněných účtů pohledávek a závazků 311 a 321, jde například o účty 04x, 111, 131, 261, 314, 324, 34x, 38x atd.

I při převzetí účetnictví, které je ve špatném stavu, je vhodné vyčistit saldokonto. To znamená zlikvidovat saldokontní položky, které se několik let přetahují z jednoho roku do druhého a o jejichž původu už nikdo nic neví, či již byly dávno vyrovnány. Vyrovnat saldokontní případy, které nebyly spárovány například z důvodu haléřových rozdílů, nejednotnosti párovacích údajů (účet, VS, párovací symbol, IČO atd.) a uvést saldokonto do souladu s knihou vydaných, resp. přijatých, faktur.