V rámci účtové skupiny 21 účetní jednotka eviduje nejlikvidnější formy peněz, jimiž jsou:
- pokladní hotovost,
- ceniny.
Pokladní hotovost, jakož i ceniny podléhají inventarizaci, kterou je třeba minimálně provést k rozvahovému dni, jakkoli lze účetní jednotce doporučit mnohem častější provádění. V rámci těchto složek provádíme fyzickou i dokladovou inventuru.
Vedení pokladny není upraveno speciálním právním předpisem, a tak je vhodné, vytvoří-li účetní jednotka interní předpis pro její vedení. Zvláště by měly být definovány následující údaje:
- oprávněné osoby a jejich podpisové vzory,
- hotovostní limit,
- způsob evidence pokladní hotovosti,
- dohody o hmotné odpovědnosti,
- evidence denních tržeb,
- pravidla pro převod hotovosti na běžný účet,
- v případě valutové pokladny i možnosti použití valut, atp.
Zaměstnanci oprávnění disponovat s pokladnou musí podepsat dohodu o hmotné odpovědnosti. Tato musí mít vždy písemnou formu, neboť jinak sjednaná, je neplatná.
Z důvodu hmotné odpovědnosti pokladník odpovídá v plné výši za potencionální pokladní schodky. Této odpovědnosti může být zproštěn pouze tehdy, je-li prokázáno, že pokladní schodek vznikl zcela, nebo zčásti bez jeho zavinění.
Omezení plateb v hotovosti
Cílem tohoto opatření je definovat povinnost provedení bezhotovostní transakce pro následující případy:
- platba je uskutečněna mezi osobami se sídlem na území ČR nebo,
- platba je uskutečněna mezi osobami, z nichž plátce má sídlo na území ČR a příjemce sídlí v zahraničí,
přičemž hodnota této transakce převyšuje 270 000 Kč.
Výjimkou budiž platby pojistného, cla, daní a poplatků, případně záloh na tyto platby.