Pravidla daňového řádu pro datové schránky

Právní úprava datových schránek je zakotvena v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „zákon o elektronických úkonech“). S novelou tohoto zákona účinnou v roce 2023 bylo zavedeno povinné zřizování datových schránek pro podnikající fyzické osoby (například živnostníky, ale i další osoby samostatně výdělečně činné jako lékaři, architekti), ale i nepodnikající právnické osoby (například spolky, sdružení, nadace, obecně prospěšné společnosti, společenství vlastníků bytových jednotek), přičemž takto ze zákona zřízenou datovou schránku nebude možné znepřístupnit. Do konce března 2023 by měly příslušné subjekty obdržet poštou dopis, ve kterém budou doručeny přístupové údaje, pomocí kterých se datová schránka aktivuje. Pokud si daný subjekt přístupové údaje nevyzvedne, tak platí doručení a datová schránka se automaticky aktivuje po uplynutí 15 dnů ode dne doručení přihlašovacích údajů. Všechny státní úřady pak budou zasílat písemnosti elektronicky do datové schránky daných subjektů. Oproti původnímu navrhovanému znění novely zákona o elektronických úkonech nebudou datové schránky prozatím zřizovány automaticky vybraným nepodnikajícím fyzickým osobám (tzv. IT gramotné fyzické osoby), které si však mohly i dle původního záměru datovou schránku znepřístupnit. Tyto osoby si mohou prozatím požádat o dobrovolné zřízení datové schránky.

Podstatnou skutečností pro zprávy doručené do datové schránky je jejich doručení, a to i v případě, že se s danou zprávou příjemce neseznámí, jelikož platí tzv. doručení uplynutím desetidenní doby. Z hlediska přístupnosti ke zprávě platí, že jsou v datové schránce k dispozici pouze po dobu 90 dnů a poté se automaticky mažou a ke starším zprávám se pak subjekt přímo přes datovou schránku nedostane. Pro archivaci existuje možnost využívat placenou službu, tzv. Datový trezor, nebo si datovou zprávu stahovat a archivovat do vlastního uložiště, anebo případně datovou zprávu archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB) či využít dostupné komerční software pro práci s datovou schránkou.

Doručování při správě daní je obecně upraveno v ustanoveních § 39–51 zákona č. 280/2009 Sb., daňového řádu (dále jen „daňový řád“). V případě, že daná písemnost není doručena při ústním jednání nebo při jiném úkonu a daná osoba má zpřístupněnu datovou schránku, správce daně povinně doručuje písemnost elektronicky do datové schránky. Stejně pravidlo pak platí pro fyzické i právnické osoby.

Písemnost dodaná do datové schránky se považuje za doručenou dnem, kdy se daňový subjekt přihlásí (v praxi vstoupí) do datové schránky, pokud je tam již daná písemnost od finančního úřadu dodána. Skutečnost, kdy si fakticky daný dokument daňový subjekt přečetl, není rozhodující pro den doručení. Datum doručení příslušné zprávy je pak v datové schránce možné nalézt v doručence, která je u každé zprávy. Podstatnou skutečností je, že u datových schránek platí doručení a písemnost se považuje za doručenou, a to 10. dnem od dodání zprávy se všemi právními dopady, které z doručení dokumentu plynou.

Pro fikci doručení platí také nové pravidlo v případě, že poslední, tj. desátý den připadne na víkend nebo státní svátek, kdy se za den doručení považuje první pracovní den. Toto pravidlo bylo judikováno Nejvyšším správním soudem v rozsudku sp. zn. 4 Afs 264/2018, kde bylo mimo jiné judikováno, že Platí tedy pravidlo, že pokud uplynulo 10 dnů od dodání datové zprávy do datové schránky příjemce, aniž by se do schránky přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu (dle § 17 odst. 4 zákona o elektronických úkonech), je zpráva označena jako doručená fikcí, přičemž připadl-li 10. den na sobotu, neděli nebo svátek, nastalo doručení nejbližší následující pracovní den. Toto pravidlo přesunu doručení na první pracovní den však platí pouze pro fikci doručení, tedy neplatí pro situaci, kdy do datové schránky subjekt v sobotu, neděli či svátek vstoupí, protože v takovém případě je písemnost doručení v tento daný den.

S účinností od 1. 1. 2023 došlo také k novelizaci zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „zákon o DPH“), kde je nově obsaženo speciální pravidlo pro lhůtu pro reakci na výzvu správce daně ve vztahu k následnému kontrolnímu hlášení, kde se nově při doručování výzvy ke kontrolnímu hlášení do datové schránky nebere v potaz jako den pro počítání lhůty den doručení do datové schránky, ale den dodání zprávy do datové schránky. Novelou sice došlo k určitému prodloužení lhůty pro reakci na výzvu správce daně u kontrolního hlášení, u doručování dané výzvy ke kontrolnímu hlášení do datové schránky, ale tato lhůta je počítána ode dne dodání do datové schránky (nikoliv ode dne doručení). Podle novelizovaného ustanovení § 101g odst. 3 zákona o DPH je plátce povinen do 17 dnů ode dne dodání výzvy do datové schránky (vydané v situaci, kdy správce daně údaje uvedené v kontrolním hlášení posoudí, popřípadě prověří a v případě pochybností o jejich správnosti nebo úplnosti vyzve plátce, aby údaje změnil nebo doplnil, popřípadě původní údaje potvrdil) nesprávné nebo neúplné údaje změnit nebo doplnit, popřípadě původní údaje potvrdit, a to prostřednictvím následného kontrolního hlášení, přičemž pokud není toto následné kontrolní hlášení včas podáno, odstavec 1 ustanovení § 101g zákona o DPH se nepoužije. Podstatné tedy je, že lhůta 17 kalendářních dnů se počítá ode dne dodání zprávy do datové schránky, a nikoli ode dne doručení (tedy přihlášení se do datové schránky či u doručení fikcí). Pro úplnost lze dodat, že toto pravidlo platí jen pro výzvy ke kontrolnímu hlášení doručované do datové schránky, protože pokud není doručováno do datové schránky (tedy je například doručováno poštou), platí stále lhůta 5 pracovních dnů od oznámení výzvy.

Podstatným dopadem pro držitele datové schránky, která se zřizuje ze zákona, je pak povinná elektronická forma podání formulářových podání (zejména jde o daňová přiznání, hlášení a vyúčtování). Ostatní podání, u kterých není elektronická forma podání vůči finančnímu úřadu povinná, pak může stále daňový subjekt činit osobně na finančním úřadě či písemně (například podání odvolání).

Povinnost elektronické formy podání vybraných písemností je stanovena v § 72 odst. 6 daňového řádu, na základě kterého platí, že pokud má daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která se zřizuje ze zákona, nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, je daňový subjekt povinen formulářové podání učinit pouze elektronicky s využitím dálkového přístupu ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně, a to datovou zprávou odeslanou vymezeným způsobem (tedy datovou zprávou podepsanou způsobem, se kterým jiný právní předpis spojuje účinky vlastnoručního podpisu, s ověřenou identitou podatele způsobem, kterým se lze přihlásit do jeho datové schránky, s využitím přístupu se zaručenou identitou, nebo prostřednictvím daňové informační schránky), přičemž platí, že se při tom nepřihlíží k datové schránce fyzické osoby podle zákona o elektronických úkonech, kterou lze znepřístupnit na žádost. Poslední věta přitom byla do daňového řádu přidána novelou účinnou k 1. 1. 2023, protože se původně počítalo se zavedením datových schránek i pro vybrané fyzické osoby, které si mohly datovou schránku znepřístupnit. S ohledem na upuštění od záměru zřizovat ze zákona v roce 2023 datové schránky vybraných nepodnikajících fyzických osob se však tato výjimka uvedená v daňovém řádu zatím fakticky neuplatní neboli se podle úpravy datových schránek zřizovaných ze zákona, účinné k 1. 1. 2023 v podstatě nikterak nevyužije.

K dané problematice vydala Finanční správa ČR na svých webových stránkách dne 15. 12. 2022 „Informační shrnutí a odpovědi na dotazy k datovým schránkám“, kde uvedla mimo jiné, že

V praxi bude povinné elektronické podání nové zejména u daně z příjmů fyzických osob, které dosud toto daňové přiznání mohli podávat vytištěné osobně na podatelnu anebo formou pošty. V oblasti daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“) jsou již plátci na elektronické podávání daňového přiznání zvyklí, neboť v oblasti DPH je elektronické podání povinné již několik let pro všechny plátce. Daňové subjekty tak musí podávat na základě zřízení datové schránky ze zákona daňová přiznání (případně hlášení a vyúčtování) povinně elektronicky, přičemž v praxi mohou odeslat formulář ve formátu XML z datové schránky nebo zaslat podání z daňové informační schránky anebo přes portál www.mojedane.cz v sekci „Elektronická podání pro finanční správu“.

Při nedodržení elektronické formy platí v současné době již od 1. 1. 2021 právní úprava obsažena v § 74 daňového řádu, která stanoví, že pokud není dodržena elektronická forma podání, není takové podání sice neúčinné, ale může být spojeno s pokutou. Důvodová zpráva k novele daňového řádu účinného od 1. 1. 2021 k tomuto uvedla, že „ Podle § 247a odst. 2 daňového řádu platí, že tomu, kdo na výzvu správce daně neodstraní vadu podání podle § 74 odst. 1 písm. c) nebo d) daňového řádu (tj. mimo jiné elektronická forma podání), vzniká povinnost uhradit pokutu ve výši 1 000 Kč. Podle § 247a odst. 4 daňového řádu pak platí, že správce daně může rozhodnout o zvýšení pokuty podle odstavce 2 až na 50 000 Kč, pokud neodstranění vady podání podle § 74 odst. 1 písm. c) nebo d) daňového řádu závažně ztěžuje správu daní. Nerespektování elektronické formy by také mohlo být vyhodnoceno jako neplnění povinností v daňové oblasti, kdy se tyto skutečnosti posuzují v různých situacích (například při promíjení sankcí). Daňové subjekty tak musí podávat na základě zřízení datové schránky ze zákona daňová přiznání (případně hlášení a vyúčtování) povinně elektronicky kvalifikovaným způsobem.

Pro úplnost lze dodat, že pro oblast DPH platí speciální pravidlo podle § 101a zákona o DPH, který stanoví, že pokud plátce neučiní vymezená podání (a to daňové přiznání nebo dodatečné daňové přiznání, kontrolní hlášení, souhrnné hlášení nebo jiné hlášení s výjimkou hlášení u nového dopravního prostředku, přihlášku k registraci nebo oznámení o změně registračních údajů) elektronickou formou, tedy datovou zprávou s využitím dálkového přístupu ve formátu nebo struktuře zveřejněné správcem daně, je podání zcela neúčinné, což v důsledku znamená, že v podstatě podání nebylo učiněno. V dané situaci pak může nastoupit pokuta, jako by dané daňové tvrzení nebylo podáno, což může být pokuta za opožděné tvrzení daně (až do výše 300 tis. Kč) a pokuta spojená s kontrolním hlášením (různá výše od 1 000 Kč do 50 000 Kč).

V praxi se mohou daňovým subjektům zaměňovat dvě různé schránky, a to datová schránka a daňová informační schránka. Datová schránka je nástroj pro komunikaci se všemi veřejnými orgány a případně i se soukromými subjekty, kdy se do datové schránky písemnosti doručují a z datové schránky se písemnosti odesílají. Daňová informační schránka je pak nástroj ryze pro daňové účely a v současné době obsahuje údaje o daních spravovaných Finanční správou ČR. Právní úprava daňové informační schránky je pak obsažena v daňovém řádu v ustanovení § 69–69b. V rámci daňové informační schránky může daňový subjekt nalézt užitečné informace a dokumenty, jako jsou například informace o osobním daňovém účtu, písemnosti posílané od finančního úřadu či adresování finančnímu úřadu. Prostřednictvím daňové informační schránky existuje také možnost činit podání ve vztahu k finančnímu úřadu. Daňová informační schránka je pak nástroj volitelný a daňový subjekt nemá povinnost s tímto nástrojem pracovat. Do daňové informační schránky se v současné době ani dokumenty nedoručují. V případě datových schránek je situace jiná, kdy mají vybrané subjekty zřízenu datovou schránku ze zákona, kam jim veškeré úřady doručují písemnosti a ve vztahu k daním musí dané subjekty povinně vybraná podání (zejména pak daňová tvrzení) činit elektronicky. Daňová informační schránka je dostupná na webu www.mojedane.cz v sekci „Online finanční úřad“. Do daňové informační schránky se pak daný subjekt může přihlásit přístupy přes identitu občana nebo údaji do datové schránky, nebo si může subjekt požádat o přístupové údaje přidělené Finanční správou ČR.

Níže je uvedeno několik praktických příkladů, které jsou pro datové schránky v oblasti správy daní .

Datová schránka hraje v daňové oblasti zásadní roli, protože správce daně doručuje dané písemnosti právě elektronicky do datové schránky. Každá písemnost je pak považována za doručenou, a to i v případě, že se s ní adresát fakticky neseznámí, protože zde platí po 10 dnech doručení. Držitelé datových schránek zřizovaných ze zákona pak mají povinnost činit formulářová podání elektronicky. Osoby, které tedy mají zřízenu datovou schránku ze zákona, se musí s datovou schránkou naučit pracovat, aby se vyhnuly potenciálně velkým negativním důsledkům.