Vnitropodnikové účetní směrnice (dále jen „směrnice“) představují soubor pravidel a instrukcí, které upravují účetní procesy v rámci dané firmy. Tyto směrnice slouží k zajištění jednotného a správného vedení účetnictví v souladu s platnou legislativou a zároveň usnadňují práci účetního oddělení.
Navigace ve světě účetních směrnic: nezbytný průvodce pro všechny účetní i účtaře
Ing.
Petr
Lunga
Smysl a hodnota směrnic
Zajištění jednotného postupu
– směrnice definují jednotný způsob vedení účetnictví pro všechny zaměstnance, čímž se eliminuje riziko chyb a nesrovnalostí.Zvýšení efektivity
– směrnice zefektivňují účetní procesy a šetří čas i náklady.Snížení rizika chyb
– díky směrnicím se snižuje riziko chyb v účetnictví, a tím i riziko sankcí ze strany úřadů.Zlepšení komunikace
– směrnice usnadňují komunikaci mezi účetním oddělením a ostatními odděleními firmy.Zajištění souladu s legislativou
– směrnice pomáhají firmě dodržovat všechny platné účetní a daňové předpisy.Význam směrnic
Směrnice jsou důležitým nástrojem pro správné vedení účetnictví a pro zajištění souladu s legislativou. Vnitropodnikové směrnice, ať už účetní, provozní, nebo jiné, ovlivňují fungování firmy v mnoha oblastech.
Právní jistota
– směrnice chrání firmu před případnými sankcemi ze strany úřadů.Zvýšení transparentnosti
– směrnice zajišťují transparentnost účetních procesů v rámci firmy.Zlepšení kontroly
– směrnice usnadňují kontrolu účetnictví ze strany vedení firmy.Lepší informovanost
– směrnice informují zaměstnance o tom, jakým způsobem mají vést účetnictví.Vytvoření a aktualizace směrnic
Směrnice by měly být vytvořeny s ohledem na specifické potřeby a charakter dané firmy. Je důležité, aby směrnice byly v souladu s platnou legislativou a aby byly pravidelně aktualizovány.
Vnitropodnikové účetní směrnice se odvozují z několika základních zdrojů
Základní rámec pro vedení účetnictví v České republice.
Definuje povinné náležitosti účetních dokladů, účetních knih a účetní závěrky.
Stanovuje pravidla pro ocenění majetku a závazků.
2. Vyhlášky k zákonu o účetnictví
Doplňují a konkretizují ustanovení zákona o účetnictví.
Upravují specifické oblasti účetnictví, jako je například vedení účetnictví v cizí měně.
3. České účetní standardy (ČÚS)
Soubor závazných pravidel pro vedení účetnictví.
Upravují jednotlivé účetní postupy, a zajišťují tak srovnatelnost účetnictví mezi různými firmami.
4. Daňové předpisy
Daňové předpisy, jako jsou zákony o daních z příjmů, DPH, daňový řád, daň silniční, daň z nemovitých věcí a další, jsou také základním zdrojem pro vnitropodnikové účetní směrnice. Tyto předpisy stanovují pravidla pro výpočet a placení daní a jsou nezbytné pro správné účtování daní ve firmě.
5. Interní politiky a postupy firmy
Každá firma má své vlastní interní politiky a postupy, které mohou ovlivnit tvorbu vnitropodnikových účetních směrnic. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat například pravidla pro oběh účetních dokladů, účetní rozvrh, účetní kurz, odpisový plán, paušální náhrady u zaměstnanců, tvorbu a zúčtování rezerv, účtování zásob, časové rozlišení nákladů a výnosů.
Nutno zdůraznit, že informace o použitých účetních metodách, účetních zásadách, způsobech odpisování, o kterých účetní jednotka rozhodne svým vnitřním předpisem, se zveřejňují v příloze k účetní závěrce.
Nejčastější chyby při tvorbě vnitropodnikových účetních směrnic
1. Nedostatečná znalost legislativy
Směrnice nejsou v souladu s platným zákonem o účetnictví, vyhláškami, Českými účetními standardy a daňovými předpisy.
2. Nesrozumitelnost a nejednoznačnost
Směrnice jsou formulovány nejasně a nepřesně, což může vést k nesprávnému výkladu a chybám v praxi.
3. Nedostatečná aktualizace
Směrnice nejsou aktualizovány v návaznosti na změny v legislativě, v interních procesech firmy nebo v účetních standardech.
4. Nedostatečná specifikace
Směrnice neobsahují dostatek detailů a praktických návodů pro konkrétní účetní operace.
5. Nedostatečná kontrola
Není zajištěna kontrola dodržování směrnic ze strany vedení firmy.
6. Další chyby:
–
špatná struktura a uspořádání směrnic,
–
používání zastaralých pojmů a terminologie,
–
nepoužívání jednotného názvosloví,
–
chybějící návaznost na interní normy a procesy firmy,
–
nezabezpečení dostupnosti směrnic pro všechny zaměstnance.
Doporučení
Směrnice jsou klíčové pro efektivní fungování jakékoli organizace. Slouží k vymezení oprávněnosti a odpovědnosti zaměstnanců, návaznosti pracovních postupů a lhůt předání dokladů mezi pracovišti. Směrnice jsou také důležité pro vybudování funkčního systému ve firmě a pro dodržování legislativy.
–
Je nutné stanovit zodpovědnou osobu za tvorbu a údržbu směrnic. Tato osoba by měla zajistit, že směrnice jsou v souladu s měnícími se podmínkami a zákony. Tímto způsobem může organizace zajistit svou efektivitu, transparentnost a dodržování právních předpisů.
–
Metodika zvolená na začátku účetního období musí platit po celé období.
–
V případě změny zákonů je nutné upravit i metodiku.
Obsahové náplně jednotlivých vnitřních předpisů
Nutno zdůraznit, že vytvoření univerzální směrnice vhodné pro všechny firmy není možné, jelikož každá firma má specifické fungování a potřeby, avšak rámcově lze doporučit následující obsahové náplně jednotlivých vnitřních předpisů:
1.
Statut účetní jednotky,
2.
Systém zpracování účetnictví,
3.
Oběh účetních dokladů včetně podpisových vzorů,
4.
Dlouhodobý a drobný hmotný majetek a jeho evidence, odpisový plán,
5.
Dlouhodobý a drobný nehmotný majetek a jeho evidence, odpisový plán,
6.
Dlouhodobý a krátkodobý finanční majetek,
7.
Zásoby a jejich evidence,
8.
Zásady pro časové rozlišování nákladů a výnosů,
9.
Zásady pro vedení pokladny,
10.
Pravidla přepočtu cizí měny na českou,
11.
Tvorba a čerpání rezerv,
12.
Tvorba a čerpání opravných položek,
13.
Režim statutárních fondů,
14.
Inventury a inventarizace,
15.
Harmonogram účetní závěrky,
16.
Pracovní cesty, cestovní náhrady,
17.
Stravování zaměstnanců,
18.
Poskytování osobních ochranných pracovních prostředků,
19.
Poskytování firemního majetku pro soukromé použití.
Tvorba směrnic
Nyní si vymezíme obsah jednotlivých směrnic.
Statut účetní jednotky
Statut účetní jednotky definuje základní charakteristiky a vlastnosti firmy z hlediska účetnictví. Poskytuje tak nezbytný rámec pro tvorbu vnitropodnikových účetních směrnic.
Statut by měl zahrnovat následující:
–
výpis z veřejného rejstříku,
–
živnostenské listy, licence,
koncese
, –
společenskou smlouvu, stanovy,
–
organizační schéma,
–
zápisy z valných hromad nebo zápisy z rozhodnutí jediného společníka při výkonu působnosti valné hromady.
Systém zpracování účetnictví
Vnitropodniková účetní směrnice o systému zpracování účetnictví s vnitřním předpisem o oběhu účetních dokladů tvoří základní pilíře, které vytváří systém zpracování účetnictví v účetní jednotce, a je nutným předpokladem úplnosti a průkaznosti účetnictví.
Obsahovou náplní VUS může být následující:
1.
používaný účetní program,
2.
projekčně programová dokumentace,
3.
seznam účetních knih,
4.
seznam ostatních počítačových sestav – rozvedení způsobu a účelu jejich používání, případně včetně zodpovědné osoby,
5.
účtový rozvrh – při vytváření vhodných syntetických a analytických účtů je třeba respektovat požadavky nejen pro výkaznictví směrem navenek, ale i pro vlastní potřeby každé firmy,
6.
dokladové řady – pro jednotlivé typy účetních dokladů (přijaté doklady – tuzemsko, EU, zahraničí; vystavené doklady – tuzemsko, EU, zahraničí; bankovní doklady podle jednotlivých bankovních účtů; pokladní doklady podle jednotlivých pokladen; vnitřní doklady) je nutné volit takový způsob číslování, aby při postupném přibývání dokladů byla vytvářena souvislá vzestupná řada.
Př. 2.1 Používaný účetní program
Název programu: Acount
Autor: Program, s. r. o., Medovnická 65, Praha 8
Př. 2.2
Projekčně programová dokumentace
Projekčně programová dokumentace je uložena v kanceláři hlavní účetní.
Př. 2.3 Seznam účetních knih
Povinné účetní knihy:
Deník: chronologický záznam všech účetních zápisů,
Hlavní kniha: systematický záznam účetních zápisů podle jednotlivých účtů,
Kniha analytické evidence: podrobnější rozpis syntetických účtů,
Kniha podrozvahových účtů: evidence o stavu a pohybu podrozvahových položek.
Další účetní knihy:
Pokladní deník: evidence o hotovostních operacích,
Deník vydaných faktur: evidence o vystavených fakturách,
Deník došlých faktur: evidence o přijatých fakturách,
Kniha zásob: evidence o stavu a pohybu zásob,
Kniha majetku: evidence o stavu a pohybu majetku.
Př. 2.4 Seznam ostatních počítačových sestav
Sklady
Agenda
Sklady umožňuje komplexní správu materiálu a zboží ve firmě.1. Zboží a materiál
–
vedení skladových karet s detailními informacemi o položkách (název, popis, kód, cena, dodavatel, …),
–
sledování stavu zásob,
–
evidence pohybů zboží (příjemky, výdejky, inventury),
–
Automatické kalkulace ceny zboží (FIFO, LIFO, průměrná cena).
2. Dodavatelé a odběratelé
–
evidence dodavatelů a odběratelů s kontaktními údaji,
–
vedení objednávek a dodacích listů,
–
možnost vystavování faktur a zálohových faktur,
–
sledování plateb a dluhů.
3. Další funkce
–
inventarizace skladu,
–
generování reportů a statistik,
–
možnost propojení s e-shopem,
–
podpora čárových kódů.
Mzdy
Agenda
Mzdy v účetním programu umožňuje komplexní zpracování: 1. Personalistika
–
správa osobních údajů zaměstnanců (jméno, adresa, rodné číslo, atd.),
–
evidence pracovních poměrů (smlouvy, dohody),
–
vedení evidence docházky a dovolené,
–
nastavení mzdových tarifů a odměn.
2. Výpočet mezd
–
automatický výpočet hrubé mzdy,
–
výpočet sociálního a zdravotního pojištění,
–
výpočet daně z příjmu fyzických osob,
–
zohlednění slev na dani a bonusů.
3. Mzdové listy a výplatní pásky
–
generování mzdových listů a výplatních pásek,
–
možnost exportu do PDF a XML,
–
elektronické zasílání výplatních pásek.
4. Komunikace s úřady
–
odesílání přehledů pro ČSSZ a OSSZ,
–
odesílání daňových přiznání,
–
elektronická komunikace s úřady.
5. Další funkce
–
evidence stravování,
–
výpočet nemocenské,
–
správa benefitů,
–
možnost napojení na docházkový systém.
Jízdy
Agenda
Kniha jízd slouží k evidenci soukromých i firemních jízd pro různé typy vozidel.1. Záznamy
–
datum a čas jízdy,
–
trasa,
–
počet ujetých kilometrů,
–
účel jízdy,
–
spotřeba paliva,
–
náklady na provoz,
–
další údaje.
2. Další funkce
–
automatické výpočty,
–
export dat,
–
tisk sestav.
Majetek
Agenda
slouží k evidenci majetku a zahrnuje:–
dlouhodobý majetek (hmotný i nehmotný),
–
drobný majetek.
1. Hlavní funkce
–
zaúčtování pořízení a odpisů majetku,
–
sledování zůstatkové ceny,
–
inventarizace majetku,
–
tisk sestav (přehledy majetku, odpisové plány, inventarizace atd.).
Př. 2.5 Účtový rozvrh
Účtový rozvrh obsahuje
výčet
účtů hlavní knihy, podrozvahových účtů a analytických účtů k jednotlivým účtům hlavní knihy, které účetní jednotka používá pro vedení účetnictví.1. Výčet
–
účtů hlavní knihy vč. účtů analytických,
–
podrozvahových účtů.
Př. 2.6 Dokladové řady pro jednotlivé typy účetních dokladů
| Přijaté faktury | |
| tuzemsko | 10 2023 XXXX |
| EU | 11 2023 XXXX |
| zahraničí | 12 2023 XXXX |
| Vystavené faktury | |
| tuzemsko | 20 2023 XXXX |
| EU | 21 2023 XXXX |
| zahraničí | 22 2023 XXXX |
| Bankovní doklady podle jednotlivých bankovních účtů | |
| KB, a. s. | 30 2023 XXXX |
| ČSOB, a. s. | 31 2023 XXXX |
| Pokladní doklady dle jednotlivých pokladen | |
| Pokladna č. 1 | |
| příjem | 40 2023 XXXX |
| výdej | 41 2023 XXXX |
| Interní doklady | 99 2023 XXXX |