Vedení pokladny je nedílnou součástí fungování každé firmy, která přijímá hotovostní platby. Ať už provozujete malý obchod, velkou korporaci nebo jste živnostník, dodržování správných zásad je klíčové pro zajištění transparentnosti, bezpečnosti a souladu s platnými zákony. Dnes nahlédneme do světa pokladních pravidel a představíme si přehled některých zásad, které je vhodné respektovat. Naučíte se, jak správně evidovat hotovostní transakce, vystavovat pokladní doklady, nakládat s ceninami a vést pokladní knihu. Také se dotkneme témat inventarizace, bezpečnostních pravidel pokladny vč. doplňování a odvodu hotovosti.
Vedení poklady a zásoby – průvodce světem účetních směrnic
Ing.
Petr
Lunga
Cílem
tohoto průvodce je usnadnit vám orientaci v komplexní problematice vedení pokladny a poskytnout praktické rady, které pomohou minimalizovat rizika chyb a zajistit bezproblémový chod pokladny.Jak je zvykem, krátce se dotkneme právních předpisů, které upravují účtování peněžních prostředků v pokladně.
Základní ustanovení nalezneme v zákonu č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „ZoÚ“), dále je to vyhláška č. 500/2002 Sb., (dále jen „Vyhláška“), ale i Český účetní standard pro podnikatele (dále jen „ČÚS“) č. 016.
Peníze
jsou v rozvaze zařazeny mezi oběžná aktiva.V účtové skupině 21 – Peněžní prostředky v pokladně se účtují:
a)
peníze, popřípadě peníze na cestě,
b)
šeky přijaté místo hotových peněz,
c)
poukázky k zúčtování (například poukázky na odběr zboží, služeb),
d)
ceniny (například poštovní známky, kontrolní pásky určené ke značení lihu, dálniční nálepky, kolky, telefonní a ostatní karty),
e)
poukázky na stravování při zajištění stravování prostřednictvím stravenek apod.
Když jsme se krátce seznámili s pokladnou teoreticky, můžeme si směrnici navrhnout.
Příklad
Pokladník:
a)
vede evidenci o pohybu peněžních prostředků v hotovosti a cenin,
b)
pokladník je zodpovědný za stav a veškeré pohyby peněžních prostředků v hotovosti a cenin,
c)
pokladník:
–
analyticky rozlišuje jednotlivé měny i jednotlivé druhy cenin,
–
vede pokladní knihy dle jednotlivých měn a jednotlivých druhů cenin,
–
vyhotovuje pokladní doklady příjmové i výdajové,
–
kontroluje pokladní hotovosti,
–
ověřuje stav a pohyb cenin,
d)
evidenci stavu a pohybu peněz a cenin vede pokladník v knize Pokladna účetního programu „Account“,
e)
pokladník při vystavování pokladních dokladů dbá na jejich věcnou i formální správnost:
–
formální kontrolou se zaměřuje na kontrolu úplnosti náležitostí dokladu, kontrolu oprávněnosti pracovníků podepsaných na dokladu uvedenou transakci nařídit či schválit,
–
věcnou kontrolou ověřuje soulad údajů na dokladu se skutečností. Ověřuje správnost uvedené ceny, množství, výpočtu, dodržení smluvních podmínek apod.,
Pokladní (účetní) doklady musí obsahovat:
1.
označení účetního dokladu,
2.
obsah účetního případu a jeho účastníky,
3.
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
4.
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
5.
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle bodu 4.,
6.
podpisový záznam podle osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování
f)
zajišťuje doplňování pokladní hotovosti a cenin,
g)
zajišťuje odvody pokladní hotovosti do banky,
h)
pokladník předává pokladní doklady k zaúčtování do účtárny,
i)
účtárna:
–
na účtu 211-Pokladna sleduje a zaznamenává stav a pohyb peněžních prostředků nebo jejich ekvivalentů (šeků, peněžních poukázek) v hotovosti,
–
na účtu 213-Ceniny sleduje a zaznamenává stav a pohyb cenin před jejich vydáním. Ceninami se rozumí např. telefonní karty, kolky, poštovní známky, dálniční známky apod. Na tomto účtu se také zachycují poukázky s vyznačenou jmenovitou hodnotou, které slouží k úhradě za služby veřejného stravování.
Pro cizí měny musí být účetnictví vedeno v měně účetnictví i cizích měnách. Přepočet cizí měny na měnu účetnictví pokladník provádí směnným kursem devizového trhu vyhlašovaným centrální bankou příslušnou pro měnu účetnictví (viz VÚS Pravidla přepočtu cizí měny na měnu účetnictví),
j)
bezpečnostní pravidla pokladny:
–
hotovost i ceniny jsou uloženy v trezoru. Přístup mají jen oprávněné osoby (pokladník, hlavní účetní,…)
–
pokladní limit činí 100 000 Kč a ekvivalentní hodnotu cizích měn, popř. cenin,
–
při příjmu hotovosti je pokladník povinen používat detekční systémy pro padělané bankovky a platební karty,
–
při odvodu hotovosti do banky a naopak pokladníka doprovází další pověřená osoba,
k)
inventarizaci pokladní hotovosti a cenin provádí inventarizační komise v souladu s vnitřním předpisem o inventurách a inventarizaci majetku a závazků.
Osoba zodpovědná za řádné dodržování výše uvedených pravidel – Ing. Jaroslav Nový
Směrnice o zásobách a jejich evidenci
Zásoby řadíme mezi oběžná aktiva v rozvaze.
Za základní rozdělení zásob lze považovat dělení na
:a)
nakoupené zásoby – materiál a zboží,
b)
zásoby vlastní výroby – nedokončená výroba, polotovary vlastní výroby, výrobky a zvířata.
Podrobnosti o účtování zásob
najdeme v ZoÚ, ve Vyhlášce v § 9, ale i v ČÚS pro podnikatele č. 015 Zásoby a ČÚS č. 019 Náklady a výnosy.Pojďme si zkusit navrhnout směrnici.
Příklad
Vymezení zásob účetní jednotky
Zásobami v držení účetní jednotky jsou zejména:
a)
materiál evidovaný na účtu 112-Materiál na skladě,
b)
zboží evidované na účtu 132-Zboží na skladě a v prodejnách.
Účtování o zásobách
Účetní jednotka o zásobách účtuje periodicky způsobem B.
Způsob B
Nákupy od jiných subjektů a aktivace materiálu, služeb a zboží
.V průběhu účetního období účetní jednotka složky pořizovací ceny
nakupovaných zásob účtuje na vrub příslušných účtů účtové skupiny 50 – Spotřebované nákupy se souvztažným zápisem na příslušných účtech účtové třídy 2 nebo 3.Vnitropodnikové služby
, které souvisejí s přepravou dodávek zásob, účetní jednotka
aktivuje.
Aktivace
materiálu, služeb a zboží se účtuje na vrub příslušných účtů účtové skupiny 50 – Spotřebované nákupy souvztažně s příslušným účtem účtové skupiny 58 – Změna stavu zásob vlastní činnosti a aktivace.Při uzavírání účetních knih účetní jednotka
počáteční stavy příslušných účtů účtových skupin 11 – Materiál a 13 – Zboží převede na vrub příslušných účtů spotřeby materiálu a prodaného zboží účtové skupiny 50 – Spotřebované nákupy.Stav zásob podle evidence
o zásobách se zaúčtuje na vrub příslušného účtu určeného ke sledování materiálu na skladě účtové skupiny 11 – Materiál nebo na vrub příslušného účtu určeného ke sledování zboží na skladě a v prodejnách účtové skupiny 13 – Zboží souvztažně s příslušným účtem účtové skupiny 50 – Spotřebované nákupy.Základní souvztažnosti
|
popis operace
|
částka
|
MD
|
D
|
|
pořizovací ceny nakupovaných zásob
|
xxx
|
501, 504
|
321, 211
|
|
vnitropodnikové služby, které souvisejí s přepravou dodávek zásob
|
xxx
|
501, 504
|
585
|
|
prodej zásob
|
xxx
|
311
|
602, 642
|
|
převod počátečního zůstatku při uzavírání účetních knih
|
xxx
|
501, 504
|
112, 131
|
|
zúčtování konečných stavů zásob zboží ověřených inventarizací a podle skladové evidence
|
xxx
|
112, 131
|
501, 504
|
|
převod obratu na účet 710-Účet zisků a ztrát
|
xxx
|
585
|
710
|
Oceňování zásob
Účetní jednotka zásoby oceňuje pořizovacími cenami.
Pořizovací cenou se rozumí cena
, za kterou byl majetek pořízen a náklady s jeho pořízením související (např. doprava zboží, provize, pojištění atd.).Do pořizovací ceny zásob nepatří zejména
:a)
úroky z úvěrů a zápůjček poskytnutých na jejich pořízení,
b)
kursové rozdíly,
c)
smluvní pokuty a úroky z prodlení a jiné sankce ze smluvních vztahů.
Evidence zásob
Evidenci všech zásob, jejich stav a pohyb zajišťuje oddělení skladového hospodářství v knize Zásoby účetního programu Account, který používá pro ocenění skladu metodou váženého aritmetického průměru.
Inventarizace zásob
Inventarizaci účetní jednotka provádí k okamžiku, ke
kterému sestavuje účetní závěrku
jako řádnou nebo mimořádnou.Účetní jednotka inventarizací
zjišťuje skutečný stav zásob a ověřuje
, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu zásob v účetní evidenci (viz výše) a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 3 ZoÚ.To znamená, že zejména bere v úvahu všechna předvídatelná rizika a možné ztráty, které se týkají zásob a jsou známy do okamžiku sestavení účetní závěrky, jakož i všechna snížení hodnoty bez ohledu na to, zda je výsledkem hospodaření účetního období zisk nebo ztráta.
Stanovení norem přirozených úbytků zásob
S ohledem na charakter zásob v držení účetní jednotky
nejsou stanoveny
přirozené úbytky zásob.Osoba zodpovědná za řádné dodržování výše uvedených pravidel – Ing. Jaroslav Nový