S hotovostí se setkáváme v každé firmě, i když současný trend směřuje k omezování plateb v hotovosti. Jak je tedy v našich podmínkách stanoveno omezení plateb v hotovosti, kdo zpravidla ověřuje výši plateb v hotovosti a jaké jsou další povinnosti zaměstnance, kterému bylo nakládání s hotovostí svěřeno?
Hotovost v účetnictví
Ing.
Zdenka
Cardová,
účetní poradkyně
Na úvod si představíme účet firemních peněžních prostředků. Na tento účet se zaznamenává:
-
stav a pohyb peněžních prostředků v hotovosti na základě pokladních dokladů;
-
stav a pohyb šeků přijatých místo hotových peněz, poukázek k zúčtování (například poukázky na odběr zboží, služeb);
-
stav a pohyb cenin (například poštovní známky, kontrolní pásky určené ke značení lihu, dálniční nálepky, kolky, telefonní a ostatní karty, mají-li hodnotu, ze které bude moci být po vydání do užívání čerpáno) před jejich vydáním; dále i poukázky na stravování při zajištění stravování prostřednictvím stravenek.
Peníze v hotovosti a ceniny svěřené pracovníkům k použití na předem stanovené účely a také šeky vydané k použití se zaúčtují jako pohledávky za zaměstnanci, popřípadě společníky. Na analytických účtech se vede stav a pohyb valut, šeků, poukázek k zúčtování znějících na cizí měnu odděleně podle jednotlivých měn.
U pokladen v cizí měně (valutových pokladen podle jednotlivých měn) se prvotně vystavují pokladní doklady a sleduje se celá evidence v příslušné cizí měně. Následně se provádí přepočet na měnu českou. V průběhu období používáme pro přepočet měn kursy v souladu s vnitřním předpisem (tímto předpisem je z možných variant, které nabízí zákon o účetnictví, vybrán závazný postup). V souladu s účetními pravidly je možné rozhodnout o použití:
-
aktuálního kursu devizového trhu vyhlášeného ČNB, nebo
-
pevného kursu, kterým se rozumí kurs stanovený vnitřním předpisem účetní jednotky na základě kursu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný účetní jednotkou po předem stanovenou dobu (stanovená doba nesmí přesáhnout účetní období), anebo
-
kursu, za který byla cizí měna nakoupena nebo prodána.
Ve specifických případech se řídíme dalšími zákony, které pravidla přepočtu jednoznačně vymezují.
Příklad: Pravidla pro přepočet dle 262/2006 Sb.(zákon č. 262/2006, Sb., ve znění pozdějších předpisů) při vyčíslení cestovních náhrad
Závazné použití kursů:
1.
při výpočtu zahraničního stravného při vyplacení zálohy v dohodnuté měně, jiné než v prováděcím právním předpisu pro daný stát - kurs ČNB, platný v den vyplacení zálohy;
2.
při výpočtu nároku zaměstnance v české měně, pokud byla záloha nižší - kurs ČNB, platný v den vyplacení zálohy;
3.
při výpočtu povinnosti zaměstnance vrátit peněžní prostředky, pokud byla záloha vyšší a zaměstnanec vrací českou měnu - kurs ČNB, platný v den vyplacení zálohy;
4.
při výpočtu povinnosti zaměstnance vrátit peněžní prostředky, pokud byla záloha vyšší a zaměstnanec vrací jinou měnu, než ve které byla vyplacena záloha, protože zaměstnanec v zahraničí směnil poskytnuté prostředky na jinou měnu - zaměstnancem doložený kurs;
5.
v případě, že nebyla poskytnuta záloha, se při poskytování cestovních náhrad pro přepočet měn použije kurs ČNB, platný v den nástupu zahraniční pracovní cesty;
6.
při účtování o pohybu peněžních prostředků v důsledku pracovních cest - kurs ČNB, platný ve firmě (vnitřní předpis o účtování v cizích měnách) ke dni účetního případu.
Cizí měna se vede souběžně s českou měnou. Zůstatek peněžních prostředků v cizích měnách ve valutových pokladnách se přepočítává k rozvahovému dni kursem devizového trhu vyhlášeného ČNB k tomuto dni.
Omezení plateb v hotovosti
Zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, ve znění pozdějších předpisů, vymezuje:
•
Poskytovatel platby, jejíž výše překračuje limit, je povinen provést platbu bezhotovostně.
•
Příjemce platby, jejíž výše překračuje limit, nesmí tuto platbu přijmout, jestliže nebyla provedena bezhotovostně.
Platné limity:
I----------------------------I-------------------------I I od 1.7.2004 do 26.5.2011 I platil limit 15 000 EUR I I----------------------------I-------------------------I I od 27.5.2011 do 30.11.2014 I platil limit 350 000 Kč I I----------------------------I-------------------------I I od 1.12.2014 dosud I platí limit 270 000 Kč I I----------------------------I-------------------------I
Povinnost se nevztahuje na vyjmenované tituly v citovaném zákoně:
-
platby daní, poplatků a jiných obdobných peněžitých plnění uskutečňovaných podle daňového řádu nebo podle celního zákona, pokud tyto zákony nestanoví jinak,
-
výplaty mezd,
-
platby důchodů z důchodového pojištění, včetně jednorázových doplatků a výplat dávek z penzijních fondů a účastnických fondů obhospodařovaných penzijní společností,
-
platby prováděné v době krizového stavu vyhlášeného podle zvláštního právního předpisu,
-
platby pojistného a výplat pojistného plnění ze soukromého pojištění,
-
platby prováděné Českou národní bankou (ČNB) při prodeji pamětních mincí, nebo
-
platby přijaté soudním exekutorem, soudem nebo správním orgánem při exekuci nebo výkonu rozhodnutí.
Do limitu se započítávají všechny platby v české i v cizí měně, provedené týmž poskytovatelem platby témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne.
Platba v cizí měně se přepočte na české koruny směnným kursem devizového trhu vyhlášeným ČNB a platným ke dni provedení platby.
Výši plateb v hotovosti zpravidla ověřuje pokladník.
Pokladník
V současné době neexistuje žádný předpis, který by stanovil, že pokladnu musí vést odlišný člověk od toho, který o ní účtuje (toto omezení platilo do konce roku 1991; čili v podmínkách, kdy majitelem podniků byl stát). V současné době je tedy v kompetenci každé firmy (majitele), jak rozhodne o personálním obsazení pokladny.
V souladu se zákoníkem práce § 252 a násl. se uzavírá se zaměstnancem (pokladníkem) dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty.
Jaké jsou základní činnosti vymezené firmou pro funkci pokladní a jaká další rozhodnutí je třeba při organizace pokladní agendy zejména zajistit?
Pokladník:
1. Vede evidenci o pohybu peněžních prostředků v hotovosti a cenin:
Evidence je zpravidla formou pokladní knihy, a to pro každou měnu a druh cenin zvlášť; pokud vede knihu ručně, potom bývá zpravidla průpisová, přičemž kopie odevzdává pokladní spolu s pokladními doklady do účtárny.
2. Zhotovuje pokladní doklady a odpovídá za jejich formální správnost:
Forma pokladních dokladů není předepsána, musí však splňovat náležitosti účetních dokladů vymezené zákonem o účetnictví. Pokladní doklad musí být označen názvem účetní jednotky, a musí obsahovat identifikaci osoby, která hotovost nebo ceninu přijala, stručný popis účetní operace, datum vystavení pokladního dokladu, podpis příjemce hotovosti a podpis pokladníka (pokladník ověřuje formální správnost pokladních dokladů). Pokladník nesmí vystavit pokladní doklad bez schválení věcné správnosti prvotního dokladu, na základě kterého pokladní doklad vystavuje. Osoby odpovědné za schvalování věcné správnosti prvotních dokladů a jejich podpisové vzory je třeba v každé firmě vymezit vnitřním předpisem.
3. Zajišťuje průběžné číslování pokladních dokladů:
Číslování pokladních dokladů je vzestupné, nepřerušované a zpravidla je stanoveno podle jednotlivých pokladních knih.
4. Ověřuje výši plateb v hotovosti:
Ověření je dle výše uvedeného zákona o omezení plateb v hotovosti.
Poznámka:
Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že přijme hotovostní platbu, která byla provedena v rozporu s tímto zákonem. Za přestupek lze uložit pokutu do 500 000 Kč. V případě právnické osoby lze uložit pokutu do 5 000 000 Kč.
5. Zajišťuje doplňování hotovosti a cenin i odvody hotovosti do banky.
6. V určených hodinách zajišťuje příjem a výdej hotovosti a výdej cenin.
7. Předává pokladní doklady k zaúčtování.
Tak jako jiný majetek podléhají peněžní prostředky inventarizaci.
Inventarizace pokladní hotovosti
Inventarizace je závazně stanovena zákonem o účetnictví jedenkrát ročně. U peněžních prostředků a cenin je však inventarizace v praxi častější než u ostatního majetku. Jde o tzv. mimořádné inventarizace (například při změně pokladníka nebo namátkově podle rozhodnutí vedení firmy). Inventarizační rozdíly, kdy skutečný stav je nižší než účetní, nazýváme u peněžních hotovostí a cenin schodek. V případě schodku zpravidla vzniká pohledávka za odpovědnou osobou z titulu náhrady manka.
Účetní záznamy související s pokladní agendou je nutno archivovat.
Archivace pokladní agendy
Zákon o účetnictví vymezuje pro archivaci účetních dokladů a knih 5 let (počínaje koncem účetního období, kterého se týkají). Zároveň však stanoví povinnost respektovat při archivaci i jiné zákony, kde je zpravidla povinnost archivace delší (například daňové doklady pro účely DPH 10 let; mzdová
agenda
pro účely důchodů 30 let).V každé firmě je vhodné vydat vnitřní předpis o pokladní agendě, kterým se vymezí zejména:
-
činnost pokladníka včetně zabezpečení ověření výše hotovostních plateb (denní omezení),
-
bezpečnost při přesunech hotovosti (při doplňování pokladní hotovosti a odvodech hotovosti do banky),
-
inventarizace pokladní hotovosti a cenin,
-
archivace pokladní agendy,
-
další pravidla - zejména je třeba rozhodnout o pravidlech přepočtu příslušných měn (pokud tak nebude rozhodnuto samostatným vnitřním předpisem).
Podoba tohoto předpisu závisí na konkrétních podmínkách a organizaci účetní jednotky. Jiný vnitřní předpis bude mít fyzická osoba s několika zaměstnanci a podstatně jinou např. strojírenský kolos s miliardovým obratem a několika pobočnými závody. Podoba vnitřního předpisu také úzce souvisí se systémem zpracování účetnictví.