Registr smluv - zkušenosti z praxe

Zákon o registru smluv ukládá povinnost uveřejňování soukromoprávních smluv a smluv o poskytnutí nebo návratné finanční výpomoci, jejichž jednou smluvní stranou je subjekt vyjmenovaný v § 2 odst. 1 ZRS, a to za situace, kdy není možné na takovouto smlouvu aplikovat žádnou z výjimek uvedených v § 3 ZRS.

V předloženém článku autoři nechtějí podávat obecný či teoretický výklad zákona o registru smluv a jeho novely, ale pokusí se zprostředkovat některé postřehy a problémy, jimiž se v uplynulých dvou letech ve své praxi zabývali.

V úvodu již byla zmíněna novelizace zákona, která přinesla liberalizaci povinné písemné formy u smluv, které podléhají povinnosti uveřejnění v registru smluv. Před novelou bylo dle zákona o registru smluv potřeba uzavřít smluvní vztah vždy v písemné formě, což bylo především významným zásahem do obecné občanskoprávní zásady neformálnosti. Řadě subjektů to také podstatně zkomplikovalo jejich postup při uzavírání závazkových vztahů, zejména při uzavírání objednávek, které mají často ve vnitřních předpisech zjednodušený proces uzavírání.

Co si však reálně představit pod uzavřením ? V souladu s takto upraveným zněním zákona je opět možné, aby subjekty povinné dle zákona o registru smluv uveřejňovat své smlouvy, uzavřely smlouvu či objednávku ústně, avšak současně musí tento proces dokumentovat tak, aby bylo možné následný záznam uveřejnit v registru a spolu s tím splnit všechny zákonné náležitosti pro uveřejnění v souladu se zákonem o registru smluv. Především je tedy nutné pohlídat si tedy otevřený a strojově čitelný dle § 5 odst. 1 ZRS. Dále je důležité, aby záznam obsahoval všechny podstatné náležitosti, které u daných smluvních typů vyžaduje samotný zákon, nebo které si smluvní strany ujednaly (identifikace smluvních stran, předmět plnění, cena, lhůta pro plnění apod.).

Může nastat i situace, kdy jedna ze smluvních stran zašle nabídku písemně a druhá smluvní strana provede akceptaci ústně (např. telefonicky), což novelizovaný zákon umožňuje za podmínky, že se o akceptaci provede záznam, jenž se následně spolu s nabídkou uveřejní v registru smluv.

Je však potřeba upozornit na to, že (např. dovezením zboží), jelikož by to bylo v rozporu s ustanovením § 6 ZRS, které říká, že smlouva může nabýt účinnosti nejdříve dnem uveřejnění. Pro vysvětlení je potřeba uvést, že jedním z povinných údajů při uveřejňování v registru smluv je datum uzavření, a pokud nebyla smlouva akceptována, nelze tento údaj vyplnit, tudíž nemůže smluvní vztah nabýt účinnosti. Kdyby přece jen došlo k plnění před uveřejněním v registru smluv, jednalo by se o plnění bez právního důvodu, tedy ve smyslu zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“). V takovém případě je potřeba situaci narovnat, a to buď vrácením toho, co si strany poskytly, nebo uzavřením dohody o vypořádání bezdůvodného obohacení, kterou budou vypořádány veškeré jejich nároky na vydání bezdůvodného obohacení. V případě, že subjekt dospěje do situace, kdy bude nucen uzavírat takovouto dohodu, může se inspirovat v samotném registru smluv, kde právě tyto „narovnávací“ smluvní vztahy pomalu ale jistě přibývají. Subjekt by při sepisování této dohody měl klást zvláštní důraz na speciální ujednání, která si v původní smlouvě mohl vymínit, jelikož by se jich po zrušení smlouvy od počátku nemusel domoci, tudíž je vhodné přenést je do této nově uzavírané dohody. Pozor, i tato nová „narovnávací“ dohoda sama podléhá uveřejnění v registru smluv.

Tuto část lze uzavřít konstatováním, že je vhodné se vždy zaměřit na včasné uveřejnění, a tím se vyhnout zbytečným komplikacím spojeným s neúčinností smlouvy.

S příchodem nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“, se začalo intenzivně hovořit o ochraně osobních údajů, a řada subjektů tak až nyní zjistila, že jejich anonymizování uveřejňovaných dokumentů není v souladu s platnými právními předpisy. Ačkoliv odebrání nesprávně anonymizovaného dokumentu z již uveřejněného záznamu v registru smluv není v současné době možné, i pro takový případ existuje možné řešení. Každé uveřejnění záznamu je spjato s automatickou zprávou o uveřejnění. Tato zpráva chodí jak do datové schránky publikující smluvní strany, tak do datové schránky ostatních smluvních stran, pokud tento údaj byl při uveřejňování vyplněn. Mimo to je zpráva veřejně dostupná u každého zveřejněného záznamu. Pokud tedy publikující subjekt dospěje k tomu, že je potřeba anonymizovat určité údaje, uchová si zprávu o uveřejnění, jež slouží jako důkaz o uveřejnění smlouvy v zákonné době. Následně se provede pomocí operace „znepřístupnění chybně anonymizované smlouvy veřejnosti. Poté se uveřejní dokument s již požadovanou (správnou) anonymizací, a to operací .

Uvedený postup se nemusí týkat jen anonymizace osobních údajů, ale lze jej využít i u údajů jiných, jako je například obchodní tajemství. Za situace, kdy se subjekt dozví, že provedl anonymizaci v širším měřítku, než vyžaduje zákon, lze provést opravu jednoduchou operací ,kdy se k již existujícímu záznamu přidá pouze upravený dokument. To, že budou nyní v záznamu dva totožné dokumenty, nemá na platnost žádný vliv, důležité je, že jeden z dokumentů splňuje všechny zákonné požadavky.

V souvislosti s anonymizací a ochranou osobních údajů je vhodné ještě zmínit jednu oblast, a to anonymizaci údajů u právnických osob. Jak zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, tak GDPR poskytuje ochranu pouze fyzickým osobám. Tudíž údaje o právnických osobách (např. čísla účtu) nepodléhá povinnosti anonymizace na základě nařízení GDPR či na základě zákona o ochraně osobních údajů. Důležité je v rámci každé anonymizace rozlišit, kdy se jedná o údaje právnické osoby a kdy se jedná o osobní údaje zaměstnanců (či jiných „funkcionářů“) těchto právnických osob, neboť na tyto konkrétní fyzické osoby se již anonymizace vztahuje.

K tématu anonymizace je vhodné ještě zmínit, že Ministerstvo vnitra spustilo nástroj pro anonymizaci dokumentů určených k uveřejnění v registru smluv (odkaz je dostupný na stránkách registru smluv). Tato pomůcka nejenže usnadňuje anonymizaci dokumentů, ale také je schopna převést dokument do strojově čitelného formátu. Nástroj je určen jen určitému okruhu subjektů (výhradně pro orgány veřejné moci), ale přesto lze ocenit snahu ministerstva o zjednodušení uveřejňování.

Některé povinné subjekty mohly narazit na problém, jaké údaje neanonymizovat u smluv uzavřených s fyzickou osobou, s kterou uzavírají smlouvu o převodu vlastnického práva k hmotné nemovité věci. Správný postup v tomto případě může být zásadní při jednání s katastrálním úřadem provádějícím přezkum podle § 17 a § 18 odst. 1 zákona č. 256/2013 Sb., o katastru nemovitostí (katastrální zákon), ve znění pozdějších předpisů, na základě kterého rozhodne, zda lze navrhovaný vklad povolit.

Identifikačními údaji uváděnými v registru smluv jsou u fyzických osob údaje minimálně v rozsahu ustanovení § 8b odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, tedy jméno, příjmení, rok narození a obec, kde má fyzická osoba trvalý pobyt. Nepostačuje tyto údaje ponechat pouze ve smlouvě, ale je nutné je uvést i v metadatech záznamu. Ačkoli nejsou publikační formuláře uzpůsobeny pro vkládání roku narození, je nasnadě řešení, kdy do kolonky „Název subjektu“ vložíte jméno, příjmení a rok narození.

Správná identifikace smluvní strany je podstatná pro uveřejnění v souladu se zákonem, neboť z ustanovení § 5 odst. 5 ZRS vyplývá, že a tudíž nemůže smlouva ani nabýt účinnosti. Vzhledem k výše uvedenému se katastrální úřad v rámci své přezkumné činnosti ve vkladovém řízení zabývá tím, zda smlouva, na kterou se vztahuje povinnost uveřejnění v registru smluv, splňuje všechny zákonem stanovené náležitosti. Pokud záznam některou z náležitostí neobsahuje, případně je chybně uvedena, katastrální úřad neumožní vklad do katastru nemovitostí.

V případě, že dojde k chybnému uvedení povinných údajů, zákon o registru smluv dle § 7 odst. 4 umožňuje provést opravu pouze ve lhůtě do tří měsíců ode dne, kdy byla smlouva uzavřena, nicméně katastrální úřad tento nedostatek neumožňuje dodatečně zhojit a k těmto změnám až po zahájení řízení nepřihlíží. To znamená, že bude subjekt nucen podat po provedené opravě nový návrh na vklad a opětovně uhradí i příslušný správní poplatek.

Dalším tématem, které si zaslouží naši pozornost, je uveřejňování dodatků (či jiných dohod, které doplňují, mění, nahrazují či ruší původní smlouvu) v registru smluv. Ačkoliv je tato problematika hojně popsána veřejně dostupnými metodikami Ministerstva vnitra, řada subjektů v praxi stále tápe, ať už nad tím, jakým publikačním formulářem dodatek uveřejnit, které dodatky původní smlouvy vložit, případně také nad tím, jak vhodně vyplnit povinné údaje.

Za situace, kdy je smlouva, k níž se uzavírá dodatek, již uveřejněna v registru smluv, je postup jednodušší, protože postačí provést jednu operaci, a to konkrétně nové . Jediný rozdíl oproti uveřejnění nové smlouvy je v tom, že se v publikačním formuláři do kolonky vloží identifikační číslo původní smlouvy (v registru smluv označeno jako ). Tento údaj sice není povinný a jeho nevyplnění nepovede k neplatnosti, ale slouží k lepší orientaci v registru a při vyplnění propojí původní smlouvu s nově uveřejněným dodatkem. Co se týče ostatních údajů, uvedou se ve formuláři údaje vztahující se k samotnému dodatku. Otázkou při vyplňování může být, jakou cenu/hodnotu uvést. Zákon k tomuto mlčí, tudíž lze uvažovat o několika možnostech. V případě, že dodatek mění cenu/hodnotu plnění původní smlouvy, je možné uvést do údajů tu výši, kterou dodatek mění původní smlouvu. Tento postup doporučuje ve svých dokumentech Ministerstvo vnitra. Nelze ale říci, že uvedení celkové ceny/hodnoty plnění by mělo být v rozporu se zákonem. Další situace může nastat tehdy, kdy dodatek nemění cenu/hodnotu původní smlouvy. V takovém případě buďto zůstane kolonka ceny/hodnoty plnění nevyplněná, nebo je možné uvést cenu/hodnotu původní smlouvy. Druhé uvedené možnosti nasvědčuje zákon o registru smluv, když v § 5 odst. 5 písm. d) říká, že se do metadat uvede: .

Uveřejnění dodatků pomocí jiných operací nelze doporučit, jelikož při operaci nelze upravovat metadata (a nelze předpokládat, že by dodatek byl uzavřen ve stejný den jako smlouva) a při by došlo ke změně údajů smlouvy.

Zmínili jsme již, že může být uzavírán i dodatek, který nijak nemění výši ceny/hodnoty původní smlouvy. Zákon by bylo možné vykládat i tak, že se uveřejní pouze takový dodatek, který sám o sobě splňuje podmínky pro uveřejnění. Jelikož je však účelem zákona zejména zajištění efektivnější veřejné kontroly, je bezpečnější uveřejňovat i dodatky neměnící cenu/hodnotu. To koresponduje i obecnému pravidlu, že v pochybnostech je vhodnější smlouvu v registru smluv uveřejnit, čímž se může zabránit zbytečným komplikacím (např. vznik bezdůvodného obohacení a potřeby se s tímto vypořádat).

Z ustanovení § 8 odst. 3 ZRS vyplývá, že pokud se uzavírá dodatek ke smlouvě, která byla uzavřena před účinností tohoto zákona, je potřeba s nově uzavřeným dodatkem uveřejnit i dotčenou smlouvu. Některé subjekty se však domnívají, že postačuje uveřejnit první znění smlouvy, což nemusí být vždy v souladu s výše zmíněným ustanovením, jelikož je potřeba uveřejnit aktuální znění této smlouvy. To znamená uveřejnění smlouvy spolu se všemi dříve uzavřenými a účinnými dodatky. Pokud tedy v období od uzavření smlouvy do uzavírání aktuálního dodatku byly již uzavřeny dodatky jiné, je potřeba uveřejnit i tyto. Úmyslně jsme použili slovo „účinnými“, jelikož je řada smluv, u kterých se každoročně sjednávají dodatky (např. nové ujednání o výši jednotkových cen), které ruší dodatky předchozí. V takovém případě postačí uveřejnit jen dodatek účinný, tedy ten nejaktuálnější.

Původním záměrem tvůrců zákona byla snaha, aby byl zákon o registru smluv stručný a jednoduchý. Následným zákonodárným procesem však došlo k zakomponování mnoha změn a výjimek, které způsobily, že je zákon v některých situacích nejasný a celá řada odborníků se svým výkladem v řadě úseků rozchází. V předloženém článku jsme se pokusili poukázat na možná řešení některých problémů. Zda jsou tyto postupy nejvhodnější, potvrdí či vyvrátí závazně až , která bohužel v současné době ve vztahu k registru smluv stále ještě chybí. Především však .