V následujícím příspěvku jsme pro vás připravili příklad řízení rizik v oblasti pořízení dlouhodobého majetku pro vybrané účetní jednotky. Příklad navazuje na článek věnovaný řízení rizik dle nové Metodiky řízení rizik ve veřejné správě č. 2/2016, které jsme se věnovali v časopise UNES č. 12/2017 na s. 21.
Řízení rizik dle Metodiky řízení rizik ve veřejné správě ze dne 4. 4. 2016 – II. část
Mgr.
Pavel
Bláha
Příklad řízení rizik v oblasti pořízení dlouhodobého majetku pro vybrané účetní jednotky (obecný)
| Pravděpodobnost = P (stupnice 1–5; příklad: 1 = téměř se nevyskytuje, 5 = vyskytuje se vždy)| Dopad = D (stupnice 1–5; příklad: 1 = zanedbatelný dopad, 5 = Dopad ohrožující proces nebo organizaci)| Význam rizika VR = Pravděpodobnost x Dopad | ||||||
| Fáze procesu | Riziko | P | D | VR | Opatření | Odpovědnost |
| Potřeba pořídit majetek | – Nadhodnocení nebo podhodnocení potřeby (počet, parametry, chybějící vazba na cíle OVS…) | 5 | 5 | 25 | - Před zahájením procesu schvalování provést sumarizaci požadavků; dále posoudit vazbu na dosahování cílů OVS, ke kterým by majetek měl sloužit; dále ve vazbě na cíle stanovit parametry pořizovaného majetku – zajistí buď odborně způsobilá osoba (například projektant, statik…) nebo specialisté OVS, například IT, stavební technik, odborná skupina… | - Požadavky se sbíhají u vedoucího odpovědného za přeložení záměru k věcnému schválení a schválení investičních prostředků (rozpočet), který zajistí sumarizaci, odborná stanoviska a zpracuje návrh IZ včetně odůvodnění a stanovení variant |
| Investiční záměr | - Správné a úplné přenesení požadavků ze schválené a vyhodnocené a parametrizované potřeby | 5 | 3 | 15 | – Provést věcnou kontrolu podkladových materiálů a jejich správný a úplný přenos do IZ | – Vedoucí a specialisté zainteresovaných útvarů – Organizace + výstup vedoucí odpovědný za předložení záměru |
| Schvalování investic | – Rozhodování schvalovacích orgánů, které nebere v úvahu odborné podklady | 5 | 4 | 20 | – K rozhodování předložit veškeré relevantní podklady– Odůvodňovat záměr bude vedoucí odpovědný za předložení záměru včetně účasti specialistů a odborných osob – Konkrétní a odůvodněné rozhodnutí schvalovacího orgánu včetně schválení závazných parametrů | – Vedoucí odpovědný za předložení záměru předá schválený záměr na útvar veřejných zakázek k přípravě zadávací dokumentace |
| Příprava soutěže – zadávací dokumentace | – Nesprávnost a neúplnost zadávací dokumentace – Nesprávné nebo neúplné technické a obchodní podmínky VZ – Nevhodně zvolená hodnotící kritéria a jejich váhy – Promítnutí kritérií efektivnosti účelnosti a hospodárnosti – Zadavatel nevypracuje sám smlouvu a nestanoví ji jako závaznou – Vhodně a dostatečně ošetřit postavení a práva zadavatele – Smlouva připravená zadavatelem obsahuje nereálná ustanovení, není konkrétní, nestanoví parametry toho, co se považuje za dokončené dílo, neobsahuje dostatečné kontroly objednatele za účasti odborně způsobilých osob… | 5 | 4 | 20 | – Zajistit, aby do přípravy ZD byly zapojeny všechny odborně způsobilé osoby na straně zadavatele znalé předmětu VZ, znalé právních smluvních ustanovení (viz nový OZ), znalé průběhu VZ, znalé ekonomických platebních otázek… A v závěrečné fázi, aby provedli při společném jednání závěrečnou redakci ZD a navržené smlouvy – Případně zapojit externí specialisty – Hodnotící kritéria stanovit tak, aby vyjadřovala kromě cenových parametrů i dostatečné požadavky na kvalitu – Přesně vyspecifikovat technické podmínky předmětu VZ a obchodní podmínky – V případě obchodních podmínek brát v úvahu kvalitu předávání a předání díla a podmínky, které musí být splněny pro převzetí díla objednatelem – V obchodních podmínkách předjímat požadavky provozu díla zejména ve vazbě na uplatnění záručních oprav a prokazování oprávněnosti smluvních pokut (pokud jsou využity) | – Vedoucí OVS musí nastavit takový systém práce, aby za správnost a úplnost ZD byly odpovědné příslušné odborné útvary, jejich vedoucí a odborní zaměstnanci, kteří musí nést odpovědnost za správné, dostatečné, vhodné a úplné zpracování ZD |
| Soutěž | – Rizika průběhu soutěže | 5 | 4 | 20 | – Zapojit specialisty pro VZ (resp. externí dodavatele) a právní službu OVS a konzultovat veškeré úkony zadavatele před jejich učiněním – Stanovit hodnotící komisi z odborně způsobilých osob a připravit ji na práci v souvislosti se zákonem č. 134/2016 Sb. | – Vedoucí OVS musí nastavit takový systém práce, aby odpovědní za průběh soutěže byli specialisté pro VZ (resp. externí dodavatelé – ukotvit smluvně včetně hmotné odpovědnosti) a právní službu OVS, jejich vedoucí |
| Schválení dodavatele/zhotovitele | – Riziko neschválení vybraného nejvýhodnějšího dodavatele | 2 | 2 | 4 | – Odpovědnost schvalovacích orgánů + odpovědnost Příkazce operace a Správce rozpočtu dle ZFK před vznikem závazku | – Příslušný schvalovací orgán |
| Schválení před vznikem závazku | – Odpovědnost za předpokládaný výdaj | 4 | 5 | 20 | – Příkazce operace a Správce rozpočtu dle ZFK před vznikem závazku – Vědomí si odpovědnosti za: – nutnost operace ve vazbě na dosahování schválených cílů – soulad operace se zákony a předpisy – efektivnost, účelnost a hospodárnost – správnost výběru dle zákona č. 134/2016 Sb. – byla ošetřena rizika – doložení operace správnými a úplnými doklady – soulad se schváleným rozpočtem – byla dodržena rozpočtová pravidla – byla ošetřena rozpočtová rizika | – Příkazce operace – Správce rozpočtu |
| Smlouva o dílo | – Odlišnost smlouvy od výsledků soutěže – Smluvní dodatky | 4 | 4 | 16 | – Odpovědnost právní služby za výsledné znění smlouvy a její soulad se smlouvou v rámci soutěže – Zákaz smluvních dodatků, které by nerespektovaly zadávací podmínky a byly v rozporu s § 100 zákona č. 134/2016 Sb., pokud jich zadavatel využil, nebo v rozporu s příslušnými ustanoveními § 222 zákona č. 134/2016 Sb. | – Vedoucí útvaru právní služby – Vedoucí útvaru obhospodařujícího předmět VZ – Vedoucí útvaru správy a evidence smluv |
| Realizace díla Převzetí díla | – Riziko nedodržování technologií, průběhu, nevyužívání stanovených materiálů… | 5 | 5 | 25 | – Smluvně zajistit přebírání za účasti odborně způsobilé osoby – Smluvně zajistit, že k převzetí dodavatel/zhotovitel vyzve objednatele vždy před zakrytím části plnění – Smluvně zajistit, že pokud nebude dílo nebo jeho část bez závad převzato, nevzniká dodavateli nárok na proplacení – Odborně provést přejímku plnění, nepřipustit nedodržování technologií, průběhu, nevyužívání stanovených materiálů…. a výsledek zaznamenat do příslušné dokumentace – Nepřevzít dílo, které vykazuje vady a nedodělky a neumožnit fakturaci za tyto vady a nedodělky, resp. za celé dílo (pokud je placeno až po předání díla) – Vyžádat si veškerou dokumentaci, která osvědčuje, že dílo je způsobilé řádného užívání (tzn. splňuje požadavky právních předpisů a norem, které se na ně vztahují) | – Vedoucí útvaru investic – celková odpovědnost – Investiční pracovníci – Pracovníci příslušných odborných útvarů a externě způsobilé osoby |
| Fakturace/platba za dílo | – Riziko proplacení neúplného díla, nebo díla s vadami a nedodělky | 4 | 5 | 20 | – Vedoucí útvaru investic a odborně způsobilé osoby (i externí např. TDI) odsouhlasí fakturaci po věcné stránce – že dílo bylo dodáno, včas, v požadovaném množství, kvalitě a za dodržení příslušných technologických a jiných norem | – Vedoucí ekonomického útvaru – Vedoucí útvaru investic |
| Schválení po vzniku závazku | – Odpovědnost za dodržení pravidel a limitů schváleného výdaje | 4 | 5 | 20 | – Příkazce operace a Hlavní účetní dle ZFK po vzniku závazku – Vědomí si odpovědnosti za: – správnost určení dodavatele, výše plnění a splnění podmínek pro proplacení + splatnost závazku – správnost výše závazku se schválenou smlouvou – skutečnosti týkající se operace jako účetního případu | – Příkazce operace a hlavní účetní dle ZFK před vznikem závazku – Vědomí si odpovědnosti za: – správnost dodavatele – správnost výše závazku a skutečností týkajících se operace jako účetního případu |
| Účtování o závazku | – Riziko, že účtárna a ekonomický útvar nejsou informovány o možném závazku | 4 | 4 | 16 | – Odpovědnost útvaru, který má na starosti evidenci smluv za to, že kopii všech uzavřených smluv bez zbytečného dokladu po podpisu předá do účtárny a ekonomickému útvaru – úprava postupů v Oběhu účetních dokladů | – Vedoucí útvaru správy a evidence smluv |
| Účtování o díle/majetku | – Riziko účtování přímo na majetkové účty, a ne na účty nedokončeného dlouhodobého majetku | 4 | 4 | 16 | – Sdělení do účtárny a ekonomickému útvaru, která všechna plnění jsou součástí pořízení majetku – Kontrola, že všechny související náklady budou účtovány na účty nedokončeného dlouhodobého majetku – úprava postupů v Oběhu účetních dokladů | – Vedoucí útvaru investic – Vedoucí účtárny a ekonomického útvaru |
| Stav způsobilého užívání | – Riziko pozdního předání informace o tom, že byly splněny požadavky právních předpisů a norem, vztahujících se na pořizovaný dlouhodobý majetek = riziko nesprávného a pozdního účtování o majetku na majetkové účty | 4 | 5 | 20 | – Předání informace o stavu způsobilého užívání z útvaru investic bez zbytečného odkladu do účtárny a ekonomickému útvaru – úprava postupů v Oběhu účetních dokladů | – Vedoucí útvaru investic – Vedoucí účtárny a ekonomického útvaru |
| Zahájení užívání majetku | – Riziko pozdního předání informace o tom, že bylo zahájeno užívání majetku= riziko nesprávného účtování o majetku, pozdní zahájení odepisování majetku | 4 | 5 | 20 | – Předání informace o zahájení užívání majetku z útvaru majetkové správy bez zbytečného odkladu do účtárny a ekonomickému útvaru – úprava postupů v Oběhu účetních dokladů | – Vedoucí útvaru majetkové správy – Vedoucí účtárny a ekonomického útvaru |
| Odpisy majetku | – Riziko zařazení majetku do nesprávné odpisové skupiny | 4 | 5 | 20 | – Kontrola zařazení majetku do správné odpisové skupiny a správnosti zahájení odepisování | – Vedoucí útvaru majetkové správy Vedoucí účtárny a ekonomického útvaru |
Vysvětlivky:
IZ – investiční záměr
VZ – veřejná zakázka
ZD – zadávací dokumentace
OZ – zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
OVS – orgán veřejné správy
Zákon č. 134/2016 Sb. – zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů
ZFK – zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
TDI – technický dozor investora
Poznámka redakce:
Přílohou tohoto článku je návrh možné směrnice pro řízení rizik v subjektech veřejné správy. Směrnici naleznete v elektronické podobě ZDE.