Zveřejňování poskytnutých informací

Smysluplnost plnění této povinnosti vyvolává značné pochybnosti. Možnost využívání jednou poskytnutých informací jinými zájemci je s výjimkou specifických případů zcela mizivá, protože předmětem žádosti bývají obvykle individuálně specifikované informace. Informace, které obvykle zajímají i jiné osoby než prvotního žadatele, bývají např. informace o platech, metodické pokyny, informace o proběhlých kontrolách a správních řízeních a uložených pokutách.

Otázkou, která se může objevit, je, zda zveřejňovat informace poskytnuté pouze na základě písemně podané žádosti, nebo zda se povinnost týká všech žádostí. Povinnost zveřejnit poskytnutou informaci zákon o svobodném přístupu k informacím spojuje s okamžikem poskytnutí informace, tzn. již pouhým vyřízením žádosti. Znění zákona tedy neomezuje povinnost pouze na písemně podané žádosti, takže striktně vzato by měly být zveřejňovány i informace poskytnuté i na základě ústně podané žádosti (§ 13 odst. 1 zákona o svobodném přístupu k informacím, podle něhož se žádosti podávají písemně nebo ústně). V praxi se ovšem zveřejňují jen informace poskytnuté na základě písemné žádosti, neboť jen tyto žádosti jsou vyřizovány formalizovaným postupem podle zákona o svobodném přístupu k informacím a jsou zaznamenávány ve výroční zprávě.

Není při tom rozhodující, zda informace byla žadateli odeslána elektronicky nebo zda povinný subjekt informací v elektronické podobě disponuje,

Zákon o svobodném přístupu k informacím dále ukládá zveřejnit poskytnutou informaci, není proto povinností povinného subjektu informovat o jiných způsobech vyřízení žádosti, tj. o jejím odmítnutí nebo odložení, byť takovou informaci zveřejnit lze.

V případě poskytnutí požadované informace odkazem na zveřejněnou informaci nebude třeba, aby povinný subjekt informaci znovu komplexně zveřejnil, ale postačí uvedení doprovodné informace obsahující hypertextový odkaz.

Zákon dále ukládá zveřejnit informace do 15 dnů ode dne jejich poskytnutí. Lhůtu je zde možné počítat ode dne doručení informací žadateli. Lhůta je sice pořádková, nicméně nesplnění této povinnosti by teoreticky mohlo být postiženo prostřednictvím § 80 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, a např. v případě krajů a obcí může být též předmětem kontroly výkonu samostatné nebo přenesené působnosti.¹⁾

Zákon o svobodném přístupu k informacím v § 5 odst. 3 ukládá každému povinnému subjektu, aby informace zveřejnil způsobem umožňujícím dálkový přístup. Pochybnosti nebude vyvolávat způsob, jímž mají být poskytnuté informace zveřejněny, neboť zákon o svobodném přístupu k informacím charakterizuje „možnost dálkového přístupu“ v § 3 odst. 2 jako možnost přístupu k informaci pro neomezený okruh žadatelů pomocí sítě nebo služby elektronických komunikací. Zjednodušeně lze konstatovat, že zveřejnění poskytnuté informace podle § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím se provádí především na internetových stránkách povinného subjektu. Tuto povinnost tedy nelze splnit např. zveřejněním informací na úřední desce obecního úřadu nebo na informační tabuli obce (nejsou-li přístupné způsobem umožňujícím dálkový přístup).

Informace zveřejňované podle § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím nejsou součástí struktury povinně zveřejňovaných informací ve smyslu § 5 odst. 1 a 2 zákona a vyhlášky č. 442/2006 Sb., kterou se stanoví struktura informací zveřejňovaných o povinném subjektu způsobem umožňujícím dálkový přístup. To znamená, že příslušná , v níž jsou zveřejňovány poskytnuté informace, může být umístěna kdekoli na webových stránkách povinného subjektu, byť je samozřejmě možné, aby povinný subjekt poskytnuté informace zveřejnil (nad rámec zmíněné vyhlášky) jako součást struktury povinně zveřejňovaných informací.

Pro určení formy v zásadě záleží na povaze poskytovaných informací. Především je možné zveřejnit dopis (odpověď) žadateli na podanou žádost, která uvádí poskytnuté informace, nebo elektronické kopie poskytovaných dokumentů. Stejně tak je ale možné z dopisu (odpovědi) žadateli pouze „zkopírovat“ a zveřejnit jen tu jeho část, která uvádí poskytované údaje, byť se jedná o postup, který je oproti zveřejnění celého odeslaného dopisu složitější. Technicky lze poskytnutou informaci zveřejnit nejsnáze umístěním příslušného datového souboru na webovou stránku. Tam, kde by ze zveřejněné poskytnuté informace nebylo zřejmé, o jakou informaci se jedná, jinak řečeno tam, kde by scházel „kontext“ zveřejněných údajů, je nutné jako doprovodnou informaci zveřejnit též obsah podané žádosti, tedy specifikovat, kterých otázek se poskytnuté a následně zveřejněné informace týkají. Tento kontext lze naplnit i tím, že spolu s odpovědí žadateli bude zveřejněna i jím podaná žádost.

Nesmí se však zapomínat, že podle § 4 odst. 2 zákona o svobodném přístupu k informacím musí být informace zveřejněna ve všech formátech, v nichž byla vytvořena, a jde-li o informaci zveřejněnou v elektronické podobě, což je případ informace zveřejňované podle § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím, musí být zveřejněna i ve formátu, jehož specifikace je volně dostupná a jeho použití uživatelem není omezeno. To znamená, že poskytnutá informace by měla být zveřejněna např. ve formátu HTML, RTF nebo PDF (ovšem s možností další editace např. zkopírováním v textovém editoru). Tímto tzv. otevřeným formátem však není formát DOC, takže je nutné takový soubor před zveřejněním převést do některého z otevřených formátů.²⁾

V současné době je projednáván vládní návrh zákona, kterým se mění zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (Sněmovní tisk č. 395). Navrhované změny jsou svým charakterem změny technické, měly by napomoci efektivnějšímu zveřejňování informací veřejného sektoru a jejich opakovanému použití (informace veřejného sektoru jsou dále využívány ke komerčnímu i nekomerčnímu použití ze strany subjektů stojících mimo veřejný sektor), a to především díky povinnosti zveřejňovat informace v otevřených a případně též ve strojově čitelných formátech, což umožní kvalitativní posun v možnostech využití zveřejňovaných informací. Opakované použití dokumentů je efektivně možné toliko za předpokladu, že informace, které zveřejňuje veřejný sektor, jsou jednoduše zpracovatelné a použitelné pro další potřeby. Navrhovaná změna se výše uvedený předpoklad snaží zajistit podmínkou spočívající v povinnosti zveřejnit informaci v otevřeném formátu (formát souboru, který není závislý na konkrétním technickém a programovém vybavení a je zpřístupněn veřejnosti bez jakéhokoli omezení, které by znemožňovalo opakované použití dokumentů; např. TXT, PDF, RTF, RDF, XML, HTML/XHTML, JPEG nebo CSV), a případně též ve formátu strojově čitelném umožňujícím další automatizované zpracování informací (ne každý otevřený formát je formátem strojově čitelným; např. formát PDF není vhodný pro následné strojové zpracování, neboť není určen pro jednotný strukturovaný zápis dat), pokud je to s ohledem na způsob zaznamenání informace možné. Povinné subjekty tak mají povinnost zajistit, že při zveřejnění informace v elektronické podobě musí být jeden z použitých formátů otevřený a, je-li to možné, též strojově čitelný. Zveřejněný formát informace i metadata k informaci se vztahující by měly co nejvíce splňovat formální otevřené normy.

Při zveřejnění poskytnutých informací nesmí dojít k porušení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Podle § 14 odst. 2 zákona o svobodném přístupu k informacím je žadatel povinen v žádosti uvést údaje o jménu, příjmení, datu narození a bydlišti. K neoprávněnému zveřejnění může proto dojít minimálně v případě těchto údajů.

S ohledem na to, že povinný subjekt disponuje osobními údaji minimálně v uvedeném rozsahu, je správcem osobních údajů ve smyslu § 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů. Podle § 5 odst. 1 písm. f) téhož zákona je správce povinen zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Účel je v tomto případě určen zákonem o svobodném přístupu k informacím a je jím vyřízení žádosti, nikoli zveřejnění údajů (§ 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím předpokládá zveřejnění poskytnutých informací, a nikoli též zveřejnění identifikace žadatele).

Je proto nutné při zveřejnění odpovědi žadateli z jejího textu odstranit (anonymizovat) osobní údaje identifikující žadatele. Stejně tak je nutné tuto anonymizaci provést i tam, kde by povinný subjekt zveřejnil i celý text podané žádosti o poskytnutí informace.

V praxi se mohou vyskytnout i určité specifické situace, v nichž by zveřejnění poskytnuté informace v plném rozsahu mohlo narušit ochranu osobních údajů. Především se jedná o informace poskytnuté tzv. „privilegovaným žadatelům“, tj. žadatelům, kteří mají podle zvláštního právního předpisu k této informaci neomezený přístup, takže se při jejím získání podle zákona o svobodném přístupu k informacím neuplatní vůči tomuto žadateli zákonem stanovená ochrana před „obecným“ zpřístupněním. Příkladem může být občan obce, který má podle § 16 odst. 2 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), v platném znění, právo nahlížet mj. do zápisu z jednání zastupitelstva nebo do usnesení ze schůzí rady obce. Pokud o zpřístupnění takového dokumentu občan obce žádá v režimu zákona o svobodném přístupu k informacím, pak je mu poskytnut bez ochrany v něm uváděných informací, neboť k seznámení se s nimi by byl bez omezení oprávněn na základě zákona o obcích. Pokud by však o poskytnutí takových dokumentů žádal někdo, kdo k nim nemá přímý přístup podle zákona o obcích, bylo by nutné uplatnit veškerou ochranu plynoucí ze zákona o svobodném přístupu k informacím. Obdobná situace může nastat v případě, kdy se žadatel domáhá informací o sobě nebo listiny, která obsahuje jeho osobní údaje. Žadateli mohou být takové informace poskytnuty bez omezení, nicméně při zveřejnění poskytnutých informací v režimu § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím bude nutná anonymizace.

Druhou výjimkou jsou případy, kdy by byla již z poskytnuté informace identifikace žadatele zcela zřejmá (i přes odstranění osobních údajů). Zde by totiž zveřejněním poskytnuté informace došlo ke zveřejnění identity žadatele. V takové situaci je nutné upřednostnit ochranu osoby žadatele a zveřejnit pouze doprovodnou informaci o tom, že určitá informace byla poskytnuta, jak předpokládá samotný § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím.

Třetí výjimkou jsou případy, v nichž by součástí poskytnutých informací na základě konkrétní podané žádosti byly určité specificky chráněné údaje, nejčastěji osobní údaje, které sice byly žadateli vydány oprávněně, jejich zveřejnění na internetu pro předem neurčitý okruh osob by však již právo na ochranu osobnosti a osobních údajů těchto osob mohlo narušit ústavně nepřiměřeným způsobem. I zde je nutné upřednostnit ochranu osobních údajů a zveřejnit pouze doprovodnou informaci.³⁾

Zákon o svobodném přístupu k informacím neuvádí, jak dlouho mají být poskytnuté informace zveřejněny. Pro určení minimální doby, po niž je nutné informace zveřejnit, se jako nejrozumnější východisko zdá vazba povinnosti podle § 5 odst. 3 na podané žádosti a na výroční zprávu, ve které se podle § 18 odst. 1 písm. a) evidují počty podaných žádostí. Informace poskytnuté na základě žádostí by proto měly být dostupné minimálně po dobu, po kterou musí být zveřejněna výroční zpráva, v níž jsou žádosti vykazovány. Zákon ukládá, aby výroční zpráva za předchozí kalendářní rok byla zpracována a zveřejněna do 1. března následujícího kalendářního roku a předpokládá se, že bude zveřejněna vždy za předcházející kalendářní rok.⁴⁾