Úhrada nákladů za poskytnutí informací

Podle § 17 zákona o svobodném přístupu k informacím jsou povinné subjekty v souvislosti s poskytováním informací oprávněny žádat úhradu ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s pořízením kopií, opatřením technických nosičů dat a s odesláním informací žadateli. Povinný subjekt může vyžádat i úhradu za mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. V případě, že bude povinný subjekt za poskytnutí informace požadovat úhradu, písemně oznámí tuto skutečnost spolu s výší úhrady žadateli před poskytnutím informace. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady povinným subjektem vyčíslena. Nesplní-li povinný subjekt vůči žadateli oznamovací povinnost podle odstavce 3, ztrácí nárok na úhradu nákladů.

Obecně je možné říci, že Povinné subjekty jsou v souvislosti s poskytováním informací oprávněny žádat úhradu ve výši, která nesmí přesáhnout náklady spojené s:

V případě, že bude povinný subjekt za poskytnutí informace požadovat úhradu, písemně oznámí tuto skutečnost spolu s výší úhrady žadateli před poskytnutím informace. Z oznámení musí být zřejmé, na základě jakých skutečností a jakým způsobem byla výše úhrady povinným subjektem vyčíslena. Nesplní-li povinný subjekt vůči žadateli tuto oznamovací povinnost, ztrácí tím bez dalšího nárok na úhradu požadovaných nákladů. Pokud však povinný subjekt dodrží stanovený postup, poskytnutí informace je podmíněno zaplacením požadované úhrady. Pokud žadatel do šedesáti dnů ode dne oznámení výše požadované úhrady úhradu nezaplatí, povinný subjekt žádost odloží. Po dobu vyřizování stížnosti proti výši požadované úhrady však tato lhůta neběží.

Způsob určení výše úhrady obsahuje (v souladu s § 21 odst. 2) nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím (dále jen „nařízení č. 173/2006 Sb.“).

Nařízení ukládá, aby povinný subjekt výši úhrady stanovil na základě jednotkových sazeb, pokud je to možné. Pokud nikoli, stanoví ji jiným prokazatelným způsobem, zejména základě individuální kalkulace nákladů. Ačkoli se toto pravidlo vztahuje výslovně k určení výše úhrady v konkrétním případě, je pochopitelně směrodatné i pro způsob stanovení sazeb v sazebníku.

Podle § 4 nařízení č. 173/2006 Sb. povinný subjekt stanoví v sazebníku sazby za pořízení 1 kopie v závislosti na druhu kopie a použité technologii kopírování. V případě informací obsažených v publikacích a tiskovinách vydávaných povinným subjektem se výše úhrady stanoví ve výši ceny za příslušný výtisk, poskytuje-li se informace formou prodeje tohoto výtisku.

Sazba by měla být stanovena konkrétní částkou ve vazbě na formát kopie a na způsob jejího provedení (jednostranná, oboustranná, barevná atd.). Pokud povinný subjekt určitý způsob kopie nepořizuje sám vlastním zařízením (např. atypické formáty), lze v takovém případě v sazebníku uvést, že úhrada bude stanovena podle individuální kalkulace, případně podle ceny u komerčního poskytovatele. V rámci sazby za pořízení kopií může být stanovena sazba i za tisk na tiskárně (jedná se vlastně o pořízení kopie záznamu uloženého na PC) nebo za pořízení datové (elektronické) podoby požadované informace, tedy za naskenování dokumentu.

Povinný subjekt může jednotkovou sazbu za poskytnutí kopie stanovit přesným výpočtem, pokud je schopen na základě svých účetních nebo jiných záznamů náklady na pořizování kopií přesně vyčíslit. Povinné subjekty však zpravidla nebudou schopny přesně určit náklady ani počet celkově pořízených kopií, neboť náklady spojené s provozem kopírovacích strojů, jejich údržbou, s provozem tiskáren apod. obvykle nejsou evidovány odděleně od ostatních nákladů spojených s administrativním provozem povinného subjektu (oddělené vykazování těchto administrativních nákladů nepředpokládají ani příslušné účetní předpisy, vede k možnosti stanovit jednotkové sazby jejím kvalifikovaným odhadem, resp. na základě v místě obvyklé komerční ceny. Sazbu za pořízení kopie proto bude možné považovat za adekvátní i tehdy, jestliže její výše bude odpovídat cenám kopií v komerčních kopírovacích centrech v sídle povinného subjektu. Přitom by bylo možné akceptovat o částku přiměřeně vyšší, neboť komerční centra mohou mít oproti povinným subjektům náklady ve skutečnosti nižší např. z důvodu objemu zakázek, celkově nižších provozních nákladů, konkurenčního boje apod.

Sporné je, že povinný subjekt může při kalkulaci sazby za pořízení kopií do této sazby zahrnout i náklady na mzdu (plat) pracovníka, který kopírovací přístroj obsluhuje, případně doprovodné náklady spojené se zhotovením kopie v komerčním kopírovacím centru (např. náklady na dopravu). Úhradu nákladů na obsluhu kopírovacího stroje by bylo možné v jednotkové sazbě zohlednit, protože náklady na pořízení kopie jsou jak věcné, tak náklady osobní.

Sazba úhrady za pořízení kopie nemůže být stanovena ve výši správního poplatku. Náklady na pořízení kopie podle zákona o svobodném přístupu k informacím totiž musí odpovídat skutečným nákladům, které povinný subjekt s jejím zhotovením má. Správní poplatek má odlišnou povahu, neboť nevychází ze skutečných nákladů spojených s pořízením kopie dokumentu, ale jedná se o platbu stanovenou administrativním způsobem.¹⁾

Požadované informace mohou být poskytnuty nejen pořízením kopie, ale také vytištěním požadovaného dokumentu. Jak vyplývá z rozhodnutí Městského soudu v Praze ze dne 22.8.2008, čj. 5 Ca 353/2006-50, i za takový způsob poskytnutí informace lze požadovat úhradu.

Náklady na opatření technických nosičů dat stanoví povinný subjekt v sazebníku sazbou za jeden kus každého druhu technického nosiče dat, které odpovídají pořizovacím nákladům uvedeného nosiče pro povinný subjekt. Povinný subjekt může jednotkovou sazbu určit podle skutečných pořizovacích nákladů stejně jako podle obvyklé ceny konkrétního nosiče dat.

Pokud jde o odeslání informací na fyzickém nosiči, úhrada může být stanovena součtem použitého materiálu a nákladů na odeslání. Způsob stanovení úhrady nákladů na poštovní služby může být v zásadě dvojí - povinný subjekt může odkázat na ceník poštovních služeb příslušného poskytovatele nebo může částky určit přímo v sazebníku, ty by ovšem musely odpovídat cenám využívaného poskytovatele poštovních služeb (ledaže by byly nižší). Povinný subjekt může k doručování informací využívat i komerční subjekty, nicméně protože tyto subjekty bývají oproti službám České pošty nákladnější, bylo by možné takové doručení a tedy i náklad za ně uplatněný akceptovat jen tehdy, jestliže povinný subjekt nemohl zvolit méně nákladná způsob doručení.

K pojmu „vyhledání informací“ se vyjádřil Městský soud v Praze ve výše zmíněném rozsudku. Podle něj zákon o svobodném přístupu k informacím umožňuje žádat úhradu za vyhledání informace, nelze dle názoru soudu žádat úhradu i jiných činností, konaných až poté, co byla informace vyhledána. Odlišný je totiž nejen obsah pojmů (vyhledání - zpracování) ale především i výsledek činností, které lze pod ten který pojem podřadit. Za vyhledání informace proto nelze považovat následné zpracování informace již vyhledané, byť by šlo o úkon nezbytný k tomu, aby vyhledaná informace mohla vůbec být žadateli poskytnuta.²⁾

Toto rozhodnutí se postavilo proti dřívějšímu rozsudku Nejvyššího správního soudu ze dne 13. října 2004, čj. 6 A 83/2001-39, podle něhož do nákladů za vyhledání informace je třeba započítat také náklady spojené se zpracováním informace, neboť pouhé vyhledání informace bez jejího přenosu např. v písemné podobě na žadatele by pro žadatele nemělo žádný praktický význam.

O mimořádně rozsáhlé vyhledání informací se pak bude jednat tehdy, jestliže shromáždění informací bude pro daný povinný subjekt představovat v jeho konkrétních podmínkách časově náročnou činnost, která se objektivně vzato vymyká běžnému poskytování informací tímto povinným subjektem. O zvýšenou aktivitu se bude jednat tehdy, jestliže zaměstnanec pověřený vyřízením žádosti bude nucen na delší dobu přerušit či odložit plnění svých ostatních úkolů. Mimořádná rozsáhlost nemůže být předem vyčíslena. Je úkolem povinného subjektu, aby do spisu o vyřizování žádosti řádně doložil, že se v daném případě skutečně jednalo o mimořádně rozsáhlé vyhledání informací. Takové doložení je přitom zpravidla provedeno tak, že příslušní zaměstnanci, kteří se na vyhledávání podíleli, vyčíslí dobu strávenou vyhledáváním požadovaných informací a v záznamu založeném do spisu popíší způsob vyhledávání informací.³⁾

Podle § 7 nařízení č. 173/2006 Sb. povinný subjekt stanoví v sazebníku hodinové sazby odvozené z nákladů na platy, případně mzdy a z ostatních osobních nákladů spojených s mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací. Konkrétní hodinová sazba tedy musí odrážet skutečné platové náklady a osobní náklady daného povinného subjektu, spojené s mimořádně rozsáhlým vyhledáním informací.

Ze strany povinných subjektů často dochází k tomu, že požadavek úhrady je odůvodněn určitým časovým rozsahem vyhledávání dané informace a odkazem na ceník, jenž stanovuje pevnou taxu Kč/hod. Toto vyčíslení nároku je však v dané věci neurčité, neboť žadatel neví, za co přesně úhradu poskytuje. Ve zdůvodnění nároku náhrady nákladů je nezbytné, aby povinný subjekt přesně vyčíslil, za jakou činnost spojenou s vyhledáváním informace úhradu požaduje. Vyčíslení požadovaných nákladů musí být přesné a určité a musí z nich být patrno, jakým způsobem a na jakou činnost byly vynaloženy.

Podle § 3 nařízení č. 173/2006 Sb. vydává povinný subjekt vždy na dobu účetního období Sazebník úhrad nákladů, v němž určí sazby, na jejichž základě určuje výši úhrady, přičemž sazby v sazebníku musejí být stanoveny na základě aktuálních nákladů včetně adekvátního odhadu jejich vývoje. Obsahem sazebníku musí být uvedeno určení částky, do jejíž výše nebude po žadateli požadovat úhradu nákladů vzniklých na základě jedné žádosti a také v ní musejí být specifikovány další případy, v nichž nebude po žadateli úhradu nákladů vzniklých na základě jedné žádosti požadovat (např. může specifikovat osobní a věcný rozsah „osvobození“ od hrazení nákladů). Sazebník samozřejmě nemůže stanovit sazby jiných nákladů než těch, které předpokládá § 17 odst. 1 zákona o svobodném přístupu k informacím.

Podle § 3 odst. 2 nařízení č. 173/2006 Sb. jsou sazby v sazebníku stanoveny na základě aktuálních nákladů a odhadu jejich vývoje v příslušném účetním období podle platných účetních zásad. Konkrétní sazba musí, resp. měla by co nejpřesněji, odpovídat skutečným nákladům, které povinný subjekt s vyřizováním žádosti má, resp. bude mít. Z povahy sazby jako obecného a zejména předběžného vyčíslení nákladů spojených s poskytováním informací ovšem vyplývá, že sazby zpravidla nebude možné určit s absolutní přesností, tedy tak, aby povinný subjekt byl vždy schopen na korunu přesně prokázat způsob jejich kalkulace, a to nejen, protože se jedná o odhad .

Zákonem výslovně neřešenou otázkou je i podmíněnost požadavku úhrady existencí a zveřejněním sazebníku úhrad za poskytování informací. Názory se různí, lze nalézt argumenty jak pro vyloučení možnosti žádat úhradu nákladů z důvodu předchozího nezveřejnění sazebníku, tak pro její připuštění. Praxe buď vychází z povahy úhrady nákladů, které nemají být pro povinný subjekt ziskem, ale mají jen pokrýt skutečné a účelně vynaložené prostředky, a v takovém případě připouští úhradu i bez vydání sazebníku, nebo naopak úhradu zveřejněním sazebníku podmiňuje, neboť zohledňuje určité nerovné postavení žadatele vůči povinnému subjektu [účelem vydání a zveřejnění sazebníku je předem informovat žadatele, že povinný subjekt bude při vyřizování žádosti uplatňovat úhradu (pokud by neměl v úmyslu úhradu požadovat, pak by samozřejmě ani sazebník vydávat nemusel) a umožnit mu, aby se s možnou výší úhrady předem seznámil]. Pro podmínění úhrady vydáním a zveřejněním sazebníku svědčí i to, že zákon ukládá povinnost zveřejnit sazebník, a jestliže sazebník vydán nebyl, povinný subjekt porušil zákon o svobodném přístupu k informacím a takové porušení by mělo mít negativní právní následek v podobě ztráty práva na úhradu. Z obou možných přístupů je nutné upřednostnit ten, který zákon o svobodném přístupu vykládá ve prospěch žadatele a trvat na tom, že úhradu může povinný subjekt žádat toliko tehdy, jestliže sazebník před podáním žádosti o poskytnutí informace vydal a předepsaným způsobem zveřejnil.

Proto rovněž platí, že stanoví-li povinný subjekt v sazebníku jen některé sazby, nemůže pak úhradu takových nákladů požadovat. Oproti nevydání sazebníku však nebude mít na oprávnění žádat úhradu nákladů vliv nesplnění povinnosti jeho „aktualizace“.⁴⁾

Závěrem je tedy třeba uvést, že byť realizace práva na svobodný přístup k informacím znamená často pro povinné subjekty velkou administrativní zátěž, právo na informace tvoří jednu z právních záruk ve veřejné správě a je tak i jednou z forem kontroly činnosti povinných subjektů ze strany občanů jako osob podílejících se na rozpočtu těchto institucí prostřednictvím daňové povinnosti.