Zveřejňování listin s osobními údaji prostřednictvím elektronické úřední desky obce

Na úřední desce se vyvěšují především písemnosti, popřípadě oznámení o možnosti převzít písemnost, doručuje-li se veřejnou vyhláškou podle § 25 správního řádu. Úřední deska ale slouží rovněž k vyvěšování řady dalších dokumentů podle zvláštních zákonů, přičemž tyto dokumenty se správním řízení nikterak nesouvisejí. Tak například na úřední desce obecního úřadu se povinně publikují obecně závazné vyhlášky a nařízení obce, přičemž vyvěšení na úřední desce je podmínkou jejich platnosti. Problematika zveřejňování na úřední desce však může obcím činit značné problémy - jednak díky roztříštěnosti jednotlivých povinností týkajících se zveřejňování na úřední desce do mnoha právních předpisů, jednak díky rozdílným formulacím těchto povinností, kdy je nejprve nutno gramatickým výkladem analyzovat příslušné termíny jako zveřejnit, vyvěsit, vyrozumět či oznámit veřejnou vyhláškou apod. Z toho důvodu je také zároveň dosti obtížné podat jednoznačné stanovisko v této věci. Snahou tedy bude poskytnout alespoň obecně použitelné doporučení a postihnout nejfrekventovanější typy povinností.

První oblastí jsou případy, kdy je ze zákona dána povinnost zveřejnit určité informace. V první řadě je třeba zmínit předpisy, ve kterých je způsob zveřejnění předmětné informace včetně vztahu k osobním údajům výslovně řešen a obec je povinna toto respektovat. Jde například o zákon o integrované prevenci³⁾. Pokud právní předpis obsahuje způsob zveřejnění a způsob ochrany osobních údajů při tomto zveřejnění, je takový předpis vůči zákonu o ochraně osobních údajů⁴⁾ předpisem zvláštním a obce budou postupovat podle jeho ustanovení.

Další skupinou jsou případy, kdy úřední deska slouží k doručení veřejnou vyhláškou ve smyslu správního řádu. Ustanovení § 25 odst. 2 specifikuje, že toto doručení spočívá ve vyvěšení písemnosti, popřípadě oznámení o možnosti převzít písemnost, na úřední desce. V případě, kdy je doručováno konkrétní známé fyzické osobě, je nutno dát vždy přednost vyvěšení pouhého oznámení, přičemž i adresní či identifikační údaje adresáta by měly být uvedeny pouze v rozsahu nezbytně nutném pro identifikaci, tj. nejlépe pouze v rozsahu údajů uváděných pro poštovní přepravu - tedy jméno, příjmení, bydliště, popřípadě rok nebo datum narození, a stejně tak označení věci by mělo respektovat adresátovo právo na ochranu soukromí; obecně lze za postačující považovat i pouhé uvedení jednacího čísla, popřípadě typu písemnosti (rozhodnutí, usnesení).

Tento postup pak zjevně nepřipadá v úvahu u adresátů neznámých, tedy u osob, jejichž konkrétní jména nejsou známa, ale kteří jsou však určeni jinou vlastností - jako možní majitelé určitých věcí, držitelé práv apod. V takových případech bude nutno na úřední desce vyvěsit samotnou písemnost, a to včetně eventuálních dalších osobních údajů v ní obsažených, neboť v písemnosti, která se doručuje veřejnou vyhláškou jako taková (tj. nikoliv pouze jako oznámení o možnosti převzít písemnost), nelze provádět jakékoli změny, tj. ani částečnou anonymizaci.

Konečně z celé řady ustanovení správního řádu jednoznačně vyplývá, že na úřední desce musí být zveřejněna celá dotčená informace; jde např. o ustanovení § 144 správního řádu o řízení s velkým počtem účastníků.

Poslední skupinou nejčastěji zveřejňovaných informací na úřední desce jsou případy, kdy nejde o zákonnou povinnost obce. V případě, že se na orgány obce obracejí jiné subjekty, např. soudní exekutoři, se žádostí o zveřejnění vlastních dokumentů na úřední desce obce, měl by dle našeho názoru být také předán jednoznačný pokyn, v jakém rozsahu je zveřejnění požadováno, jakým způsobem a zejména, zda je zveřejnění včetně osobních údajů přípustné, resp. na základě kterého právního titulu.⁵⁾

Obsah úřední desky (tzn. celý obsah, tedy celé znění dokumentů vyvěšovaných na úřední desce v listinné podobě) se zveřejňuje též způsobem umožňujícím dálkový přístup, tedy na internetu. To platí jak pro dokumenty vyvěšované na úřední desce podle správního řádu (pro písemnosti nebo oznámení o možnosti převzít písemnost, doručuje-li se veřejnou vyhláškou), tak pro všechny ostatní dokumenty vyvěšované na úřední desce podle zvláštních zákonů. Způsobem umožňujícím dálkový přístup přitom nemusí být zveřejněn přímo identický (oskenovaný) obraz originálu písemnosti s podpisem oprávněné úřední osoby a s otiskem úředního razítka, ale postačí zveřejnění vlastního textu dokumentu s totožným obsahem (jehož nezměnitelnost bude zabezpečena proti změnám, např. uzamčením textu jen pro čtení).⁶⁾

Jak je zřejmé z výše uvedeného, obce na svých úředních deskách zveřejňují dokumenty, které obsahují obrovské množství osobních údajů. Díky zveřejnění na elektronické úřední desce jsou tyto dokumenty i se všemi údaji přístupné neomezenému počtu lidí a díky internetovým vyhledávačům i snadno vyhledatelné. Velmi snadno pak může dojít k porušení zákona o ochraně osobních údajů. Nikoli výjimečně přitom dochází k situaci, kdy listiny zveřejněné prostřednictvím elektronické úřední desky zůstávají za použití internetových vyhledávačů přístupné i určitou dobu po tom, co jsou z elektronické desky po uplynutí zákonem stanovené doby listiny technicky odstraněny. K tomu, aby byla i v prostředí webových stránek dodržena pravidla pro ochranu osobních údajů, je třeba použít některého z běžně dostupných nástrojů, který zamezí indexování příslušných webových stránek, resp. jejich ukládání do cache⁷⁾ internetového vyhledávače.

V případě indexování stránek je softwarový nástroj (program - robot⁸⁾ ), který indexaci a cachování stránek provádí, schopen po určité době odstranit záznam o stránce či souboru (včetně otisku z cache), které již na předchozím umístění nenalezne. Webové dokumenty tak zůstávají dohledatelné a přístupné prostřednictvím vyhledávače ještě po dobu, než robot vyhledávače provede jejich reindexaci. Při zobrazení z cache jsou přitom přístupné i stránky či soubory, které již byly odstraněny, pokud je jejich otisk uložen na serveru vyhledávače.

Správným postupem z hlediska ochrany osobních údajů by měl být obecný zákaz indexování listin s osobními údaji, které jsou umisťovány na elektronické úřední desky, což současně znamená i zákaz jejich cachování. Účelem zpřístupnění osobních údajů, resp. konkrétních dokumentů uvedeným způsobem, totiž není „automatické“ umožnění předat a sdružovat údaje zveřejněné na jednotlivých úředních deskách do úložišť mimo působnost orgánů veřejné správy, ani trvale uchovávat, prohledávat nebo profilovat dokumenty s osobními údaji, u nichž zákon přesně stanovil některé způsoby zpracování, a to včetně doby tohoto zpracování.

Dále je nutno zdůraznit, že v případě odstranění dokumentu z webové stránky přitom nestačí pouhé odstranění odkazů na tento dokument (stránku), ale je nezbytné jej fyzicky z webového serveru odstranit nebo alespoň přesunout do jeho zabezpečené části.⁹⁾

Kromě výše uvedeného, vlastně neúmyslného zpřístupnění osobních údajů, může dojít i k pochybení způsobenému nedbalostí. Ne vždy dojde k tomu, že v okamžiku, kdy je listina sejmuta z „papírové“ úřední desky, je dokument odstraněn i z desky elektronické. V takovém případě dochází hned k několikerému porušení zákona o ochraně osobních údajů.

Jsou-li osobní údaje po uplynutí zákonem stanovené doby, po kterou měly být listiny způsobem umožňujícím dálkový přístup zveřejněny, dále přístupné v podstatě neomezenému okruhu osob, je nutné tento stav považovat za porušení povinnosti stanovené v § 13 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů, tedy povinnosti přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů. Zároveň je možné konstatovat i porušení § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, který říká, že správce osobních údajů je povinen uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví. Případně by mohlo dojít k porušení § 5 odst. 1 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož je správce povinen zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Zpracovávat k jinému účelu lze osobní údaje jen v mezích ustanovení § 3 odst. 6, nebo pokud k tomu dal subjekt údajů předem souhlas.