Jubilea a gratulace občanům

Mezi tradiční aktivity obecních úřadů již tradičně patří i do jisté míry společenská záležitost, kterou je blahopřání občanům k životním jubileím, ať již se jedná o významnější „kulaté“ narozeniny nebo třeba výročí svatby, samozřejmě nejméně zlaté. V dnešní době je tato aktivita na ústupu, resp. již není možné, aby obec jaksi sama od sebe občanům své obce k jubileím blahopřála. Nemá totiž k této aktivitě potřebné informace a právní aplikace různých právních předpisů není jednoznačná. Tedy, ne že by obec neznala data narození občanů, kteří v obci bydlí, resp. mají tam hlášen pobyt. Obec tuto informaci jednoznačně má. Ovšem disponují jí v souvislostech a na základě zákonů, které jí zřejmě reálně brání informaci o životním jubileu využít.

Odhlédneme-li od zákona č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o matrikách“), kdy obce jsou i matričními úřady ve smyslu § 2 odst. 1 písm. a), je obec, resp. obecní úřad, podle zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech (o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOEO“), a jeho ustanovení § 5 odst. 2 uživatelem údajů o obyvatelích v rozsahu údajů uvedených v § 3²⁾, s výjimkou údajů podle § 3 odst. 3 písm. o) a p), nelze-li záznam o poskytnutí údajů podle tohoto zákona zpřístupnit; údaje, jichž je uživatelem, může obec a obecní úřad využívat, jen jsou-li nezbytné pro výkon jejich působnosti. Současně ve vztahu k zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoOU“), je třeba mít na paměti, že tento zákon stanoví základní limity pro zpracování osobních údajů, a to z hlediska účelu a logicky i zdroje.

Podle § 5 odst. 1 písm. f) ZoOU lze zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Zpracovávat k jinému účelu lze osobní údaje jen v mezích ustanovení § 3 odst. 6, nebo pokud k tomu dal subjekt údajů předem souhlas. Jak výše uvedeno, základní informační bázi obcí tvoří informační systém evidence obyvatel, který obec také může využívat. Ovšem jen, pokud je to nezbytné pro výkon působnosti.

Působnost obce, tedy zejména samostatnou působnost obce vymezuje zejména ustanovení § 35 zákona o obcích, které stanoví, že do samostatné působnosti obce patří:

Obec v samostatné působnosti ve svém územním obvodu dále pečuje v souladu s místními předpoklady a s místními zvyklostmi o vytváření podmínek pro rozvoj sociální péče a pro uspokojování potřeb svých občanů. Jde především o uspokojování potřeby bydlení, ochrany a rozvoje zdraví, dopravy a spojů, potřeby informací, výchovy a vzdělávání, celkového kulturního rozvoje a ochrany veřejného pořádku.

Ovšem povinnost, která by odpovídala nezbytnosti využívání informačního systému evidence obyvatel pro účely blahopřání a zveřejňování jubileí ve zmíněných ustanoveních nenalezneme. Tato problematika byla ostatně již vícekrát veřejně traktována, a zejména Svaz měst a obcí České republiky byl v průběhu posledních let na toto téma opakovaně dotazován.

Typické jsou následující dotazy a odpovědi na ně.

"Máme dotaz ohledně zasílání blahopřejných dopisů občanům obce k významným životním jubileům. Zda to nyní neodporuje nějakým předpisům. Děkujeme.

Odpověď:

Činnost obce spočívající v gratulacích občanům, vítání občánků nebo organizaci zlatých svateb je v samostatné působnosti obce. A to je problém. Získat údaje o občanech bez jejich vědomí může obec totiž pouze z evidence obyvatel nebo z matričních knih. Oba informační systémy jsou ale pro tyto účely vyloučeny. Podle § 5 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, je obec a obecní úřad oprávněn využívat údaje z informačního systému o občanech, kteří se přihlásili v obci k trvalému pobytu, jen jsou li nezbytné pro výkon jejích působností. Slovo "nezbytné" jednoznačně vymezuje působnosti obce na ty, které jsou jí uloženy zákonem a které musí plnit. Zákon o matrikách (č. 301/2000 Sb.) naproti tomu až do 30.6.2008 umožňoval nahlížet do matričních knih i za účelem úřední potřeby územních samosprávných celků. Pod úřední potřeby tak bylo možné vztáhnout i ony jmenované společenské služby občanům. Od 1.7.2008 je ale nahlížení do matričních zápisů omezeno pouze pro výkon přenesené působnosti obcí. Přestože obce mají zájem na poskytování těchto služeb svým občanům, musí postupovat v souladu se zákonem a informace o osobních údajích získat jiným vhodným způsobem, jinak se mohou dostat do hledáčku Úřadu na ochranu osobních údajů, což s sebou téměř vždy nese neblahé důsledky. Odpověď je zpracována dle právních předpisů účinných ke dni 30.7.2010."³⁾

Jiná odpověď na obdobné téma z téhož zdroje naznačuje jistý vývoj v názorech, i když jen mírný. K dotazu obce:

"Dobrý den, někteří členové zastupitelstva požadují, aby se jubilanti či nově narození občánci uveřejňovali v zápisech zastupitelstva a potažmo také na webových stránkách obce. Já samozřejmě argumentuji, že to dle § 5 zákona č. 133/2000 sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů není možné. Zastupitelé stále dokola tvrdí, že to lze uskutečnit s jistými opatřeními bez problému (tyto opatření blíže nespecifikovali). Můžu tedy jako úřednice tyto informace s "jistými opatřeními" vydat? Pokud ano, tak jaká jsou tato opatření. Děkuji za odpověď.

odpověděla Kancelář Svazu měst a obcí:

"Dle našeho názoru můžete tyto informace v určité podobě zveřejňovat a ustanovení § 5 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných čísel a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, tomu zcela nebrání. Toto ustanovení říká, že údaje, jichž je obec a obecní úřad dle tohoto zákona uživatelem, může využívat, jen jsou-li nezbytné pro výkon jejich působnosti. Tento problém Svaz několikrát konzultoval se zástupci Úřadu pro ochranu osobních údajů. Dle jejich názoru a dosavadní praxe je vyhledávání jubilantů a získávání těchto údajů z evidence obyvatel přijatelnou vyhledávací činností obce. Tuto činnost lze podřadit pod výkon samostatné působnosti obce v oblasti vytváření podmínek pro rozvoj sociální péče a celkový kulturní rozvoj obce, v souladu s místními zvyklosti.

Samozřejmě v případě, že se rozhodnete tyto údaje využívat a zveřejňovat je na webových stránkách obce, je nutno brát v úvahu zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. To znamená, že je vždy třeba zvážit, v jakém formátu budete tyto údaje zveřejňovat. Jako přijatelnou formu, která nemá způsobilost zasáhnout do soukromého a osobního života jubilanta, považuje Úřad pro ochranu osobních údajů zveřejnění ve formě jméno, příjmení, dosažený věk, případě den dosažení tohoto jubilea. V žádném případě však není možné zveřejňovat také doručovací adresu dotyčného jubilanta nebo dokonce rodné číslo. V takovém případě by obci hrozila pokuta za zneužití osobních údajů. Odpověď byla zpracována dle právních předpisů účinných ke dni 16. prosince 2011"⁴⁾.

Jakkoliv zní výše uvedená odpověď docela rozumně, autoři jsou poněkud jiného názoru, tedy minimálně v otázce možného zveřejnění jubilantů, byť v omezeném rozsahu údajů na webových stránkách obce. Výše v publikovaném příspěvku se pisatelka odvolává na jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) v otázkách zveřejnění jmen jubilantů. Ovšem Úřad sám publikoval, resp. zpřístupnil, na svých webových stránkách názor, který do jisté míry možnost zveřejnění popírá. Uvedl⁵⁾ totiž, že "zveřejňování nejrůznějších osobních údajů na webových stránkách je stále velmi aktuálním tématem. Typické jsou případy zveřejnění osobních údajů dlužníků anebo občanů, jejichž záležitosti byly projednávány orgány obcí. Je tedy nutné zdůraznit, že zpřístupnění osobních údajů prostřednictvím webových stránek je jejich zpracováním podle § 4 písm. e) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), a subjekt, který osobní data tímto způsobem zpřístupňuje (nemusí se jednat o tentýž subjekt, který předmětné stránky spravuje a provozuje) je z pohledu zákona o ochraně osobních údajů správcem osobních údajů ve smyslu § 4 písm. j) tohoto zákona. Správce osobních údajů je povinen při zpracování dat postupovat v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů, tedy dodržet veškeré povinnosti zde stanovené. Jednou ze základních povinností správce, podle § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů, je povinnost zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Bez tohoto souhlasu je zpracování možné jen, je-li naplněno některé z liberačních ustanovení podle § 5 odst. 2 písm. a) až g) zákona o ochraně osobních údajů.

Avšak skutečnost, že správce různými způsoby zpracovává osobní údaje na základě určitého právního titulu (tedy souhlasu nebo zákonného zmocnění), neznamená, že může takové údaje automaticky, bez tohoto právního titulu, také publikovat na Internetu. Jednou z dalších základních zásad zpracování osobních údajů, kterou se musí každý správce osobních údajů řídit, je zásada účelnosti zpracování vyjádřená v § 5 odst. 1 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů, tj. využívání údajů pouze k tomu účelu, k němuž byly shromážděny. ... Každý, kdo zvažuje zveřejnění osobních údajů na webových stránkách, musí tedy před tímto krokem důkladně zvážit, zda bude zapotřebí získat k tomuto kroku souhlas subjektů údajů (tj. předem získaný, svobodný a informovaný souhlas podle § 5 odst. 4 zákona o ochraně osobních údajů), anebo zda naplňuje některou z uvedených výjimek, při jejichž aplikaci je však nutno vycházet spíše z restriktivního výkladu".

Zdá se, že i přístup Svazu měst a obcí v citované odpovědi je do značné míry zjednodušený, možná že v tomto případě bylo „přání otcem myšlenky“. Zcela je opominuta jedna z pojmových náležitostí definice osobního údaje. Definice osobního údaje charakterizuje vlastně předmět ZoOU i v tom smyslu, že nejedná-li se při zpracování informací o údaj osobní, ZoOU se na zpracování takových informací vztahovat nebude. Definice osobního údaje nevznikla náhodou, ale je téměř doslovně převzata ze Směrnice 95/46/ES, která v článku 2 definuje osobní údaje jako „veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné osobě (subjekt údajů); identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity". Prakticky stejný rámec pak představuje čl. 2 Úmluvy č. 108, který uvádí, že „osobní údaje" znamenají každou informaci týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby ("subjekt údajů"). Definice osobního údaje v ZoOU je tady kombinací obou výše uvedených definic s tím, že Směrnice 95/46/ES se v textaci ZoOU projevila významněji⁶⁾.

Fyzická osoba však může být identifikována a tedy určena v některých případech i menším rozsahem údajů. Pak se hovoří o určení nepřímém, tedy identifikovatelnosti, resp. určitelnosti, subjektu údajů. ZoOU fakultativním výčtem uvádí, že pro identifikovatelnost je možno použít zejména čísla, kódy nebo specifické prvky vztahující se k fyzické osobě, spočívající v jeho fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identitě (srovnej i výše uvedený názor Nejvyššího správního soudu).

Sám pojem „identifikovatelnost“ je do značné míry složitý. Zvláštní pozornost výrazu „identifikovatelný“ je věnována ve 26. bodu odůvodnění Směrnice 95/46/ES, kde je uvedeno, že "pro určení, zda je osoba identifikovatelná, je třeba přihlédnout ke všem prostředkům, které mohou být rozumně použity jak správcem, tak jakoukoli jinou osobou pro identifikaci dané osoby". To znamená, že pouhá hypotetická možnost jednoznačného určení nějaké osoby nepostačuje k tomu, aby tato osoba byla považována za „identifikovatelnou“. Jestliže s přihlédnutím ke „všem prostředkům, které mohou být rozumně použity jak správcem, tak jakoukoli jinou osobou“, taková možnost neexistuje nebo je zanedbatelná, daná osoba by se neměla považovat za „identifikovatelnou“ a informace o ní za „osobní údaje“.

Při uplatňování kritéria přihlédnutí ke „všem prostředkům, které mohou být rozumně použity jak správcem, tak jakoukoli jinou osobou“, je třeba zvláště dbát na zohlednění všech faktorů, které v daném případě hrají roli. Jedním, avšak ne jediným faktorem jsou náklady na provedení identifikace. Kromě nich by měly být vzaty v potaz zamýšlený účel zpracování a jeho struktura, výhody očekávané správcem údajů, zájmy jednotlivců, které jsou v sázce, i riziko organizačních selhání (např. porušení povinnosti zachovávat důvěrnost) a technických problémů. Na druhé straně se jedná o dynamické kritérium, při jehož použití by měly být zohledněny aktuální stav technologií v době zpracování údajů a možnosti jejich vývoje za dobu, po kterou bude zpracování trvat.

Je možné, že s prostředky, které mohou být rozumně použity v současnosti, nelze identifikaci provést. Je-li zamýšlená doba uchování údajů jeden měsíc, lze předpokládat, že identifikace nebude možná po dobu existence daných informací, které by se proto neměly považovat za osobní údaje. „Pokud se však plánuje údaje uchovávat 10 let, správce by měl vzít v úvahu, že identifikace může být proveditelná například v devátém roce jejich existence, kdy by se z nich v důsledku toho mohly stát osobní údaje. Systém by měl být navržen tak, aby se dokázal přizpůsobovat takovým změnám v okamžiku, kdy nastanou, a aby do něj bylo možné včas začleňovat vhodná technická a organizační opatření.“⁷⁾

Zákon uvádí příkladmý výčet kriterií, na jejich základě může být fyzická osoba přímo identifikována (a bude tedy určena) anebo nepřímo identifikovatelná (bude tedy určitelná). Těmito kritérii tak mohou být čísla nebo kódy s nějakým vztahem ke konkrétní fyzické osobě anebo větší či menší soubor informací, charakteristických pro omezenou skupinu fyzických entit stejných druhových charakteristik. Jedná se tedy buď o jednoznačné odlišení, resp. rozlišení fyzické osoby ve skupině dalších osob, anebo o možnost, že postupným skládáním informací lze dojít také určení fyzické osoby. Bude tedy vždy záležet na konkrétní situaci, nicméně při posuzování rozsahu údajů pro identifikovatelnost (ať absolutní, nebo relativní) bude vždy třeba věnovat patřičnou pozornost tomu, zda se tedy už jedná o osobní údaje nebo nejedená⁸⁾.

A právě pojem identifikovatelnosti může být u zveřejňování důležitý. Výše uvedený (nebo snad doporučený) rozsah zveřejňovaných osobních údajů, tedy jméno, příjmení, dosažený věk, případě den dosažení tohoto jubilea, je sám o sobě sporný. Je zřejmé, že při posuzování, zda je ona informace natolik podrobná, aby byla s to zasáhnout do soukromí jubilanta, musí být vzato v potaz i prostředí, tedy lokalita, z níž jubilant pochází. Uvedený rozsah asi nebude ani pojmově osobním údajem, pokud se bude jednat o osobu z většího města, kde se lidé prakticky neznají a jméno a dosažené jubileum nikomu nic neřekne, na rozdíl od menší nebo malé obce, kde se téměř všichni znají. Je zjevné, že zejména ve druhém případě bude osoba bezpochyby minimálně identifikovatelná a zveřejnění jejího jubilea může do soukromí výrazně zasáhnout.

Vzhledem k dikci ZOEO a jeho ustanovení § 5 odst. 2, v souvislosti s § 5 odst. 1 písm. f) ZoOU, podle něhož lze zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny, se jeví jako jediný možný závěr, že by obce neměly jen tak samy od sebe zveřejňovat údaje o jubileích a jiných významných životních událostech svých obyvatel je na základě vlastního rozhodnutí. Riziko, že se tímto postupem mohou dostat do konfliktu se ZoOU není zanedbatelné. Někdy postačí běžná stížnost osoby, která si nepřeje, aby se o jejím jubileu vědělo, a tak říkajíc „se pozná“ v uveřejněném blahopřání nebo informaci. O mnoho bezpečnější je zveřejňovat blahopřání na základě souhlasu dotčené osoby.

Že se touto cestou již některé obce vydaly, svědčí oznámení, která uveřejňují na svých webových stránkách, i když, jak z textu oznámení vidno, s jistým rozčarováním. Tak např. na obec Trmice zveřejnila, že „novela zákona o evidenci obyvatel, která vstoupila v platnost od 1. července 2010, zkomplikovala městu nejen obřady vítání občánků a blahopřání občanům nad sedmdesát let, ale také zveřejňování jubilantů v Trmických novinách. Městu již není umožněno získávat údaje o jubilantech a narozených dětech z vlastních databází, a tak budeme moci poblahopřát pouze těm občanům, kteří nám sami o svém významném výročí dají vědět. Totéž platí i o vítání občánků. Rodiče dětí, kteří budou mít zájem zúčastnit se slavnostního obřadu vítání občánků v obřadní síni na zámku v Trmicích, se mohou hlásit na matrice Městského úřadu v Trmicích“⁹⁾.

Jiná obec se vydala obdobnou cestou, i když s odůvodněním, které nesvědčí o zcela jasném pochopení věci. Z nemožnosti uveřejňovat jubilea se odvolává na to, že tak činit neumožňuje Úřad pro ochranu osobních údajů¹⁰⁾, což je zjevný omyl. Tuto nemožnost stanoví právní předpisy a Úřad jen na dodržování pravidel zpracování osobních údajů dohlíží. Tedy přísně vzato nemůže nic „neumožnit“, ale zasáhne tam, kde jsou zákony týkající se ochrany soukromí při zpracování osobních údajů porušovány.

Lze tedy závěrem shrnout, že i když stávající právní úprava zveřejňování jubileí na základě vlastního rozhodnutí obce a bez vědomí dotčených osob příliš nepřeje, je tak přesto možno činit, ale jen na základě limitů, které ZoOU a jiné, výše citované právní předpisy umožňují, tedy s jejich souhlasem.