Vnitřní kontrolní systém veřejných zakázek (dále také "VZ"1) je jedním za základních prvků řádné správy subjektů veřejné správy. Zákon č. 320/2001 Sb. , o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZFK"), ho daným subjektům (z pohledu zákona č. 137/2006 Sb. , o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů [dále jen "ZVZ"]) veřejným zadavatelům ukládá zavést a udržovat. Nyní navazujeme na předchozí část příspěvku v časopise UNESč. 8/2013.
Jak nastavit vnitřní kontrolní systém VZ - veřejní zadavatelé II. část
Mgr.
Pavel
Bláha
Pojem riziko a právní úprava a závaznost pro subjekty veřejné sféry (i veřejné zadavatele VZ)
Pojem riziko řeší ZFK pouze obecně, a to v tom smyslu, že vedoucí orgánu veřejné správy je povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který je schopen identifikovat rizika a zajistit, aby jim bylo předcházeno v procesech veřejných příjmů a veřejných výdajů (tedy i v procesech VZ). Dále musí zajistit maximální možnou eliminaci vznikajících rizik. Konkrétní postupy veřejných subjektů při práci s riziky neupravuje ani prováděcí vyhláška k zákonu o finanční kontrole. Najdeme je ale v závazných pokynech pro naplnění finanční kontroly v subjektech veřejné správy - viz webové stránky
Ministerstva financí ČR: v záložce Metodické pokyny a doporučené postupy. Konkrétně se jedná o Pokyn CHJ č. 6 - Pokyn k jednotnému uplatňování závazných pravidel a doporučení pro systém řízení rizik v orgánech veřejné správy.
Ten charakterizuje riziko následovně:
*
Riziko je možnost, že při zajišťování činnosti orgánu veřejné správy nastane určitá
událost, jednání nebo stav s
následnými nežádoucími dopady na plnění schválených záměrů a cílů
tohoto orgánu*
Stupeň významnosti
rizika se určí podle
možných nežádoucích dopadů a pravděpodobnosti
zapůsobení tohoto rizika.
+-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Část procesu VZ | Úprava v ZVZ | Identifikovaná možná rizika | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Doklady, cíle a záměry, předpisy, | | Zadavatel nezajistí, aby původní požadavky na plnění byly | | metodiky... jako podklad pro vyhlášení | | předem analyzovány, parametrizovány, a aby zahrnovaly všechna | | VZ a zpracování zadávacích podmínek | | spolu související plnění = cíle. Zadavatel nezajistí schválení | | | | uvedených cílů a záměrů vstupujících do VZ. | | | | Zadavatel nezajistí, aby při vypsání VZ byly respektovány | | | | schválené záměry a cíle v zadávacích podmínkách. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Předběžné oznámení o VZ nejméně | Věstník VZ, | Riziko nesplnění povinnosti zveřejnit předběžné oznámení o VZ | | 1 měsíc před zveřejněním Oznámení | § 86 ZVZ | - viz hrozba správního deliktu dle § 120 odst. 1 písm. b) ZVZ. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Zadávací dokumentace | § 44 a násl. ZVZ | Rizika: | | | | * Neujasněnost předmětu a podmínek VZ. | | | | * Odlišnosti ZD2 od příslušných předpisů, norem, metodiky EU, | | | | závazných ukazatelů, podmínekdotace. | | | | * Porušení zásady rovného zacházení v tom smyslu, že předmět | | | | a podmínky VZ jsou popsány zvýhodňujícím způsobem... | | | | pro některého z dodavatelů. | | | | * Diskriminační stanovení předmětu a podmínek předmětu VZ. | | | | * Porušení zásady transparentnosti v tom smyslu, že předmět, | | | | podmínky předmětu VZ a kvalifikační kritéria jsou popsána | | | | nejasně a natolik volně, že každý z případných uchazečů si | | | | je může vykládat jiným způsobem. | | | | * Přílišné odkazy na další normy, metodiky a směrnice, takže | | | | není jasné, jaké požadavky mají dodavatelé splnit. | | | | * Neúplná dokumentace k VZ. | | | | * V ZD chybí jasný a přesný popis způsobu hodnocení nabídek. | | | | * Zadávací dokumentace a podmínky odkazují na názvy | | | | dodavatelů, výrobků a služeb, aniž je to odůvodněno | | | | předmětem VZ. | | | | * Stanovení hodnotících kritérií, která se nevztahují | | | | k předmětu VZ. | | | | * ZD nezveřejněna na profilu zadavatele. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Požadavky ZVZ a zadavatele | § 50 a násl. ZVZ | Diskriminační stanovení požadavků zadavatele na kvalifikaci | | na kvalifikaci dodavatelů | | dodavatelů. | | | | Požadavky zadavatele na kvalifikaci dodavatelů nezveřejněny | | | | na profilu zadavatele. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Zveřejnění oznámení o VZ | § 146 a 157 ZVZ | Chyby zadavatele v oznámení o VZ. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Odůvodnění VZ na profilu zadavatele | § 156 ZVZ | Odůvodnění nezveřejněno nebo nezveřejněno v příslušné lhůtě | | do 3 pracovních dnů od uveřejnění | a vyhlášky | na profilu zadavatele. Odůvodnění není provedeno v rozsahu, | | Oznámení | č. 133/2012 Sb., | jak požaduje prováděcí vyhláška č. 232/20012 Sb. Odůvodnění | | | a č. 232/2012 Sb. | je obecné a je v rozporu se zněním ZD. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Povinnost uveřejnění ZD a požadavků | § 48 ZVZ | Požadavky na kvalifikaci dodavatelů a jejich nezveřejnění | | zadavatele na kvalifikaci dodavatelů | a vyhlášky | v příslušné lhůtě na profilu zadavatele. Požadavky na | | profilu zadavatele | č. 133/2012 Sb., | odůvodnění kvalifikace dodavatelů nejsou specifikovány | | | a č. 232/2012 Sb. | v rozsahu, jak požaduje prováděcí vyhláška č. 232/20012 Sb. | | | | Požadavky na kvalifikaci dodavatelů jsou obecné a jsou | | | | v rozporu se zněním ZD (část kvalifikace dodavatelů). | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Lhůta pro podání nabídek | § 39 a 40 ZVZ | Nesprávně stanovené lhůty v rozporu s ust. ZVZ § 39. | | | | Riziko neprodloužení lhůty přiměřeně obsahu dodatečných | | | | informací zadavatele. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Dodatečné informace + prohlídka | § 48 a 49 ZVZ | Rizika diskriminačního a netransparentního přístupu zadavatele | | místa plnění | | k dodavatelům spočívající např. v: | | | | * umožnění prohlídky místa plnění odděleně jednotlivým | | | | uchazečům, | | | | * poskytnutí preferovaných informací některému z uchazečů, | | | | * nezveřejnění dotazů uchazečů k VZ a odpovědí zadavatele | | | | na tyto dotazy. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Podání nabídek: | § 69 ZVZ | Zadavatel nezajistí řádné převzetí nabídek. | | * Řádně | | Riziko otevření obálky s nabídkou před řádným termínem pro | | * Ve lhůtě | | otevírání obálek. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Otevírání obálek s nabídkami uchazečů | § 71-73 ZVZ | Nesprávné určení termínu pro otevírání obálek (není dodržen | | * Komise pro otevírání obálek | | požadavek na jejich otevření ihned po skončení lhůty pro | | * Protokol | | podání nabídek) a jeho nesprávné oznámení potencionálním | | | | dodavatelům. Dostatečně nepřipravená komise pro otevírání | | | | obálek | | | | Nezvládnuté organizační provedení průběhu otevírání obálek. | | | | Znemožnění účasti se procesu otevírání obálek. | | | | Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj | | | | opisy a výpisy. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Kontrola úplnosti | § 71 odst. 9 ZVZ | Nesprávné posouzení úplnosti nabídek a v důsledku toho | | | | diskriminační jednání zadavatele k některému z uchazečů. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Zveřejnění údajů | § 71 odst. 10 ZVZ | Nezveřejněny údaje o nabídkách, jež jsou požadovány ZVZ | | | | v rozsahu § 71 odst. 10 ZVZ. Neúplný a nesprávný protokol | | | | o otevírání obálek. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Posouzení kvalifikace dodavatelů | § 57 a 59 ZVZ | Nesprávné posouzení kvalifikace dodavatelů a v důsledku toho | | * Komise | | diskriminační jednání zadavatele k některému z uchazečů. | | * Pravost a stáří dokladů | | Neúplný a nesprávný protokol o posouzení kvalifikace | | * Protokol | | dodavatelů. | | | | Neumožnění uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj | | | | opisy a výpisy. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Posouzení nabídek | § 76 a 77 ZVZ | Nesprávné posouzení kvalifikace dodavatelů a v důsledku toho | | * Komise | | diskriminační jednání zadavatele k některému z uchazečů. | | * Protokol | | Nesprávné nebo neúplné posouzení přijatelnosti nabídek. | | | | Nesprávné postupy komise v případě neoprávněně nízké nabídkové | | | | ceny některého z uchazečů. | | | | Neúplný a nesprávný protokol o posouzení nabídek Neumožnění | | | | uchazečům nahlédnout do protokolu, činit si z něj opisy | | | | a výpisy. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Hodnocení nabídek | § 78-80 ZVZ | Nesprávné posouzení kvalifikace dodavatelů nabídek dle | | * Komise | | hodnotících kritérií a v důsledku toho diskriminační jednání | | * Protokol | | zadavatele k některému z uchazečů. | | * Zpráva o posouzení a hodnocení | | Komise si upraví hodnotící kritéria, jejich váhu nebo způsob | | nabídek | | hodnocení. | | | | Početní chyby při číselném vyjádření hodnocení nabídek. | | | | Chyby při přepisu výsledků hodnocení do závěrečné tabulky a | | | | v důsledku toho změny v pořadí nabídek. Neúplný a nesprávný | | | | protokol o hodnocení nabídek. Neumožnění uchazečům nahlédnout | | | | do protokolu, činit si z něj opisy a výpisy. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Výběr nejvhodnější nabídky | § 81 ZVZ | Proveden výběr v rozporu se závěry hodnotící komise o výběru | | | | nejvhodnější nabídky. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Oznámení o výběru nejvhodnější | § 81 odst. 3 | Oznámení vykazuje vady oproti požadavkům ZVZ. Nezasláno všem | | nabídky | a násl. ZVZ | dotčeným uchazečům nebo jeho nezaslání ve lhůtách. | | | | V oznámení chybí poučení pro uchazeče. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Námitky uchazečů | § 110 ZVZ | | | * Možnost námitek proti všem | | | | úkonům zadavatele | | | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Rozhodnutí o námitkách | § 111 ZVZ | Nedodržení lhůt. | | | | Nesprávné vypořádání se s námitkami uchazeče v rozporu | | | | s ustanovením § 111 ZVZ. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Uzavření smlouvy | § 82 ZVZ | Smlouva uzavřena v rozporu s návrhem smlouvy vítězného uchazeče. | | Zákaz dodatků, které zásadně mění | | Smlouva uzavřena v rozporu se lhůtami, které stanoví ZVZ. | | charakter zadávacích podmínek | | Ve formě smluvních dodatků se mění základní podmínky plnění. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Povinnosti zadavatele: | § 147a ZVZ | Porušení podmínek § 147a ZVZ a nezveřejnění příslušných | | * povinnost zveřejnit uzavřenou | a vyhláška | dokumentů ve stanovených lhůtách. | | smlouvu na VZ na Profilu | č. 133/2012 Sb. | | | zadavatele včetně dodatků | | | | do 15 dnů od uzavření | | | | * Výše skutečně uhrazené ceny VZ | | | | - povinnost ji zveřejnit na | | | | Profilu zadavatele do 90 dnů | | | | od splnění zakázky nebo | | | | do 31. 3. násl. roku | | | | * Seznam subdodavatelů dodavatele | | | | VZ (více než 10 % hodnoty VZ) | | | | - povinnost je zveřejnit na | | | | Profilu zadavatele do 90 dnů | | | | od splnění VZ nebo do 31. 3. | | | | násl. roku | | | | * Písemná zpráva zadavatele | | | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Oznámení výsledku výběrového řízení | § 83 ZVZ | Nezveřejnění oznámení ve lhůtách a způsobem, | | | Věstník VZ | jak stanoví ZVZ. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Archivační povinnost | § 155 ZVZ | Neúplná dokumentace k VZ a o úkonech zadavatele v procesu VZ. | | * Povinnost uchovávání dokumentace | | Neuchovávání dokumentace po celou archivační lhůtu stanovenou | | o VZ a záznamy o úkonech | | ZVZ nebo předpisy EU (pro prostředka EU). | | učiněných elektronicky 10 let | | | | od uzavření smlouvy nebo její | | | | změny | | | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+ | Plnění VZ | | Plnění nebylo dodáno v požadovaném množství, čase nebo kvalitě. | | | | Zadavatel neporovnává původní záměr a zadávací podmínky | | | | s dodaným plněním. Může tedy dostat neúplné, nedostatečné či | | | | jinak pochybné plnění za původní cenu. | +-----------------------------------------+--------------------+-------------------------------------------------------------------+
Pokračování v příštím vydání časopisu UNES.
1 veřejná zakázka