Ztráta třídní knihy
PhDr.
Jiří
Valenta
Jak má škola postupovat při ztrátě třídní knihy?
Odpověď:
V souladu s ustanovením § 28
odst. 1 písm. f) zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném
a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“), je
třídní kniha jedním z povinných dokumentů školy, který obsahuje průkazné údaje o poskytovaném
vzdělávání a jeho průběhu. Žádné jiné ustanovení právních předpisů neřeší konkrétní náležitosti
třídní knihy. Z toho plyne, že v případě ztráty třídní knihy je povinností školy zajistit zákonem
požadované vedení údajů o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu ve stejném rozsahu, v jakém takové
údaje obsahovala původní třídní kniha. Jinými slovy v takovém případě nezbývá, než pořídit novou
třídní knihu tak, že jsou do ní doplněny údaje o průběhu vzdělávání za celé období, tj. zpětně. S
ohledem na výše uvedený požadavek průkaznosti takových údajů lze doporučit, aby tento „duplikát“
třídní knihy obsahoval i záznam skutečnosti, že část vedených údajů byla vzhledem ke ztrátě původní
třídní knihy doplněna později. Pravost a úplnost takto doplněných údajů potvrzují jednotliví
vyučující a ředitel školy.
V této souvislosti je jistě na místě
zamyšlení, zda lze předejít potížím při ztrátě třídní knihy jejím vedením v elektronické podobě.
Odpověď zní: ano. K tomu je ale třeba uvést následující souvislosti:
Dokumentaci školy je obecně možno vést v papírové nebo elektronické podobě.
Školský zákon neurčuje podobu, ale obsah dokumentace. V případě vedení dokumentace v elektronické
podobě je ale následně třeba při archivaci dokumentace postupovat v souladu se zákonem č.
499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o
změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o archivnictví“).
V § 2 písm. d)
tohoto zákona je vymezen dokument, který podléhá archivaci:
„d) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková
nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena
původcem nebo byla původci doručena,“
- umožňuje se archivovat i digitální podoba dokumentů.
Dále jsou v
Příloze č. 2
bod 16 zákona vymezeny typy dokumentů, které se posuzují jako archiválie:
„16. Třídní výkazy,
katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách
vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých
školách.“
A konečně v § 69a je
vymezen postup pro archivaci digitálních materiálů:
„§ 69a - Zvláštní
ustanovení o dokumentech v digitální podobě
(1)
Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným
elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce
jej opatří kvalifikovaným časovým razítkem.
(2)
Je-li
doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou.
značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, určený původce
a)
ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické
značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo
kvalifikovaného systémového certifikátu,
b)
zaznamená
údaje o výsledku ověření podle písm. a) a uchová je spolu s doručeným dokumentem v digitální
podobě.
(3)
Uchovávání dokumentu v digitální podobě provádí určený původce
postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost
dokumentu, a to včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto
vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu. Je-li potřeba zachování
věrohodnosti původu dokumentu kratší než skartační lhůta dokumentu, uvede to určený původce ve svém
spisovém a skartačním plánu.
(4)
Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální
podobě a naopak a změnu formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem
zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu, čitelnost dokumentu a
bezpečnost procesu převádění nebo změny
formátu.
(5)
(6)
Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové
podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost uznávaného
elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi
dokument v digitální podobě opatřen. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v
digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny formátu dokumentu v digitální
podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou
formátu.
(7)
Dokument v digitální podobě vzniklý převedením z dokumentu v
analogové podobě nebo změnou formátu dokumentu v digitální podobě doplněný o datum převedení opatří
určený původce uznávaným elektronickým podpisem osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové
podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě, nebo svojí elektronickou značkou a
kvalifikovaným časovým
razítkem.
(8)
Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za
pravý, byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou
značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za
převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby
odpovědné za provedení autorizované
konverze
dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.
Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými
původci.“ Při archivaci digitálních dokumentů je tedy možno postupovat dvojím
způsobem: digitální dokumentaci vytisknout a opatřit podpisy, nebo postupovat v souladu s
§ 69a zákona o archivnictví.