Do posledního zákoníku práce , tj. zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce , ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), s účinností od 1. 1. 2007, se mezi náhrady výdajů vznikajících v souvislosti s výkonem práce poprvé v historii dostala nová náhrada, a to náhrada výdajů za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů zaměstnanců potřebných pro výkon práce. Do 31. 12. 2006 byla tato náhrada přiznávána zaměstnancům podle zákona České národní rady č. 586/1992 Sb. , o daních z příjmů (dále jen „zákon o daních z příjmů“).
Náhrada výdajů za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů zaměstnance potřebných pro výkon práce
JUDr.
Marie
Salačová
Předmětná náhrada zaměstnanců je upravena v jediném ustanovení – § 190 zákoníku práce. Zde je přesně stanoveno, že sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek. Pozor ale na to, že toto se nevztahuje na používání motorového vozidla, u kterého se poskytování náhrad řídí § 157–160 zákoníku práce, tj. poskytováním náhrad jízdních výdajů za použití silničního motorového vozidla – tedy za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu nebo náhrada výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený veřejný hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy.
Citace zmíněného ustanovení je poměrně jednoznačná a přesná. Úvodem je třeba zdůraznit, že jestliže zaměstnavatel chce svému zaměstnanci nebo zaměstnancům přiznávat náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro jeho (jejich) práce (dále jen „vlastní předměty“), musí mít písemně vymezené všechny podmínky, výši i způsob poskytování této náhrady. Prakticky to nepochybně znamená, že musí aplikovat předmětné ustanovení buď na základě vnitřního právního předpisu, anebo kolektivní smlouvy nebo individuálního písemného aktu, kde musí být vše, co je shora zmíněno přesně a detailně zaměstnavatelem stanoveno, a pak tuto náhradu zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci za takto dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.
Je to v podstatě nová úprava tohoto zákoníku práce, protože do konce roku 2006 se tato náhrada poskytovala zaměstnancům podle zákona o daních z příjmů.
Současně s poskytováním předmětné náhrady je třeba mít na zřeteli skutečnost, že při používání vlastních předmětů zaměstnanci při výkonu jejich práce nelze vyloučit možnost případného vzniku škody na zmíněných vlastních předmětech zaměstnanců. Ministerstvo práce a sociálních věcí tuto okolnost neopomenulo a upravilo tuto záležitost v § 265 odst. 3 zákoníku práce. Podstata této úpravy spočívá v tom, že jmenované ministerstvo rozšířilo úpravu, která je platná pro používání silničních motorových vozidel také na používání vlastních předmětů. Zákonná formulace zmíněného § 265 odst. 3 zákoníku práce zahrnuje řešení případně vzniklé škody v obou případech. V tomto ustanovení je přesně stanoveno, že zaměstnavatel není povinen nahradit zaměstnanci škodu na dopravním prostředku, kterého použil při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním bez jeho souhlasu, ani škodu, která vznikne na nářadí, zařízeních a předmětech zaměstnance potřebných pro výkon práce, které použil bez jeho souhlasu, ani za škodu, která vznikne na nářadí, zařízeních a předmětech zaměstnance potřebných pro výkon práce, které použil bez jeho souhlasu. Zřejmě jasnější by byla formulace v kladném vyjádření, tedy jestliže zaměstnavatel dá souhlas zaměstnanci k použití vlastních předmětů k výkonu jeho práce, automaticky nese odpovědnost za případně vzniklou škodu na těchto předmětech zaměstnance.
Tato dílčí právní úprava je stanovena v rámci obecné povinnosti náhrady škody. K tomu tedy současně ještě platí, že zaměstnavatel je povinen nahradit zaměstnanci škodu, která mu vznikla při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním porušením právních povinností nebo úmyslným jednáním proti dobrým mravům. Dále je zaměstnavatel povinen nahradit zaměstnanci též škodu, kterou mu způsobili porušením právních povinností v rámci plnění pracovních úkolů za zaměstnavatele zaměstnanci jednající jeho jménem (viz § 265 odst. 1 a odst. 2 zákoníku práce).
Příklad
Nejčastěji se objevují dotazy ze škol v souvislosti s lyžařskými kurzy, kdy školy by chtěly doprovázejícím učitelům vedoucím lyžařský výcvik žáků, poskytovat náhradu za opotřebení vlastního lyžařského oblečení a lyží, ale tápají, jak takovou náhradu určit. Jak je shora uvedeno, nejvhodnější by bylo, aby škola nejdříve vydala buď vnitřní předpis, anebo individuální písemný akt, kde budou všechny podmínky (včetně stanovené výše náhrady) stanoveny, neboli přesně určeny. K náhradě za opotřebení vlastního lyžařského oblečení a lyží přistupuje ještě náhrada za používání lyžařských vleků.
Pokud se týká stanovení konkrétního způsobu výpočtu předmětné náhrady, je zřejmě nejpraktičtější určení přesné částky (výše) pro každý kalendářní den, popřípadě kalendářní měsíc, kdy lyžařský výcvik probíhá. Škola (zaměstnavatel) by měla při výpočtu denní částky jako náhrady za použití lyžařského oblečení a vlastních lyží vždy vycházet z průměrných cen v době používání těchto vlastních předmětů a předpokládané doby pro jejich používání.
Lyžařská kombinéza 2 500 Kč Helma 1 500 Kč Lyžařské boty 2 500 Kč Lyžařské hůlky 700 Kč -------------------------------------- 7 200 Kč Předpokládaná doba použití je 2 roky a lyžařská sezona trvá 5 měsíců v roce: tedy (5 x 30 dní) x 2 roky (tj. 300 dní), a to znamená 7 200 / 300 = 24 Kč/den Lyže v hodnotě 5 000 Kč 5 000 / 300 = 16,66 = cca 17 Kč Celkem tedy na kalendářní den lyžařského výcviku: 24 + 17 = 41 Kč/den.