Chyby při poskytování cestovních náhrad

Jako první nejasnost je třeba uvést otázku zaokrouhlování cestovních náhrad. Nepochopení v tomto směru je velice časté, navzdory tomu, že částečná úprava je stanovena přímo v zákoníku práce, tj. zákoně č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“). V tomto zákoně je stanoven přesný způsob zaokrouhlování české měny, to znamená prakticky stanovené zaokrouhlení pro vyúčtování tuzemských pracovních cest zaměstnanců a zahraničních pracovních cest, pro které si zaměstnavatel se zaměstnancem dohodl ve smyslu § 183 odst. 2 druhé věty zákoníku práce poskytnutí zálohy v české měně, a to shodně pro zaměstnance i zaměstnavatele, a to na celé koruny směrem nahoru.

Pro zaměstnance platí podle § 183 odst. 3 poslední věty zákoníku práce, že částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru, a pro zaměstnavatele platí podle § 183 odst. 5 poslední věty téhož zákoníku práce, že částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Zaokrouhlují se konečné částky k vypořádání.

V této souvislosti je třeba upozornit ještě na zaokrouhlování upravené v § 189 odst. 3 téhož citovaného zákoníku práce, kde se jedná o zaokrouhlení na padesátihaléře. Zde je totiž stanoveno, že stravné se zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru a současně, že sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru. Pozor však na to, že toto zaokrouhlení podle citovaného § 189 odst. 3 platí pouze a výhradně pro Ministerstvo práce a sociálních věcí, protože jen jmenované ministerstvo stanoví ve zmíněném ustanovení uvedené náhrady cestovních výdajů v příslušné výši, tj. tuzemské stravné, sazbu základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot (každoročně v příslušné vyhlášce).

Pokud se týká vyúčtování zahraničních pracovních cest v cizích měnách, k tomu není upraveno zaokrouhlování nikde. Pro tyto případy lze doporučit zaokrouhlování konečné částky k vypořádání na dvě desetinná místa, a to proto, že všechny měny, ve kterých Ministerstvo financí stanovilo základní sazby zahraničního stravného v příslušné vyhlášce (tj. eura, americké dolary, anglické libry i švýcarské franky), mají setinky, a lze tedy při takovém zaokrouhlení všechna vyúčtování vypořádat.

Kdyby se někdo nemohl obejít bez zákonem stanoveného ustanovení, pak je možné zmínit pouze § 146 odst. 3 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, kde je obecně stanoveno zaokrouhlení pro daňové účely na dvě desetinná místa. A výdaje na pracovní cesty jsou určitě také nejdůležitější z hlediska daňového.

V poslední době se stále častěji objevuje v podnicích a organizacích hrubě nesprávný postup při vyúčtovávání a vypořádávání zahraničních pracovních cest zaměstnanců. Jedná se konkrétně o to, že poměrně značný počet zaměstnavatelů neustále rozdělují zahraniční pracovní cesty nesmyslně na tuzemskou a zahraniční část a ještě v souvislosti s tím rozhodnou, že tuzemskou část počítá a vypořádává jedna účetní v jednom místě a zahraniční část jiná účetní v jiném místě. Dosažení správného výpočtu za takového postupu je jen těžko možné.

Počátek vysvětlení správného řešení zmíněného problému začíná nepochybně u § 153 a 154 zákoníku práce. Ve zmíněném § 153 odst. 1 je upraven způsob určování podmínek pracovní cesty zaměstnanců a zde je stanoveno, že podmínky, které mnohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel s tím, že přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Druhý odstavec pak ještě dodává, že jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec. Všechny předmětné podmínky určuje vždy a výhradně sám zaměstnavatel, tedy také počátek a konec každé pracovní cesty zaměstnance. Zaměstnanec není oprávněn svévolně cokoliv změnit.

Pokud se týká zahraničních pracovních cest, stručnou definici této pracovní cesty stanoví první věta § 154 zákoníku práce. Zde je stanoveno, že zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Nutno podotknout, že většina zahraničních pracovních cest našich zaměstnanců začíná i končí na území České republiky, ale stále se jedná o zahraniční pracovní cestu. Druhá věta tohoto ustanovení pak přesně stanoví okamžik, od kterého je zaměstnavatel povinen poskytovat náhrady cestovních výdajů v cizí měně. Je zde jednoznačně stanoveno, že dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě.

Z uvedeného tedy vyplývá, že jakmile zaměstnanec v rámci pracovní cesty překročí českou státní hranici, jedná se vždy o zahraniční pracovní cestu, kterou nelze dělit na tuzemskou a zahraniční část. Je tomu tak především proto, že výpočet náhrad cestovních výdajů se velmi často prolíná z obou částí, tj. tuzemské i zahraniční části. Rozdělení zahraničních pracovních cest na tuzemskou část a zahraniční část nepochybně prosazují ti vedoucí pracovníci, kteří se neobtěžovali si ani přečíst platnou právní úpravu a nemají ani ponětí o tom, jak se vyúčtování zahraničních pracovních cest počítá.

Realita, která se v praxi často objevuje, ještě ke všemu doznává takové podoby, že tuzemskou část počítá určená účetní zaměstnavatele v jednom místě a zahraniční část jiná účetní v jiném místě, přičemž není nic mimořádného, že první místo je na jednom konci republiky a zmíněné druhé místo na druhém konci republiky. Takový způsob výpočtu cestovního příkazu zaměstnance je minimálně pochybný.

Ustanovení § 163 odst. 4 se dostalo do zákoníku práce proto, aby byla odstraněna tvrdost zákona, ke které docházelo za účinnosti staré zrušené právní úpravy zákona č. 119/1992 Sb. Jednalo se o to, že se u zaměstnanců objevovaly dvoudenní tuzemské pracovní cesty, ale ani v jednom dnu pracovní cesta netrvala 5 hodin, a tedy zaměstnanci nevznikl nárok na stravné ani za jeden den, také ho tudíž nedostal, což byla nepochybně tvrdost zákona, ale nebylo na základě čeho ji odstranit. Obdoba předmětného ustanovení byla naposledy ve zrušené vyhlášce č. 33/1984 Sb.

Zmíněné ustanovení § 163 odst. 4 přesně stanoví, že při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Pozor však na to, že citovaná formulace nepochybně prakticky znamená časové rozpětí od 0.00 hodin jednoho kalendářního dne do 24.00 hodin druhého kalendářního dne.

Nejdůležitější změna však spočívá v tom, že od 1. 1. 2012 lze předmětné ustanovení § 163 odst. 4 aplikovat pouze a jedině na dvoudenní tuzemské pracovní cesty. Konkrétně to způsobila novelizace § 166 odst. 1 zákoníku práce, a to tím, že vsunula do tohoto ustanovení doplněk „s výjimkou odstavce 4“. Zmíněný § 166 odst. 1 totiž ve své první větě stanoví, že zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci stravné ve výši a za podmínek stanovených v § 163 (to prakticky znamená nárok na tuzemské stravné za dobu cestování po území České republiky), s výjimkou odstavce 4 (tj. mimo počítání podle odstavce 4) a dále náhrady za dobu pobytu v zahraničí. Vzhledem k tomu, že předmětný odstavec 4 byl od počátku součástí § 163 zákoníku práce, který vždy upravoval pouze tuzemské stravné, pomíjím nejrůznější dřívější výklady, které určitě plně neodpovídaly zákonnému znění.

K uvedenému je pro úplnost třeba ještě uvést, že pokud dojde k situaci, že bude pro zaměstnance podle předmětného ustanovení výhodnější sčítání hodin trvání pracovní cesty za oba dva dny, pak podle stanoviska Ministerstva práce a sociálních věcí je pro výši stravného maximální limit za 24 hodin, tj. tuzemské stravné maximálně ve výši 198 Kč v letošním kalendářním roce – tedy horní výši za kalendářní den v rozpočtové sféře, aby nemuselo být zaměstnanci nic zdaňováno.