Časté chyby ve mzdové praxi

Dobu čerpání dovolené určuje podle § 217 odst. 1 ZP Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a k oprávněným zájmům zaměstnance. Je tedy především na zaměstnavateli, kdy čerpání dovolené zaměstnancům určí (musí jim to však oznámit alespoň 14 dní předem), neplatí tedy, že část dovolené si určuje zaměstnanec a část zaměstnavatel, nestačí rovněž, aby zaměstnanec oznámil: „Příští týden si beru dovolenou.“ Samozřejmě je ideální, pokud se dovolená poskytuje po vzájemné dohodě zaměstnance a zaměstnavatele tak, aby to vyhovovalo oběma stranám, a tak se i v praxi většinou děje.

Dovolená se má poskytovat tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku. Poskytuje-li se dovolená v několika částech, musí alespoň jedna část činit pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne jinak, tak se ostatně v praxi děje.

Dovolená by se měla čerpat do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. z naléhavých provozních důvodů či z důvodů překážek v práci.

Náhradu mzdy (tj. proplacení) za nevyčerpanou dovolenou ze základní výměry čtyř týdnů je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci Nevyčerpá-li tedy zaměstnanec tuto základní výměru dovolené např. z důvodu nemoci ani do konce příštího kalendářního roku, právo na tuto dovolenou bez náhrady zaniká.

Pracovní volno není zaměstnavatel povinen poskytovat, jestliže zaměstnanec může zařídit záležitost (např. návštěva zubaře atd.), pracujeli tedy např. zaměstnanec v odpolední směně, měl by si návštěvu lékaře plánovat na dopoledne.

Náhrada mzdy se poskytuje vždy jen za po kterou důvod nepřítomnosti trval. Například k celodenní nepřítomnosti z důvodu návštěvy lékaře by mělo docházet jen zcela výjimečně v odůvodněných případech, pokud byl důvod nepřítomnosti v tomto rozsahu nezbytný (vzdálené specializované pracoviště) a návštěvu lékaře nebylo možné provést mimo pracovní dobu.

Rozhodně neplatí, že pokud se navštěvuje lékař mimo místo bydliště, vzniká automaticky nárok na jeden den pracovního volna s náhradou mzdy. Pracovní volno s náhradou mzdy je zaměstnavatel povinen poskytnout jen za dobu nutnou k návštěvě zdravotnického zařízení zaměstnance. Pokud bylo vyšetření provedeno v jiném než nejbližším zdravotnickém zařízení, náhrada mzdy přísluší pouze za dobu, která by byla potřebná k návštěvě nejbližšího zdravotnického zařízení.

Při se pracovní volno s náhradou mzdy poskytne pouze na nezbytně nutnou dobu potřebnou k převozu manželky (družky) do zdravotnického zařízení a zpět. Na samotnou účast při porodu manželky (družky) se poskytuje pracovní volno již bez náhrady mzdy.

Některé mzdové účetní postupují při výpočtu měsíčního PV tak, že souhrn příjmů za rozhodné období (tj. zpravidla čtvrtletí) jednoduše vydělí třemi, což je samozřejmě špatně. Zaměstnanec pak může být citelně poškozen především v případech, kdy např. kvůli nemoci odpracuje pouze část pracovního fondu a dosáhne nižší mzdy, PV pak může být značně podhodnocen.

Při zjišťování PV se občas postupuje chybně tak, že se počtem odpracovaných hodin dělí celý hrubý příjem zaměstnance, tedy nikoli pouze ale příjem včetně náhrad mzdy za dovolenou, návštěvu lékaře atd. PV je pak nadhodnocen, protože proti těmto náhradám mzdy není žádná odpracovaná doba.

Pokud zaměstnanec neodpracuje v rozhodném období alespoň 21 dnů (např. z důvodu nemoci, mateřské dovolené, neplaceného volna atd.), je třeba PV počítat podle § 355 ZP. V takovém případě je třeba nějakým způsobem odhadnout, jaký výdělek by zaměstnanec asi dosáhl, kdyby v rozhodném období pracoval (např. odhadnout souhrn předpokládané základní mzdy a případných odměn, použít PV jiných zaměstnanců, kteří vykonávají stejnou nebo obdobnou práci atd.). V praxi se však v takových případech často vyskytuje snaha použít poslední známý PV zjištěný ve čtvrtletí dřívějším než bezprostředně předcházejícím, takový postup však může v případě delšího odstupu tohoto období značně podhodnotit PV zaměstnance.

Jestliže PV zaměstnance vyjde nižší než minimální mzda, na kterou by zaměstnanci vzniklo právo v kalendářním měsíci, v němž vznikla potřeba PV uplatnit, je třeba PV zvýšit na výši odpovídající této minimální mzdě (tj. zpravidla na 48,10 Kč/hod.). Přesto se v praxi objevují PV nižší než je minimální mzda.

Pokud je ve společnosti vyplácena (roční odměny, roční prémie, 13. a 14. platy atd.), je třeba podle § 358 ZP do PV zahrnovat jen její poměrnou část připadající na kalendářní čtvrtletí, zbývající část této mzdy se zahrne do hrubé mzdy při zjišťování PV v dalších obdobích. Počet dalších období se určí podle celkové doby, za níž se mzda poskytuje. Tuto mzdu je třeba zahrnovat v poměru odpovídající odpracované době v daném rozhodném období. To znamená, že roční odměny, prémie atd. je třeba rozpočítat do čtyř čtvrtletí, a to podle odpracované doby v daném čtvrtletí, není tedy možné dát do každého čtvrtletí čtvrtinu, ale je třeba přihlédnout i k odpracované době v daném čtvrtletí. Je vhodné tuto situaci upravit ve vnitřních předpisech. V praxi se často celá odměna poskytnutá za delší období zahrnuje v plné výši do rozhodného období, ve kterém je vyplacena. Dochází tak k výraznému nadhodnocení PV počítaného z tohoto rozhodného období a naopak podhodnocení PV počítaných z následujících rozhodných období.

Při odškodňování pracovních úrazů a nemocí z povolání je nutné použít tzv. roční průměrný výdělek (za předchozí kalendářní rok), jestliže je výhodnější než průměrný nebo pravděpodobný výdělek zjištěný za standardní rozhodné období (předchozí kalendářní čtvrtletí) před vznikem škody. Vyplývá to z ustanovení § 360 ZP a § 382 odst. 1 ZP. Mzdová účetní tedy musí pro uvedený účel provést porovnání zmíněných PV. Na toto se někdy v praxi zapomíná.

Již několikrát jsem se setkal s tím, že zaměstnanec neuplatňoval slevu na dani na manželku, resp. mzdová účetní ho na tuto možnost neupozornila, přestože na tuto slevu měl nárok. Zaplatil tak zcela zbytečně na dani 24 840 Kč navíc. A to jde převážně o mladé rodiny s malými dětmi. Mzdové účetní by jako zástupkyně zaměstnavatele, podle mého názoru, měly trochu aktivněji napomáhat zaměstnancům při optimalizaci jejich daňové povinnosti.

Setkávám se také s případy, kdy zaměstnavatel - mzdová účetní nevybízí zaměstnance k podpisu Prohlášení k dani a k uplatnění slev na dani, přestože je zřejmé, že zaměstnanec na stejné období kalendářního roku nepodepsal Prohlášení k dani u jiného plátce. Jde např. o pracující důchodce, studenty, brigádníky, ti pak zcela zbytečně odvádí srážkovou daň či zálohu na daň z příjmů ve výši 15 %. Podotýkám, že již několik let i starobní důchodci mohou uplatňovat slevu na dani na poplatníka.

Některé mzdové účetní pak mají problémy při uplatňování nezdanitelných částí základu daně zaměstnanců z oblasti životního pojištění, penzijního připojištění, úvěrů na financování bytových potřeb, dalšího vzdělávání atd. Znemožňují pak zaměstnancům tyto položky uplatnit či je nutí, aby si daňové přiznání podávali sami.

Je-li vyměřovací základ pro pojistné na zdravotní pojištění zaměstnance (tj. jeho skutečný příjem) nižší než minimální vyměřovací základ (tj. minimální mzda), zaměstnavatelé někdy neprovádí doplatek pojistného do stanoveného minimálního vyměřovacího základu, tj. do

Někdy naopak výše zmíněný doplatek provádí zaměstnavatelé chybně i u zaměstnanců, na které se minimální vyměřovací základ (za které je plátcem pojistného stát, OSVČ, tělesně postižení atd.).

Podobně zaměstnavatelé někdy neodvádí pojistné v případě poskytnutí pracovního volna bez náhrady příjmu Pokud neplacené volno trvalo po dobu kratší než jeden měsíc, je třeba zaměstnanci (opět vyjma zaměstnanců, na které se minimální vyměřovací základ nevztahuje) připočíst k úhrnu příjmů započitatelných do vyměřovacího základu za každý kalendářní den, ve kterém trvalo pracovní volno, poměrnou část minimální mzdy připadající na jeden kalendářní den v daném měsíci.

Je vhodné závazky ze závislé činnosti k zaměstnancům, kteří jsou zároveň i neúčtovat na stejný účet jako závazky vůči ostatním zaměstnancům. Tj. závazky z mezd zaměstnanců - společníků s. r. o. se účtují např. na účet 366, nikoliv na účet 331. Důvodem je mimo jiné i to, že závazky ke společníkům je třeba v rozvaze sledovat na jiném řádku než závazky k ostatním (běžným) zaměstnancům, a to i závazky plynoucí společníkům ze závislé činnosti.

Podobně je vhodné účtovat i mzdové náklady zaměstnanců, kteří jsou zároveň i společníky či členy družstva, na jiné účty, než kam se účtují mzdové náklady běžných zaměstnanců (např. na účet 522 nikoliv na účet 521). Mzdy zaměstnanců - společníků s. r. o. se tedy účtují odděleně od ostatních zaměstnanců (např. MD 522/D 366).

Občas se chybně odměna za výkon funkce jednatele s. r. o. považuje za daňově neúčinný náklad. Daňově neuznatelnými náklady jsou podle § 25 odst. 1 písm. d) ZDP odměny členů statutárních orgánů a dalších orgánů právnických osob, ovšem jednatel s. r. o. není pouhým členem statutárního orgánu, ale je sám statutárním orgánem. Zmíněné ustanovení se tak na něj nevztahuje a odměna jednatele je daňově účinným nákladem s. r. o. V této oblasti by však mělo již od 1. 1. 2012 dojít k větším změnám.

V souvislosti se zmíněnou odměnou za výkon funkce jednatele společnosti (na tuto funkci samozřejmě nemůže být sjednána pracovní smlouva) přidávám ještě jedno upozornění. Tato odměna nemůže být ani v případě, že jednatel nemá podepsáno Prohlášení k dani a jde o částku do 5 000 Kč za kalendářní měsíc, zdaňována srážkovou daní ve výši 15 %, jako je tomu u příjmů běžných zaměstnanců. Toto vyplývá z § 6 odst. 4 ZDP. Z odměny za výkon funkce jednatele se tak odvádí výhradně záloha na daň z příjmů.

Podle § 81 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, je Tuto povinnost mohou podnikatelské subjekty plnit kromě samotného zaměstnávání zdravotně postižených osob i odebíráním výrobků nebo služeb od zaměstnavatelů zaměstnávajících více než 50 % zaměstnanců se zdravotním postižením, odvodem do státního rozpočtu (za rok 2010 se odvádělo 58 310 Kč za osobu) nebo kombinací uvedených způsobů. Způsob splnění této povinnosti je zaměstnavatel povinen písemně ohlásit vždy do 15. února následujícího roku příslušnému úřadu práce. Mnoho zaměstnavatelů uvedené povinnosti neplní.

Někteří zaměstnavatelé poskytují (ve výši nejméně 10 % průměrného výdělku - viz § 116 ZP) chybně pouze těm zaměstnancům, které ZP označuje za zaměstnance pracující v noci, tj. pouze zaměstnancům, kteří odpracovali během noční doby alespoň tři hodiny (§ 78 ZP). Tato definice zaměstnance pracujícího v noci ovšem nemá žádnou vazbu na poskytování příplatku za noční práci, souvisí s jistými omezeními noční práce (lékařské prohlídky atd. - viz § 94 ZP). Příplatek za noční práci je ovšem třeba poskytovat za práci v jakékoliv délce konanou v době 22:00 - 6:00 hodin (např. i za několikaminutové úseky této noční práce).

Za velký nedostatek při vedení mzdové evidence si dovoluji považovat i nevyužívání možnosti Elektronicky lze zasílat různé přehledy a formuláře především České správě sociálního zabezpečení, finančnímu úřadu a jednotlivým zdravotním pojišťovnám. Při nevyužívání tohoto způsobu komunikace s příslušnými institucemi totiž dochází k hazardování s časem pracovníků mzdových účtáren a mrhání pracovních sil, zvyšování nákladů (poštovní poplatky, náklady na tisk), zvyšuje se riziko chybovosti atd. Především pro zaměstnavatele s větším počtem zaměstnanců by tento způsob předkládání formulářů příslušným institucím měl být již samozřejmostí.