Poskytování cestovních náhrad

K tomu je třeba uvést, že pokud je zaměstnanec svým zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, je pro poskytování náhrad cestovních výdajů rozhodující doba trvání pracovní cesty, jak určil zaměstnavatel podle § 153 odst. 1 zákoníku práce. Podle tohoto ustanovení totiž platí, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel s tím, že přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Současně je také stanoveno, že jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.

Z uvedeného tedy vyplývá, že pokud zaměstnavatel vyšle zaměstnance na služební cestu tak, že její doba zahrnuje i víkendové dny (tj. soboty a neděle, popřípadě svátky), pak náhrady cestovních výdajů náleží zaměstnanci i za tyto dny, bez ohledu na to, zda v tyto dny pracuje či nikoliv, rozhodující je, že trvá pracovní cesta.

Zaměstnavatel má totiž bezpochyby možnost podle citovaného ustanovení rozhodnout o konkrétních podmínkách každé pracovní cesty zaměstnance tak, aby to pro něj bylo co nejvýhodnější, tedy pokud to pro něj je možné a přijatelné, že by určoval zaměstnanci jednotlivě kratší pracovní cesty od pondělí do pátku (tj. počátek v pondělí a ukončení v pátek), a pak by neposkytoval předmětné náhrady za víkendové dny. Samozřejmě, že musí za takových okolností současně zhodnotit i ekonomickou stránku takové situace, a je určitě pochopitelné, že při větších vzdálenostech přechodného pracoviště zaměstnance (tj. místa, kam je zaměstnanec vysílán k plnění pracovních úkolů) nebude toto zřejmě možné právě s ohledem na vzniklé náklady na takovou pracovní cestu.

Nejrůznější úvahy v praxi směřují nejčastěji k tomu, že je třeba počátkem onemocnění ukončit pracovní cestu zaměstnance, což je samozřejmě nesprávné, protože zaměstnanec si pracovní cestu nevymyslel, nýbrž byl na ni vyslán svým zaměstnavatelem, a ani o nemoci nerozhodoval.

Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty onemocní, nebo je dokonce nezbytná hospitalizace v nemocnici, musí zaměstnavateli předložit patřičné lékařské potvrzení s tím, že nebyl schopný se vrátit z této pracovní cesty. Rozhodující je pak tedy zmíněný lékařský posudek v tom smyslu, zda se zaměstnanec musí po určitou dobu léčit v místě přechodného pracoviště, a v takovém případě, pokud nebude hospitalizován, mu budou náležet také náhrady cestovních výdajů (stravné a další), neboť mu v souvislosti s touto skutečností budou vznikat i zvýšené výdaje při pracovní cestě, jelikož ta nemůže být z důvodu nemoci ukončena. Pokud bude zaměstnanec hospitalizován, bude mu náležet stravné, ale snížené (krácené) za tři bezplatně poskytnutá jídla v nemocnici (z nemocenského pojištění), a tedy mu bude doplaceno stravné ve výši 25 % za kalendářní den (samozřejmě za dny, kdy bude pobývat v nemocnici déle než 18 hodin v kalendářním dnu a za první a poslední den podle počtu hodin a poskytnutých bezplatných jídel). V případě, že by se jednalo o obdobné onemocnění při zahraniční pracovní cestě, je řešení situace obdobné, jen navíc by mělo být zaměstnanci přiznáno v určité výši kapesné na krytí případných nutných vedlejších výdajů osobního charakteru, například telefon, hygienické potřeby apod. Pracovní cesta zaměstnance (tuzemská i zahraniční) může být ukončena až návratem do místa bydliště.

Výdaj za nákup dálniční známky z důvodu realizace pracovní cesty zaměstnancem soukromým silničním motorovým vozidlem se souhlasem zaměstnavatele představuje nutný vedlejší výdaj, tedy jednu z nárokových náhrad cestovních výdajů, podle § 156 odst. 1 písm. e) zákoníku práce. Samozřejmě, že pokud má být předmětný výdaj podle citovaného ustanovení posuzován, musí být prokázaný, tj. dokladem o nákupu příslušné dálniční známky v rámci vykonávané pracovní cesty. Je tomu tak proto, že zákoník práce připouští podle § 164 pouze náhradu prokázaného nutného vedlejšího výdaje.

Skutečnost, zda si zaměstnanec vůbec může při pracovní cestě realizované soukromým silničním motorovým vozidlem zakoupit dálniční známku a v jaké hodnotě a zda může při pracovní cestě použít komunikaci s označením dálnice, rozhoduje v rámci určení podmínek pracovní cesty podle ustanovení § 153 odst. 1 zákoníku práce výhradně a sám zaměstnavatel, a to v rámci zásady zvýšené pravomoci a odpovědnosti zaměstnavatele, na které je také zákoník práce mj. koncipován.

Obecně se v praxi obvykle postupuje tak, že zaměstnavatel rozhoduje o zakoupení dálniční známky v konkrétním případě vždy s ohledem na to, jak časté jsou u konkrétního zaměstnance předpokládány pracovní cesty s použitím dálnice. V této souvislosti je nutné zvážit skutečnost, že se jedná o soukromé silniční motorové vozidlo, a tudíž lze jen velmi nesnadno zdůvodnit při nákupu roční dálniční známky a snaze jejího proplacení zaměstnanci zaměstnavatelem v plné výši, že tuto dálniční známku zaměstnanec během celého kalendářního roku (zdaňovacího období) nevyužije ani jednou pro soukromé účely (tj. při soukromé cestě). Při odsouhlasení zaměstnavatelem zaměstnanci zakoupení roční dálniční známky z důvodu častého konání pracovních cest s jejím nezbytným využitím se obvykle uznávají ze strany finančních a daňových kontrolních orgánů pouze určité části hodnoty této dálniční známky pro daňové účely, což je pro zaměstnavatele rozhodující. Nejčastěji se v této záležitosti postupuje tak, že se uzná část hodnoty dálniční známky odpovídající například poměru ujetých kilometrů pro služební a soukromé účely, a ve stejném poměru se rozhodne i o proplacení části hodnoty dálniční známky. Nejspravedlivější pro zaměstnance i zaměstnavatele je zřejmě takový postup, kdy zaměstnanec (pokud je vysílán zaměstnavatelem často na pracovní cesty) si zakoupí sám roční dálniční známku a zaměstnavatel mu pak proplatí alikvotní část, tj. vypočte z ceny roční dálniční známky paušální částku na kalendářní den, kterou pak zaměstnanci přiznává za každý kalendářní den konání pracovní cesty soukromým silničním motorovým vozidlem.

Zaměstnavatel bude předmětný výdaj zahrnovat do daňově uznatelných výdajů podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), protože se jedná o proplacený výdaj jako náhrady cestovního výdaje při pracovní cestě zaměstnance, a zaměstnanec nebude mít tento výdaj předmětem daně podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP.

Řešení vychází ze skutečnosti, že zaměstnavatel dal souhlas zaměstnanci k použití předmětného vozidla při pracovní cestě. V této souvislosti je nepodstatné, zda se jedná o vozidlo služební nebo soukromé. V obojím případě, pokud dojde v průběhu pracovní cesty na vozidle k poruše, je zaměstnanec oprávněn nechat vozidlo opravit v nezbytně nutném rozsahu tak, aby bylo schopné dojezdu, nebo – pokud je to nutné – odtáhnout. Samozřejmě, že oprava musí být doložena účtem u autoopravny nebo odtahové služby. Zejména u soukromých silničních motorových vozidel bude pečlivě hodnoceno a prověřováno, zda skutečně došlo pouze k nezbytně nutné opravě, a nikoliv k rozsáhlejší opravě vozidla zaměstnance na úkor zaměstnavatele.

K tomu je třeba uvést, že pokud je zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu do lokality, která není uvedena přesně ve vyjmenovaných lokalitách ve vyhlášce Ministerstva financí č. 366/2016 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2017, rozhodovalo se v minulosti vždy tak, že zahraniční stravné bylo přiznáváno ze základní sazby zahraničního stravného toho státu, který se nejvíce svou životní úrovní přibližoval navštěvované lokalitě. Je tedy na zaměstnavateli vyslaného zaměstnance, aby posoudil stav, a rozhodl, ze které základní sazby zahraničního stravného bude vycházet.

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2017.