Automobil podnikatele a zaměstnance na pracovní cestě

(zákon č. 586/1992 Sb.).Vozidlem v nájmu se rozumí rovněž vozidlo najaté v půjčovně vozidel. jsou výdaje spojené s pracovní cestou, včetně výdajů na pracovní cesty spolupracujících osob a společníků v. o. s. a komplementářů k. s. Mezi tyto výdaje počítáme doložené doklady o jejich nákupu.

Nájmem dopravního prostředku se zabývá § 2321 až 2325 občanského zákoníku – zákon č. 89/2012 Sb., ve znění pozdějších předpisů (jedná se o operativní leasing). Nájemní smlouvou se pronajímatel zavazuje přenechat nájemci na určitou dobu užívání dopravního prostředku a nájemce se zavazuje platit za to pronajímateli nájemné.

Jak vyplývá z pokynu GFŘ D-22 bod 22 k § 24 odst. 2 ZDP, pro účely uplatnění daňových výdajů na pohonné hmoty podle § 24 odst. 2 písm. k) zákona, pokud správce daně nestanoví jinak, vede poplatník evidenci jízd tak, aby takto vynaložené výdaje mohl prokázat. V evidenci jízd jsou uváděny minimálně tyto údaje: datum jízdy, cíl jízdy, účel jízdy, ujeté kilometry. Dále poplatník vede údaje o typu vozidla, registrační značce (státní poznávací značce), stavu ujetých kilometrů k 1. 1. (případně k datu zahájení činnosti nebo zahájení používání vozidla) a k 31. 12. kalendářního roku (případně k datu ukončení činnosti nebo ukončení používání vozidla).

Veškeré tyto výdaje (náklady) lze účtovat nebo evidovat jako daňově uznatelné na základě prokázaných dokladů. Daňovým výdajem

Z § 24 odst. 2 písm. k) bod 4 ZDP vyplývá, že při použití silničního motorového vozidla zahrnutého v obchodním majetku poplatníka, vozidla pořizovaného na finanční leasing nebo vozidla v nájmu, k zahraniční pracovní cestě, lze uplatnit výdaje na dopravu v prokázané výši a ve výši náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty u zahraničních pracovních cest, při kterých výdaje na pohonné hmoty nelze prokázat, se použijí tuzemské ceny pohonných hmot platné v době použití vozidla.

V případě, že je se o těchto soukromých cestách neúčtuje. Rovněž tak nákup pohonných hmot na jízdy pro soukromé účely nelze hradit z pokladny podnikatele. Na základě rozdílu stavu tachometru k 1. 1. a 31. 12. daného kalendářního roku a stavu jízd pro účely podnikání dle evidence jízd .

Pokud podnikatel k pracovní cestě uplatní podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 ZDP jako daňové výdaje .

představuje náhradu za amortizaci vlastního vozidla, za provádění jeho oprav a údržby a činí v roce 2017 na základě vyhlášky MPSV č. 440/2016 Sb.:

se rozumí dle pokynu GFŘ D-22 bod 24 k § 24 odst. 2 ZDP částka stanovená v závislosti na počtu ujetých kilometrů, nákupní ceně pohonných hmot a na údaji o spotřebě pohonných hmot pro kombinovaný provoz uvedeném výrobcem nebo dovozcem v technickém průkazu motorového vozidla. Není-li tento údaj v technickém průkazu motorového vozidla uveden, vypočítá se údaj o spotřebě pohonných hmot jako aritmetický průměr z údajů uvedených v technickém průkazu motorového vozidla. Pokud nejsou v technickém průkazu motorového vozidla uvedeny žádné údaje nebo je uveden pouze údaj o spotřebě pohonných hmot podle české státní normy, stanoví se údaj o spotřebě pohonných hmot podle údaje o provozní spotřebě pohonných hmot doplněného do technického průkazu motorového vozidla oprávněným orgánem s odkazem na údaj stanovený autorizovanou zkušebnou.

Podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 ZDP lze pro stanovení výdajů za spotřebované pohonné hmoty použít ceny stanovené zvláštním právním předpisem vydaným pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru, který je účinný v době konání cesty. vydané pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru.

Druh pohonných hmot	2015	2016	2017
Benzin automobilový 95 oktanů	35,90	29,70	29,50
Benzin automobilový 98 oktanů	38,30	33,00	32,50
Motorová nafta	36,10	29,50	28,60

Vzhledem k současným cenám pohonných hmot se nejeví pro podnikatele, který použije k pracovní cestě motorové vozidlo nezahrnuté v obchodním majetku, vhodné použít k výpočtu náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty ceny stanovené ve vyhlášce č. 440/2016 Sb., protože nakupuje PHM za ceny, které jsou vyšší než ceny uvedené v této vyhlášce.

Pokud k pracovní cestě podnikatel a posléze ho z obchodního majetku vyřadil do soukromého používání, pak je Sazbu základní náhrady nelze v tomto případě uplatnit.

Vlastním motorovým vozidlem, které není zahrnuto do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, se rozumí vozidlo téhož poplatníka – např. podnikatel vyřadil z obchodního majetku vozidlo a toto nadále používá pro vlastní potřebu a zčásti k výkonu podnikatelské činnosti.

Pokud podnikatel použije k pracovní cestě vlastní automobil, který byl u poplatníka předmětem finančního leasingu a úplatu u finančního leasingu uplatnil jako daňový výdaj, může podnikatel Sazbu základní náhrady nelze uplatnit.

Pokud však podnikatel jde u něho o soukromé vozidlo bez vazby na obchodní majetek a podnikatel si (po ukončení finančního leasingu a převedení vlastnického práva k předmětu leasingu za kupní cenu nebo bezúplatně na uživatele věci).

Právní úprava výprosy je obsažena v § 2189 až 2192 občanského zákoníku.

Právní úprava výpůjčky je obsažena v § 2193 až 2200 občanského zákoníku. a nebyl-li ujednán způsobem přiměřeným povaze věci. Základním znakem výpůjčky je její bezplatnost. V případě, že by došlo při vypůjčení vozidla k peněžní úhradě nebo k úhradě v nepeněžní formě, nepůjde o výpůjčku, ale o nájem vozidla.

Jako daňově uznatelný náklad (výdaj) při použití vozidla užívaného na základě smlouvy o výpůjčce nebo smlouvy o výprose k pracovní cestě lze uplatnit podle § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 ZDP Sazbu základní náhrady nelze uplatnit.

Z § 153 odst. 1 zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) vyplývá, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel, přičemž přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. V § 157 odst. 2 a odst. 3 zákoník práce rozeznává dvě odlišné varianty použití silničního motorového vozidla zaměstnance k pracovní cestě:

Oba případy se vztahují na jakékoliv silniční motorové vozidlo s výjimkou vozidla zaměstnavatele, které použije zaměstnanec k pracovní cestě. Může jít o vlastní vozidlo zaměstnance, o vozidlo, které si zaměstnanec bezplatně vypůjčil od známých či příbuzných, resp. z půjčovny, ale může jít i o vozidlo zaměstnance, který je současně podnikatelem a vozidlo využívá pro podnikatelské účely, ale nemá je vložené do obchodního majetku, popř. půjde o vozidlo pořízené na finanční leasing.

Základní podmínkou pro poskytnutí základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty tedy je, že zaměstnanec použije soukromé silniční motorové vozidlo k výkonu pracovní cesty (tuzemské či zahraniční) na výslovnou žádost zaměstnavatele. Pokud by zaměstnavatel například určil jako způsob dopravy autobus nebo vlak a zaměstnanec by se souhlasem zaměstnavatele použil na pracovní cestu svůj soukromý osobní automobil, nebude mít zaměstnanec nárok na proplacení cestovních náhrad za použití osobního automobilu.

V případě, že zaměstnanec použije při pracovní cestě na žádost zaměstnavatele své soukromé silniční motorové vozidlo a současně s ním cestují společně i další zaměstnanci, nepřísluší spolucestujícím náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty za každý 1 km jízdy, ani náhrada ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy. Náhrady jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty za ujeté kilometry jízdy přísluší pouze zaměstnanci, který své vozidlo používá k pracovní cestě. Spolucestujícím žádné jízdní výdaje nevznikají, proto nemohou požadovat žádné náhrady.

stanovena pro rok 2017 vyhláškou MPSV č. 440/2016 Sb. ve výši 3,90 Kč/km. V návaznosti na § 157 odst. 4 a 5 a § 175 zákoníku práce se postupuje následovně:

Při výpočtu výše náhrady za spotřebované pohonné hmoty se podle § 158 odst. 3 zákoníku práce vychází z ceny pohonné hmoty, kterou prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.

Obecně platí, že v případě, že zaměstnanec chce uplatnit ceny vyšší (nakupuje za ceny vyšší, než jsou vyhlášené průměrné ceny pohonných hmot), je povinen doložit cenu doklady o jejich nákupu (nedokládá však vlastní spotřebu pohonných hmot).

Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie, který je uveden v technickém průkazu použitého vozidla (v tomto případě se nepočítá spotřeba pohonných hmot aritmetickým průměrem údajů z technického průkazu). Není-li údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU v technickém průkazu uveden, vypočte zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na zahraniční pracovní cestu silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla zaměstnavatele, přísluší mu (nárokově) za každý 1 km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Postup je shodný jako při tuzemské pracovní cestě s tím rozdílem, že dle § 167 zákoníku práce Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2017.