Cestovní náhrady náleží nejen u pracovních cest

Než se dostaneme k cestovním náhradám za jiné cesty nežli pracovní, je vhodné vymezit, co se rozumí onou pracovní cestou, kterým se tedy věnovat nebudeme. Zdálo by se logické, že půjde o cestu zaměstnance do práce, protože jejím důvodem je přece výkon práce pro zaměstnavatele někde jinde než doma, jinak jsme mohli zůstat v posteli. Tak tomu ale (zatím?) není, ačkoli dnešní doba vzácnosti práce chtivých lidí nutí zoufalé firmy zaměstnancům snášet „modré z nebe“ a navyšovat paletu nejrůznějších benefitů včetně přispívání na dojíždění. To je ale dobrodiní zaměstnavatelů, které pochopitelně právní předpisy nenařizují ani nijak neomezují, ledaže by docházelo k bezdůvodné diskriminaci. Nás bude zajímat, co zaměstnavatel musí dle pracovního práva dělat.

Po krátkém hledání najdeme správnou definici pracovní cesty v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“), v pasáži , konkrétně v § 42 odst. 1:

Zkrátka jde o práci pro zaměstnavatele jinde než v místě výkonu práce uvedeném v pracovní smlouvě, včetně přepravy tam a zpět. Proto pracovní cesta z právního hlediska představuje změnu pracovního poměru – a to právě ohledně sjednaného místa práce. S tím souvisí – v praxi pohříchu formální – požadavek ZP, aby s touto dílčí změnou smlouvy (pracovní) zaměstnanec souhlasil, jak uvádí pokračování § 42 odst. 1 ZP:

Co by se stalo, když by ZP již nic dalšího k pracovním cestám nestanovoval. Vezměme si konkrétní příklad pana Nováka se sjednaným místem výkonu práce v Brně, kterého zaměstnavatel vyšle na pracovní cestu do Liberce, aby tam u zákazníka opravil jím dodaný stroj. Pan Novák je letitý, loajální a hrdý zaměstnanec významné strojírenské firmy, a tak se „dobrovolně povinně“ vydá na cestu. Sedne na autobus a v Liberci stráví opravou dva dny, pročež přenocuje v místním hotelu. Vrátí se pro změnu vlakem do Brna a ředitel mu osobně poděkuje za příkladnou reprezentaci firmy. A tím to skončí? To by nebylo spravedlivé, vždyť pan Novák nejenže pracovní cestě věnoval zhruba 20 hodin svého jinak soukromého času, ale měl také nemalé výlohy s jízdenkou na autobus a vlak, nemluvě o noclehu v hotelu, a rovněž se nemohl stravovat v jeho oblíbené a relativně levné hospůdce na kraji Brna, ale nejspíše někde v centru Liberce. Přitom samozřejmě nešlo o jeho soukromý výlet na sever Čech, ale cestu pan Novák podnikl pouze na popud a v zájmu svého zaměstnavatele. Ponechání finančního břemene spojeného s pracovní cestou na bedrech dotyčného zaměstnance by nebylo spravedlivé. Proto najdeme v § 2 odst. 2 ZP hospodské pravidlo „Kdo poroučí, ten platí“ učesané legislativními právníky do podoby:

Aby v praxi nedocházelo k výkladovým sporům mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem ohledně rozsahu a výše nákladů souvisejících s pracovní cestou, které nese zaměstnavatel, tak je poměrně podrobně vymezuje ZP v části sedmé čtyřiceti paragrafy od 151 do 190. V nich se dočteme, že cestovními výdaji, za které náleží zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí . Zákon podrobněji vymezuje :

Právě vyjmenovaných šest typů cestovních náhrad se ovšem neomezuje pouze na klasické tuzemské pracovní cesty ve výše uvedeném významu podle § 42 ZP, ale přiměřeně se vztahují i na další situace, kdy je zaměstnanec povolán zaměstnavatelem k plnění pracovních úkolů vyžadujících jeho fyzické přemístění, kterými se budeme zabývat. Proto alespoň ve stručnosti uvedeme pravidla výpočtu jednotlivých typů cestovních náhrad.

záleží na druhu dopravního prostředku, při použití:

Ad 2) přichází na pořad dne až při tuzemských pracovních cestách delších než 7 kalendářních dnů a u zahraničních pracovních cest delších než 1 měsíc.

Ad 3) Při musí zaměstnavatel zajistit ubytování nebo zaměstnanci nahradit výdaje za ubytování. Zákoník práce zde chrání zaměstnavatele tím, že musí nahrazovat pouze výdaje vynaložené za takové ubytování, které je v souladu s podmínkami pracovní cesty, proto nemusí proplácet nocleh v pětihvězdičkovém hotelu v centru města, když v cestovním příkaze předurčil penzion za městem. Je ale třeba doplnit, že způsob ubytování musí zaměstnavatel určit předem a to písemně, jak výslovně velí § 153 odst. 1 ZP.

Ad 4) Smysl je v tom, že na pracovní cestě v jiné obci se zaměstnanec nemůže stravovat svým běžným a vesměs úsporným způsobem (v práci, doma, v malé hospůdce, jídlo z domova …), ale jinak a obvykle dráž. tak představuje určitý paušál (příspěvek), proto se neprokazuje a náleží minima stanoví zmíněná prováděcí vyhláška podle trvání pracovní cesty v daném dni: 82 Kč (cesta 5 až 12 hodin), 124 Kč (cesta přes 12 až 18 hodin) a 195 Kč (cesta přes 18 hodin).

Přičemž se (tuzemské) stravné počítá zvlášť za každou pracovní cestu a současně výjimkou jsou dvoudenní (přes jednu půlnoc) pracovní cesty, je-li to ovšem pro zaměstnance výhodnější.

Bylo-li , které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispívá, snižuje se stravné : 70 % (cesta 5 až 12 hodin), nebo 35 % stravného (cesta trvala mezi 12 a 18 hodinami) a 25 % (cesta byla delší než 18 hodin).

Ad 5) U zahraničních pracovních cest vzniká zaměstnanci nárok na , jehož základní sazbu pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času, určuje další prováděcí vyhláška č. 254/2018 Sb. (pro rok 2019). Tato sazba je závazná pro „veřejný sektor“, zatímco zaměstnavatel v „soukromém (podnikatelském) sektoru“ ji může snížit až o 25 %. Rovněž : základní sazba (přes 18 hodin), 2/3 základní sazby (přes 12 až 18 hodin), 1/3 základní sazby (méně než 12, nejméně však 1 hodina, resp. alespoň 5 hodin, pokud vznikl nárok na „české“ stravné). A zahraniční stravné se snižuje za každé poskytnuté „bezplatné jídlo“, obdobně jako „české“ stravné.

Ad 6) Zákoník práce pamatuje na . Zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši . V praxi třeba vstupenka na odbornou akci (cíl cesty, např. veletrh), dálniční známka (na období pracovní cesty), mýtné, mapy, poplatky za úschovu zavazadel, za parkování apod. (nikoli pokuty). Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Jak jsme předeslali, cestovními výdaji, za které zaměstnanci náleží cestovní náhrady, se rozumí nejen výdaje z titulu nejznámějších pracovních cest ad výše, ale dále rovněž výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

Pro jednodušší vyjadřování budeme v souladu s vymezením ZP rozlišovat :

Princip zákoníku práce v oblasti cestovních náhrad (část sedmá ZP) je následující:

Toto členění je významné také pro účely zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), kde jsou cestovní náhrady zaměstnanců náplní zejména § 6 odst. 7 písm. a) ZDP:

Ačkoli tedy ZP pro „soukromý sektor“ stanovuje pouze minima cestovních náhrad, tak . Vše nad tyto stropy je u zaměstnanců zdanitelným příjmem.

Cestovními výdaji, za které náleží zaměstnanci cestovní náhrady, jsou také výdaje, které mu vzniknou při cestě mimo jeho pravidelné pracoviště Jedná se o prvek zvýšené ochrany zaměstnanců před vychytralostí zaměstnavatelů, kteří by – a to zcela legálně – vymezili v pracovní smlouvě místo výkonu práce značně široce (extrémně jako území celé ČR), pročež by zaměstnanci nemuseli jinak přiznávat žádné cestovní náhrady. Jak totiž z výše uvedeného víme, pracovní cestou se standardně rozumí časově omezené . Takže pokud by sjednané místo výkonu práce bylo skutečně celé Česko, pak by zaměstnanec v ČR neměl nárok na žádné cestovní náhrady, což by mnohé zaměstnavatele jistě potěšilo…

Proto se za pracovní cestu – pouze pro účely cestovních náhrad – považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště, které může být sjednáno v pracovní smlouvě, ale nejšířeji jako jedna obec. Pokud není sjednáno pravidelné pracoviště, považuje se za něj místo výkonu práce, které v pracovní smlouvě musí být vždy. . Stanovuje tak § 34a ZP.

Pokud by v tomto případě , pak by se za něj automaticky považovalo sjednané místo výkonu práce a zaměstnanci by proto na cestovní náhrady při vyslání k výkonu práce v rámci této obce , ale až pouze při vyslání k výkonu práce mimo tuto obec ad 2).

V pracovní smlouvě např. servisních techniků, pracovníků ve stavebnictví, dopravců apod. často bývá jako místo výkonu práce sjednán i celý kraj, případně širší území ČR. Pro účely cestovních náhrad by se takto rozsáhlá oblast nepovažovala za pravidelné pracoviště, protože sjednané místo výkonu práce je širší než jedna obec, takže by se za něj považovala obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.

Běžně nastává i opačná situace, kdy je místo výkonu práce sjednáno úzce konkrétní adresou (např. Brno, Letní 8), takže pak vzniká nárok na cestovní náhrady paradoxně i při práci ve firemním skladu hned vedle (Letní 10) nebo na druhé straně silnice apod. Tehdy je vhodné sjednat pravidelné pracoviště jako území celé obce.

Cestovními výdaji, za které zaměstnanci náleží cestovní náhrady, se rozumí dále rovněž výdaje, které mu vzniknou . Speciálně pro účely cestovních náhrad se i tato cesta totiž považuje za „pracovní cestu“, ačkoli jinak (běžně) je cesta zaměstnance z bydliště do místa výkonu práce, nebo do úžeji vymezeného pravidelného pracoviště a zpět domů čistě jeho soukromou záležitostí bez nároku na cestovní náhrady (jízdné).

Musí se ovšem jednat opravdu o mimořádnou cestu za prací mimo rozvrh směn ve smyslu § 78 až 89 ZP. Může jít např. o situaci, kdy noční hlídač při pravidelné obchůzce prázdné firmy zjistí, že prasklo vodovodní potrubí a okamžitě zavolá servisnímu technikovi do místa bydliště, který ihned přijede, aby poruchu odstranil. Nebo příklad ze seriálově populárního lékařského prostředí, kdy je chirurg držící pracovní pohotovost doma povolán k operaci. V praxi však nejčastěji půjde o případy zaměstnavatelem předem nařízených prací přesčas.

Přičemž se ale . Což nenastane, když práce přesčas navazuje na řádnou pracovní směnu, zkrátka zůstane-li zaměstnanec v práci o to déle. Zaměstnanec necestoval, zůstává stále na místě (pracovišti), žádné cestovní výdaje mu nevznikly, proto nemá nárok ani na jejich náhradu (náhrada nuly je nula).

Co do rozsahu možných cestovních náhrad (např. za MHD, použití soukromého vozidla, taxislužby apod.), případně s tím souvisejících nutných vedlejších výdajů. Rozhodně ale zaměstnanci v těchto případech , protože zvýšené stravovací výdaje takto povolanému zaměstnanci nevzniknou – při – cestě na mimořádný výkon práce, nýbrž až za dobu výkonu této práce, není tak splněna podmínka vzniku cestovního výdaje – při (nikoli „po“) – mimořádné cestě za prací.

k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, lze:

Podstatné je, že „přeložení“ zaměstnance je možné jen v rámci jednoho a téhož zaměstnavatele, není jej tedy možné „přeložit“ dočasně do jiné firmy, resp. pro potřeby jiného zaměstnavatele (ani když jde o dceřinou či jinak spřízněnou obchodní korporaci). Až do konce roku 2011 právní úprava neumožňovala zaměstnavateli, aby „dočasně přidělil“ svého zaměstnance k jinému zaměstnavateli, neboť mohly provádět pouze tzv. agentury práce, které za tímto účelem musely získat povolení Ministerstva práce a sociálních věcí. Jelikož praxe prokázala potřebnost institutu dočasného přidělení zejména při spolupráci zaměstnavatelů na společných projektech, byla tato možnost zavedena do zákoníku práce s účinností . Přičemž v českém právu nejde o neznámou záležitost. Dočasné přidělení zaměstnavatelem bylo upraveno již dřívějším zákoníkem práce (zákon č. 65/1965 Sb.) v § 38 odst. 4, a to až do 30. 9. 2004. Postrádalo ovšem ochranu pracovních podmínek zaměstnance při srovnání se zaměstnancem zaměstnavatele, k němuž byl zaměstnanec dočasně přidělen.

Novou právní úpravu najdeme v § 43a ZP, přičemž umožňuje na základě shodně projevené vůle všech tří zúčastněných subjektů: „přidělovaný“ zaměstnanec, zaměstnavatel, který jej dočasně přiděluje k jinému, a . Podmínky přiděleného zaměstnance přitom nesmí být horší než pracovní podmínky srovnatelných zaměstnanců uživatele.

Skončil tak monopol agentur práce – jejich oprávnění k dočasnému přidělování zaměstnanců i nadále zůstává – pro zaměstnavatele se však na rozdíl od agentur . Z důvodu zamezení zneužívání tohoto institutu zaměstnavateli (s výjimkou agentury práce) zákon umožňuje dočasně přidělit zaměstnance až po uplynutí 6 měsíců ode dne vzniku pracovního poměru. Po dobu dočasného přidělení ukládá zaměstnanci pracovní úkoly, řídí a kontroluje jeho práci uživatel, tedy zaměstnavatel, k němuž byl zaměstnanec přidělen. Tento zaměstnavatel rovněž zajišťuje přidělenému zaměstnanci příznivé pracovní podmínky a bezpečnost a ochranu zdraví při výkonu práce. Nesmí však vůči přidělenému zaměstnanci právně jednat jménem zaměstnavatele, který k němu zaměstnance dočasně přidělil. Mzdu nebo plat, popřípadě náhradu cestovních výdajů, zaměstnanci stále poskytuje (kmenový) zaměstnavatel, který jej dočasně přidělil. Zákon však nevylučuje dohodu o tom, že odměnu za práci, cestovní a další náhrady bude poskytovat uživatel, k němuž byl zaměstnanec přidělen. Zaměstnavatelé mohou rovněž uzavřít dohodu o tzv. refundaci poskytovaných plnění.

k jinému zaměstnavateli (uživateli) do jiného místa výkonu práce (pravidelného pracoviště), než bylo sjednáno v pracovní smlouvě – které je odlišné od jeho bydliště – . Tyto se stanovují dle obvyklých pravidel . speciálně upravuje § 165 ZP:

Pro účely daňového posouzení u zaměstnance je určující limitace „veřejného sektoru“, která je stejná jako u náhrady při přijetí do zaměstnání, tato omezení si proto uvedeme pouze jednou hned v následující kapitole.

Málo se ví, že nahrazovanými cestovními výdaji mohou být také . Sice k nim nenajdeme žádné upřesnění v hlavě II části sedmé ZP věnované „soukromému sektoru“, ale jen v hlavě III určené pro „veřejný sektor“ (§ 177 a 178 ZP). Což neznamená, že je nelze přiznat zaměstnancům „soukromého sektoru“. Je to obdobná situace jako u kapesného při zahraničních pracovních cestách. Zaměstnavatel „soukromého sektoru“ může poskytnout i tyto cestovní náhrady, které pro něj jsou prakticky vždy daňově účinné dle § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Aby však u zaměstnance nešlo o zdanitelný příjem, musí být poskytnuty jen do výše stanovené nebo umožněné ZP pro zaměstnavatele „veřejného sektoru“.

Náhrady při přijetí do zaměstnání a taktéž při přeložení jsou pro „veřejný sektor“ omezeny následovně:

Bylo-li se zaměstnancem sjednáno , přísluší zaměstnanci :

Opět pro posouzení rozsahu těchto cestovních náhrad, které nejsou předmětem daně z příjmů na straně zaměstnanců, je ve smyslu § 6 odst. 7 písm. a) ZDP určující případná limitace náhrady pro „veřejný sektor“.

Tuto najdeme v § 181 ZP, přičemž je podstatné, že v těchto případech

Zdroj: Odborný portál DAUC.cz, 2019.