Cestovní náhrady

Nově budeme mít dvě provozovny, jednu v katastrálním území obce Olomouc a druhou v katastrálním území obce Hněvotín, obě provozovny jsou v místě výkonu práce zaměstnance. Máme pracovníky, kteří se musí určité dny pohybovat buď v Hněvotíně, nebo v Olomouci. Místo výkonu práce mají stanoveno jako provozovny zaměstnavatele v Olomouckém kraji. Nově chceme do smluv dávat pravidelné pracoviště z důvodu jasnosti při vyúčtování cestovních náhrad. Můžou mít tito pracovníci určena 2 pravidelná pracoviště, i když nejsou v jedné obci, a tím pádem jim nebudou náležet cestovní náhrady, pokud budou na těchto dvou provozovnách? Nebo mohou být 2 pravidelná pracoviště, ale protože nejsou v katastrálním území jedné obce (pravidelné pracoviště nesmí být určeno šířeji, než jedna obec), tak stejně budou náležet cestovní náhrady? A musíme tedy určit, které z těchto dvou pracovišť je bráno na zřetel pro účely výpočtu cestovních náhrad? 

Pokud má zaměstnanec sjednané místo výkonu práce Česká republika a pracuje jako obchodní zástupce, musí mu být vypočtené a proplacené stravné? Pokud ne, stačí zaúčtovat pouze fakturu za ubytování a jízdenky, a to bez nutnosti zpracování cestovního příkazu?

Zaměstnanci jsou zasíláni ke smluvním lékařům na povinné pravidelné prohlídky. Je cesta k lékaři v tomto případě brána jako pracovní cesta? (lékař je v jiném městě než místo výkonu práce). Tzn. zaměstanec má eventuelně nárok na stravné podle délky pracovní cesty a na náhradu km za použití soukromého vozidla (bez ohledu na délku cesty)?

Společnost se sídlem v EU má zřízen v ČR svůj odštěpný závod , který je zapsán v obchodním rejstříku, je registrován k DPH, DPPO, dani ze závislé činnosti. Zřizovatel se rozhodl do tohoto odštěpného závodu přidělit zaměstnance na dobu cca 2 let. Zaměstnanec bude mít v dopise o vyslání uvedenu práci v prostorách OZ v ČR a bude úkolován management z OZ; zaměstnanec bude mít nadále bydliště mimo ČR. Tomuto zaměstnanci bude po dobu přidělení plně hrazeno ubytování v bytě. Přestavuje hrazené ubytování nepeněžní příjem zaměstnance, nebo jej lze podřadit pod § 177 zákoníku práce?

Jak určit čas začátku a konce této služební cesty? Pracovník vyletěl z Prahy v 9:20 a ve Španělsku je v 11:20. To znamená, že služební cesta začala v 9:20. A pracovní den je 8 hodin, takže bude pracovat ten den do 18:20 s tím, že měl hodinu na oběd? A stejný dotaz i pro návrat do Prahy. Odlet ze Španělska v 9:20, v 11 bude v Praze a pojede pracovat do kanceláře, takže pracovní cesta skončí v 11:00? 

Několik zaměstnanců se na pracovní cestě účastnilo konference, výkonný ředitel si do vyúčtování pracovní cesty zahrnul účtenku za oběd pro sebe a 3 další zaměstnance, který zaplatil svou soukromou kartou. Druhý den platil oběd v hotovosti pro sebe a 1 dalšího zaměstnance. Účtenky požaduje proplatit a do vyúčtování uvedl, že mu bylo poskytnuto bezplatné stravování. Pozvaní zaměstnanci také uvedli, že jim bylo poskytnuto bezplatné stravování. Jak v takovém případě postupovat? Jsem toho názoru, že takto placené obědy nelze brát jako zajištění stravování zaměstnavatelem a neměly by být proplaceny. Kdyby obědy platil firemní kartou, byl by v tom nějaký rozdíl?

Zaměstnanec pojede na SC do Švýcarska spolu s dalším kolegou jedním autem. Cesty zpět se ale nezúčastní - zůstane ve Švýcarsku a bude mít 3 dny dovolené. V rámci dovolené docestuje do Itálie, kde mu po skončení dovolené začíná další pracovní cesta. Z pracovní cesty pojede zase zpět do ČR společně autem s dalším kolegou. Jak postupovat při vyúčtování první a druhé SC? Zahájení bude mít z místa výkonu pravidelného pracoviště, ale ukončení nebude ...? Následně u druhé SC nebude mít zahájení, ale pouze ukončení.... Jak se na to dívá legislativa..? Jaký postup byste doporučili..?

Na žádost zaměstnavatele zaměstnanec použil pro pracovní cestu svůj vlastní osobní automobil. Jednalo se kratší cestu (60 km, trvání 3 hodiny - dle cestovního příkazu). Zaměstnanci tedy přísluší náhrada za spotřebované pohonné hmoty a náhrada za použití vozidla. Jedná se o daňové náklady společnosti? Jsou s tím spojené ještě nějaké další povinnosti (před rokem 2022 byla ještě silniční daň, ale ta už je zrušena)?

V osvědčení o registraci vozidla, 2. strana, oddíl V.8, je uveden údaj "Spotřeba paliva (g.km / L.100 km) 169/7.4. Při výpočtu Náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použijeme hodnotu 7,4 jako hodnotu spotřeby použitého vozidla × počet kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě × cena PHM?

Firma, která prodává b2b zboží. Zaměstnanci této firmy chodí s obchodními partnery na obědy, kde řeší pracovní záležitosti a snaží se je přesvědčit, aby u naší firmy více nakupovali. Daný oběd zaměstnanec zaplatí. Dá se to považovat za náklady, které vedou k dosažení zisku, a jsou tedy daňově uznatelné? A je nějaký rozdíl, když je oběd v Praze (místo výkonu práce pro zaměstnance), nebo když jede za partnerem třeba do Brna, a jedná se tedy o pracovní cestu?

Zaměstnanec byl na zahraniční pracovní cestě. Ubytování (bez jídla) a letenku měl hrazeno předem z firemního účtu. Pro drobné útraty měl firemní kartu, firemní kartou si koupil 1) na letišti svačinu - kafe a koláč, 2) další den ve městě svačinu - pizzu a balenou vodu ruky a 3) na zpáteční cestě kolu bez pokrmu (let byl pozdě). Od všech těchto drobných nákupů donesl řádně účtenky. Zažádal si o plné nekrácené stravné o jídlo. Může si žádat na všechny dny plné nekrácené stravné, nebo musí krátit o „svačiny“? Předpokládám, že se samotnou kolu jako nápoj při pracovní cestě můžeme dát do nákladů bez krácení stravného a bez dodanění mzdy zaměstnanvi. Jak ale s pizzou a koláčem? Rádi bychom vyšli zaměstnanci vstříc, a pokud by byla nutná varianta dodanění do mzdy těchto svačin, tak bychom raději pokrátili stravné. Veškeré „svačiny“ dáváme zatím jako nedaňový náklad.

Při výběru zálohy na služební cestu z bankomatu používáme účetní kurz dne odečtení z bankovního účtu, ne kurz výběru je to tak správné? Příklad: výběr zálohy na služební cestu 22. 4. 24 kurz 25,00, dne 24. 4. 24 odečteno z bankovního výpisu kurzem 26,00. Pro přepočet zálohy použijeme kurz 26,00. 

Pokud oprávněný zaměstnanec použije k nákupu firemní platební kartu a ztratí doklad - jak přistupovat k výdaji? Mám na mysli nákupy související s dosažením zisku - různé (PHM na pracovní cestě, spotřební materiál): a) nejpřísněji - dát k úhradě zaměstnanci, b) firma nechá „na sobě“, ale o výdaji účtuje nedaňově, c) na základě čestného prohlášení firma zaúčtuje „normálně“ do daňových výdajů, jakoby doklad měla?

Jednatel společnosti jezdí na služební cesty a někdy s sebou musí vzít i své děti/manželku. Ubytování hradí firemní kartou za všechny. Samozřejmě, stravné a propláceních všech nákladů spojených s cestou je jen pro jednatele a je daňové. Žádné účtenky/doklady nejsou pro více jak jednu osobu - jednatele. Ale co s tím ubytováním? Daňově dám pouze jeho část a ostatní dám jako nedaňový náklad na 513? Musím žádat po jednateli, aby část ubytování za děti/doprovod firmě poslal na firemní účet ze svého?

Jaký použít kurz pužít pro výplatu cestovního příkazu, který je v EUR, když ho budu vyplácet v Kč na účet? Mám ho spočítaný v EUR, ale nárok bude vyplacen v Kč na účet. Jaký kurz pro přepočet použít? 

Pokud je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu a snídani/oběd/večeři si uhradí služební kartou zaměstnavatele, lze tento způsob považovat za bezplatně poskytnuté jídlo zaměstnavatelem na pracovní cestě? Tato poskytnutá jídla budou či nebudou předmětem daně z příjmu na straně zaměstnance? Zaměstnanec si zároveň nárokuje stravné pokrácené o tato poskytnutá jídla. 

Firma chce omezit vyplácení hotovosti, a proto uvažuje o dohodě se zaměstnanci, že nebudou poskytovány zálohy na pracovní cesty a vyúčtování se budou proplácet bezhotovostně na účet zaměstnanců. Jak je to s účtováním cestovních příkazů v cizí měně (z většiny jen EUR)? Jelikož většina zaměstnanců má účet jen v Kč, tak budou dostávat náhradu přepočtenou na Kč. Pro účetnictví musíme zaúčtovat náklady naším měsíčním kurzem z účetnictví, nebo můžeme i pro účetnictví použít doložené kurzy a účtovat celý cestovní příkaz rovnou v Kč (přepočty jednotlivých dokladů kurzem dle dokladu ze směnárny nebo doklad zaplacený soukromou kartou doložený výpisem doloženým zaměstnancem)? Zaměstnanci se bude vyplácet vše v Kč (doložené přepočty u přímých úhrad a stravné a další hrazené např. přímo cizí měnou zaměstnance-nedoložen přepočet ze směnárny - přepočtené kurzem ČNB k datu zahájení pracovní cesty). Nákladově bude oboje stejně, v jednom případě vše na 512, v druhém na 512 a 563 (ev. ve výjimečných pohybech kurzu 663) a větší administrativní zátěž na účetní (proúčtování v EUR, příp. proúčtování Kč za tuzemský úsek, přeúčtování na korunový závazek vůči zaměstnanci, vyrovnání kurzových rozdílů).

Česká firma zaměstnala Slováka z Prešova. Místo výkonu práce má v sídle firmy v ČR. Nyní má služební cestu za klientem z Prešova do Prahy a zpět (což není do sídla firmy). Nejsem si jista, jak správně spočítat cestovné. Dobu na Slovensku v eurech dle sazeb zahraničního stravného a v Čechách dle tuzemského v korunách? Dále bude zaměstnanec jezdit na služební cesty z místa svého bydliště, tj. Slovensko, různě po EU. Pracovní cesta bude začínat v místě jeho bydliště na Slovensku a budu počítat zahraniční stravné, jako u ostatních českých zaměstnanců?

Naši výzkumní pracovníci se zúčastňuji mezinárodních konferenci, které jsou plně hrazeny pořadatelem. To znamená, že naše organizace (v.v.i.) nemá žádné výdaje s cestou. Je naši povinností i přesto uhradit zaměstnanci 25% denního stravného?

Se zaměstnancem máme uzavřenu dohodu o provedení práce, ve které je určeno místo výkonu práce a zaměstnavatel se zaměstnancem se zde dohodli, že zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na pracovní cestu. Za vykonanou práci si sjednali hodinovou odměnu. Pracovní cesta se uskutečnila v sobotu. Zaměstnanec musel neodkladně převézt materiál na pobočku firmy. Použil služební auto. Na cestě strávil celkem 4 hodiny, přičemž 3 hodiny řídil a 1 hodinu trval samotný výkon práce. Zaplatíme mu celou dobu strávenou na cestě, tzn. 4 hodiny × sjednaná sazba + 10% příplatek?