Archivační povinnost

Jak musíme postupovat, pokud chceme provést skartaci dokladů po uplynutí doby archivace? Musíme kontaktovat nějaký archiv (jak zjistíme který?) s oznámením o tom, že chceme skartovat nebo uplynutím doby archivace můžeme skartovat automaticky bez oznámení, souhlasu? Jsou některé daňové/účetní doklady, které se scartovat nesmí nikdy (za dobu existence společnosti)?

Automobil ve vlastnictví spolku (sportovního oddílu), není využíván pro soukromé účely. Spolek není plátce DPH. Pokud spolek podává DPFO a využije v něm paušálu na dopravu, nemusí vést knihu jízd? Jaké výdaje použití paušálu na dopravu vylučuje z nákladů - je to takto správně: PHM, parkovné - vyloučím odpisy, opravy, údržba - nechám v nákladech? Jaká je archivační doba knihy jízd?

Jak dlouho firma, plátce DPHm povinnost archivovat doklady (roky, desetiletí)? 

Pokud účetní jednotka skenuje všechny doklady, je potřeba originální odklady archivovat? Můžeme vše evidovat v el. podobě? Nemusíme např. k paragonu ani tisknout výdajový pokladní doklad? Stačil by případným kontrolám jen sken dokladu a v účetním programu ostatní náležitosti?

Dobrý den, chtěla bych se zeptat, jak dlouho je zaměstnavatel povinen archivovat předložené docházky od zaměstnanců (evidenci odpracované doby). Na mzdovém semináři lektorka řekla, že na základě GDPR je to pouze 3roky a pak je musíme skartovat. Je to tak správně? A jak je to se skartací exekučních příkazů na zaměstnance, které jsou již zastavené (bylo splněno oddlužením). Můžeme již skartovat? Děkuji za odpověď.

Rádi bychom se dotázali, zda se na společnosti poskytující služby účetní, daňové a mzdové agendy vztahují nějaké povinnosti v oblasti archivace a skladování dokumentů jejich klientů (pracovněprávní dokumety, daňové)? Standardně je tato služba zahrnuta ve smlouvě, ve které se poradenská společnost zavazuje tyto dokumenty uchovat a na žádost klienta, případě při ukončení spolupráce jí je vrátit. Poznámka: Jsme přesvědčeni, že nebudeme skladovat žádné archiválie plnící funkci kulturního dědictví, jak uvádí zákon o archivnictví.

Jsme střední škola, příspěvková organizace, zřízená Jihomoravským krajem. Současně jsme plátci DPH, takž většinu dokumentů archivujeme 10 let. Prosím, jak dlouho musíme archivovat v našem zařízení školní jídelna např. výdejky potravin, jídelníčky, příjemky potravin, kritické body apod. 

Plátce DPH musí dle zákona o DPH archivovat daňové doklady k DPH 10 let. Veškeré daňové doklady za zdaňovací období kalendářního roku 2012 archivuje 10 let po skončení období tj. do 31. 12. 2022. Může účetní jednotka skartovat daňové doklady již hned 1. 1. 2023?

Účetní jednotka provádí pravidelnou inventarizaci k rozvahovému dni 31. 12. Inventurní soupis k 31. 12. 2018 vyhotovený dne 25.2.2019 musí být archivován 5 let. Počítá se se pět let od 31. 12. 2018 tzn. lhůta končí dne 31. 12. 2023 nebo je to 5 let až od data vyhotovení inventurního soupisu?

Platí stále, že daňová kontrola kontroluje 3 roky zpětně a archivace dokladů je 10 let?

Společník k 30. 6. 2022 prodává svůj podíl. Jak je to s doklady za minulé období 2013 až 2020 – mají se předat novému majiteli firmy, nebo je za ně odpovědný starý majitel a mají se u něj uchovávat dle zákona o archivaci?

V současné době probíhá u s. r. o. daňová kontrola na daň z příjmů za rok 2014. V rámci odvolání požadujeme zohlednit daňové odpisy, které nebyly v řádném daňovém přiznání uplatněny (přerušení podle § 26 odst. 8 ZDP ). Odvolací finanční ředitelství požadavek akceptuje, ale chce doložit inventární karty majetku s průběhem odepisování (není problém, samozřejmě máme) a dále chce doložit vstupní cenu, ze které se daňové odpisy počítají. Na základě výzvy máme zaslat faktury, kupní smlouvy, protokoly o předání. Jedná se o výrobní linky nakupované v letech 2001, 2002 a 2003. Bohužel daňový subjekt má ve skartační směrnici uvedeno, že účetní doklady se archivují deset let od skončení účetního a zdaňovacího období. Doklady v archivu již nejsou a nelze je získat ani u dodavatele. Máme možnost nějaké obrany proti postupu správce daně? Bude stačit k uznání odpisů jen doložení inventárních karet majetku?

Oblast opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu se poslední dobou dynamicky vyvíjí, o čemž svědčí také fakt, že hlavní právní nosič, zákon č. 253/2008 Sb. , o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“), byl za posledních 12 let novelizován pětadvacetkrát. V současné době se připravuje další obsáhlá novela AML zákona1), která má primárně za účel transpozici tzv. V. AML směrnice2), napravení nedostatků transpozice IV. AML směrnice3), ale také obsahuje reakci na hodnocení České republiky výborem Moneyval a požadavky z praxe. Tento článek si primárně klade za cíl přiblížit část plánovaných změn v AML oblasti, konkrétně změny ve vymezení povinných osob a změny v případě povinností spjatých s prováděním obchodu, a to s akcentem na „minoritu“ povinných osob, konkrétně účetní, auditory, daňové poradce a v poslední řadě částečně i na advokáty.

Nedílnou, i když v převážné většině neoblíbenou, součástí účetní a daňové praxe je archivace a uchovávání příslušných dokladů a písemností. Podnikateli jako účetní jednotce a daňovému subjektu stanoví příslušné právní předpisy povinnost doklady a záznamy po stanovenou dobu uschovávat, a to ať se jedná o podnikatele fyzickou nebo právnickou osobu. Při nesplnění této povinnosti mohou podnikatelský subjekt postihnout citelné sankce, je tedy nutné se s těmito povinnostmi seznámit.

Jedním ze základních stavebních kamenů zpracování osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), známého pod zkratkou GDPR, je zásada omezení uložení osobních údajů. Tento článek rozebere tuto zásadu podrobněji.