Nedílnou, i když v převážné většině neoblíbenou, součástí účetní a daňové praxe je archivace a uchovávání příslušných dokladů a písemností. Podnikateli jako účetní jednotce a daňovému subjektu stanoví příslušné právní předpisy povinnost doklady a záznamy po stanovenou dobu uschovávat, a to ať se jedná o podnikatele fyzickou nebo právnickou osobu. Při nesplnění této povinnosti mohou podnikatelský subjekt postihnout citelné sankce, je tedy nutné se s těmito povinnostmi seznámit.
Archivace daňové a účetní agendy
Ing.
Zdeněk
Morávek,
daňový poradce
Doba úschovy dokladů
Nejdříve se zaměříme na oblast účetnictví. Uchovávání účetních záznamů je upraveno v § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZoÚ“). Je ale potřeba zdůraznit, že tyto lhůty jsou upraveny pouze pro účely vedení účetnictví, pokud mají účetní záznamy také jiný účel použití, lhůty mohou být odlišné, zpravidla i delší. Konkrétně se může jednat např. o mzdové účely, uchovávání dokladů pro daňové účely, pro účely reklamací a případných soudních sporů atd.
Pro účely vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny uschovávat:
–
účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
–
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; v případě účetních dokladů bude ovšem pětiletá lhůta zpravidla nedostačující, protože účetní doklady jsou současně doklady daňovými, a tak je nutné v tomto směru respektovat a akceptovat také daňové předpisy,
–
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; forma vedení účetnictví může být v souladu s § 33 ZoÚ buď listinná, technická nebo smíšená.
Toto jsou tedy lhůty pro povinné uchovávání účetních záznamů a dokladů, z úpravy § 32 ZoÚ ale vyplývá, že pokud použijí účetní jednotky ú