Archivování

Jak dlouho firma, plátce DPHm povinnost archivovat doklady (roky, desetiletí)? 

Pokud účetní jednotka skenuje všechny doklady, je potřeba originální odklady archivovat? Můžeme vše evidovat v el. podobě? Nemusíme např. k paragonu ani tisknout výdajový pokladní doklad? Stačil by případným kontrolám jen sken dokladu a v účetním programu ostatní náležitosti?

Dobrý den, chtěla bych se zeptat, jak dlouho je zaměstnavatel povinen archivovat předložené docházky od zaměstnanců (evidenci odpracované doby). Na mzdovém semináři lektorka řekla, že na základě GDPR je to pouze 3roky a pak je musíme skartovat. Je to tak správně? A jak je to se skartací exekučních příkazů na zaměstnance, které jsou již zastavené (bylo splněno oddlužením). Můžeme již skartovat? Děkuji za odpověď.

Rádi bychom se dotázali, zda se na společnosti poskytující služby účetní, daňové a mzdové agendy vztahují nějaké povinnosti v oblasti archivace a skladování dokumentů jejich klientů (pracovněprávní dokumety, daňové)? Standardně je tato služba zahrnuta ve smlouvě, ve které se poradenská společnost zavazuje tyto dokumenty uchovat a na žádost klienta, případě při ukončení spolupráce jí je vrátit. Poznámka: Jsme přesvědčeni, že nebudeme skladovat žádné archiválie plnící funkci kulturního dědictví, jak uvádí zákon o archivnictví.

Jsme střední škola, příspěvková organizace, zřízená Jihomoravským krajem. Současně jsme plátci DPH, takž většinu dokumentů archivujeme 10 let. Prosím, jak dlouho musíme archivovat v našem zařízení školní jídelna např. výdejky potravin, jídelníčky, příjemky potravin, kritické body apod. 

Účetní jednotka provádí pravidelnou inventarizaci k rozvahovému dni 31. 12. Inventurní soupis k 31. 12. 2018 vyhotovený dne 25.2.2019 musí být archivován 5 let. Počítá se se pět let od 31. 12. 2018 tzn. lhůta končí dne 31. 12. 2023 nebo je to 5 let až od data vyhotovení inventurního soupisu?

Platí stále, že daňová kontrola kontroluje 3 roky zpětně a archivace dokladů je 10 let?

V § 33 odst. 3 zákona o účetnictví je uvedeno, že je možné provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné formy s tím, že je pro splnění průkaznosti je třeba, aby účetní jednotka předložila účetní záznam v původní a v nové formě. Zároveň k tomuto je v tomto odstavci uvedeno, že splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Můžete prosím objasnit, jak je možné splnit povinnost jiným způsobem a co znamená nezpochybnění žádné z osob, které s převedeným záznamem pracují?  

Prosím o vyjádření, jak obecnou lhůtu pro archivaci daňových dokladů ovlivní ohlášení (probíhající) daňová kontrola, ať už na vybranou problematiku (např. transfer pricing) nebo kompletní daň z příjmů. Některé kontroly mohou trvat velmi dlouho, po rozhodnutí správce daně může následovat odvolání, příp. obnova řízení. Jakým způsobem to ovlivní lhůtu pro archivaci dokladů po ukončení daňové kontroly i v návaznosti na další zdanitelná období.

Společník k 30. 6. 2022 prodává svůj podíl. Jak je to s doklady za minulé období 2013 až 2020 – mají se předat novému majiteli firmy, nebo je za ně odpovědný starý majitel a mají se u něj uchovávat dle zákona o archivaci?

Jak dlouho se musí archivovat pracovní smlouvy? Je to 10 let od ukončení pracovního poměru? 

Má zaměstnavatel povinnost uschovávat výplatní pásky zaměstnanců? Pokud ano, který předpis mu to stanoví a musí být tyto výplatní pásky podepsané zaměstnancem? 

Ve firmě máme zaměstnance, který u nás pracoval v lednu a únoru na HPP. Ke konci února došlo k ukončení PP. Pán nastoupil ke dni 1. 3. 2020 na DPP jako technik na pár hodin týdně. Dne 1. 11. 2020 s ním byla uzavřena druhá DPP na činnost řidič vozidel nad 3,5 tuny (příležitostně, cca 1 x týdně, pouze v rámci ČR). Používám program účto2000, kde mi napsali, že zaměstnanec bude mít vlastně tři mzdové listy - jeden na HPP, druhý na první DPP a další na druhou DPP?Je to tak, nebo musí mít zaměstnance pouze jeden mzdový list, kde by mělo být vše shrnuto? Jedná se mi o to kvůli kontrole z OSSZ. 

OSVČ (hlavní činnost, roční příjem 500.000 Kč) s paušálními výdaji evidující pouze příjmy a pohledávky. Pro účely daně z příjmů stačí doklady archivovat pouze 3 roky. Pro účely odvodů na zdravotní a sociální pojištění jsem našel, že požadují uchovat účetní doklady 10 let. Ale OSVČ není účetní jednotkou. Jaké lhůty archivace dokladů pro případné kontroly pro ni platí?

Firma s. r. o. má zpracovanou archivní směrnici, ve které má uvedeno, že vystavené faktury (daňové doklady) bude archivovat 10 roků. Do firmy nastoupila nová účetní, která obchodnímu oddělení řekla, aby kopie fa netiskly, že jsou v počítači. Nevím, zda je tento postup správný. Můj názor je, že by se měly faktury vydané nějak archivovat. Jak mám dále postupovat: doplnit archivační směrnici, uvést způsob archivace, předat digitální archivaci nějaké externí firmě?

1) Je možné zaměstnanci zasílat naskenované kopie dokumentů ELDP, zápočtového listu a potvrzení o zdanitelných příjmech na jeho e-mail? Tyto dokumenty umíme zaheslovat, tak aby heslo věděl pouze zaměstnanec a zaměstnavatel. Případně můžeme si obstarat souhlas zaměstnance s posláním těchto věcí na jeho e-mail, pokud by to bylo vyžadováno? 2) Pokud by e-mailovou cestou toto nešlo, tak je možné zaměstnanci dávat tyto dokumenty pouze jako papírové kopie originálů (tzn. není tam originální podpis účetní nebo jednatele za zaměstnavatele; originál leží u účetní nebo jednatele firmy). Dočetl jsem se, že je možné takto řešit ELDP, ale nevím, zda by to prošlo u dalších dvou zmiňovaných dokumentů.

Jakou dobu musí archivovat zapsaný spolek (sportovní oddíl), který vede jednoduché účetnictví předepsané účetní doklady? Myslím tím především: pokladní knihy, knihy majetku a cenin, knihy závazků a pohledávek, inventurní soupisy, přehled o příjmech a výdajích, přehled o majetku a závazcích. A dále mzdové listy a Dohody o provedení práce, u kterých nevznikla povinnost hradit sociální ani zdravotní pojištění (DPP do 10 000 Kč) - platí zde lhůta 30 let? 

Nedílnou, i když v převážné většině neoblíbenou, součástí účetní a daňové praxe je archivace a uchovávání příslušných dokladů a písemností. Podnikateli jako účetní jednotce a daňovému subjektu stanoví příslušné právní předpisy povinnost doklady a záznamy po stanovenou dobu uschovávat, a to ať se jedná o podnikatele fyzickou nebo právnickou osobu. Při nesplnění této povinnosti mohou podnikatelský subjekt postihnout citelné sankce, je tedy nutné se s těmito povinnostmi seznámit.

Jakým způsobem evidovat zakázkovou evidenci u stavební nebo montážní firmy pro účely rozpracovanosti k 31. 12.? Jedná se o to, že je dlouhá zakázka, která má víc dílčích fází ("kratších podzakázek"), které budou fakturovány postupně dle plnění plánu. V dílčích fakturacích jsou zahrnuty nejen přímé náklady, ale i marže (zisk) z dílčí fáze zakázky. Je třeba posuzovat dílčí fáze jako jednotlivé zakázky, nebo všechny dílčí fáze u jedné zakázky se mají evidovat dohromady jako jedna zakázka (a o výnosech účtovat až při předání poslední fáze)? Možná je tato otázka nejednoznačná a záleží na tom, jestli dílčí fáze zakázky budu předávány podepsaným protokolem apod.? Protokol však u dílčích zakázek není vždy podepsán (není to praktické a zákazník často ani nechce podepisovat dílčí části) Dále se chci zeptat, když práce byly dodělány v prosinci, ale k podpisu předávací protokolu u díla došlo až v lednu 2020, tak je nutné ocenit k 31.12.2019 rozpracovanost jako nedokončenou výrobu bez marže? (to by však nebyl z mého pohledu dodržen věrný obraz účetnictví 2019 a za silný rok by byla vykázána ztráta) Lze si používané postupy ve vnitropodnikové směrnici nějakým způsobem upravit, aby byl postup nezpochybnitelný (při dlouhodobém dodržování metodiky o tomto účtování) - např. evidence dílčích fází a jejich účtování do výnosů či účtování do výnosů i pokud nedošlo k podepsanému předávacímu protokolu? Případně poprosím o doporučení nějaké ucelené literatury na toto téma (pokud existuje).

Na jaký účet se správně účtují tržby projekční kanceláře za vytvoření projektové dokumentace nebo studie? Na účet 602 Tržby z prodeje služeb nebo na účet 601 Tržby za vlastní výrobky? V předkontacích je naznačeno účtování jako služba na účet 602, ale pokud se studie připravují přes rok, účtují se přes nedokončenou výrobu a to by ukazovalo, že se jedná o "vlastní výrobek".